40 Microsoft Teamsi näpunäidet ja nippi: algajast eksperdini [Värskendatud detsember 2021].

Üle 250 miljoni igakuise aktiivse kasutajaga Microsoft Teams saavutas pandeemia ajal palju populaarsust nii ettevõtete kui ka tarbijate jaoks mõeldud veebipõhise koostöötööriistana. Tõenäoliselt on teie töökoht, ülikool või lemmik heategevusorganisatsioon Teams juba kasutusele võtnud, nii et te ei taha maha jääda. See üsna põhjalik näpunäidete ja nippide loend on mõeldud selleks, et aidata teil juba täna Teamsist maksimaalselt ära kasutada.

Nii et kui proovite ikka veel põhitõdesid mõista või olete juba kogenud kasutaja, alustame selle 40+ näpunäidete ja nippide põhiloendiga, mida iga Microsoft Teamsi kasutaja peaks teadma.

Microsoft Teamsiga alustamine

See jaotis sisaldab üsna lihtsaid näpunäiteid. Kui olete kogenud kasutaja, võiksite vahele jätta põhitõdedest kaugemale või asjatundjate osadesse.

1. Muutke oma Teamsi teemat

Kas teadsite, et saate muuta Microsoft Teamsi välimust ja tunnet?

Lihtsalt avage Teamsi seaded, navigeerige vahekaardile Üldine ja valige, kas kasutada traditsioonilist valget tausta või alternatiivselt rakendada tumedat või suure kontrastsusega režiimi.

Teamsi tume režiim

2. Vaigistage heli

Kas jääte mõnikord oma koosolekule hiljaks ja soovite vaikselt liituda või peate lihtsalt Teamsi koosoleku ajal oma kallimalt teiselt tähtsa kõne vastu võtma?

Vaigistage heli otse isikliku koosoleku juhtelementide paneelilt

Teams võimaldab teil mikrofoni vaigistada nii koosoleku juhtnuppude (näidatud ülal) kui ka koosoleku seadistuspaneeli (allpool üksusena 1) kaudu.

Peamised funktsioonid paneelil Teams Meeting Setup

3. Lülitage kaamera välja

Samal viisil saate videokaamerat sisse ja välja lülitada. Kaamera keelamiseks võite kasutada koosoleku häälestuspaneeli (üksus 2 ülal); või kasutage video uuesti lubamiseks koosoleku juhtpaneeli.

4. Hägustage koosoleku video taust

Kui kasutate Teamsi videokoosolekute jaoks, võib see tunduda tuttav. Teie kodukontor on segaduses ja peate selle videokõnega liituma. Selleks on kaks lahendust: esiteks saate kasutada taustaseadete funktsiooni (üksus 3 ülal), et hägustada video tausta otse koosoleku seadistustest või koosoleku juhtelementidest. Teine lahendus on palju elegantsem: kasutage virtuaalset tausta (me käsitleme seda protsessi hiljem).

Kui mingil põhjusel näib tausta seadistusnupp koosoleku seadistamise paneelil passiivne; veenduge, et lülitaksite esmalt sisse oma videokaamera.

5. Peatage kaja Teamsi koosolekutel

Kui teie ja teised koosolekul osalejad liitute samas ruumis Teamsi heli- või videokoosolekuga, kuulete tüütuid kajasid. Saate hõlpsasti kajast vabaneda, vajutades koosoleku häälestuse paneelil nuppu Heli väljalülitamine (näidake ülal üksusena 4).

6. Salvestage oma kohtumine

Üks oluline Teamsi võimalus, mida võiksite algusest peale kasutada, on koosoleku salvestamise võimalus. Saate algatada salvestamise koosoleku juhtpaneelilt, nagu allpool näidatud. Salvestist säilitatakse seejärel Microsoft Streamis ja saate salvestist hõlpsasti kanalivestluses lingina jagada (või vajadusel meili teel).

Teamsi koosoleku salvestamine

Kui koosolek on lõppenud, saate meili lingiga Microsoft Streami salvestisele.

Kui algatasite kohtumise kanalilt, tehakse vastavas kanalis postitusena kättesaadavaks ka link salvestisele.

