Kuidas teisendada PDF redigeeritavaks Wordi dokumendiks ilma vormindust kaotamata

Vorminduse säilitamise parim viis on vältida PDF-i teisendamist, kui algne Wordi fail on endiselt olemas. Microsoft soovitab võimaluse korral muuta algset Office'i dokumenti ja luua sellest uus PDF. PDF on fikseeritud paigutusega vorming: see salvestab, kus tekst, pildid ja vektorobjektid lehel asuvad, kuid ei säilita alati loogilist struktuuri, mida Word vajab lõikude, tabelite, veergude, jaluste ja voolava teksti jaoks. Iga PDF-Wordi teisendaja peab selle struktuuri taastama, seega ei saa garanteerida „null vorminduskadu”.

Kui lähtefail on kadunud, valige teisendusmeetod PDF-i tüübi põhjal. Peamiselt tekstipõhise PDF-i puhul on lauaarvutis Wordi otse avamine tavaliselt kõige kiirem tee. Skaneeritud PDF-i või keeruka paigutusega dokumendi puhul annab Adobe Acrobat teile rohkem kontrolli OCR-i ja paigutuse säilitamise valikute üle. Pärast teisendamist kontrollige Wordi faili alati leht lehe haaval, enne kui käsitlete seda lõplikuna.

Kiire otsustustabel

Meetod 1: Avage tekstirohke PDF otse Wordis

Microsoft Word saab avada PDF-i ja teisendada koopia redigeeritavaks Wordi dokumendiks. Microsofti sõnul töötab see kõige paremini peamiselt tekstipõhiste PDF-idega, nagu äri-, õigus- või teadusdokumendid. Algne PDF ei muutu.

Kasutage lauaarvuti Wordi:

1. Ava Word.
2. Valige Fail → Ava.
3. Valige PDF.
4. Kinnitage sõnum, mis selgitab, et Word teisendab koopia.
5. Pärast teisendamist valige Fail → Salvesta kui ja salvestage tulemus kujul .docx.

Microsoft dokumenteerib selle käitumise artiklis PDF-ide avamine Wordis ja juhendis PDF-i muutmine Wordis.

Millal Word sobib hästi

• Põhitekst on peamine sisu.
• Vähe on dekoratiivseid leheelemente.
• Tabelid on lihtsad.
• Te hoolite rohkem redigeeritavusest kui täpsest lehtede vastavusest.
• Soovite kiiret teisendust ilma eraldi PDF-rakenduseta.

Mida Word ei pruugi hästi säilitada

Microsoft hoiatab selgesõnaliselt, et teisendatud Wordi dokument ei pruugi välja näha täpselt nagu PDF. Teadaolevad probleemipiirkonnad hõlmavad tabeleid lahtrite vahekaugustega, lehe värve ja piire, jälgitud muudatusi, raame, mitmele lehele ulatuvaid jalusi, lõppmärkusi, PDF-i järjehoidjaid, PDF-i silte, kommentaare ja mõnda fondi efekti. Kui Word tõlgendab lehe peamiselt graafikana, võib leht ilmuda pildina ja selle tekst ei pruugi olla redigeeritav.

Praktiline tegevus: teisendage kõigepealt kaks või kolm esinduslikku lehte. Kui pealkirjad, tabelid ja lehevahetused on juba halvasti taastatud, ärge teisendage kogu dokumenti ja lootes, et hilisemad lehed paranevad.

Meetod 2: Kasutage Acrobatit, kui paigutuse säilitamine on olulisem

Adobe Acrobat saab eksportida PDF-i Microsoft Wordi vormingutesse, nagu DOCX. Adobe praegused lauaarvuti juhised kasutavad tööruumi Teisenda, kus valite Microsoft Wordi ja seejärel DOCX-i või DOC-i. Vaadake ametlikke Acrobati PDF-Wordi juhiseid.

Põhitöövoog on järgmine:

1. Ava PDF Acrobatis.
2. Valige Teisenda.
3. Valige Microsoft Word.
4. Valige DOCX kaasaegse redigeeritava Wordi dokumendi jaoks.
5. Vajadusel vaadake üle teisendussätted.
6. Teisendage ja salvestage Wordi fail.

Adobe dokumenteerib Acrobati ekspordisätetes kaks kasulikku paigutusprioriteeti:

• Säilita voolav tekst: prioriteediks on redigeeritav tekst, mis Wordis murrab ja voolab loomulikumalt.
• Säilita lehepaigutus: prioriteediks on hoida teisendatud dokument visuaalselt lähedal PDF-i lehepaigutusele, isegi kui see tähendab sisu jagamist eraldi tekstikastideks või rühmadeks.

Adobe selgitab neid kompromisse oma PDF-i ekspordi paigutusjuhises.

Valige Säilita voolav tekst, kui: eeldate lõikude ümberkirjutamist, osade lisamist või teksti ümberpaigutamist lehtedel.

Valige Säilita lehepaigutus, kui: algse visuaalse paigutuse vastavus on olulisem kui üks puhas pidev tekstivoog.

