Το Excel έχει σχεδιαστεί για να αναγνωρίζει καταχωρήσεις που μοιάζουν με ημερομηνίες, κάτι που είναι χρήσιμο μέχρι ένας κωδικός προϊόντος, κλάσμα, αριθμός εξαρτήματος ή αναγνωριστικό να ερμηνεύεται σιωπηλά ως ημερομηνία. Ο στόχος ποιότητας είναι απλός: η τιμή που εισάγετε θα πρέπει να παραμένει ακριβώς η τιμή που θέλατε και θα πρέπει να εξακολουθεί να υπάρχει μετά την αποθήκευση, το άνοιγμα εκ νέου, την ταξινόμηση, το φιλτράρισμα ή την εισαγωγή του βιβλίου εργασίας.
Για τα περισσότερα δεδομένα που εισάγονται χειροκίνητα, η πιο αξιόπιστη λύση είναι η μορφοποίηση των κελιών προορισμού ως Κείμενο πριν από την εισαγωγή ή την επικόλληση των τιμών . Η Microsoft συνιστά συγκεκριμένα αυτήν την προσέγγιση για καταχωρήσεις που περιέχουν καθέτους ή παύλες. Για περιστασιακές μεμονωμένες τιμές, μια απόστροφος στην αρχή είναι πιο γρήγορη. Για CSV ή άλλα εισαγόμενα δεδομένα, χρησιμοποιήστε στοιχεία ελέγχου εισαγωγής ή Power Query, ώστε η επηρεαζόμενη στήλη να αντιμετωπίζεται ως κείμενο αντί να αφήνετε το Excel να μαντεύει.
Μια αλλαγή στην εμφάνιση δεν σημαίνει πάντα το ίδιο πράγμα. Εάν πληκτρολογήσετε 12/2 και το κελί γίνει 2-Δεκέμβριος ή σε άλλη μορφή ημερομηνίας, το Excel έχει ερμηνεύσει την καταχώρηση ως ημερομηνία. Η ακριβής εμφάνιση εξαρτάται από τις τοπικές ρυθμίσεις σας. Η Microsoft καταγράφει αυτήν τη συμπεριφορά και σημειώνει ότι οι καταχωρήσεις που βασίζονται σε κάθετο και παύλα μπορούν να μορφοποιηθούν αυτόματα ως ημερομηνίες. Ανατρέξτε στις οδηγίες της Microsoft σχετικά με τη διακοπή των αυτόματων αλλαγών από αριθμό σε ημερομηνία .
Μια χρήσιμη επαλήθευση είναι να κάνετε κλικ στο κελί και να ελέγξετε τη γραμμή τύπων ή να αλλάξετε προσωρινά το κελί σε Γενικά. Το Excel αποθηκεύει τις πραγματικές ημερομηνίες ως σειριακές τιμές, επομένως, μόλις μια καταχώρηση μετατραπεί σε ημερομηνία, η απλή αλλαγή του κελιού σε Κείμενο αργότερα δεν ανακατασκευάζει τους αρχικούς χαρακτήρες που πληκτρολογήσατε. Η Microsoft εξηγεί ότι το Excel αποθηκεύει τις ημερομηνίες ως διαδοχικούς σειριακούς αριθμούς στην τεκμηρίωση υπολογισμού και μορφοποίησης ημερομηνιών .
| Δοκιμή | Καλό αποτέλεσμα | Αλλάξτε μέθοδο αν... |
|---|---|---|
| Πληκτρολογήστε έναν κωδικό που μοιάζει με ημερομηνία | Το κελί διατηρεί τους ακριβείς χαρακτήρες, όπως 11-53 ή 1/47 | Το Excel εμφανίζει μια ημερομηνία ημερολογίου αντί αυτού |
| Αντιγραφή και επικόλληση πολλών τιμών | Όλα τα αναγνωριστικά διατηρούν το αρχικό τους κείμενο | Μόνο μερικές γραμμές επιβιώνουν αμετάβλητες |
| Αποθήκευση και άνοιγμα ξανά | Οι τιμές παραμένουν αμετάβλητες | Ένα βήμα CSV ή εισαγωγής τα μετατρέπει ξανά |
| Χρήση τύπων αναζήτησης | Τα αναγνωριστικά κειμένου αντιστοιχούν σε άλλα αναγνωριστικά κειμένου | Η μία πλευρά είναι αριθμητικά/ημερομηνιακά δεδομένα και η άλλη πλευρά είναι κείμενο |
Αυτή είναι η καλύτερη προεπιλογή όταν μια ολόκληρη στήλη περιέχει αναγνωριστικά αντί για ποσότητες που σκοπεύετε να υπολογίσετε. Παραδείγματα περιλαμβάνουν κωδικούς εξαρτημάτων, αναγνωριστικά περιπτώσεων, κωδικούς μοντέλων, κλάσματα που πρέπει να παραμείνουν κυριολεκτικά και κωδικούς όπως 11-53.
