Word Macros πέρα ​​από το Macro recorder: Office 2016, 365 / 2019 Εκμάθηση μακροεντολών και χρήσιμα παραδείγματα

Δυνατότητα εφαρμογής: Word 365, 2019, 2016; Λειτουργικά συστήματα Windows και MAC OS X.

Ακολουθεί μια ερώτηση από έναν αναγνώστη:

Είμαι δάσκαλος συνήθως χρησιμοποιώ το Word 2019 για να γράψω τα έγγραφά μου. Συχνά χρειάζεται να αλλάζω τη γραμματοσειρά και το μέγεθος των παραγράφων του εγγράφου μου. Υπάρχει τρόπος να αυτοματοποιήσω την εργασία μου με Μακροεντολές, ώστε να μπορώ να τροποποιήσω την παράγραφο του εγγράφου μου με ένα κλικ; Είμαι βέβαιος ότι αυτό θα μου εξοικονομήσει μερικές ώρες την εβδομάδα, τις οποίες ευχαρίστως θα επενδύσω σε άλλες εργασίες.

Ευχαριστώ για την ερώτησή σας. Το βασικό πλεονέκτημα των μακροεντολών είναι ότι σας επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε τις εργασίες σας σε εφαρμογές του Microsoft Office. Οι μακροεντολές μπορούν είτε να εγγραφούν είτε να κωδικοποιηθούν χειροκίνητα χρησιμοποιώντας τη Visual Basic for Applications (VBA). Το Word αποστέλλει μια συσκευή εγγραφής μακροεντολών που σας επιτρέπει να αναπτύσσετε σενάρια αυτοματισμού χωρίς κωδικοποίηση. Εάν μόλις ξεκινάτε με την αυτοματοποίηση, αυτή μπορεί να είναι μια αρκετά καλή λύση. Τούτου λεχθέντος, με λίγη γνώση VBA, μπορείτε να γράψετε αποτελεσματικές και ισχυρές μακροεντολές.

Ενεργοποίηση της καρτέλας προγραμματιστή στο Word

Εάν δεν βλέπετε την καρτέλα Προγραμματιστής στην κορδέλα του Microsoft Word, θα πρέπει να ρυθμίσετε το περιβάλλον ανάπτυξης Macro.

• Ανοίξτε ένα νέο έγγραφο του Word. Σε περίπτωση που θέλετε να εργαστείτε σε ένα υπάρχον αρχείο, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα αντίγραφο για αντίγραφο ασφαλείας, πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές.
• Τώρα, προχωρήστε και κάντε το μενού προγραμματιστή ορατό στην Κορδέλα .

Εγγραφή μακροεντολής Word – ένα πρακτικό παράδειγμα

• Τώρα, πατήστε την καρτέλα Προγραμματιστής που προστέθηκε πρόσφατα.
• Μεταβείτε στην ομάδα κουμπιών Κωδικός .

• Πατήστε το κουμπί Record Macro για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Macro recorder.

• Ορίστε ένα ουσιαστικό όνομα για τη μακροεντολή σας. Σημείωση: Καθώς το όνομα που παρέχετε θα χρησιμοποιηθεί στον αυτόματα δημιουργημένο κώδικα VBA, Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κενά στο όνομα της μακροεντολής.

•  Σημείωση: Παρόλο που είναι δυνατό να αντιστοιχίσετε Μακροεντολές σε κουμπιά , για απλότητα θα εκτελέσουμε τη Μακροεντολή με μη αυτόματο τρόπο μέσω της καρτέλας Προβολή ή των καρτελών Προγραμματιστής.

• Εκτελέστε την ακολουθία βημάτων που θέλετε να καταγράψετε. Σε αυτήν την περίπτωση, θα καταγράψετε τα ακόλουθα βήματα:
  • Επιλέξτε μια συγκεκριμένη παράγραφο στο έγγραφό σας.
  • Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
  • Ορίστε τη γραμματοσειρά σε Times New Roman.
  • Ορίστε το μέγεθος γραμματοσειράς σε 16.
  • Κεντράρετε το κείμενό σας πατώντας Ctrl + E.
• Μόλις τελειώσετε, επιστρέψτε στην καρτέλα Προγραμματιστής και πατήστε Διακοπή εγγραφής .
• Τώρα ας ρίξουμε μια ματιά στον κώδικα VBA που δημιουργείται αυτόματα. Πατήστε Μακροεντολές και, στη συνέχεια, επισημάνετε την Αυτόματη Μορφοποίηση Μακροεντολής και πατήστε Επεξεργασία .

• Κλείστε το πρόγραμμα επεξεργασίας VBA.

Αποθηκεύστε την εργασία σας σε ένα πρότυπο με δυνατότητα Word Macro

• Πατήστε Αρχείο και μετά Αποθήκευση ως .
• Στη δεξιά πλευρά του διαλόγου Αποθήκευση ως, καθορίστε την τοποθεσία αποθήκευσης και δώστε ένα ουσιαστικό όνομα στο Βιβλίο Εργασίας σας.

