Tasuta väikeettevõtte arve mall Excelile automaatse müügimaksu arvutamisega

Kõige turvalisem “automaatse müügimaksuga” arve Excelis on see, mis automatiseerib arvutused, kuid muudab maksureeglid nähtavaks. Excel suudab usaldusväärselt arvutada ridade kogusummasid, maksustatavaid vahekokkuvõtteid, makse ja arve kogusummasid, kuid see ei saa iseseisvalt otsustada, millised kaubad on maksustatavad või milline maksumäär kliendi suhtes kehtib. Need sisendid sõltuvad tehingust ning kohaldatavatest osariigi ja kohalikest eeskirjadest.

Väikeettevõtte jaoks, kes müüb ühes või mõnes tuttavas jurisdiktsioonis, võib lihtne Exceli töövihik olla praktiline tasuta arvestussüsteem. Ettevõtte jaoks, kes müüb mitmes osariigis, haldab maksuvabastuse sertifikaate, saadab kaupu paljudesse paikadesse või tegeleb tootepõhise maksustatavusega, muutub arvutustabeli ohutu hooldamine raskemaks. Parim seadistus sõltub vähem arvete mahust kui sellest, kui keerulised on teie maksureeglid.

See mall kasutab kaasaegseid Microsoft Exceli funktsioone, nagu tabelid, struktureeritud viited, andmete valideerimine, valemid, printimine ja PDF-ekspordimine. Allpool toodud maksunäited on tahtlikult üldised. Enne määra sisestamist kontrollige seda oma müügi suhtes pädeva maksuameti käest.

Kiire valik: milline müügimaksu seadistus sobib teie ettevõttele?

Kui te pole kindel, alustage ühe kinnitatud määraga arve kohta pluss “Maksustatav?” väli igal arvereadal. See hoiab töövihiku arusaadavana ja väldib makse pimesi rakendamist maksuvabadele või mitte-maksustatavatele kaubadele.

Miks te ei tohiks ühte maksumäära kõigisse arvatesse jäigalt kirjutada

Müügimaks ei ole üks üleriigiline USA määr. Osariigi ja kohalikud eeskirjad võivad mõjutada nii määra kui ka seda, mis on maksustatav. California praegune maksumäärade leht loetleb näiteks määrad linna- ja maakonniti ning märgib, et kohalikud ringkonnamaksud võivad tõsta kogumäära osariigi baasmäärast kõrgemaks. California Maksu- ja Tasufondi Haldus avaldab ka jõustumiskuupäevi, kuna kohalikud määrad muutuvad aja jooksul. Vaadake California linna- ja maakonna müügi- ja kasutusmaksu määra teavet.

Maksustatavus võib samuti erineda. New Yorgi Maksu- ja Finantsosakond teatab, et materiaalne isiklik vara on üldiselt maksustatav, välja arvatud juhul, kui see on maksuvabastatud, samas kui paljud teenused on üldiselt maksuvabad, välja arvatud juhul, kui need on spetsiifiliselt maksustatavad. Vaadake New Yorgi ametlikku juhendit maksustatavate kaupade ja teenuste kohta.

Need näited ei ole reeglid iga osariigi jaoks. Need näitavad, miks arvutustabel peaks tegema maksumäära ja maksustatava baasi selgeks, selle asemel et peita need läbipaistmatu valemi sisse.

Soovitatav töövihiku struktuur

Saate hoida kogu süsteemi kahes tööslehel:

Väga väikese tegevuse jaoks piisab ühest tööslehelist. Eraldi Seaded leht muutub kasulikuks, kui kasutate samu maksujurisdiktsioone, maksetingimusi või ettevõtte teavet korduvalt.

Kopeerimiseks valmis arveväljad

Arve lehe ülaosas sisaldage teavet, mida klient vajab tehingu tuvastamiseks:

• Ettevõtte nimi ja kontaktandmed
• Arve number
• Arve kuupäev
• Tähtaeg või maksetingimused
• Arve saaja (Bill To) kliendi andmed
• Saadetuse sihtkoht (Ship To) või teenuse asukoht, kui see on teie maksu määramiseks oluline
• Maksujurisdiktsiooni või määra allika märkus, kui see on teie arvestuse jaoks kasulik

Allpool seda looge Exceli tabel arveridade jaoks järgmiste veergudega:

Valige vahemik ja kasutage Avaleht → Vorminda tabelina. Microsoft dokumenteerib, et Exceli tabelid rühmitavad seotud andmed ja laienevad automaatselt, kui ridu lisatakse. Vaadake Microsofti juhendit tabelite loomiseks ja vormindamiseks.