Ad hoc koosolekute salvestised on koosoleku enda jaoks saadaval vahekaardil Vestlus koos vahetatud faili, koosoleku märkmete ja tahvliga, kui neid kasutatakse.

Sama hästi võiksite kaaluda oma kanalile rakenduse Stream lisamist, et kaasliikmed pääseksid hõlpsalt juurde kõikidele rühmaga seotud koosolekutele.

7 . Muutke oma meeskonna ikooni

Microsoft võimaldab teil üles laadida kohandatud pildi ja määrata selle oma meeskonna logoks / avatariks. Lisateavet leiate sellest õpetusest, mis aitab teil kohandatud ikooni määrata .

8. Looge privaatne kanal

On juhtumeid, kus peate tegema teistega koostööd konfidentsiaalsust nõudvate ülesannete täitmisel, nagu eelarve või müügianalüüsi aruannete koostamine. Privaatkanalid võimaldavad luua koostööplatvormi valitud meeskonnaliikmetega. Privaatset kanalit näevad ainult kutsutud inimesed ja see tähistatakse teie tiimide loendis väikese lukuga.

Privaatse kanali loomine on lihtne: klõpsake lihtsalt oma meeskonna kõrval nuppu Rohkem valikuid (…) ja seejärel nuppu Lisa kanal . Järgmisena määrake kanali teave, nagu allpool näidatud. Lõpuks lisage privaatsele kanalile meeskonnaliikmed.

Privaatne kanal Microsoft Teamsis

9. Vaigistage mürarikaste kanalite märguanded

Tänapäeval tundub, et me kõik oleme hämmingus koostööplatvormidelt ja meilidest saabuvate teatiste tohutust hulgast. Sageli on raske luua midagi tähendusrikast peale lõputu jutuajamise. Õnneks teeb Teams meile saadavate märguannete ja helide sissevoolu kalibreerimise suhteliselt lihtsaks. Siin on juhend Teamsi vestluse ja koosolekute märguannete vaigistamiseks .

10. Lahkuge meeskonnast

Kui te ei näe meeskonda kuulumisest mingit kasu, saate hõlpsalt lahkuda. Vajutage nuppu Rohkem valikuid selle meeskonna kõrval, kellest soovite lahkuda, ja valige Lahku meeskonnast .

11. Kasutage Teamsi mobiilis

Kui teil on liikvel olles vaja Teamsile juurde pääseda, saate Teamsi kasutada ka mobiilis. Microsoft tarnis päris häid Teamsi rakendusi Androidi ja iOS-i jaoks. Rääkige oma infotehnoloogia kolleegidega, et selgitada välja, kas vajate mobiilis oma ettevõtte Teamsi sisule juurdepääsuks täiendavat tarkvara või autentimisprotseduuri.

12. Installige ja desinstallige rakendus Teamsis

Lisaks lihtsale koostööle võimaldab Teams täiustada meeskonnatööd, kasutades Microsofti või kolmanda osapoole rakendusi. Selle õpetuse järgmistes jaotistes näete erinevaid rakenduste kasutusviise Teamsis: pildid, ilm, aruandlus, küsitlused, märkmete tegemine jne.

Kui olete meeskonnaomanik, saate hõlpsasti installida ja desinstallida rakendusi, mille on teinud kättesaadavaks teie infotehnoloogia administraatorid.

Protsess on üsna lihtne: leidke oma meeskond, seejärel klõpsake selle kõrval olevat nuppu Rohkem valikuid ja seejärel valige meeskonna haldamise hammasratas. Seejärel klõpsake vahekaardil Rakendused nuppu Veel rakendusi , et otsida ja installida uus rakendus. Kanalile omaseid rakendusi saab lisada kanali vahekaartidena

13. Tühista lugemiskviitungid

Vaikimisi asetab Teams iga kord, kui loed vestlusrakenduses sõnumit, sõnumi kõrvale väikese ikooni. See aitab saatjal kinnitada, et olete tema sõnumit lugenud. Lugemiskviitungeid saate tühistada oma Teamsi seadete vahekaardil Privaatsus.

