Kuidas seadistada täiendavaid QuickBooksi kasutajaid

Kui QuickBooksi kasutab rohkem kui üks inimene, soovite seadistada täiendavaid kasutajaid. QuickBooksi andmefailile juurdepääsu kontrollimiseks ei kasutata ainult ühte parooli. QuickBooksi andmefaili jaoks saate seadistada mitu parooli. Selle praktika puhul on tõesti kena see, et saate käskida QuickBooksil lubada teatud kasutajatel ja paroolidel teha ainult teatud asju.

See kõlab keeruliselt, kuid tegelikult pole see nii. Näiteks võib ettevõtte omanikul olla parool, mis võimaldab tal kõike teha. Aga näiteks uuel raamatupidajal võib olla parool, mis võimaldab süsteemis ainult arveid registreerida.

Kuidas QuickBooks Enterprise Solutionsis kasutajaid lisada

QuickBooks Enterprise Solutionsi kasutajate lisamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige Ettevõte→ Kasutajad→ Kasutajate ja rollide seadistamine.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Kasutaja ja rollid (pole näidatud). See dialoogiboks tuvastab kõik kasutajad, kellele QuickBooksi juurdepääs on seadistatud, ja rollid, mida QuickBooks saab QuickBooksi kasutamisel täita. Dialoogiboksi vahekaardil Kasutajate loend kuvatav loend Kasutajad tuvastab ka need, kes on praegu süsteemi sisse logitud.

2. Öelge QuickBooksile, et soovite kasutaja lisada, klõpsates nuppu Uus.

Kui klõpsate sellel nupul, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Uus kasutaja.

3. Tuvastage kasutaja ja sisestage parool.

Peate andma igale kasutajale, kelle jaoks seadistate, kasutajanime. Selleks sisestate väljale Kasutajanimi lühikese nime – võib-olla kasutaja eesnime. Pärast kasutaja tuvastamist sisestate kasutaja parooli nii tekstikasti Parool kui ka Kinnita parool.

4. Tuvastage kasutaja roll(id).

Kasutage loendiboksi Saadaolevad rollid, et valida rollid (või ülesanded), mida kasutaja täidab. Seejärel lisage valitud roll kasutaja määratud rollide loendisse, klõpsates nuppu Lisa. Kasutajalt rolli eemaldamiseks valige see roll loendikastist Määratud rollid ja seejärel klõpsake nuppu Eemalda.

Kast Kirjeldus dialoogiboksi Uus kasutaja allosas võimaldab teil rolli üksikasjalikumalt kirjeldada. Võite sisestada näiteks QuickBooksi kasutaja tüübi, kellele võidakse tavaliselt määrata valitud roll.

5. (Valikuline) Muutke rolle vastavalt vajadusele.

Saate määratud rolle täpsustada (QuickBooksi abiga). Selleks minge tagasi dialoogiboksi Kasutajad ja rollid, valige vahekaart Rollide loend, klõpsake rollil, mida soovite muuta, ja seejärel klõpsake nuppu Redigeeri. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Rolli redigeerimine (pole näidatud), valige loendist Piirkond ja tegevused arvestustegevus või -ala ning seejärel kasutage raadionuppe Ala juurdepääsutase, et määrata, mida valitud rolliga kasutaja saab teha. Saate märkida, et kasutajal ei peaks olema juurdepääsu, valides raadionupu Puudub. Saate näidata, et kasutajal peaks olema täielik juurdepääs, valides raadionupu Täielik. Kui kasutajal peaks olema osaline juurdepääs, valige nupp Osaline ja seejärel märkige või tühjendage (vastavalt vajadusele) ruudud Vaata, Loo, Muuda, Kustuta, Prindi ja Vaata saldo.

Saate vaadata, mis juurdepääsu igal rollil algselt on, valides loendis Piirkond ja tegevused ühe kirje. QuickBooks kasutab piirkonna juurdepääsutaseme nuppe ja kaste, et kuvada rolli praegused sätted.

Üldreeglina, kui tegemist on raamatupidamise juhtelementidega, soovite pakkuda minimaalset juurdepääsu. Kui keegi ei vaja igapäevaste ülesannete täitmiseks juurdepääsu QuickBooksi andmefailile, peaksite valima nupu Puudub. Kui keegi vajab pisut juurdepääsu – näiteks tööhinnangute või arvete koostamiseks –, annate teile ainult selle juurdepääsu ja ei midagi enamat. Selle peatüki lõpus, jaotises “Hea raamatupidamiskontrolli säilitamine”, räägin sellest, miks on kasutajaõiguste ja juurdepääsu minimeerimine nii oluline. Lõpptulemus on aga järgmine: mida rohkem annate töötajatele või alltöövõtjatele või raamatupidajatele oma väikeettevõtte raamatupidamissüsteemis ringi nuudeldamise võimalust, seda suurem on oht, et keegi kogemata või tahtlikult süsteemi veab. Lisaks, mida suuremad õigused ja juurdepääs teile annate,

6. (Valikuline) Vaadake üle oma kasutajaload.

