Πώς να μετατρέψετε PDF σε επεξεργάσιμο Word χωρίς απώλεια μορφοποίησης

Ο καλύτερος τρόπος για να διατηρήσετε τη μορφοποίηση είναι να αποφύγετε εντελώς τη μετατροπή του PDF, εφόσον το αρχικό αρχείο Word υπάρχει ακόμα. Η Microsoft συνιστά την επεξεργασία του αρχικού εγγράφου Office και τη δημιουργία ενός νέου PDF από αυτό, όταν είναι εφικτό. Το PDF είναι μια μορφή σταθερής διάταξης: αποθηκεύει πού εμφανίζονται κείμενο, εικόνες και διανυσματικά αντικείμενα σε μια σελίδα, αλλά δεν διατηρεί πάντα τη λογική δομή που χρειάζεται το Word για παραγράφους, πίνακες, στήλες, υποσημειώσεις και ρέον κείμενο. Κάθε μετατροπέας PDF σε Word πρέπει να ανακατασκευάσει αυτή τη δομή, επομένως η «μηδενική απώλεια μορφοποίησης» δεν μπορεί να εγγυηθεί.

Εάν το αρχείο πηγής έχει χαθεί, επιλέξτε τη μέθοδο μετατροπής με βάση το PDF. Για ένα PDF κυρίως κειμενικό, το άνοιγμά του απευθείας στο Word για υπολογιστή είναι συνήθως η πιο γρήγορη διαδρομή. Για ένα σαρωμένο PDF ή ένα έγγραφο με πολύπλοκη διάταξη, το Adobe Acrobat σας προσφέρει περισσότερο έλεγχο στις επιλογές OCR και διατήρησης διάταξης. Μετά τη μετατροπή, ελέγξτε πάντα το αρχείο Word σελίδα προς σελίδα πριν το θεωρήσετε οριστικό.

Πίνακας γρήγορης απόφασης

Μέθοδος 1: Ανοίξτε ένα PDF με πολύ κείμενο απευθείας στο Word

Το Microsoft Word μπορεί να ανοίξει ένα PDF και να μετατρέψει ένα αντίγραφο σε επεξεργάσιμο έγγραφο Word. Η Microsoft αναφέρει ότι αυτό λειτουργεί καλύτερα με PDF που αποτελούνται κυρίως από κείμενο, όπως επιχειρηματικά, νομικά ή επιστημονικά έγγραφα. Το αρχικό PDF δεν αλλάζει.

Χρησιμοποιήστε το Word για υπολογιστή:

1. Ανοίξτε το Word.
2. Επιλέξτε Αρχείο → Άνοιγμα.
3. Επιλέξτε το PDF.
4. Αποδεχτείτε το μήνυμα που εξηγεί ότι το Word θα μετατρέψει ένα αντίγραφο.
5. Μετά τη μετατροπή, επιλέξτε Αρχείο → Αποθήκευση ως και αποθηκεύστε το αποτέλεσμα ως .docx.

Η Microsoft τεκμηριώνει αυτή τη συμπεριφορά στο Άνοιγμα PDF στο Word και στον οδηγό της Επεξεργασία PDF στο Word.

Πότε το Word είναι κατάλληλη επιλογή

• Το κυρίως κείμενο είναι το βασικό περιεχόμενο.
• Υπάρχουν λίγα διακοσμητικά στοιχεία σελίδας.
• Οι πίνακες είναι απλοί.
• Σας ενδιαφέρει περισσότερο η επεξεργασιμότητα παρά η ακριβής αντιστοιχία σελίδα προς σελίδα.
• Θέλετε μια γρήγορη μετατροπή χωρίς ξεχωριστή εφαρμογή PDF.

Τι μπορεί να μην διατηρήσει καλά το Word

Η Microsoft προειδοποιεί ρητά ότι το μετατρεπόμενο έγγραφο Word μπορεί να μην φαίνεται ακριβώς όπως το PDF. Γνωστές προβληματικές περιοχές περιλαμβάνουν πίνακες με απόσταση κελιών, χρώματα και περιγράμματα σελίδας, παρακολούθηση αλλαγών, πλαίσια, υποσημειώσεις που εκτείνονται σε πολλές σελίδες, υποσημειώσεις τέλους, σελιδοδείκτες PDF, ετικέτες PDF, σχόλια και ορισμένα εφέ γραμματοσειράς. Εάν το Word ερμηνεύσει μια σελίδα ως κυρίως γραφικά, η σελίδα μπορεί να εμφανιστεί ως εικόνα και το κείμενό της μπορεί να μην είναι επεξεργάσιμο.