Teamsis lugemiskviitungite keelamine

14. Filtrite kasutamine asjade kiireks leidmiseks

Kas soovite kiirendada oma voost konkreetsete tegevuste ning konkreetsete vestluste, meeskondade ja kanalite leidmist? Kasutage filtrit Teams (näidatud allpool) või kasutage kiirklahvi Ctrl+Shift+F .

Filtri funktsioon võimaldab kiiresti leida sobiva kirje nime järgi; Vestluste jaoks võimaldab see ka kiiresti vaigistatud, peidetud ja lugemata kirjeid hõlpsalt leida.

15. Määrake Eemal teade

Nagu Outlookis, võimaldab Teams koostada kontorivälise sõnumi , mis saadetakse, kui keegi saadab teile Teamsis sõnumi või mainib teid vestluses.

Klõpsake lihtsalt oma Teamsi avatari, nuppu Määra olekuteade , seejärel kirjutage oma sõnum ja määrake kehtivusaeg. Klõpsake nuppu Valmis ja oletegi valmis.

Põhitõdedest kaugemale liikumine

16. Kasutage Teamsi käske

Teamsi kasutamise kogemuse suurenedes võiksite suurendada oma kasutajate tootlikkust, kasutades otsingukasti käske.

Alustamiseks tippige lihtsalt kaldkriips (/) väljale Teams Search ja sirvige saadaolevate käskude loendit:

Meeskondade käsuloend

Käsuloend on üsna iseenesestmõistetav ja minu arvates on kõige kasulikumad järgmised:

• /goto : meeskonnale või kanalile hõlpsaks juurdepääsuks
• /keys : juurdepääsuks Teamsi otseteede loendile
• /chat : kiireks vestluse alustamiseks mõne oma kolleegiga

17. Kasutage kohandatud virtuaalset tausta

Olete vist märganud inimesi, kes liituvad Teamsi videokõnedega, kasutades oma videokõnede taustaks linna- või loodusmaastikke. Teamsi kõnedes saate kasutada peaaegu iga pilti kohandatud taustana. Tutvuge meie lihtsa juhendiga, kuidas seadistada oma kõne jaoks virtuaalse Teamsi tausta .

18. Tehke koosolekul märkmeid

Teamsil on koosolekute märkmete tegemiseks mitu võimalust.

Saate hõlpsasti lisada OneDrive’i või võrgukettale salvestatud OneNote’i märkmikke ning lasta oma kanali liikmetel märkmeid ja märkmeid jagada. Olen näinud ka inimesi, kes kasutavad vahekaarti Postitused ja lisavad oma märkmeid vestlussõnumitena. Olen näinud, et teised lisavad koosolekule või vahekaardile Kanali failid Wordi faile. Samuti saate kasutada kolmanda osapoole rakendusi.

Sellegipoolest on õige meetod kasutada vahekaarti Märkmed, mis on teie koosoleku jaoks automaatselt lubatud.

• Navigeerige rakendusse Vestlus .
• Klõpsake oma koosolekul.
• Liikuge vahekaardile Märkmed ja klõpsake nuppu Tee märkmeid .
• Logige sinna koosoleku protokollid.
• Osutage koosolekul osalejatele vajadusel oma märkmeid.

19. Juurdepääs oma lugemata tegevusele

Sarnaselt Microsoft Outlookiga märgib Teams kõik lugemata kirjad selgelt paksus kirjas. Lisaks saate märkida Teamsi sõnumid hilisemaks järelkontrolliks lugemata. Kuid kuidas pääsete hõlpsalt juurde nendele lugemata sõnumitele ja tegevustele? Tippige lihtsalt oma Teamsi otsinguribale käsk /unread ja laske Teamsil hankida töötlemiseks ainult lugemata kirjad.

20. Kustutage või peidake vestlusvestlused

Teams võimaldab teil vestluslõngast sõnumeid kustutada. Samuti võimaldab see peita täielikud vestluskirjed oma vestlusrakenduses (vajutage lihtsalt nuppu … ja seejärel valige Peida ). Teams ei luba praegu teil siiski terveid lõime vestlusajaloost täielikult kustutada.

