Kako stvoriti i poslati e-poštu za spajanje pošte u programu Word 2010

U programu Word 2010 spajanje pošte uključuje otvaranje jednog Word dokumenta, miješanje popisa imena i drugih informacija, a zatim kombiniranje (spajanje) svega. Word vam omogućuje izbacivanje prilagođenih poruka e-pošte pomoću opcije E-pošta za spajanje pošte. (Ova opcija radi samo kada ste konfigurirali program Microsoft Outlook na svom računalu.)

1 Pokrenite novi, prazan dokument.

Možete koristiti tipkovnički prečac Ctrl+N.

2Na kartici Mailings odaberite Start Mail Merge→E-Mail Messages.

Word se mijenja u prikaz web izgleda, koji se koristi za izradu internetskih dokumenata u Wordu.

3Kreirajte svoju e-mail poruku, upisujući polja u poruci koristeći SVA VELIKA SLIKA.

Korištenjem SVIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH VELIKIH MATERIJA možete lako pronaći dijelove poruke koje želite prilagoditi.

4Spremite svoj dokument.

Možete spremiti pomoću tipkovničkog prečaca Ctrl+S.

5Na kartici Poštanske poruke, u grupi Pokreni spajanje pošte, odaberite Odaberi primatelje→Upišite novi popis.

Ako ova opcija nije dostupna, niste pravilno kreirali glavni dokument. Inače, vidjet ćete dijaloški okvir Novi popis adresa.

Word pretpostavlja da vam je potrebno desetak polja za spajanje pošte, što je glupo, ali s brojem s kojim se morate nositi. Dakle, sljedeći koraci uklanjaju polja koja vam nisu potrebna u vašem dokumentu i zamjenjuju ih poljima koja vaš dokument zahtijeva.

6Kliknite gumb Prilagodi stupce.

Pojavit će se dijaloški okvir Prilagodi popis adresa, koji prikazuje polja za koja Word pretpostavlja da su vam potrebna. Takva se glupost ne može tolerirati.

7Odaberite polje koje vam nije potrebno i kliknite gumb Izbriši.

Pojavljuje se dijaloški okvir za potvrdu.

8 Kliknite Da u dijaloškom okviru za potvrdu.

Dijaloški okvir se zatvara, a nepotrebno polje nestaje.

9 Ponovite korake 8 i 9 za svako polje koje vam nije potrebno.

Nakon uklanjanja suvišnih polja, sljedeći korak je dodavanje polja koja trebate — ako ih ima.

10Da biste dodali polje koje je potrebno u vašem dokumentu, kliknite gumb Dodaj.

U prikazu se pojavljuje mali dijaloški okvir Dodaj polje.

11Upišite naziv polja i kliknite gumb U redu.

Imenujte polje kako biste odražavali vrstu informacija u njemu; na primjer, Shark Bite Location.

12 Ponovite korake 11 i 12 za svako novo polje koje vam je potrebno u glavnom dokumentu.

Kada završite, pregledajte popis. Trebao bi se podudarati s popisom polja ALL CAPS u vašem dokumentu (ako ste ih odlučili stvoriti). Ne brinite ako se ne dogodi — možete dodati polja kasnije, iako je za to potrebno više vremena.

13 Kliknite OK.

Sada vidite da se prilagođena polja pojavljuju kao naslovi stupaca u dijaloškom okviru Novi popis adresa.

Sada ste spremni ispuniti popis primatelja.

14Upišite podatke zapisa.

Unesite informacije koje su prikladne za svako polje: na primjer ime, naslov, omiljeno mjesto za sushi ili planet porijekla.

15 Pritisnite Tab za ulazak u sljedeće polje.

Nakon ispunjavanja posljednjeg polja, vjerojatno želite dodati još jedan zapis.

16 Za dodavanje novog zapisa pritisnite tipku Tab nakon unosa posljednjeg polja.

Kada pritisnete tipku Tab na posljednjem polju u zapisu, novi se zapis automatski kreira i dodaje u sljedeći redak.

17 Ponavljajte korake od 15 do 17 dok ne unesete sve zapise koje želite.

Nastavite s popunjavanjem podataka!

18 Pregledajte svoj rad kada završite.

Možete urediti bilo koje polje u bilo kojem zapisu tako da ga odaberete mišem.

19 Kliknite OK.

Pojavljuje se poseban dijaloški okvir Spremi kao koji vam omogućuje spremanje popisa primatelja.

20Upišite ime za popis primatelja.

Opisna imena su najbolja. Uostalom, možda ćete ponovno koristiti isti popis primatelja.

21 Kliknite gumb Spremi.

Vraćate se svom dokumentu. Sljedeći korak u vašoj agoniji spajanja pošte je miješanje polja s popisa primatelja u glavni dokument.

22Odaberite rezervirano mjesto za polje u glavnom dokumentu.

Ako ste za umetanje polja u svoj dokument koristili rezervirana mjesta SVA VELIKA SLIKA, trebali biste ih moći lako locirati.

23Kliknite naredbeni gumb Insert Merge Field.

Pojavljuje se izbornik Insert Merge Field, koji prikazuje polja prema popisu primatelja koji je povezan s glavnim dokumentom.

24Odaberite odgovarajuće polje za umetanje u tekst.

Na primjer, ako tekst PRVI u dokumentu zamjenjujete s prvim poljem, odaberite prvo polje na izborniku Umetni polje spajanja. Polje je umetnuto u vaš dokument i zamjenjuje tekst SVAKA VELIKA SLIKA.

25 Nastavite dodavati polja dok dokument ne bude dovršen.

Ponovite korake od 23 do 25 ako je potrebno da zalijepite sva polja u svoj dokument.

26Spremite glavni dokument.

Sada ste spremni za slanje više poruka e-pošte.

27Odaberite Završi i spoji→Pošalji poruke e-pošte.

Pojavljuje se dijaloški okvir Spajanje u e-poštu.

28Odaberite polje adrese e-pošte s padajućeg popisa Za.

Popis primatelja vašeg dokumenta mora sadržavati adresu e-pošte, bez obzira nalazi li se ta adresa u dokumentu ili ne. Ako nije, uredite popis primatelja kako biste uključili adresu.

29Upišite predmet poruke i kliknite U redu.

Čini se da se ništa nije dogodilo, ali poruke su stavljene u Outlook outbox.

30Otvorite Outlook.

Nakon što otvorite Outlook, šalju se poruke koje ste stavili na čekanje (ako ste Outlook konfigurirali za slanje poruka na čekanju kada se otvori).