• Επιλέξτε Word Macro Enabled Document ως τύπο εγγράφου. Σημείωση: Το έγγραφο Word σας θα αποθηκευτεί με το επίθημα .docm.
• Πατήστε το κουμπί Αποθήκευση .

Εκτέλεση της μακροεντολής σας

• Ανοίξτε το έγγραφο του Word.
• Επιλέξτε την Παράγραφο που θέλετε να μορφοποιήσετε αυτόματα. Απλώς ως παράδειγμα, εδώ είναι η παράγραφος που επέλεξα:

• Μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή .
• Πατήστε το κουμπί Μακροεντολές .
• Επιλέξτε τη μακροεντολή αυτόματης μορφοποίησης
• Πατήστε Εκτέλεση – θα εφαρμοστεί η μακροεντολή στην επιλεγμένη παράγραφο.
• Βοΐλα, ωραίο αποτέλεσμα!

  

Αντιστοίχιση της μακροεντολής σας σε κουμπιά ή συντομεύσεις πληκτρολογίου

Σημείωση: Αυτό είναι ένα προαιρετικό βήμα που πρέπει να επιχειρήσετε αφού ακολουθήσετε τον παραπάνω οδηγό εγγραφής μακροεντολών.

Εντάξει, μέχρι στιγμής έχουμε λειτουργήσει τα βασικά μας Macro. Τώρα ήρθε η ώρα να βελτιώσουμε λίγο τη χρηστικότητα των Macro στο Word doc. Επιτρέψτε μου να σας δείξω πώς μπορείτε να συσχετίσετε τη μακροεντολή σας με ένα κουμπί γρήγορης πρόσβασης, ώστε να μπορείτε να την εκκινήσετε πιο εύκολα.

• Κάντε δεξί κλικ στην Κορδέλα και επιλέξτε Προσαρμογή της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
• Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word .
• Στο αναπτυσσόμενο μενού Επιλογή εντολών από, επιλέξτε Μακροεντολές.
• Επισημάνετε τη μακροεντολή σας και πατήστε το κουμπί Προσθήκη>> για να προσθέσετε μια συντόμευση στη μακροεντολή σας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης .

• Πατήστε το κουμπί Τροποποίηση… για να ορίσετε ένα κατάλληλο εικονίδιο για τη μακροεντολή σας.
• Ορίστε ένα Εμφανιζόμενο όνομα για το κουμπί σας.
• Πατήστε ΟΚ .
• Τώρα, μπορείτε να εκκινήσετε τη μακροεντολή σας από τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, ακριβώς πάνω από την Κορδέλα.

Σημείωση: Μπορείτε να συσχετίσετε τη μακροεντολή του Word όχι μόνο με κουμπιά γρήγορης πρόσβασης αλλά και με κουμπιά εντολών που είναι ενσωματωμένα στο έγγραφό σας και συγκεκριμένες προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Δημιουργία μακροεντολών Word με χρήση VBA

Με μερικές απλές δεξιότητες κωδικοποίησης της Visual Basic for Applications μπορούμε να επεξεργαστούμε τις μακροεντολές και να γράψουμε προγράμματα για να αυτοματοποιήσουμε διάφορα είδη εργασιών χρησιμοποιώντας VBA.

Εκτός σημείωσης: FYI – ορισμένες από τις εφαρμογές του Microsoft Office, όπως το Powerpoint και το Outlook, δεν διαθέτουν ενσωματωμένες συσκευές εγγραφής μακροεντολών. Επομένως, η εγγραφή VBA είναι υποχρεωτική για τη σύνταξη μακροεντολών Powerpoint και την αυτοματοποίηση του Outlook.

• Για να επεξεργαστείτε μια μακροεντολή, κάντε κλικ στην  καρτέλα Προγραμματιστής  και επιλέξτε Μακροεντολές στην επιλογή κώδικα.
• Κάντε κλικ στη μακροεντολή και επιλέξτε  Επεξεργασία .
• Θα ανοίξει το πρόγραμμα επεξεργασίας της Visual Basic για εφαρμογές.
• Ας υποθέσουμε ότι θέλουμε να επεξεργαστούμε χειροκίνητα τη μακροεντολή που έχουμε καταγράψει στο προηγούμενο βήμα, έτσι ώστε το Word όχι μόνο να ορίσει το Μέγεθος, τη γραμματοσειρά και τη στοίχιση της παραγράφου, αλλά και το χρώμα.
• Η ρύθμιση του χρώματος μιας ενότητας επιτυγχάνεται χρησιμοποιώντας την ακόλουθη εντολή VBA:

[code] Selection.Font.Color [/code]

• Στην περίπτωσή μας, θα θέλουμε να το ορίσουμε σε ένα τυχαίο μπλε, επομένως θα προσαρτήσουμε το ακόλουθο απόσπασμα στην Καταγεγραμμένη μακροεντολή μας:

[code] Selection.Font.Color = 16737792[/code]

• Δείτε πώς πρέπει να μοιάζει ο κώδικας VBA σας:

• Στον Επεξεργαστή VBA, πατήστε Αρχείο και μετά Αποθήκευση .
• Επιστρέψτε στο έγγραφό σας, εκτελέστε τη μακροεντολή σας σε μια παράγραφο και παρατηρήστε την αλλαγή χρώματος της γραμματοσειράς.