21. Outlooki tiimide ühenduse tõrkeotsing

Kui olete nii Microsoft Outlooki kui ka Teamsi kasutaja, plaanite tõenäoliselt Teamsi koosolekuid otse Outlooki kalendri koosolekust, kasutades Teamsi lisandmoodulit.

Aga mis siis, kui Teamsi nupp pole mingil põhjusel Outlookis saadaval, kuigi Teams on teie Windowsi arvutisse korralikult installitud?

Tõenäoliselt on põhjus selles, et Teamsi lisandmoodul on keelatud. Vaadake meie õpetust selle kohta, kuidas Microsoft Outlookis Teams hõlpsalt sisse lülitada .

22. Manustage oma kanalisse Wordi ja Exceli failid

Saate faile hõlpsalt kolleegidega jagada, laadides need üles kanali vahekaardile Failid. Saate siiski hõlbustada juurdepääsu failile, manustades selle lihtsalt oma kanali vahekaardina. See ei tööta mitte ainult Exceli või Wordi, vaid ka OneNote'i märkmike, PowerPointi esitluste, PDF-dokumentide ja muu jaoks.

23. Vaadake oma kolleegi aruandlusrida

Kui töötate suurtes organisatsioonides, peate võib-olla tuvastama kolleegi organisatsioonilise aruandlusliini. Kuna Teams on hästi integreeritud Azure Active Directory ja Exchange'iga, saate hõlpsalt vaadata oma kolleegide organisatsiooni diagrammi.

Lihtsalt minge oma Teamsi otsingukasti, tippige otsetee /org ja kolleegi nimi ning oletegi valmis.

Teamsis kolleegi organisatsiooni diagrammi otsimine

Märkus. Teie ettevõtteväliste inimeste jaoks ei saa te Teamsis organisatsioonidiagrammi otsida.

24. Määrake oma olek (/dnd) , (/brb), (/available)

Soovite oma olekut käsitsi määrata, et teised teaksid, millal teiega ühendust võtta. Seda saab teha Teamsi seadetes, kuid kui omandate Teamsiga rohkem kogemusi, hakkate oma olekut määrama otsingukastist.

Kasutage lihtsalt nuppu /dnd funktsiooni Ära sega või /brb jaoks Olge parem tagasi ja vajutage sisestusklahvi . Teie olek muutub. Ärge unustage oma olekut vajaduse korral lähtestada.

25. Võrgusoleku käsitsi seadistamine alati kättesaadavaks/aktiivseks

Vaikimisi sünkroonitakse teie Teamsi veebipõhine kohalolek teie Microsoft Outlooki kalendri sündmustega ja see kajastab teie operatsioonisüsteemi tegelikku olekut (kas see on kasutusel või jõude). Samuti on see automaatselt seadistatud mitte segama, kui jagate oma ekraani või helistate. See tähendab, et Teams võimaldab teil oma võrguolekut käsitsi väga lihtsalt seadistada ja vajaduse korral määrata selle saadavalolekuks, hõivatud, ära või võrguühenduseta. Siin on õpetus Teamsi saadavuse oleku käsitsi seadistamiseks .

26. Juurdepääs oma andmetele SharePointis

Teie Teamsi kanali andmed on saadaval spetsiaalse teegina Microsoft SharePointis, mis on laialdaselt kasutatav dokumendiportaal, mida kasutatakse Teamsi dokumentide salvestamise infrastruktuurina.

SharePointi teegile juurdepääsemiseks liikuge lihtsalt oma kanalile, seejärel klõpsake vahekaarti Failid ja seejärel nuppu Ava SharePointis .

27. Lisa Teamsi ilm

Sarnaselt Outlookiga, mis võimaldab teil kuvada oma piirkonna ilmastikutingimusi, saate kasutada Teamsi, et saada ilma asukohaga kursis.

Kui rakendus Weather pole teie kohalikku Teamsi klienti veel installitud, tehke järgmist.

• Avage Teams, vajutage vasakpoolsel rakenduseribal nuppu Rakendused,
• Otsige ja lisage Teamsi rakendus Ilm .
• Seejärel tippige tiimide põhiotsinguribale /ilm ja vastav asukoht.