Pärast kasutaja seadistamist peaksite (et olla ettevaatlik) üle vaatama kasutajale antud load. Selleks klõpsake dialoogiboksi Kasutajad ja rollid vahekaarti Kasutajate loend, valige kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Vaata õigusi. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi View Permissions (pole näidatud), valige kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Kuva, et näha vaatelubade akent (pole näidatud), mis kuvab väga üksikasjaliku loendi sellest, mida kasutaja saab teha ja mida mitte.

7. (Valikuline) Vaadake üle oma rollimuudatused.

Kui muudate rolli õigusi, soovite tõenäoliselt ka need muudatused üle vaadata. Selleks klõpsake dialoogiboksis Kasutajad ja rollid vahekaarti Rollide loend, valige roll ja seejärel klõpsake nuppu Vaata õigusi. QuickBooks kuvab akna View Permissions teise versiooni, mis loetleb teie ja QuickBooksi seadistatud rollid. Valige roll, mida soovite üle vaadata, ja seejärel klõpsake nuppu Vaata õigusi. QuickBooks kuvab akna View Permissions teise versiooni koos üksikasjaliku loendiga sellest, mida selle rolliga inimene saab teha ja mida mitte.

8. Kui olete kasutaja- ja rolliõiguste ülevaatamise lõpetanud, klõpsake avatud akende sulgemiseks nuppu Sule ja seejärel klõpsake nuppu Tühista või Sule, et sulgeda kõik avatud dialoogiboksid.

Sellest hetkest alates saab uus kasutaja kasutada QuickBooksi; tema õigused piirduvad teie täpsustatuga.

Olenevalt teie tööjõukäibest ja raamatupidamistavast võib olla oluline seda jaotist auditeerida iga paari kuu või aasta tagant. Ilmselgelt ei tohiks varasematel töötajatel või raamatupidajatel enam olla rolle, mis võimaldavad neil teie failis muudatusi teha. Pagan, neil ei peaks vist üldse rolle olema! QuickBooksi aken View Permissions on lihtne viis nende andmete võrgus vaatamiseks ja kui soovite lubade teabe koopiat printida, peate vaid klõpsama akna nuppu Prindi.

QuickBooks Pro ja Premier kasutajate lisamine

QuickBooks Pro ja QuickBooks Premier lisakasutajate seadistamiseks toimige järgmiselt.

1. Valige Ettevõte → Kasutajate ja paroolide seadistamine → Kasutajate seadistamine.

QuickBooks kuvab dialoogiboksi Kasutajaloend, mis tuvastab kõik kasutajad, kellele QuickBooksi juurdepääs on seadistatud ja kes on praegu süsteemi sisse logitud.

Dialoogiboks Kasutajad

2. Öelge QuickBooksile, et soovite kasutaja lisada, klõpsates nuppu Lisa kasutaja.

QuickBooks kuvab esimese dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine, nagu näidatud.

Dialoogiboks Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine

3. Tuvastage kasutaja ja sisestage parool.

Andke igale kasutajale, kelle jaoks parooli seadistate, kasutajanimi, sisestades väljale Kasutajanimi lühike nimi (võib-olla kasutaja eesnimi). Pärast kasutaja tuvastamist sisestate kasutaja parooli nii tekstikasti Parool kui ka Kinnita parool.

4. Jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi ja seejärel märkige, kas soovite uue kasutaja juurdepääsu piirata.

Kui QuickBooks kuvab teise dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine, märkige, kas soovite piirata kasutaja juurdepääsu ja õigusi, nagu näidatud. Kui soovite juurdepääsu ja õigusi piirata (õigused on lihtsalt asjad, mida kasutaja saab teha), valige raadionupp QuickBooksi valitud alad. Kui soovite, et kasutaja saaks midagi teha, valige raadionupp Kõik QuickBooksi alad. Kui märgite, et uuel kasutajal peaks olema juurdepääs kõikidele QuickBooksi aladele, olete kasutaja parooli seadistamise lõpetanud ja võite ülejäänud sammud vahele jätta.