• Βοΐλα!

Χρήσιμο παράδειγμα Word Macro που μπορείτε να γράψετε

Από τη δημοσίευση αυτού του σεμιναρίου, πολλοί αναγνώστες ζήτησαν περισσότερα σε βάθος παραδείγματα μακροεντολών του Word. Αυτή η λίστα καλύπτει τις πιο διαδεδομένες εργασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε χρησιμοποιώντας τη Visual Basic στο Word. Ορίστε:

Δημιουργία και αποθήκευση νέου εγγράφου

Sub CreateNewDoc()
'This small snippet first creates a new document, then it checks whether a document with the same name already exists before saving.
Dim myDoc As New Document
Dim filePath As String

'Modify your file path as needed
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

Set myDoc = Documents.Add
With myDoc
If Dir(filePath) = "" Then
.SaveAs2 (filePath)
Else

'You have already an existing document

MsgBox ("Please use a different file name")
End If
End With

myDoc.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Σημείωση: Κατά τη δημιουργία νέων εγγράφων, μπορείτε να καθορίσετε το πρότυπο (αρχεία .dotm/.dotx) που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Τα πρότυπα συνήθως αποθηκεύονται στη διεύθυνση: C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Documents.Add Template:=<your_template_folder>

Ανοίξτε ένα έγγραφο του Word με VBA

Sub OpenDoc()
'This code checks whether your document exists and then opens it
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"

If Dir(filePath) = "" Then
MsgBox ("file doesn't exist")
Else
Documents.Open (filePath)
End If

End Sub

Κλείσιμο ενός/όλων των ανοιχτών εγγράφων

Sub CloseDoc()

'This code closes a specific document
filePath = "C:\MyNewDoc.docx"
Documents(filePath).Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges
End Sub

Sub CloseAllDocs()
'This code closes all opened documents in your computer
Documents.Close SaveChanges:=wdPromptToSaveChanges

End Sub

Αποθήκευση του Word ως PDF

Δείτε πώς μπορείτε να αυτοματοποιήσετε εύκολα την αποθήκευση εγγράφων του Word ως αρχεία PDF.

Sub SaveAsPdf()
'This code saves a word document in a PDF format
FileName = Left(CStr(ActiveDocument.Name), Len(CStr(ActiveDocument.Name)) - 5)
ActiveDocument.SaveAs2 FileName:="c:\" + FileName + ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

End Sub

Εισαγωγή κεφαλίδας και υποσέλιδου

Αυτός ο κώδικας ορίζει την κεφαλίδα και το υποσέλιδο της πρώτης σελίδας του εγγράφου Word.

Sub InsertHeaderFooterFirstPage()
Dim myDoc As Document
Dim headerText As String
Dim footerText As String

Set myDoc = ActiveDocument
'Replace the header and footer text as needed
headerText = "This document was written by you"
footerText = "All rights reserved to you"

With myDoc.Sections(1)
'We first ensure that we can set different header and footer texts
.PageSetup.DifferentFirstPageHeaderFooter = True
'Setting the header and footer texts
.Headers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = headerText
.Footers(wdHeaderFooterFirstPage).Range.Text = footerText

End With

End Sub

Πρόσθετες ιδέες Word Macro

Ακολουθούν μερικές ακόμη ιδέες που θα δημοσιεύσουμε στο προσεχές μέλλον.

1. Εύρεση και αντικατάσταση (Μέθοδος εκτέλεσης)
2. Εισαγάγετε μια παράγραφο (πριν και μετά από μια επιλογή)
3. Εκτύπωση εγγράφων μέσω προγραμματισμού
4. Εργασία με τραπέζια

Αυτό ολοκληρώνει το σεμινάριο μας για σήμερα. Όπως μόλις είδατε, υπάρχουν πολλά να γίνουν με τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών Word και τις μακροεντολές VBA στο Word. Σε περίπτωση που αναζητάτε πιο συγκεκριμένη βοήθεια που υπερβαίνει το πεδίο εφαρμογής αυτού του σεμιναρίου, επικοινωνήστε μαζί μας μέσω της φόρμας επικοινωνίας μας .