Πρακτική ενέργεια: μετατρέψτε πρώτα δύο ή τρεις αντιπροσωπευτικές σελίδες. Εάν οι τίτλοι, οι πίνακες και οι αλλαγές σελίδας έχουν ήδη ανακατασκευαστεί κακά, μην μετατρέψετε ολόκληρο το έγγραφο ελπίζοντας ότι οι επόμενες σελίδες θα βελτιωθούν.

Μέθοδος 2: Χρησιμοποιήστε το Acrobat όταν η διατήρηση της διάταξης είναι πιο σημαντική

Το Adobe Acrobat μπορεί να εξάγει ένα PDF σε μορφές Microsoft Word όπως το DOCX. Οι τρέχουσες οδηγίες για υπολογιστή της Adobe χρησιμοποιούν τον χώρο εργασίας Μετατροπή, όπου επιλέγετε Microsoft Word και στη συνέχεια DOCX ή DOC. Δείτε τις επίσημες οδηγίες του Acrobat για μετατροπή PDF σε Word.

Η βασική ροή εργασίας είναι:

1. Ανοίξτε το PDF στο Acrobat.
2. Επιλέξτε Μετατροπή.
3. Επιλέξτε Microsoft Word.
4. Επιλέξτε DOCX για ένα σύγχρονο επεξεργάσιμο έγγραφο Word.
5. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις μετατροπής όταν είναι διαθέσιμες.
6. Μετατρέψτε και αποθηκεύστε το αρχείο Word.

Η Adobe τεκμηριώνει δύο χρήσιμες προτεραιότητες διάταξης στις ρυθμίσεις εξαγωγής του Acrobat:

• Διατήρηση Ρέοντος Κειμένου: δίνει προτεραιότητα σε επεξεργάσιμο κείμενο που αναδιπλώνεται και ρέει πιο φυσικά στο Word.
• Διατήρηση Διάταξης Σελίδας: δίνει προτεραιότητα στο να παραμείνει το μετατρεπόμενο έγγραφο οπτικά κοντά στη διάταξη σελίδας του PDF, ακόμα κι αν αυτό σημαίνει διαχωρισμό περιεχομένου σε ξεχωριστά πλαίσια κειμένου ή ομάδες.

Η Adobe εξηγεί αυτές τις συμβιβαστικές λύσεις στις οδηγίες διάταξης εξαγωγής PDF.

Επιλέξτε Διατήρηση Ρέοντος Κειμένου όταν: αναμένετε να ξαναγράψετε παραγράφους, να εισάγετε ενότητες ή να αφήσετε το κείμενο να αναδιπλωθεί σε σελίδες.

Επιλέξτε Διατήρηση Διάταξης Σελίδας όταν: η αντιστοίχιση της αρχικής οπτικής τοποθέτησης είναι πιο σημαντική από το να έχετε μία καθαρή συνεχόμενη ροή κειμένου.

Δεν υπάρχει καθολικά καλύτερη επιλογή. Ένα πολύ σχεδιασμένο φυλλάδιο μπορεί να φαίνεται πιο κοντά στο PDF με διατήρηση διάταξης σελίδας, αλλά να είναι δύσκολο στην επεξεργασία επειδή το κείμενο είναι σπασμένο σε τοποθετημένα μπλοκ. Μια απλή αναφορά μπορεί να είναι ευκολότερη στη συντήρηση με ρέον κείμενο, ακόμα κι αν ορισμένες αλλαγές σελίδας μετακινηθούν.

Μέθοδος 3: Εκτελέστε OCR για σαρωμένα PDF πριν περιμένετε επεξεργάσιμο κείμενο

Ένα σαρωμένο PDF μπορεί να περιέχει μόνο εικόνες σελίδων. Σε αυτή την περίπτωση, ο μετατροπέας χρειάζεται πρώτα OCR—αναγνώριση οπτικών χαρακτήρων—για να μετατρέψει τους ορατούς χαρακτήρες σε κείμενο αναγνώσιμο από μηχανή.

Η τρέχουσα τεκμηρίωση του Acrobat της Adobe αναφέρει ότι τα σαρωμένα PDF περιέχουν δεδομένα εικόνας και ότι το Σάρωση & OCR → Αναγνώριση Κειμένου μπορεί να δημιουργήσει ένα αναζητήσιμο επίπεδο κειμένου. Η Adobe συνιστά την επιλογή του σωστού εύρους σελίδων και γλώσσας εγγράφου, και στη συνέχεια τον έλεγχο του αποτελέσματος OCR για ακρίβεια. Δείτε Αναγνώριση κειμένου σε σαρωμένα PDF με το Acrobat.