Nimetage tabel InvoiceLines. Microsofti struktureeritud viidete dokumentatsioon selgitab, et valemid saavad kasutada tabelite ja veergude nimesid ning kohanduvad, kui tabeliridu lisatakse või eemaldatakse.

Valemid lihtsa ühemääralise malli jaoks

1. Arvutage iga rea summa

Summa veerus:

=ROUND([@Qty]*[@[Unit Price]],2)

ROUND funktsioon ümardab väärtuse määratud arvuni komakohtadeni. Microsoft dokumenteerib süntaksi kujul ROUND(number, num_digits). Vaadake Microsofti ROUND funktsiooni viidet.

2. Arvutage iga rea maksustatav osa

Maksustatava summa veerus:

=IF([@[Taxable?]]="Yes",[@Amount],0)

See muudab maksustatava baasi auditeeritavaks. Kui rida ei ole teie kinnitatud reegli kohaselt maksustatav, annab see maksustatavasse vahekokkuvõttesse nulli, jäädes samal ajal arve vahekokkuvõtte osaks.

3. Arvutage arve vahekokkuvõte

=SUM(InvoiceLines[Amount])

4. Arvutage maksustatav vahekokkuvõte

=SUM(InvoiceLines[Taxable Amount])

5. Sisestage üks kinnitatud maksumäär

Pange määr selgelt märgistatud sisendrakku, näiteks H4. Vormindage rakk protsendina. Kui kinnitatud määr on 8,25%, sisestage 8,25%, mitte 8,25.

Arv 8,25% on siin vaid näide. See ei ole soovitatav määr.

6. Arvutage müügimaks

Kui maksustatav vahekokkuvõte on rakus H16 ja määr on rakus H4:

=ROUND(H16*$H$4,2)

Dollarmärgid loovad absoluutse viite, nii et valem jätkab sama määra raku viitamist, kui seda kopeeritakse.

7. Arvutage arve kogusumma

=ROUND(H15+H17,2)

kus H15 on vahekokkuvõte ja H17 on müügimaks.

See on kõige lihtsam usaldusväärne disain arvete jaoks, kasutades ühte kinnitatud maksumäära. Kui teie jurisdiktsioon näeb ette konkreetse ümardamismeetodi, maksustatava baasi või allahindluste, tarne või muude tasude käsitlemise, järgige seda reeglit, selle asemel et eeldada, et üldine arvutustabeli valem määrab juriidilise tulemuse.

Kasutage Jah/Ei rippmenüüd “Maksustatav?” jaoks

Käsitsi sisestamine kutsub esile ebaühtlaseid sisestusi, nagu Y, JAH, Maks ja maksustatav. Exceli andmete valideerimine saab piirata raku lühikese loendiga.

Valige “Maksustatav?” veerg, valige Andmed → Andmete valideerimine, valige Loend ja kasutage:

Jah,Ei

Microsofti andmete valideerimise dokumentatsioon kinnitab, et Loendi reegel saab piirata sisestusi rippmenüü väärtuste komplektiga.

See on väike muudatus, kuid see muudab automaatse valemi palju vähem habraseks.

Mis saab saatmisest, tarnest, allahindlustest ja teenustasudest?

Ärge eeldage, et need on alati maksustatavad või alati maksuvabad. Nende käsitlemine võib sõltuda jurisdiktsioonist ja alustehingust. New York avaldab näiteks eraldi juhiseid saatmise ja tarnetasude kohta ning selgitab, et arvetele lisatud tasud võivad olla maksustatavad, kui need on seotud maksustatava kauba või teenusega. Teised osariigid võivad kohaldada erinevaid reegleid.

Üldotstarbelise Exceli malli jaoks on kõige puhtam lähenemine sisestada saatmine või muud tasud tavaliste arveridadena ja määrata Maksustatav? vastavalt sellele tehingule kohaldatavale reeglile. Kui teie osariik nõuab erinevat arvutusjärjekorda, kohandage töövihikut vastavalt.

Vaadake New Yorgi ametlikku saatmise ja tarnimise müügimaksu bulletinit kui ühte näidet sellest, miks need tasud vajavad jurisdiktsioonipõhist käsitlemist.