Kasutajale juurdepääsu määramine

5. Jätkamiseks klõpsake nuppu Edasi ja seejärel kirjeldage juurdepääsu müügi- ja arveteabele ja ülesannetele.

Kui olete 4. toimingu lõpetanud, kuvab QuickBooks kolmanda dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine – esimene dialoogibokside seeriast, mis juhatab teid läbi intervjuu, küsides üksikasjalikke küsimusi selle kohta, milline juurdepääs peaks igal kasutajal olema konkreetsele alale. . Näiteks müügitegevuse kohta küsib QuickBooks juurdepääsu kohta tehingutele (nt arved, kreeditarved ja saadaolevate arvete teave). Saate näidata, et kasutajal ei peaks olema juurdepääsu, valides raadionupu No Access (vt järgmist joonist). Saate näidata, et kasutajal peaks olema täielik juurdepääs, valides raadionupu Täielik juurdepääs. Kui kasutajal peaks olema osaline juurdepääs, valige raadionupp Valikuline juurdepääs ja seejärel üks lisanuppudest: Loo ainult tehingud, Loo ja printige tehingud,

Dialoogiboks Kasutaja parooli ja juurdepääsu muutmine

6. Klõpsake nuppu Edasi ja seejärel kirjeldage ostude ja võlgnevuste õigusi.

Kui lõpetate 5. toimingu, klõpsates nuppu Edasi, kuvab QuickBooks neljanda dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine (pole näidatud), mis võimaldab teil määrata, milline juurdepääs on sellel uuel kasutajal ostude ja arvete aladel. Saate valida raadionupu No Access. Saate valida raadionupu Täielik juurdepääs. Või saate valida mõne kesktee, valides valikulise juurdepääsu raadionupu ja ühe lisanuppudest. Müügi- ja debitoorsete arvete piirkonnale kehtivad samad õiguste seadmise ja juurdepääsu reeglid, mis kehtivad ostude ja võlgnevuste piirkonnale.

7. Klõpsake nuppu Edasi ja seejärel kirjeldage ülejäänud kasutajaõigusi ja juurdepääsu.

Kui klõpsate dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine iga versiooni allosas nuppu Edasi, kuvab QuickBooks mitu muud dialoogiboksi versiooni, mida ta kasutab kasutajaõiguste ja juurdepääsu kohta päringu tegemiseks. Pärast seda, kui olete kirjeldanud, millised õigused on kasutajale sobivad näiteks ostude ja arvete alal, küsib QuickBooks tšeki ja krediitkaardi ala kohta. Seejärel küsib see inventari ala kohta. Järgmisena küsitakse palgaarvestuse kohta, millele järgneb küsimusi üldiste, tundlike raamatupidamistoimingute kohta. Lõpuks küsib QuickBooks juurdepääsu kohta finantsaruandluse võimalustele.

Piirate õigusi kõigis neis muudes valdkondades samamoodi nagu müügi- ja debitoorsete võlgnevuste ning ostude ja võlgnevuste piirkondade puhul. Seetõttu ei hakka ma kirjeldama, kuidas valite ikka ja jälle suvandi Nupu Juurdepääs, Täieliku juurdepääsu valikunupu või Valikulise juurdepääsu nupu. Lihtsalt olge ekraane läbides mõtlik, piirates kasutaja õigusi. Soovite, et kasutajatel oleks oma töö tegemiseks vajalikud õigused, kuid te ei soovi anda neile rohkem õigusi, kui nad vajavad.

8. Määrake, kas kasutaja saab tehinguid muuta või kustutada.

Pärast seda, kui olete läbinud umbes pool tosinat dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamist versiooni, mis küsivad väikeettevõtte raamatupidamise konkreetsete valdkondade kohta, kuvab QuickBooks dialoogiboksis Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine lehe Tehingute muutmine või kustutamine. (ei ole näidatud). Leht Tehingute muutmine või kustutamine võimaldab teil näidata, kas kasutaja saab muuta enne sulgemiskuupäeva salvestatud tehinguid. Üldiselt soovite piirata kasutaja võimalusi tehinguid muuta või kustutada.

9. Klõpsake nuppu Edasi ja seejärel vaadake üle oma õigustega seotud otsused.

Kui klõpsate nuppu Edasi, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine lõpliku versiooni (pole näidatud), mis tuvastab teie määratud või lubatud kasutajaõigused. Selle dialoogiboksi abil saate vaadata, millised õigused kellelgi on. Kui mõistate, et olete õigused valesti määranud, klõpsake nuppu Tagasi, et liikuda dialoogiboksis tagasi selle juurde, kus tegite vea. Muutke õiguste määramist ja klõpsake nuppu Edasi, et naasta dialoogiboksi Kasutaja parooli ja juurdepääsu seadistamine viimasesse aknasse.