Στο Excel για Windows, επιλέξτε τα κελιά, πατήστε Ctrl+1 , επιλέξτε Κείμενο στο παράθυρο διαλόγου Μορφοποίηση κελιών και επιλέξτε OK. Σε Mac, η Microsoft καταγράφει Control+1 ή Command+1 για ρυθμίσεις μορφής αριθμών. Στο Excel για το Web, επιλέξτε την περιοχή και χρησιμοποιήστε την Αρχική > Μορφή αριθμών > Κείμενο .
Στη συνέχεια, εισαγάγετε ξανά τις τιμές. Ένα καλό αποτέλεσμα δεν είναι απλώς ότι τα κελιά φαίνονται σωστά: κάντε κλικ σε μερικά αντιπροσωπευτικά κελιά και επιβεβαιώστε ότι η γραμμή τύπων εξακολουθεί να περιέχει το ακριβές κείμενο που προορίζεται. Εάν προετοιμάζετε ένα επαναχρησιμοποιήσιμο φύλλο εργασίας, μορφοποιήστε ολόκληρη τη στήλη εισόδου ως Κείμενο πριν διανείμετε το αρχείο.
Αυτή η μέθοδος έχει ένα συμβιβασμό. Οι τιμές κειμένου δεν είναι αριθμητικές τιμές, επομένως οι αριθμητικές συναρτήσεις ενδέχεται να μην τις αντιμετωπίζουν ως αριθμούς. Αυτό είναι συνήθως επιθυμητό για αναγνωριστικά και κωδικούς, αλλά όχι για μετρήσεις ή πραγματικές ημερομηνίες. Εάν η στήλη συνδυάζει αναγνωριστικά και αριθμούς που πρέπει να συμμετέχουν στους υπολογισμούς, σκεφτείτε να τα διαχωρίσετε σε διαφορετικές στήλες αντί να επιβάλλετε μία μορφή για να εξυπηρετείτε δύο σκοπούς.
Εάν χρειάζεται να εισαγάγετε μόνο μια χούφτα τιμών που μοιάζουν με ημερομηνία, πληκτρολογήστε μια απόστροφο πριν από την τιμή, για παράδειγμα '11-53 ή '1/47 . Το Excel αποθηκεύει την καταχώρηση ως κείμενο και δεν εμφανίζει την απόστροφο στο κελί. Η Microsoft συνιστά την προσέγγιση της απόστροφου για περιστασιακές καταχωρήσεις και σημειώνει ότι οι συναρτήσεις αναζήτησης όπως η MATCH ή η VLOOKUP δεν αντιμετωπίζουν την απόστροφο ως μέρος της ορατής τιμής.
Αυτή είναι μια καλή μέθοδος όταν η ταχύτητα έχει μεγαλύτερη σημασία από τη συνέπεια σε ολόκληρη τη στήλη. Γίνεται περίεργο όταν εμπλέκονται εκατοντάδες γραμμές, όταν τα δεδομένα φτάνουν από άλλο σύστημα ή όταν άλλοι χρήστες μπορεί να ξεχάσουν το πρόθεμα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, προμορφοποιήστε το εύρος προορισμού ή ελέγξτε τη διαδικασία εισαγωγής.
Εάν ο στόχος σας είναι να εισαγάγετε ένα μαθηματικό κλάσμα αντί να διατηρήσετε ένα αναγνωριστικό κειμένου, η Microsoft συνιστά να πληκτρολογήσετε ένα μηδέν και ένα κενό πριν από το κλάσμα, όπως 0 1/2 ή 0 3/4 . Στη συνέχεια, το Excel αντιμετωπίζει το αποτέλεσμα ως κλάσμα αντί για ημερομηνία. Το αρχικό μηδέν δεν παραμένει στο εμφανιζόμενο κελί.
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο μόνο όταν θέλετε πραγματικά ένα αριθμητικό κλάσμα που μπορεί να υπολογιστεί. Εάν το 1/2 είναι κωδικός ή ετικέτα προϊόντος και πρέπει να παραμείνει ακριβώς ως κείμενο, χρησιμοποιήστε μορφοποίηση κειμένου ή απόστροφο.