Για σαρωμένα έγγραφα, η ασφαλέστερη ακολουθία είναι:

1. Κρατήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχικού PDF.
2. Εκτελέστε OCR χρησιμοποιώντας τη σωστή γλώσσα εγγράφου.
3. Αναζητήστε μερικές γνωστές λέξεις ή ονόματα για να επιβεβαιώσετε ότι το επίπεδο κειμένου είναι χρήσιμο.
4. Ελέγξτε ημερομηνίες, αριθμούς τιμολογίων, διευθύνσεις και άλλους υψηλού κινδύνου χαρακτήρες.
5. Εξάγετε το PDF που έχει υποστεί επεξεργασία OCR σε DOCX.

Γιατί η γλώσσα έχει σημασία: Οι μηχανές OCR χρησιμοποιούν γλωσσικά μοντέλα και προσδοκίες χαρακτήρων. Η επιλογή της λάθος γλώσσας μπορεί να αυξήσει τα σφάλματα σε χαρακτήρες με τόνους, σημεία στίξης και αναγνώριση λέξεων.

Πρακτική ενέργεια: εάν μια σάρωση περιέχει σημαντικούς αριθμούς λογαριασμών, τιμές, νομικές ρήτρες ή τεχνικές τιμές, συγκρίνετε αυτά τα πεδία με την αρχική εικόνα χειροκίνητα μετά το OCR. Ένα αρχείο Word που φαίνεται οπτικά σωστό μπορεί ακόμα να περιέχει λανθασμένο αναγνωρισμένο κείμενο.

Μέθοδος 4: Ανοίξτε το DOCX και επισκευάστε τη δομή πριν την εκτενή επεξεργασία

Μετά τη μετατροπή, αντισταθείτε στην επιθυμία να ξεκινήσετε αμέσως την ξαναγραφή. Πρώτα προσδιορίστε εάν το Word ανακατασκεύασε το έγγραφο ως χρήσιμο έγγραφο ή ως συλλογή τοποθετημένων αντικειμένων.

Ελέγξτε αυτές τις περιοχές με τη σειρά:

Για έγγραφα που θα επεξεργάζεστε επανειλημμένα, μετατρέψτε τη μορφοποίηση σε εγγενή δομή Word όπου είναι δυνατόν. Αυτό σημαίνει πραγματικά στυλ τίτλων αντί για χειροκίνητα μεγεθυμένο κείμενο, πραγματικούς πίνακες αντί για στήλες χωρισμένες με στηλοθέτες, πραγματικές αλλαγές σελίδας αντί για δεκάδες κενές γραμμές και πραγματικές κεφαλίδες και υποσέλιδα αντί για κείμενο τοποθετημένο στην κορυφή και το κάτω μέρος κάθε σελίδας.

Γιατί η μορφοποίηση μετατοπίζεται μετά τη μετατροπή PDF

Η Microsoft δίνει την πιο σαφή εξήγηση: το PDF είναι μια σταθερή μορφή. Αποθηκεύει συντεταγμένες σελίδας για κείμενο, γραφικά και εικόνες, αλλά δεν αποθηκεύει απαραίτητα «αυτό είναι παράγραφος», «αυτός είναι πίνακας» ή «αυτή είναι ενότητα δύο στηλών» με τον τρόπο που χρειάζεται το Word για να επεξεργαστεί το περιεχόμενο.

Επομένως, ένας μετατροπέας πρέπει να συμπεράνει τη δομή. Δύο οπτικά πανομοιότυπα PDF μπορεί να είναι εσωτερικά πολύ διαφορετικά. Το ένα μπορεί να περιέχει καθαρά μπλοκ κειμένου και δομή με ετικέτες· το άλλο μπορεί να περιέχει δεκάδες μεμονωμένα τοποθετημένα θραύσματα κειμένου. Μπορεί να φαίνονται ίδια σε έναν προβολέα PDF αλλά να μετατρέπονται πολύ διαφορετικά.

Αυτός είναι ο λόγος που ένα πρόβλημα μορφοποίησης δεν είναι πάντα απόδειξη ότι ο μετατροπέας είναι ελαττωματικός. Μερικές φορές το αρχικό PDF απλώς δεν περιέχει αρκετές δομικές πληροφορίες για να ανακατασκευάσει ακριβώς το αρχικό έγγραφο Word.

Πότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Word έναντι του Acrobat;

Προβλήματα μορφοποίησης και οι λιγότερο καταστροφικές διορθώσεις

Οι σελίδες σπάνε σε διαφορετικά σημεία

Η Microsoft προειδοποιεί ότι οι αλλαγές γραμμής και σελίδας μπορεί να αλλάξουν μετά τη μετατροπή. Μην επιβάλλετε την παλιά σελιδοποίηση με επαναλαμβανόμενες κενές γραμμές. Χρησιμοποιήστε απόσταση παραγράφου, Διατήρηση με επόμενο, Διατήρηση γραμμών μαζί και χειροκίνητες αλλαγές σελίδας μόνο όπου η δομή τις απαιτεί.