10. Kui olete kasutajaõiguste ja juurdepääsu ülevaatamise lõpetanud, klõpsake nuppu Lõpeta.

Sellest hetkest alates saab uus kasutaja QuickBooksi kasutada; tema õigused piirduvad teie täpsustatuga.

Kuidas muuta Enterprise Solutionsi kasutajaõigusi

Saate muuta kasutajale määratud õigusi. Selleks valige QuickBooks Enterprise Solutionsis dialoogiboksi Kasutajad ja rollid kuvamiseks Ettevõte → Kasutajad → Kasutajate ja rollide seadistamine (pole näidatud).

Kasutaja õiguste muutmiseks pärast nende ülevaatamist valige kasutaja ja klõpsake nuppu Redigeeri. QuickBooks kuvab dialoogiboksi Redigeeri kasutaja (pole näidatud), mis on väga sarnane dialoogiboksiga Uus kasutaja, mida kasutate kasutaja seadistamiseks ja tema õiguste kirjeldamiseks. Kasutajateabe muutmiseks kasutate tekstivälja Kasutajanimi, Parool ja Kinnita parool. Saate kasutada loendit Saadaolevad rollid, määratud rollide loendit ning nuppe Lisa ja Eemalda, et muuta seda, mida kasutaja QuickBooksis teha saab; seejärel klõpsake nuppu Sule, kui olete lõpetanud.

Kasutaja dubleerimiseks (võite lisada teise kasutaja, kellel on õigused, mis peegeldavad mõne teise kasutaja õigusi), valige dialoogiboksis Kasutajad ja roll kasutaja, kelle soovite kloonida, ja seejärel klõpsake nuppu Dubleeri. Kui QuickBooks kuvab dialoogiboksi Duplicate User (pole näidatud), lõpetage uue kasutaja kirjeldamine ja klõpsake nuppu OK.

Kasutaja eemaldamiseks kasutage ka dialoogiboksi Kasutaja ja rollid. Valige lihtsalt kasutaja ja klõpsake nuppu Kustuta. QuickBooks palub teil kustutamise kinnitada. Kui klõpsate kinnitamiseks nuppu Jah, eemaldab QuickBooks kasutaja.

Kuidas muuta QuickBooks Pro ja Premier kasutajaõigusi

Saate muuta QuickBooks Pro või Premieris kasutajale määratud õigusi. Selleks vali Ettevõte → Kasutajate ja paroolide seadistamine → Kasutajate seadistamine, et kuvada dialoogiboks Kasutajate loend (vt joonist).

Dialoogiboks Kasutajate loend

Konkreetse kasutaja õiguste vaatamiseks valige loendist kasutaja ja klõpsake nuppu Kuva kasutaja. Kui teete seda, kuvab QuickBooks dialoogiboksi Kasutaja juurdepääsu kuvamine (vt järgmist joonist). See dialoogiboks näitab sama teavet, mis dialoogiboksi Kasutaja juurdepääsu ja parooli seadistamine lõplik versioon, mis on dialoogiboks, mida kasutate algselt kasutaja õiguste määramiseks. Dialoogiboksi Vaata kasutaja juurdepääsu sulgemiseks klõpsake nuppu Lahku.

Dialoogiboks Kasutaja juurdepääsu vaatamine

Kasutaja õiguste muutmiseks pärast nende ülevaatamist valige kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Redigeeri kasutajat. QuickBooks astub läbi sama dialoogibokside komplekti, mida kasutate kasutaja seadistamiseks ja tema õiguste kirjeldamiseks. Kasutate nuppe Edasi ja Tagasi selleks, et muuta näiteks kasutajanime või parooli, määrata, kas kasutaja juurdepääs peaks olema piiratud, ja vajaduse korral piirata kasutaja juurdepääsu konkreetsele tegevusele QuickBooksis.

Kasutaja eemaldamiseks kasutage ka dialoogiboksi Kasutajaloend. Valige lihtsalt kasutaja ja seejärel klõpsake nuppu Kustuta kasutaja. QuickBooks palub teil kustutamise kinnitada (vt järgmist joonist). Kui klõpsate kinnitamiseks nuppu Jah, eemaldab QuickBooks kasutaja.

Dialoogiboks Kasutaja kustutamine