Τα αρχεία CSV αποτελούν συνηθισμένη πηγή προβλημάτων επειδή δεν αποθηκεύουν μορφές κελιών του Excel. Όταν το Excel ανοίγει ή εισάγει το αρχείο, ενδέχεται να συμπεράνει τύπους δεδομένων από το κείμενο. Για επαναλαμβανόμενες εισαγωγές, χρησιμοποιήστε τα Δεδομένα > Λήψη δεδομένων > Από αρχείο > Από κείμενο/CSV και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μετασχηματισμός δεδομένων και ορίστε τον τύπο δεδομένων της επηρεαζόμενης στήλης σε Κείμενο στο Power Query. Η Microsoft τεκμηριώνει αυτήν τη ροή εργασίας στις οδηγίες εισαγωγής κειμένου και CSV και εξηγεί πώς να ορίσετε μια στήλη ως Κείμενο στην τεκμηρίωση τύπου δεδομένων του Power Query .
Για το Excel για Microsoft 365 και το Excel 2024, η Microsoft παρέχει επίσης στοιχεία ελέγχου Αυτόματης μετατροπής δεδομένων. Στις υποστηριζόμενες εκδόσεις των Windows, αυτά βρίσκονται στην ενότητα Αρχείο > Επιλογές > Δεδομένα . Μία επιλογή μπορεί να εμποδίσει το Excel να μετατρέψει συνεχόμενα γράμματα και αριθμούς, όπως το JAN1, σε ημερομηνία. Μια άλλη επιλογή μπορεί να σας προειδοποιήσει όταν ένα αρχείο CSV ή παρόμοιο πρόκειται να υποστεί αυτόματες μετατροπές. Ανατρέξτε στις επιλογές εισαγωγής και ανάλυσης δεδομένων της Microsoft .
Υπάρχει ένα σημαντικό όριο: αυτή η ρύθμιση δεν σημαίνει ότι κάθε μοτίβο που μοιάζει με ημερομηνία μπορεί να απενεργοποιηθεί καθολικά. Η Microsoft σημειώνει συγκεκριμένα ότι οι καταχωρήσεις με κενά ή άλλους χαρακτήρες, όπως 1 ΙΑΝ ή 1 ΙΑΝ, ενδέχεται να εξακολουθούν να αντιμετωπίζονται ως ημερομηνίες. Το ξεχωριστό άρθρο υποστήριξης για την εισαγωγή αριθμών με βάση την κάθετο και την παύλα συνεχίζει να συνιστά την προμορφοποίηση κελιών ως Κείμενο. Με άλλα λόγια, οι ρυθμίσεις Αυτόματης Μετατροπής Δεδομένων είναι χρήσιμες, αλλά η μορφοποίηση κειμένου παραμένει η ασφαλέστερη επιλογή όταν απαιτείται ακριβής διατήρηση.
Εάν η μετατροπή μόλις έγινε, η Αναίρεση είναι η πιο καθαρή ανάκτηση επειδή μπορεί να επαναφέρει την κατάσταση πριν το Excel ερμηνεύσει την καταχώρηση. Στη συνέχεια, μορφοποιήστε τα κελιά-στόχους ως Κείμενο και εισαγάγετε ή επικολλήστε ξανά τα αρχικά δεδομένα.
Εάν το βιβλίο εργασίας έχει ήδη αποθηκευτεί και οι τιμές προέλευσης δεν είναι πλέον διαθέσιμες, η αλλαγή της μορφής κελιού σε Κείμενο δεν θα ανακτήσει αξιόπιστα αυτό που πληκτρολογήθηκε αρχικά. Μόλις το Excel αποθηκεύσει μια αναγνωρισμένη ημερομηνία ως σειριακή τιμή, πολλές αρχικές συμβολοσειρές θα μπορούσαν ενδεχομένως να αντιστοιχιστούν στην ίδια ημερομηνία, ανάλογα με τις τοπικές ρυθμίσεις και τη μορφοποίηση. Ανακτήστε τις τιμές από το αρχικό CSV, την εξαγωγή, τη βάση δεδομένων, το email ή άλλο σύστημα προέλευσης όποτε η ακρίβεια έχει σημασία.
Για ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων, μην μαντεύετε χειροκίνητα εκατοντάδες αρχικούς κωδικούς από τις εμφανιζόμενες ημερομηνίες. Εισαγάγετε ξανά την πηγή με τον σωστό τύπο κειμένου και, στη συνέχεια, συγκρίνετε τον αριθμό των γραμμών και ένα δείγμα γνωστών αναγνωριστικών. Αυτό είναι πιο γρήγορο στον έλεγχο και λιγότερο πιθανό να εισαγάγει νέα σφάλματα.
