Te eksportite Salesforce'ist kontaktid, avate faili Excelis ja märkate kohe probleeme: sihtnumbrid kaotavad juhtivad nullid, pikad ID-d näevad välja nagu arvud, kuupäevad muudavad formaati, ilmuvad topeltkontakte meenutavad kirjed või sisaldab arvutustabel rohkem veerge, kui keegi suudab kasutada. Eksport ise võib olla korras – kahju tekib sageli siis, kui Excel automaatselt andmetüüpe ära arvab või kui eksport ehitati ilma stabiilse kirjuteta.
Kõige turvalisem töövoog on eksportida Salesforce'i üksikasjalik aruanne CSV-na, hoida algne CSV-fail muutmata ja importida see Excelisse menüü Andmed > Tekstist/CSV-st kaudu, et saaksite enne laadimist määrata identifikaatorid, telefoninumbrid ja sihtnumbrid selgelt Tekst-tüübiks. Seejärel puhastage koopia, eemaldage topeltkirjed Salesforce'i kontakti ID järgi, mitte ainult e-posti aadressi järgi, ja salvestage valmis töövihik formaadis .xlsx.
See juhend põhineb Salesforce'i ja Microsofti dokumentatsioonil, mis kontrolliti 11. septembril 2026. Salesforce avaldas 18. augustil 2026 uuendatud abivahendi kontaktide eksportimise kohta, mis suunab kasutajad kasutama aruannet, kus kontaktid on peamine objekt. Täpsed aruandetüübid ja väljad võivad siiski erineda sõltuvalt organisatsiooni konfiguratsioonist, õigustest, paigaldatud toodetest ja sellest, kas teie organisatsioonil on juba sobiv kontaktide aruandetüüp.
Siin on seotud kolm erinevat süsteemi: Salesforce otsustab, millised kirjed ja väljad eksportida, CSV salvestab need väärtused eraldatud tekstina ja Excel otsustab, kuidas neid tõlgendada, kui faili avate või impordite. Just see viimane samm on koht, kus paljud "Salesforce'i eksportimise probleemid" tegelikult tekivad.
Salesforce dokumenteeris selle juhtivate nullide osas selgelt juunis 2026: selle eksport võib sisaldada väärtust nagu 01234 korrektselt, kuid Excel võib tõlgendada selle veeru numbrilisena ja kuvada 1234. Microsoft hoiatab samuti, et automaatne teisendamine võib eemaldada juhtivad nullid, muuta pikad numbrilised stringid teaduslikuks tähistuseks ja tõlgendada kuupäevalist teksti kuupäevadena. Vaadake Salesforce'i juhiseid juhtivate nullide kohta Exceli eksportides ja Microsofti Exceli andmete importimise ja analüüsi võimalusi.
Praktiline reegel: ärge hinnake CSV-faili selle järgi, mis juhtub pärast selle kahekordset klõpsamist Excelis. Impordige see esmalt kontrollitud andmetüüpidega.
Salesforce'i praegune kontaktide eksportimise artikkel ütleb, et tuleb luua Kohandatud aruandetüüp, kus Kontaktid on peamine objekt, ja seejärel luua sellest tüübist aruanne. Aruandetüüp määratleb, millised kirjed ja väljad on aruannetes saadaval. Salesforce'il on ka dokumentatsiooni, mis näitab kontaktidega töötavaid aruandetüüpe, nagu Kontaktid & Kontod mõnes töövoos, seega kui teie organisatsioon juba pakub sobivat aruandetüüpi, saate seda kasutada uue loomise asemel.
Kohandatud aruandetüübi jaoks minge seadistusse, otsige Aruandetüübid, valige Uus kohandatud aruandetüüp ja valige kontaktid peamiseks objektiks. Salesforce märkab, et peamist objekti ei saa pärast aruandetüübi salvestamist muuta. Vaadake Salesforce'i täiustatud kohandatud aruandetüübi koostaja juhiseid ja Salesforce'i praeguseid kontaktide eksportimise juhiseid.