Pole universaalselt paremat valikut. Kõrge disainitasemega brošüür võib paigutuse säilitamisega näha välja PDF-ile lähemal, kuid olla kohmakas redigeerida, kuna tekst on jagatud positsioneeritud plokkideks. Lihtne aruanne võib olla voolava tekstiga lihtsamini hallatav, isegi kui mõned lehevahetused nihkuvad.

Meetod 3: Käivitage skaneeritud PDF-ide jaoks OCR enne redigeeritava teksti ootamist

Skaneeritud PDF võib sisaldada ainult lehtede pilte. Sellisel juhul vajab teisendaja kõigepealt OCR-i – optilist tähemärgituvastust –, et muuta nähtavad tähed masinloetavaks tekstiks.

Adobe praegune Acrobati dokumentatsioon ütleb, et skaneeritud PDF-id sisaldavad pildandmeid ja et Skaneeri ja OCR → Tuvasta tekst saab luua otsitavat tekstikihti. Adobe soovitab valida õige lehevahemiku ja dokumendi keele, seejärel vaadata OCR-i tulemus üle täpsuse osas. Vaadake Teksti tuvastamine skaneeritud PDF-ides Acrobatiga.

Skaneeritud dokumentide jaoks on kõige turvalisem järjestus järgmine:

1. Hoidke algse PDF-i varukoopia.
2. Käivitage OCR, kasutades õiget dokumendi keelt.
3. Otsige mõnda teadaolevat sõna või nime, et kinnitada tekstikihi kasutatavust.
4. Vaadake üle kuupäevad, arvete numbrid, aadressid ja muud riskantsed tähemärgid.
5. Ekspordige OCR-iga töödeldud PDF DOCX-i.

Miks keel on oluline: OCR-mootorid kasutavad keelemudeleid ja tähemärgieeldusi. Vale keele valimine võib suurendada vigu hääldusmärkidega tähtedes, interpunktsioonis ja sõnatuvastuses.

Praktiline tegevus: kui skann sisaldab olulisi kontonumbreid, hindu, juriidilisi tingimusi või tehnilisi väärtusi, võrrelge neid välju pärast OCR-i käsitsi algse pildiga. Visuaalselt korrektne Wordi fail võib endiselt sisaldada valesti tuvastatud teksti.

Meetod 4: Avage DOCX ja parandage struktuuri enne intensiivset redigeerimist

Pärast teisendamist pidage kiusatus kohe ümber kirjutama hakata. Kõigepealt tehke kindlaks, kas Word taastas dokumendi kasutatava dokumendina või positsioneeritud objektide kogumina.

Kontrollige neid valdkondi järjekorras:

Dokumentide puhul, mida redigeerite korduvalt, teisendage vormindus Wordi pärisstruktuuriks, kui võimalik. See tähendab päris pealkirjastiile käsitsi suurendatud teksti asemel, päris tabeleid tabidega eraldatud veergude asemel, päris lehevahetusi kümnete tühjade ridade asemel ning päris päiseid ja jalusi teksti asemel, mis on paigutatud iga lehe üla- ja alaosasse.

Miks vormindus nihkub pärast PDF-i teisendamist

Microsoft annab selgeima selgituse: PDF on fikseeritud vorming. See salvestab teksti, graafika ja piltide lehekoordinaadid, kuid ei pruugi salvestada „see on lõik”, „see on tabel” või „see on kaheveeruline sektsioon” viisil, kuidas Word vajab sisu redigeerimiseks.

Seetõttu peab teisendaja struktuuri järeldama. Kaks visuaalselt identset PDF-i võivad olla sisemiselt väga erinevad. Üks võib sisaldada puhtaid tekstiplokke ja sildistatud struktuuri; teine võib sisaldada kümneid individuaalselt positsioneeritud tekstifragmente. Need võivad PDF-i vaatajas välja näha samad, kuid teisenduda väga erinevalt.

See on põhjus, miks vormindusprobleem ei ole alati tõend, et teisendaja on vigane. Mõnikord ei sisalda lähte-PDF lihtsalt piisavalt struktuurset teavet algse Wordi dokumendi täpseks taastamiseks.

Millal kasutada Wordi versus Acrobatit?

Vormindusprobleemid ja vähim kahjustavad parandused

Lehed murduvad erinevates kohtades

Microsoft hoiatab, et rea- ja lehevahetused võivad pärast teisendamist muutuda. Ärge sundige vana lehestust korduvate tühjade ridadega. Kasutage lõikude vahekaugusi, „Hoia järgmisega koos”, „Hoia read koos” ja käsitsi lehevahetusi ainult seal, kus struktuur seda nõuab.

Tabel muutub tavaliseks tekstiks

Kui tabel on oluline, võib selle ehitamine ümber päris Wordi tabeliks olla kiirem ja stabiilsem kui teisendatud teksti joondamine tühikute või tabidega. See kehtib eriti tabelite puhul, millel on liidetud lahtrid, ebatavalised vahekaugused või mitu päise taset.

