QuickBooks Onlinei reeglite kehtestamine tehingute vastuvõtmiseks

QuickBooks Online püüab õppida teie harjumusi allalaaditud tehingute ülevaatamisel; saate protsessi kaasa aidata, kehtestades reeglid, mida QBO järgima peab. Reeglite seadistamisel kiirendate ülevaatusprotsessi, sest tegelikult ütlete QBO-le ette, kuidas teatud tüüpi tehinguid käsitleda.

Kuidas reeglid töötavad

Oletame näiteks, et ostate Shelli bensiinijaamadest gaasi äriautodele ja maksate alati krediitkaardiga, mille olete ühendanud QBO finantsasutusega. Tegelikult soovite kõik Shelli jaamades tehtud tehingud oma kütusekulukontole kategoriseerida.

Saate ühele neist tehingutest kategooria käsitsi määrata ja oodata, kuni QBO teie eelistuse "õppib", või saate seadistada reegli, mida QBO järgib. Reegli kehtestamisel määrate sellise teabe nagu kontod ja tehingutüübid (raha sisse või välja), mille suhtes reegel peaks kehtima.

Saate luua reegli, mis mõjutab kõiki kontosid, või reegli, mis mõjutab konkreetseid kontosid.

Seejärel määrate kindlaks kriteeriumid, millele üksikud tehingud peaksid vastama, enne kui QBO tehingutega tegeleb. Lõpuks määrate kindlaks teabe, mille QBO peaks määrama kriteeriumidele vastavatele tehingutele. Näiteks saate määrata tehingu tüübi ja kategooria.

Teie kehtestatud reeglid võivad toimida kahel viisil.

• QBO saab teie reegli abil soovitada allalaaditud tehingutes muudatusi, mille te seejärel üle vaatate ja kinnitate. Või
• Saate valida, kas QBO rakendab reeglit automaatselt kõikidele tehingutele, mille puhul see reegli tingimustele vastab, ja lisada need tehingud QBO-sse.

Kui kasutate esimest lähenemisviisi, tuvastab QBO lehe Pank ja krediitkaardid vahekaardil Ülevaatamiseks tehingud, mille jaoks ta leiab reegli ja eeldab selle rakendamist. Saate need tehingud tuvastada, kuna veerus Kategooria või Vaste kuvatakse reegli ikooni.

QBO kasutab erinevaid ikoone, et tuvastada tehingud, mis vastavad reeglitele, kuid mida pole veel teie ettevõttesse lisatud, ja tehingud, mis on reeglitega automaatselt lisatud.

Teine lähenemisviis võib tunduda riskantne, kuid see pole tegelikult nii. Kuigi QBO rakendab reeglit automaatselt, saate siiski teha tehingutes muudatusi, mille QBO automaatselt aktsepteerib.

Reegli loomine

Samade sammude abil saate seadistada mõlemat tüüpi reeglid – selle, mis soovitab muudatusi ja peate need üle vaatama, ja selle, mis lisab reegli alusel automaatselt tehinguid. On ainult üks samm, kus teete asju teisiti.

Valige Tehingud → Pangandus.

Ilmub leht Pank ja krediitkaardid.

Klõpsake lehe paremas servas nupu Värskenda kõrval olevat allanoolt ja valige Halda reegleid.

QBO kuvab reeglite lehe.

Klõpsake reeglite lehe paremas ülanurgas nuppu Uus reegel.

QBO kuvab dialoogiboksi Reegel.

Määrake reeglile nimi, mis on teie jaoks tähendusrikas.

Tehke kindlaks, kas reegel kehtib QBO-sse tuleva raha või QuickBooksist välja voolava raha kohta, ja valige kontod, millele soovite reeglit rakendada.

Kasutage jaotist „Kui tehing vastab”, et määrata kriteeriumid, mida QBO peaks allalaaditud tehingute uurimisel kasutama, et otsustada, kas neile reeglit rakendada.

Nupu Lisa rida saate määrata mitu kriteeriumi ja määrata, et tehing peaks vastama kõigile või mõnele kriteeriumile. „Kõik” määramine on rangem ja QBO on reegli rakendamisel valivam.

Jaotise esimene loendikast võimaldab teil määrata, kas QBO peaks võrdlema tehingu kirjeldust, panga teksti või tehingu summat teie seatud tingimusega. Küsijatele viitab Kirjeldus (tehingu kirjeldus) tekstile, mis kuvatakse lehe Pank ja krediitkaardid veerus Kirjeldus. Valik Panga tekst viitab Panga üksikasjade kirjeldusele, mille pank alla laadib; saate vaadata pangaandmete kirjeldust, kui klõpsate mis tahes allalaaditud tehingul. Pangaandmete kirjeldus kuvatakse muudetavate tehingute vasakus alanurgas.

Määrake dialoogiboksi Reegel allosas teave, mida soovite, et QBO rakendaks tehingutele, mis vastavad reegli kriteeriumidele. Saate valida ühe või mitu järgmistest valikutest.

• Valige tehingu tüüp, mille QBO peaks tehingule määrama.
• Valige maksesaaja ja üks või mitu kategooriat, mida rakendada tehingutele, mis vastavad reegli tingimustele.
• Soovi korral lisage igale reegli tingimustele vastavale tehingule memo.
• Märkige ruut Lisa automaatselt minu raamatutesse, kui soovite, et QBO lisaks teie ettevõttesse automaatselt tehingud, mis vastavad reegli tingimustele.

  See on „teistsugune” samm, kui leiate nende sammude sissejuhatusest. Kui valite selle kasti, ei pea te kinnitama tehinguid, millele QBO seda reeglit rakendab. Kuid saate alati teha muudatusi automaatselt lisatud tehingutes.

Klõpsake nuppu Salvesta.

Kui olete reegli loonud, saate reeglite lehe veergu Toimingud kasutada selle kopeerimiseks (et te ei peaks sarnaseid reegleid nullist looma) ja reeglite kustutamiseks, mida te enam ei soovi. Ja kui teil on vaja reeglit redigeerida, klõpsake dialoogiboksi Reegel uuesti avamiseks ja muudatuste tegemiseks veerus Toimingud nuppu Redigeeri.

Raamatupidajad, saate aidata oma kliente ja säästa aega, kui ekspordite ja impordite reegleid QBO ettevõtete vahel.