Seejärel looge aruanne:
Puhas üldotstarbeline eksport sisaldab tavaliselt:
| Väli | Miks seda hoida | Soovitatav Exceli tüüp |
|---|---|---|
| Kontakti ID | Stabiilne Salesforce'i kirje võti sobitamiseks ja topeltkirjete eemaldamiseks | Tekst |
| Eesnimi | Hoiab nimed struktureerituna | Tekst |
| Perekonnanimi | Hoiab nimed struktureerituna | Tekst |
| Konto nimi | Annab organisatsiooni konteksti | Tekst |
| Ametikoht | Kasulik segmenteerimiseks | Tekst |
| E-post | Kontaktikanal; ei ole garanteeritud unikaalne võti | Tekst |
| Telefon / Mobiiltelefon | Identifikaatorid, mitte arvutusteks mõeldud arvud | Tekst |
| Postiaadress / Linn / Osariik / Sihtnumber / Riik | Hoiab aadressikomponendid taaskasutatavana | Tekst |
| Omanik | Kasulik, kui edastate faili müügile või operatsioonidele | Tekst |
| Viimati muudetud kuupäev | Aitab määrata ekspordi värskust | Kuupäev/Kellaaeg |
Lisage Kontakti ID alati, kui aruandetüüp seda pakub. Salesforce ütleb, et igal kirjel on loomisel genereeritud unikaalne ID ja see ID jääb kirje identifikaatoriks isegi pärast kustutamist ja taastamist. Salesforce dokumenteerib ka objektipõhise kirje ID välja lisamise aruannetesse. Vaadake Salesforce'i juhiseid kirje ID kohta.
Käivitage aruanne, avage selle eksportimise toiming ja valige Ainult üksikasjad. Selle töövoos valige .csv formaaditud aruande asemel. Salesforce kirjeldab "Ainult üksikasjad" kui iga rea eksporti ilma aruande vorminduseta, mis on sobiv, kui plaanite andmeid arvutustabelis arvutada või ümber kujundada. Vaadake Salesforce'i dokumentatsiooni aruande eksportimise kohta.
CSV on siin kasulik kahel põhjusel. Esiteks võimaldab Excel teil importimise ajal andmetüüpe kontrollida. Teiseks dokumenteeris Salesforce mais 2026, et pika teksti ja rikkaliku teksti väljad võivad formaaditud eksportides ja ainult üksikasjade XLSX-eksportides kärpida 255 tähemärgini, samas kui ainult üksikasjade CSV on soovitatav valik, kui on vaja täielikku pika teksti sisu. See ei pruugi olla oluline lihtsa eesnime / perekonnanime / e-posti ekspordi puhul, kuid on oluline, kui teie kontakti objektil on kohandatud pika teksti väljad. Vaadake Salesforce'i juhiseid pika teksti eksportimise kohta.
Hoidke allalaaditud CSV kui oma algallikas. Ärge puhastage, ümber järjestage ega kustutage ridu ainsast koopist. Nimetage see ümber kirjeldavalt, näiteks salesforce_contacts_raw_2026-09-11.csv, ja tehke Exceli töövihikust puhastatud tuletis.
Kaasaegses Excelis Windowsile kasutage:
Andmed > Tekstist/CSV-st > valige Salesforce'i CSV > Teisenda andmed
Microsoft soovitab Tekst/CSV importimise teed, kui teil on vaja kontrolli veergude tüüpide üle. Power Query – andmete importimise ja teisendamise tööriist, mis on sisse ehitatud praegustesse Exceli versioonidesse – saab veerge automaatselt tuvastada, kuid saate neid oletusi enne andmete laadimist muuta. Vaadake Microsofti CSV importimise juhiseid ja Microsofti Power Query importimise juhiseid.
Määrake need veerud enne laadimist Tekstiks:
Määrake päris kuupäeva/kellaaja väljad Kuupäevaks või Kuupäevaks/Kellaajaks alles pärast allika formaadi ja lokaadi kontrollimist.
Miks telefon peaks jääma tekstiks: telefoninumber on identifikaator, mitte väärtus, mida liidate või mille keskmist arvutate. Selle teisendamine arvuks võib eemaldada juhtiva nulli, kaotada plussmärgi või muul viisil selle esitust muuta.
Microsoft soovitab konkreetselt importida veerge Tekstina, kui juhtivad nullid või pikad numbrilised stringid on olulised. Praeguses Excelis Microsoft 365 jaoks ja Excel 2024 jaoks saavad automaatse andmete teisendamise seaded keelata ka mõned automaatsed teisendused, kuid Tekst/CSV importimise töövoog on lihtsamini auditeeritav veergude kaupa. Vaadake Microsofti juhiseid juhtivate nullide ja pikkade väärtuste säilitamise kohta.
Kui veergudel on ohutud andmetüübid, puhastage andmeid kasutatavuse, mitte kosmeetilise täiuslikkuse jaoks.
Nimed, ametikohad, kontode nimed ja aadressid sisaldavad mõnikord alguses või lõpus tühikuid. Power Query sisaldab tekstiteisendusi nagu Trim ja Clean; Excel pakub ka lehefunktsioone TRIM ja CLEAN. Microsoft selgitab, et TRIM eemaldab tavalised liigsed tühikud ja CLEAN eemaldab trükkimatud juhtimismärgid. Vaadake Microsofti TRIM-funktsiooni dokumentatsiooni ja Microsofti Power Query Text.Clean viidet.