Kogu leht muutub üheks pildiks

Microsofti sõnul võib see juhtuda, kui PDF sisaldab peamiselt graafikat. Kui alusdokument on skann, kasutage OCR-i. Kui see on tõeliselt graafikarohke leht, peate võib-olla redigeeritava teksti käsitsi uuesti looma või säilitama selle lehe pildina.

Fondid muutuvad

PDF võib sisaldada manustatud või alamhulga fonte, mis ei ole teie arvutis paigaldatud. Teisendaja võib asendada teise fondiga. Kui teil on litsents algse fondi kasutamiseks, paigaldage see ja asendage Wordis asendatud font. Muidu kasutage visuaalselt sarnast tüpograafiat ja oodake mõningast teksti ümberpaigutumist.

Kommentaarid või märgistus käituvad erinevalt

Microsoft loetleb PDF-i kommentaarid ja jälgitud muudatustega seotud sisu elementide seas, mis ei pruugi puhtalt teisenduda. Adobe sõnul saab kommentaare mõnes teisendustöövoos eksportida tekstikastidena. Kui ülevaatamine ajalugu on oluline, hoidke algset PDF-i DOCX-i kõrval viitamiseks.

Kui täpne välimus on olulisem kui redigeeritavus

Mõnikord on nõue valesti mõistetud. Kui dokument vajab ainult mõningaid tekstilisi muudatusi, kuid peab jääma visuaalselt identseks, ei pruugi täielik teisendamine Wordiks olla parim töövoog. PDF-i redigeerimine PDF-redaktoris võib säilitada fikseeritud lehepaigutuse paremini kui kogu faili teisendamine Wordiks.

Kui nõue on vastupidine – ulatuslik ümberkirjutamine, koostöö, stiilid, jälgitud muudatused ja tulevased ülevaatamised – aktsepteerige, et mõni paigutuse taastamine võib olla vajalik. Redigeerimiseks mõeldud Wordi dokument käitub erinevalt välimuse külmutamiseks mõeldud PDF-ist.

Salvestage pärast teisendamist turvaliselt

Kui DOCX on piisavalt puhas kasutamiseks, salvestage see uue failinimega, mitte ärge kirjutage üle teiste projektifailide. Hoidke algne PDF visuaalse viitena.

Kasulik failinimede muster on:

Algne:
Project-Proposal.pdf

Teisendatud töötav fail:
Project-Proposal_converted.docx

Puhastatud lõplik Wordi fail:
Project-Proposal_editable-final.docx

See hoiab fikseeritud algversiooni, toore teisenduse ja puhastatud dokumendi eraldi. Kui vormindus hilisema redigeerimise käigus katkeb, on teil endiselt viitkoopia.

Lõplik kvaliteedikontrolli kontrollnimekiri

Enne saatmist või algse asendamist võrrelge PDF-i ja Wordi dokumenti kõrvuti:

• Kas kõik lehed on olemas ja õiges järjekorras?
• Kas pealkirjad kasutavad õiget hierarhiat ja nummerdust?
• Kas tabelid on terved, õigete ridade ja veergude seostega?
• Kas jalused, lõppmärkused, pealkirjad ja ristviited on endiselt tähenduslikud?
• Kas päised, jalused, lehenumbrid ja sektsioonivahetused on õiged?
• Kas pildid ja pealkirjad kuuluvad endiselt kokku?
• Kas fonte on asendatud?
• Kas hüperlingid on endiselt kehtivad?
• OCR-dokumentide puhul, kas nimesid, numbreid, kuupäevi ja summasid on kontrollitud tähemärk kaupa?
• Kas Wordi trükivaade näeb välja vastuvõetavalt lähedal algsele PDF-ile?

Kui teisendatud dokument ei vasta mitmele neist kontrollidest, vahetage meetodit, selle asemel et kulutada tunde halvaks teisenduseks parandades. Tekstipõhine PDF võib Wordis paremini teisenduda; skann või paigutusrohke PDF võib paremini toimida Acrobatiga OCR-i ja paigutussätetega; ning äärmusliku disainikomplekssusega dokument võib olla kiirem osaliselt ümber ehitada.

Kokkuvõte

Pole teisendajat, mis saaks lubada redigeeritavat Wordi dokumenti null vorminduskao korral iga PDF-i jaoks. Microsoft ise selgitab miks: PDF salvestab fikseeritud visuaalse tulemuse, samal ajal kui Word vajab redigeeritavat dokumendi struktuuri. Seetõttu on parim töövoog valida meetod, mis vastab lähtefailile.

Kasutage algset Wordi faili, kui see on olemas. Kasutage lauaarvuti Wordi peamiselt tekstipõhiste PDF-ide jaoks. Kasutage Acrobatit, kui vajate OCR-i või tugevamat kontrolli lehepaigutuse versus voolava teksti teisenduse üle. Seejärel parandage Wordi struktuuri, kontrollige tulemust algse PDF-i vastu ja hoidke mõlemad failid, kuni teisendatud dokument on läbinud lehtede kaupa kontrolli.