Teamsi ilmarakenduse kasutamine

28. Muutke Teams oma vaikevestlusrakenduseks

Pärast Teamsi kasutamise alustamist võite leida, et see on Skype’i ärirakendusest üsna parem. Saate muuta Teamsi Outlooki ja muude Office'i rakenduste vaikevestlusrakenduseks. Lihtsalt avage Teamsi seaded ja seejärel märkige vahekaardil Üldine ruut Registreeri Teams Office'i vaikevestlusrakenduseks .

Säte jõustub pärast kõigi avatud Office'i rakenduste taaskäivitamist.

29. Kasutage meeskondi koos režiimis

Teamsi suhteliselt uus võimalus on koosolekute lubamine koosrežiimis . Selle asemel, et kuvada ruudustiku (galerii) vaates kõiki koosolekul osalejate kaameravooge, saate neid virtuaalses keskkonnas kõrvuti näidata (mõelge klassiruumile, raamatukogule, kinole jne).

Üheskoos režiimi lubamiseks peate esmalt Teamsi värskendama (vajutage oma avatari ja seejärel nuppu Otsi värskendusi). Seejärel vajutage oma avatari ja klõpsake nuppu Seaded. Märkige vahekaardil Üldine ruut Uus kogemus.

Koosoleku režiimi lubamine

Seejärel vajutage koosolekupaneelil nuppu … ja valige Together Mode .

Pange tähele, et kui töötate suures koostöös, ei pruugi teil olla võimalik Microsoft Teamsi ise käsitsi värskendada. Võimalik, et peate oma infotehnoloogiaadministraatoriga arutama Together Mode lubamist.

Eksperdi trikid

30. Hankige oma kanalile e-posti aadress

Kui kanal on loodud, saate otse Outlookist kanali vahekaardile Postitused uusi sõnumeid postitada. Selleks peate leidma oma kanali e-posti aadressi järgmiselt.

• Leidke oma kanal ja klõpsake selle kõrval olevat nuppu Rohkem valikuid .
• Klõpsake nuppu Hangi meiliaadress .
• Kopeerige e-posti aadress ja lisage see Outlookis kontaktina
• Kõrvalmärkused:
  • Meeskondade omanikud saavad määrata, kes saavad kanalile e-kirju saata (klõpsates nuppu Täpsemad sätted).
  • Sa saad

31. Keelake Teamsi käivitamine Windowsi käivitamisel

Teams on täiesti suurepärane, kuid see võib kulutada märkimisväärsel hulgal arvutiressursse, peamiselt RAM-i. Kui kasutate ettevõtte arvutit, ei märka te oma süsteemi jõudlusele mõju. See tähendab, et kui kasutate lihtsat tahvelarvutit, võiksite Teamsi käitada ainult vajaduse korral. Kui see on installitud, on Teams konfigureeritud arvuti käivitamisel automaatselt käivituma. Saate keelata Teamsi käivitamise arvuti käivitamisel ja käivitada ainult siis, kui see on vajalik.

32. Avaldage küsitlusi ja küsitlusi Teamsis

Teamsi üks kasulikumaid kasutusviise on küsitluste ja uuringute korraldamine. 10 minutiga saate Microsoft Formsi või mõne muu kolmanda osapoole tarkvara (nt Polly) abil luua kohandatud küsitluse ja postitada need oma Teamsi kanalisse. See õpetus sisaldab kõike, mida vajate kohandatud Teamsi uuringute loomiseks .

33. Manustage aruanne Teamsi

Kui teie organisatsioon kasutab Microsoft BI platvormi, saate aruannete levitamiseks kasutada Teamsi. Saate hõlpsasti valida ja kinnitada Power BI aruanded kanali vahekaardile, et need oleksid neile andmetepõhiste arutelude jaoks kättesaadavad.

34. Otsige oma lemmiktsitaat otse Teamsist

Veel üks lahe viis Teamsi kasutamiseks oma aktsiaportfelli otsimiseks. Seda saab teha järgmiselt.