Kui kõik kontaktid kuuluvad ühte riiki ja teie organisatsioonil on määratletud telefoni standard, saate normaliseerida koopiat. Kui fail sisaldab rahvusvahelisi kontakte, võib visuaalne formaat nagu (555) 123-4567 olla vale või hävitav. Hoidke Telefon algne ja looge vajadusel eraldi Telefon normaliseeritud veerg.
Kui Salesforce ekspordib juba eraldi väljad, ärge ühendage neid üheks Nime väljaks, välja arvatud juhul, kui sihtkoht seda spetsiifiliselt nõuab. Eraldi väljad on lihtsamad sortimiseks, sobitamiseks, isikupärastamiseks ja uuesti importimiseks.
Puhas Exceli fail peaks olema kergesti loetav, kuid "puhas" ei tähenda "kustuta kõik tundmatu". Eemaldage väljad ainult siis, kui teate, et töövihiku sihtgrupp või järgnev protsess neid ei vaja.
Ärge eemaldage Salesforce'i kontaktide topeltkirjeid ainult e-posti aadressi järgi, välja arvatud juhul, kui teie ärireeglid määratlevad e-posti aadressi selgelt unikaalsena. Jagatud postkastid, abikaasad, üldised osakonna aadressid, tahtlikud topeltkirjed ja tühjad e-posti väljad võivad kõik tekitada valesti sobitamisi.
Salesforce'i kontaktikirjete ekspordi puhul on kõige turvalisem esimene topeltkontroll Kontakti ID. Kui sama Kontakti ID ilmub ootamatult kaks korda, uurige, miks aruanne või liitmine tekitas topeltridu. Seejärel esiletõstke eraldi võimalikud ärilised topeltkirjed, kasutades kombinatsioone nagu:
Excel saab esile tõsta topeltkirjeid tingimusliku vormindusega või püsivalt kustutada topeltkirjeid, kasutades Andmed > Eemalda topeltkirjed. Microsoft soovitab enne kustutamist algandmed üle vaadata või kopeerida, kuna Eemalda topeltkirjed kustutab valitud vahemikust topeltridade püsivalt. Vaadake Microsofti juhiseid topeltandmete kohta.
Soovitatav protsess: esmalt esile tõsta, teiseks uurida, kustutada alles pärast seda, kui teate, et sobitamise reegel on kehtiv.
Aruanne on kõige lihtsam meetod, kui inimene soovib kontaktide loetavat alamhulka ja spetsiifilisi välju. Kasutage teist meetodit, kui nõue muutub.
| Vajadus | Parem valik | Miks |
|---|---|---|
| Puhas loend Exceli analüüsiks | Aruanne → Ainult üksikasjad CSV | Lihtne väljade valik ja filtreerimine |
| Lai organisatsiooni varukoopia | Salesforce'i andmete eksport | Toodab CSV-faile valitud objektide või organisatsiooni andmete jaoks |
| Programmeeritud või väga filtreeritud objektide eksport | Data Loader / API | Parem korduvate objektipõhiste väljavõtete ja SOQL-laadse filtreerimise jaoks |
| Rohkem ridu kui töövihik mahutab | Power Query/Andmemudel, andmebaas või muu analüüsitööriist | Exceli töövihikutel on lõplik ridade piirang |
Salesforce'i andmete eksportimise teenus on loodud laiemana varundusmehhanismina ja saab genereerida ZIP-arhiive, mis sisaldavad CSV-faile. Sõltuvalt versioonist võivad eksportid töötada iganädalaselt või igakuistena. See on kasulik varundamiseks, kuid on tavaliselt liialdus, kui ülesanne on "anna mulle puhas kontaktide arvutustabel". Vaadake Salesforce'i andmete eksportimise dokumentatsiooni.
Jälgige ka Exceli töövihiku piirangut. Salesforce märkis mais 2026 abivahendis, et väga suured andmete eksportimise CSV-failid võivad ületada Exceli ligikaudu 1 048 576 rea töövihiku piirangut. Kui teie kontaktide andmestik läheneb sellele mastaabile, ei ole tavaline töövihik enam õige sihtformaadi. Vaadake Salesforce'i juhiseid suurte eksportide kohta.
Pärast päringu väljundi laadimist ja puhastamist salvestage töötav fail Exceli töövihikuna, näiteks salesforce_contacts_clean_2026-09-11.xlsx. Hoidke algne CSV-fail selle kõrval või kontrollitud allikaandmete kaustas.