Εάν ο στόχος είναι η ακριβής διατήρηση, το ισχυρότερο αποτέλεσμα προέρχεται από τον καθορισμό του τύπου δεδομένων πριν το Excel δει τις τιμές. Προμορφοποιήστε τα αναγνωριστικά ως Κείμενο, χρησιμοποιήστε απόστροφο για περιστασιακές καταχωρήσεις και ορίστε τις εισαγόμενες στήλες ως Κείμενο στο Power Query. Οι νεότερες ρυθμίσεις Αυτόματης μετατροπής δεδομένων μπορούν να μειώσουν ορισμένες ανεπιθύμητες μετατροπές, αλλά δεν αποτελούν έναν καθολικό διακόπτη απενεργοποίησης για κάθε μοτίβο που μοιάζει με ημερομηνία.
Η τελική δοκιμή είναι πρακτική: η τιμή σας θα πρέπει να παραμένει αμετάβλητη μετά την εισαγωγή, την εισαγωγή, την αποθήκευση, το άνοιγμα ξανά και οποιαδήποτε αναζήτηση κατάντη που εξαρτάται από αυτήν. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, αλλάξτε τη μέθοδο απορρόφησης αντί να διορθώνετε επανειλημμένα την εμφάνιση αφού έχει ήδη πραγματοποιηθεί η μετατροπή.
Αποτρέψτε το Excel από τη μετατροπή τιμών όπως 1/2, 11-53 ή JAN1 σε ημερομηνίες. Μάθετε αξιόπιστες διορθώσεις για την πληκτρολόγηση, την επικόλληση, τις εισαγωγές CSV και τα κελιά που έχουν ήδη μετατραπεί.
Δημιουργήστε μια προσεγμένη καταχώριση ακινήτων στο PowerPoint δωρεάν με ένα πρακτικό σχέδιο διαφανειών, φωτογραφία, συμβουλές για την επωνυμία, την προσβασιμότητα, τη συμμόρφωση και τις εξαγωγές.
Διορθώστε το Outlook όταν μπορείτε να λαμβάνετε email αλλά δεν μπορείτε να στείλετε. Ελέγξτε τον φάκελο Αποστολής, τη λειτουργία εκτός σύνδεσης, τη σύνδεση, τις ρυθμίσεις SMTP, τα προφίλ και τις αλλαγές του Microsoft 365.
Δημιουργήστε έναν απλό δεκαπενθήμερο ιχνηλάτη μισθοδοσίας σε Excel για μια μικρή ομάδα, με ώρες, αποδοχές, κρατήσεις, σημάνσεις ελέγχου, συνοπτικές αναφορές και οδηγίες τήρησης αρχείων.
Δημιουργήστε ή προσαρμόστε ένα εκτυπώσιμο πρότυπο λίστας ελέγχου σχεδιασμού εκδηλώσεων και προϋπολογισμού στο Microsoft Word, με πρακτικές ενότητες, συμβιβασμούς και συμβουλές για το Word έναντι του Excel.
Δημιουργήστε μια απλή παρουσίαση onboarding για νέους υπαλλήλους με μια πρακτική δομή 12 διαφανειών που καλύπτει προσδοκίες ρόλου, εργαλεία, ασφάλεια, πολιτικές, ασφάλεια εργασίας και ενέργειες της πρώτης εβδομάδας.
Εξάγετε καθαρά επαφές του Salesforce σε Excel: δημιουργήστε την κατάλληλη αναφορά, εξάγετε σε CSV Μόνο Λεπτομέρειες, εισάγετε με Power Query, διατηρήστε τα IDs και τα μηδενικά στην αρχή, αφαιρέστε τα διπλότυπα με ασφάλεια και επαληθεύστε το αποτέλεσμα.
Χρησιμοποιήστε αυτό το εκτυπώσιμο εβδομαδιαίο πρόγραμμα καθαριότητας για φιλοξενούμενους Airbnb για να οργανώσετε τον καθαρισμό μεταξύ διαμονών, τις εργασίες βαθιάς καθαριότητας, την αναπλήρωση υλικών, τους ελέγχους ασφαλείας και την εκτύπωση από Word σε PDF.
Οργανώστε τους μηνιαίους λογαριασμούς σας στο Excel με ένα δωρεάν πρότυπο ημερολογίου, παρακολούθηση ημερομηνιών λήξης, τύπους κατάστασης, πεδία αυτόματης πληρωμής και πρακτικές συμβουλές για τη ροή μετρητών.
Διορθώστε τύπους του Excel που δεν υπολογίζονται αυτόματα σε τρία βήματα: ενεργοποιήστε τον αυτόματο υπολογισμό, κάντε επανυπολογισμό και επισκευάστε τα κελιά τύπων.