• Otsige vahekaardil Rakendused rakendust Stocks ja lisage see Teamsi.
• Seejärel tippige otsingukasti Aktsiad ja seejärel asjakohased aktsiate märgid, nagu allpool näidatud.

• Kui rakendus Aktsiad on lubatud, tippige lihtsalt käsk @Stocks ja ticker otsinguribale.

35. Otsige pilte Teamsis

Teine Teamsi vähetuntud funktsioon on see, et saate seda kasutada Bingis piltide otsimiseks. Kõigepealt lubage Teamsis rakendus Microsoft Images.

Seejärel tippige lihtsalt otsinguribale @Images + oma otsingupäring , et pääseda Bingi piltide otsingusse.

36. Kasutage töötajate vahetuste haldamiseks Teamsi

kui juhite vahetustega töötajate rühma jaemüügis, kõnekeskuses või isegi väikeses tehases, saate Teamsi kasutada töögraafikute kavandamiseks ja jagamiseks. Rakendus Shifts , mille saate hõlpsasti meeskondadesse lisada, muudab vahetuste ajakava haldamise väga lihtsaks, kolleegidelt jõuvõtuvõlli, ravipuhkuse või puhkuse ajakavataotluste vastuvõtmise ja isegi vahetuste sisse- ja väljaajamise lubamise. Seejärel saate koostada töötajate kohaloleku aruandeid. Lahe!

37. Kalendri lisamine

Ühiskalendri visualiseerimine ja haldamine on tõenäoliselt veel üks suurepärane potentsiaal Teamsi jaoks. Siiani ei paku Teams otsest Outlooki integreerimist. Sellegipoolest saate oma Teamsi kanalile lisada vahekaardi Veebisait ja osutada oma Outlooki rühmakalendri või Google'i kalendri URL-ile. Tõenäoliselt peavad kasutajad kalendritele juurdepääsuks sisestama oma kasutaja mandaadid.

38. Integreerige Trello meeskondadesse

Paljud meeskonnad kasutavad Trello kanbani tahvleid lugematul hulgal koostööks. Need võivad hõlmata nii pidevat ülesannete haldamist kui ka projektide, toodete või programmide strateegilisemat planeerimist. Trello saate hõlpsasti Teamsis rakendusena avada, lisades selle vahekaardil Rakendused, et pääseda juurde oma asjakohastele tahvlitele ja kaartidele. Saate selle lisada oma kanalile ka kolmanda osapoole vahekaardina. Mõlemad peavad esitama oma Trello kasutaja mandaadid.

39. Käivitage Teamsis Cisco Webexi koosolekud

Microsoft ja Cisco konkureerivad selles valdkonnas meeskonna suhtluse ja koostöö vallas. Siiski võib teie ettevõte kasutada mõlemat. Kas teadsite, et saate Webexi oma Teamsi kanaliga integreerida? Seal on Webexi rakendus, mille saate hõlpsalt vahekaardile Kanal lisada. Seejärel saavad meeskonnaliikmed hõlpsasti juurde pääseda oma Webexi koosolekutele ja liituda oma Webexi koosolekutega Microsoft Teamsi kaudu. Samuti saavad nad ajastada Webexi koosolekuid ja meeskonda teavitada vahekaardi Postitused kaudu.

40. Juurdepääs oma Teamsi analüütikale

Meeskonna omanikuna võiksite olla võimeline jälgima oma meeskonna või kanali kasutusmustreid. Kui nii:

• Avage vasakpoolsel rakenduseribal vahekaart Teams .
• Seejärel otsige oma meeskonda vasakpoolsest paneelist.
• Vajutage oma meeskonna kõrval olevat nuppu Rohkem sätteid ja klõpsake nuppu Halda meeskonda .
• Seejärel avage vahekaart Analytics.
• Siit saate vaadata oma meeskonna ja kanali kasutusmustreid, seotuse mõõdikuid, kettaruumi kasutust jne.

Loodetavasti meeldis teile postitus. Kui jah, jagage seda sotsiaalmeedia kaudu sõprade ja kolleegidega. Kas teate veel lahedaid Teamsi näpunäiteid ja nippe? Postitage need julgelt kommentaaridesse! Suured tänud!