Praktiline töövihik võib sisaldada:
Kui kasutate Power Queryd, muudab päringu säilitamine puhastamise korratavaks: asendage või viidake uuemale CSV-failile, värskendage päringut ja rakendage samad teisendused uuesti, selle asemel et iga eksporti käsitsi puhastada.
Enne töövihiku jagamist kinnitage see süstemaatiliselt:
| Kontroll | Läbimise tingimus |
|---|---|
| Ridade arv | Puhastatud failis on oodatud arv kirjeid pärast dokumenteeritud eemaldamisi |
| Kontakti ID | Olemas, kus nõutud, salvestatud tekstina ja mitte vaikselt teisendatud |
| Juhtivad nullid | Sihtnumbrid ja muud identifikaatorid säilitavad olulised nullid |
| Telefon | Salvestatud tekstina; riigiprefiksid või juhtivad nullid ei kadunud |
| Kuupäevad | Tõlgendatud kasutades kavandatud lokaati ja kuvatud järjepidevalt |
| Topeltkirjed | Topeltkirjete reeglid on dokumenteeritud; ühtegi rida ei kustutatud ainult seetõttu, et e-postid klapivad |
| Proovi võrdlus | Vähemalt mõned kirjed klapivad Salesforce'iga väljalt väljale |
| Veerud | Puhastatud vaates on alles ainult vajalikud väljad, samal ajal kui algallikas on säilitatud |
| Faili formaat | Lõplik töötav fail on salvestatud .xlsx-na; algne CSV jääb muutmata |
Eriti olulise ekspordi puhul võrrelge väikest juhuslikku proovi kontaktidest Salesforce'is valmis Exceli ridadega. Kontrollige kontakti ID-d, nime, kontot, e-posti, telefoni, sihtnumbrit ja ühte kuupäevavälja. See tabab vigade klassi, mida vormindus üksi ei suuda paljastada.
Seega on puhasim Salesforce'ist Excelisse töövoog vähem vorminduse ja rohkem tähenduse säilitamise kohta: eksportige õiged read, lisage stabiilne Salesforce'i ID, importige CSV tahtlike andmetüüpidega, puhastage ilma algväärtusi üle kirjutamata ja kinnitage tulemus Salesforce'i vastu enne, kui keegi sellele tugineb. Kui see protsess on salvestatud Power Query töövoona, muutuvad tulevased kontaktide eksportid palju korratavamaks kui arvutustabeli käsitsi parandamine pärast seda, kui Excel on juba valesti tüüpe ära arvand.
Eksportige Salesforce'i kontaktid Excelisse puhtalt: koostage õige aruanne, eksportige ainult üksikasjad CSV-na, importige Power Queryga, säilitage ID-d ja juhtivad nullid, eemaldage topeltkirjed turvaliselt ja kontrollige tulemust.
Kasutage seda prinditavat nädalast koristusgraafikut Airbnb peremeestele, et korraldada külaliste vahetuse koristust, põhjalikku puhastust, varude täiendamist, ohutuskontrolle ning Wordi ja PDF-i printimist.
Korraldage igakuised arved Excelis tasuta aruete kalendri paigutuse, tähtaja jälgimise, staatuse valemite, automaatse maksmise väljade ja praktiliste rahavoogude näpunäidetega.
Lahendage Exceli valemid, mis ei arvuta automaatselt, kolme sammuga: lubage automaatne arvutamine, taasarvutage ja parandage valemirakud.
Koostage praktiline kuluhaldur USA vabakutselistele, kasutades Schedule C-le sobivaid kategooriaid, kviitungite välju, sõidukilomeetrite jälgimist ja 2026. aasta IRS-i reeglite uuendusi.
Võrrelge parimaid tasuta arvestusrakendusi USA teenindusettevõtetele 2026. aastal, sealhulgas Zoho Invoice, Wave, Square, PayPal ja Invoice Ninja.
Kasutage tasuta Exceli üürikinnisvara jälgijat, et korraldada tulusid, kulusid, kinnistuid ja igakuist rahavoogu. Õppige, mida salvestada, kuidas seda seadistada ja milliseid vigu vältida.
Kasutage seda tasuta, kopeerimiseks valmis Agile'i projekti olekuaruande esitlusmalli, et näidata edenemist, riske, otsuseid ja järgmisi samme, muutmata uuendusi müraks.
PowerPointi ekraanisalvestusel on video, kuid heli puudub? Kontrollige helikontrolli, Windowsi mikrofonile juurdepääsu, sisendsätteid, taasesituse ühilduvust, uuendusi ja parandamist.
Koostage tasuta Exceli töötajate vahetusgraafik automaatsete tundide, öövahetuste käsitlemise, pauside mahaarvamiste, nädalatoodete, ületunnitöö planeerimise lipikute ja trükitava meeskonnavaatega.