Variant 2: kasutage määra rippmenüüd mõne korduva jurisdiktsiooni jaoks

Kui te arvestate regulaarselt kliente samades kolmes-neljas kohas, tekitab määra iga kord käsitsi ümber kirjutamine vältimatuid vigu. Seaded lehel looge väike tabel:

Looge Arve lehel andmete valideerimise rippmenüü jurisdiktsiooni jaoks. Seejärel saate kasutada otsinguvalemit salvestatud määra tagastamiseks või lihtsalt valida ja kopeerida kinnitatud väärtus maksumäära väljale.

Kompromiss: see on kiirem kui määra sisestamine igale arvele, kuid teie töövihik sisaldab nüüd maksuandmeid, mis võivad vananeda. California ametlik määraleht avaldab näiteks määrad jõustumiskuupäevade ja tulevaste muutuste kaupa. Kohalikult hooldatav otsingutabel on täpne ainult oma viimase uuenduse määral.

Kasutage seda disaini, kui: te müüte korduvalt väikeses, stabiilses jurisdiktsioonide kogumis ja keegi vastutab määraloendi ülevaatamise eest.

Ärge kasutage seda, kui: te saadate kaupu üle riigi ja eeldate, et Excel järeldab iga praeguse kohaliku määra kliendi aadressilt ilma hooldatud andmeallikata.

Variant 3: rea kaupa maksumäärad

Paindlikum töövihik võib sisaldada Maksumäära veergu iga rea jaoks ja arvutada:

=ROUND([@[Taxable Amount]]*[@[Tax Rate]],2)

Seejärel liitke Maksu summa veerg.

See on kasulik ainult siis, kui arveridad vajavad tõeliselt erinevat maksustamist või määrasid vastavalt teie müügile kohaldatavatele reeglitele. See suurendab ka vigade võimalike sisendite arvu.

Eelis: maksimaalne arvutustabeli paindlikkus.

Puudus: arve muutub ülevaatamiseks raskemaks ja kasutajad võivad kogemata valida erinevaid määrasid ridadel, mis peaksid jagama ühte jurisdiktsiooni määra.

Enamiku väikeettevõtete jaoks, kes väljastavad tavalise arve ühele kliendile ühte sihtkohta, on lihtsam auditeerida ühte kinnitatud arve taseme määra pluss ridade kaupa maksustatavuse lippe.

Millal Excel lakkab olevat õige maksutööriist

Excel suudab valemeid väga hästi automatiseerida. See on vähem sobiv maksukohustuste pidevaks määramiseks muutuvates jurisdiktsioonides ja klienditingimustes.

Kaaluge maksuarvutuse viimist oma arvestus-, arvestus-, kaubandus- või spetsiaalsesse maksusüsteemi, kui mitu järgmistest on tõesed:

• Te müüte paljudesse osariikidesse või kohalikesse jurisdiktsioonidesse.
• Määrad varieeruvad sageli kliendi saatmise sihtaadressi järgi.
• Teie kataloog segab maksustatavaid, maksuvabu ja erimaksustatud kategooriaid.
• Te haldate klientide maksuvabastuse sertifikaate.
• Teil on turuplatvormi ja otsesed müügid, mis järgivad erinevaid töövooge.
• Rohkem kui üks töötaja uuendab maksureegleid.
• Te kulutate olulist aega kontrollimaks, kas töövihiku määraloend on ajakohane.
• Teil on vaja automaatset deklareerimist, maksuaruandlust või auditeerimisrada, mis ulatub kaugemale arvete koopiatest.

Pole olemas maagilist arvete arvu, millest CRM või maksumootor muutub kohustuslikuks. Keerukus on parem indikaator.

Hoidke kasulikke maksurekistreid koos arvega

Arvestusnõuded varieeruvad, kuid arve peaks võimaldama taastada, kuidas maksu arvutati. Ühe ametliku näitena juhendab New York müügimaksu müüjaid hoidma registreid, sealhulgas kogutud maksu summat, iga müügi summat, arvete või kviitungite koopiaid, jurisdiktsiooni, kus müük või tarne toimus, ning maksuvabade tehingute maksuvabastuse sertifikaate. Vaadake New Yorgi juhendit kaupade või teenuste müümise kohta.

