Kuidas jagada Microsoft Teamsi faili Outlooki meilides ja koosolekutel?

Siin on küsimus Stephielt:

Sain hiljuti ülesande võtta ettevõttest lahkunud kolleegilt üle mitme Microsoft Teamsi hooldus. Üks väljakutse, millega viimasel ajal kokku puutusin, on Microsoft Teamsis salvestatud Wordi, PDF- ja Exceli failide jagamine sise- ja väliskasutajatega, kasutades Outlook 365. Kas saate soovitada vihjeid / parimaid tavasid?

Täname teid küsimuse eest. Soovime oma vastuses pakkuda lihtsat samm-sammult protsessi, mida saate kasutada Outlooki kaudu failide jagamise hõlbustamiseks. Kui olete huvitatud rohkem kui ühe faili jagamisest, võiksite uurida meie Teamsi kaustade jagamise õpetust .

Teamsi failide jagamine Outlookis

Kopeeri Teamsi faili link

Lihtsaim viis Teamsis salvestatud failile juurdepääsu jagamiseks sisemiste ja väliste osapooltega on lihtsalt manustada selle link oma Outlooki meili.

• Avage oma Windowsi või MacOS-i arvutis Microsoft Teams ja navigeerige oma kanalile.
• Minge vahekaardile Failid ja navigeerige failini, millele soovite juurdepääsu lubada.
• Vajutage oma failinime vasakus servas olevat linnukest (samm 1).
• Nüüd klõpsake oma failinime paremas servas menüüd Näita toiminguid (…). (samm 2)
• Valige menüü Kopeeri link (3. samm).

• Nüüd näete dialoogi, mis näitab teie faili teed. Fail asub SharePointi teegis , mis majutab teie Teamsi kanalifaile.
• Nüüd jätkake ja määrake oma Teamsi failile juurdepääsuload. Dialoogiakna allosas näete faili vaikejuurdepääsuõigusi (allpool märgitud).

Määrake Teamsi failiõigused

• Kui olete huvitatud, saate lingi sätete dialoogi abil juurdepääsuluba vastavalt vajadusele muuta.
• Teams võimaldab valida erinevate jagamislubade valikute vahel. Pange tähele, et jagamisseadeid reguleerivad teie Teamsi halduspoliitika ja seetõttu ei pruugi see teile saadaval olla.
  1. Lubage kõigil, kellel on link, failile juurde pääseda/muuta.
  2. Inimesed teie organisatsioonis
  3. Inimesed, kellel on juurdepääs teie kanalile (need võivad olla teie organisatsioonisisesed või -välised).
  4. Konkreetsed inimesed. Peate esitama nende isikute e-posti aadressid.

• Märkige vajadusel valik Luba redigeerimine.
• Kui olete valmis, klõpsake nuppu Rakenda .
• Teams loob nüüd lingi teie Teamsi failile vastavalt teie määratud juurdepääsulubadele.
• Nüüd klõpsake nuppu Kopeeri .

Oluline märkus: vaikejagamisloa määrab tavaliselt teie IT-meeskond. Võib-olla soovite nendega arutada, kui need ei vasta teie ettevõtte vajadustele.

Lisage oma link Outlooki meilile või koosolekule

• Viimane samm on Microsoft Outlooki töölaua või Office 365 Outlooki avamine.
• Looge uus e-kiri või koosolekukutse.
• Määrake oma meili saajad ja meili/koosoleku tekst.
• Kleepige link oma Teamsi failile, mille lõite eelmises etapis.
• Saatke oma e-kiri või koosolek.

Märkus. Sama protsessi saate rakendada mis tahes kolmanda osapoole meilikliendiga, näiteks Gmailiga.

Teamsi failide lingi jagamine kanali liikmetega

Alternatiivne viis Teamsi failide jagamiseks oma kanali liikmetega (sisemised või välised osapooled) on vahekaart Postitused.

• Avage Teams ja navigeerige oma kanalile.
• Uue vestluse alustamiseks avage vahekaart Postitused .
• Klõpsake manusfaili ja valige Sirvi tiimidest ja kanalitest .
• Sirvige oma kanalifaile ja valige see, mida soovite jagada.
• Klõpsake nuppu Jaga linki .
• Link postitatakse teie vahekaardile Kanali postitused.
• Hõljutage kursorit postituse paremas ülanurgas ja klõpsake nuppu Kuva toimingud (…).
• Klõpsake nuppu Jaga Outlookis . See jagab vestlust Outlook 365 meilisõnumina.

Failide jagamine Outlookis ei tööta

Failide jagamine Teamsis on üsna lihtne. Nagu eespool mainitud, juhivad faililubade jagamise valikuid teie IT-osakonnad või Teamsi administraatorid. Kui välised osapooled ei saa teie faile avada ega redigeerida, võiksite uurida, kas teie Teamsi organisatsiooni/kanali seaded võimaldavad välistel osapooltel teie jagatud failidega suhelda.