Πώς να προσθέσετε ένα διάγραμμα γραφήματος ροής διεργασιών στις εφαρμογές του Office 365 / 2016 / 2019;

Ισχύει για: Word, PowerPoint 2019, 365, 2016, ; Windows 7,8,10 και macOS.

Ακολουθεί μια ερώτηση που λάβαμε πριν από λίγο καιρό:

Εργάζομαι σε μια αναφορά για τον διευθυντή της επιχείρησής μου, στην οποία θα ήθελα να περιγράψω μια απλή ροή διαδικασίας. Έχω δει μερικά παραδείγματα στο διαδίκτυο. Υποθέτω ότι η ερώτησή μου είναι αν μπορώ να χρησιμοποιήσω το Microsoft PowerPoint ή το Word για να δημιουργήσω το γράφημά μου και μετά να το προσθέσω στην αναφορά. Καταλαβαίνω ότι η Microsoft έχει ένα λογισμικό που ονομάζεται Visio που εστιάζει σε γραφήματα; Υπάρχει κάποιο εργαλείο δημιουργίας προτύπων στις άλλες εφαρμογές του Office 365 ή μόνο στο Visio;

Συνήθως, ο καλύτερος τρόπος για να περιγράψετε πολύπλοκες επιχειρηματικές διαδικασίες σε ένα έγγραφο ή παρουσίαση είναι να χρησιμοποιήσετε διαγράμματα ροής (και όχι αριθμημένες λίστες για παράδειγμα). Ομοίως, τα διαγράμματα ροής είναι εξαιρετικά για την οπτικοποίηση των διαδικασιών λήψης αποφάσεων.

Όταν εργάζεστε με εφαρμογές του Microsoft Office, και πιο συγκεκριμένα με το Word, το Excel και το PowerPoint, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη βιβλιοθήκη προτύπων Smart Art Graphics για να δημιουργήσετε εύκολα διαγράμματα διαγραμμάτων ροής, χρησιμοποιώντας εκ νέου προκαθορισμένα πρότυπα που αποστέλλονται ως μέρος του Office σουίτα. Αυτή είναι μια πολύ καλή εξοικονόμηση χρόνου.

Εισαγωγή διαγραμμάτων διαγραμμάτων ροής σε Word, PowerPoint και Excel

Ακολουθεί η λεπτομερής διαδικασία περιήγησης, την οποία θα ήθελα να παρουσιάσω χρησιμοποιώντας το Word 2016, αν και είναι πλήρως εφαρμόσιμη σε νεότερες εκδόσεις του Microsoft Office.

• Μεταβείτε στο μέρος του εγγράφου του Word στο οποίο θέλετε να εισαγάγετε το γράφημα διεργασιών.
• Πατήστε Insert και επιλέξτε Smart Art .
• Επιλέξτε την ενότητα Διαδικασία και επιλέξτε ένα συγκεκριμένο πρότυπο διαγράμματος ροής. Για παράδειγμα, επιλέξαμε μια διαδικασία συνεχούς μπλοκ.

• Στη συνέχεια, πατήστε ΟΚ .
• Χρησιμοποιώντας το παράθυρο Smart Art στην αριστερή πλευρά, αντιστοιχίστε ένα όνομα σε καθένα από τα βήματα του διαγράμματος

• Σημειώστε ότι μπορείτε να ορίσετε πρόσθετα βήματα όπως απαιτείται.
• Μόλις τελειώσετε, ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες της καρτέλας Σχεδίαση για να αλλάξετε το χρώμα ή το σχέδιο του διαγράμματος ροής καθώς και να προσαρμόσετε το επιλεγμένο σχέδιο όπως απαιτείται χρησιμοποιώντας την καρτέλα Μορφοποίηση .

Όπως αναφέρθηκε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διαδικασία που μόλις περιγράψαμε για να εισαγάγετε διαγράμματα ροής σε παρουσιάσεις PowerPoint και υπολογιστικά φύλλα Excel.

Εισαγωγή διαγραμμάτων ροής Visio

Το Microsoft Visio, είναι ίσως το καλύτερο και πιο ολοκληρωμένο εργαλείο για χαρτογράφηση που περιλαμβάνεται στη σουίτα του Microsoft Office. Εάν έχετε πρόσβαση στο Visio, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε διαγράμματα επαγγελματικής εμφάνισης τα οποία μπορείτε στη συνέχεια να ενσωματώσετε σε Word, Excel και PowerPoint ως γραφήματα ροής.

Δημιουργία διαγραμμάτων ροής με VBA

Δυο αναγνώστες ρώτησαν εάν είναι δυνατό να δημιουργήσετε ενσωματωμένα διαγράμματα ροής (ή άλλα διαγράμματα) χρησιμοποιώντας μακροεντολές που έχουν εγγραφεί από το χρήστη ή μέσω προγραμματισμού χρησιμοποιώντας διαδικασίες Visual Basic. Η απάντηση είναι ναι, και θα το καλύψουμε σύντομα σε άλλη ανάρτηση που θα συνδεθεί από εδώ.

Σε περίπτωση οποιασδήποτε ερώτησης, μη διστάσετε να μας αφήσετε ένα σχόλιο.