Exceli töövoos võivad kasulikud sisemised väljad sisaldada:

• Maksujurisdiktsioon
• Kasutatud maksumäär
• Kuupäev, mil määr kinnitati
• Maksustatav vahekokkuvõte
• Müügimaksu summa
• Maksuvabastuse viide, kui asjakohane

Te ei pea tingimata trükkima kõiki sisemisi välju kliendile suunatud arvele. Hoidke oma arvestuses piisavalt teavet, et hiljem arvutust selgitada.

Muutke arve printableks ja PDF-sõbralikuks

Kui valemid töötavad, määratlege kliendile suunatud ala printimisvahemikuna. Microsofti printimisala dokumentatsioon selgitab, et Excel saab salvestada määratud vahemiku printimiseks, mitte kogu tööslehe.

Enne arve saatmist kasutage Fail → Prindi ja vaadake Printimise eelvaadet. Microsoft soovitab tööslehte eelvaadata, et saaksite püüda lehe orientatsiooni, servade, skaleerimise ja lehevahetuse probleeme enne printimist. Vaadake Microsofti tööslehe printimise juhendit.

Hoidke muudetav .xlsx fail oma töökordsena ja saatke PDF, kui soovite stabiilset kliendile suunatud paigutust. Microsoft dokumenteerib Exceli failide salvestamise PDF-ina läbi Fail → Salvesta kui või Salvesta koopia ja PDF-i valimise. Vaadake Microsofti Office PDF-i ekspordi juhiseid.

Näidisarve arvutus

Eeldame, et arve sisaldab järgmisi väljamõeldud kaupu:

*Saatmise maksustatavus on illustreeriv. Kontrollige tegelikku reeglit oma tehingu jaoks.

Vahekokkuvõte oleks $445.00 ja maksustatav vahekokkuvõte $220.00. Kui tehingu kinnitatud määr oleks ainult selle näite jaoks 8,00%, annaks valem:

Müügimaks = ROUND($220.00 * 8.00%, 2) = $17.60
Arve kogusumma = $445.00 + $17.60 = $462.60

Tähtis disainifunktsioon on see, et arvutustabel näitab miks maks on $17.60: ainult $220.00 oli lisatud maksustatavasse baasi. Kui rea maksustatavus muutub, uuendab arvutus automaatselt ilma põhivalemit muutmata.

Lõplik kontrollnimekiri enne malli korduskasutamist

• Kas iga arverida arvutab Summa korrektselt?
• Kas “Maksustatav?” veerg kasutab järjekindlaid Jah/Ei väärtusi?
• Kas maksustatav vahekokkuvõte on eraldatud täielikust vahekokkuvõttest?
• Kas maksumäär kinnitati tehingu tegeliku jurisdiktsiooni ja kuupäeva jaoks?
• Kas toote/teenuse maksustatavuse reegleid on kontrollitud, kus vaja?
• Kas saatmine, tarne, allahindlused, tasud ja maksuvabastused on käsitletud vastavalt kohaldatavale reeglile, mitte eeldusele?
• Kas Müügimaksu valem ümardab viisil, mida teie jurisdiktsioon nõuab?
• Kas saate hiljem salvestatud arvest arvutust selgitada?
• Kas Printimise eelvaade näitab kogu arvet ilma peidetud ridade või katkenud kogusummateta?
• Kas te hoidsite muudetava Exceli faili ja kliendile suunatud PDF-i?

Kokkuvõte

Tasuta Exceli arve mall saab automatiseerida müügimaksu aritmeetikat tõhusalt, kui teie ettevõttel on hallatav maksuolukord. Enamiku väikeste kohalike ettevõtete jaoks on parim tasakaal arveridade tabel, Jah/Ei “Maksustatav?” väli, üks selgelt märgistatud kinnitatud maksumäära sisend ja valemid maksustatava vahekokkuvõtte, müügimaksu ja kogusumma jaoks.

Ärge ajage valemi automatiseerimist maksureeglite automatiseerimisega. Määr, maksustatavus, päritolureegel, maksuvabastused ja ümardamisnõuded tulenevad pädevalt maksuametilt, mitte Excelist. Kui nende reeglite hooldamine muutub arvestuse keerukaks osaks, on see koht, kus kaaluda süsteemi, mis on loodud müügimaksu loogika haldamiseks, selle asemel et lisada arvutustabelile rohkem keerukust.