Ένας πίνακας γίνεται συνηθισμένο κείμενο

Εάν ο πίνακας είναι σημαντικός, η αναδόμησή του ως πραγματικός πίνακας Word μπορεί να είναι πιο γρήγορη και σταθερή από το να προσπαθείτε να ευθυγραμμίσετε μετατρεπόμενο κείμενο με κενά ή στηλοθέτες. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για πίνακες με συγχωνευμένα κελιά, ασυνήθιστες αποστάσεις ή πολλαπλά επίπεδα κεφαλίδας.

Ολόκληρη η σελίδα γίνεται μία εικόνα

Η Microsoft αναφέρει ότι αυτό μπορεί να συμβεί όταν ένα PDF περιέχει κυρίως γραφικά. Εάν το υποκείμενο έγγραφο είναι σάρωση, χρησιμοποιήστε OCR. Εάν είναι πραγματικά μια σελίδα με πολλά γραφικά, μπορεί να χρειαστεί να αναδημιουργήσετε το επεξεργάσιμο κείμενο χειροκίνητα ή να διατηρήσετε αυτή τη σελίδα ως εικόνα.

Οι γραμματοσειρές αλλάζουν

Ένα PDF μπορεί να περιέχει ενσωματωμένες ή υποσυνολικές γραμματοσειρές που δεν είναι εγκατεστημένες στον υπολογιστή σας. Ο μετατροπέας μπορεί να αντικαταστήσει με άλλη γραμματοσειρά. Εάν έχετε άδεια χρήσης της αρχικής γραμματοσειράς, εγκαταστήστε την και αντικαταστήστε την υποκατεστημένη γραμματοσειρά στο Word. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε μια οπτικά παρόμοια γραμματοσειρά και περιμένετε κάποια αναδίπλωση κειμένου.

Τα σχόλια ή η σήμανση συμπεριφέρονται διαφορετικά

Η Microsoft κατατάσσει τα σχόλια PDF και το περιεχόμενο σχετικό με την παρακολούθηση αλλαγών μεταξύ των στοιχείων που μπορεί να μην μετατραπούν καθαρά. Η Adobe αναφέρει ότι τα σχόλια μπορούν να εξαχθούν ως πλαίσια κειμένου σε ορισμένες ροές εργασίας μετατροπής. Εάν το ιστορικό αξιολόγησης είναι σημαντικό, κρατήστε το αρχικό PDF δίπλα στο DOCX για αναφορά.

Εάν η ακριβής εμφάνιση είναι πιο σημαντική από την επεξεργασιμότητα

Μερικές φορές η απαίτηση παρερμηνεύεται. Εάν το έγγραφο χρειάζεται μόνο μερικές κειμενικές αλλαγές αλλά πρέπει να παραμείνει οπτικά πανομοιότυπο, η πλήρης μετατροπή σε Word μπορεί να μην είναι η καλύτερη ροή εργασίας. Η επεξεργασία του PDF σε έναν επεξεργαστή PDF μπορεί να διατηρήσει καλύτερα τη σταθερή διάταξη σελίδας από το να μετατρέψει ολόκληρο το αρχείο σε Word.

Εάν η απαίτηση είναι το αντίθετο—εκτενής ξαναγραφή, συνεργασία, στυλ, παρακολούθηση αλλαγών και μελλοντικές αναθεωρήσεις—αποδεχτείτε ότι κάποια ανακατασκευή διάταξης μπορεί να είναι απαραίτητη. Ένα έγγραφο Word σχεδιασμένο για επεξεργασία συμπεριφέρεται διαφορετικά από ένα PDF σχεδιασμένο για παγίωση της εμφάνισης.

Αποθηκεύστε με ασφάλεια μετά τη μετατροπή

Μόλις το DOCX είναι αρκετά καθαρό για χρήση, αποθηκεύστε το με νέο όνομα αρχείου αντί να αντικαταστήσετε άλλα αρχεία έργου. Κρατήστε το αρχικό PDF ως οπτική αναφορά.

Ένα χρήσιμο μοτίβο ονοματοδοσίας αρχείων είναι:

Αρχικό:
Project-Proposal.pdf

Μετατρεπόμενο αρχείο εργασίας:
Project-Proposal_converted.docx

Καθαρισμένο τελικό αρχείο Word:
Project-Proposal_editable-final.docx

Αυτό κρατά το σταθερό αρχικό, την ακατέργαστη μετατροπή και το καθαρισμένο έγγραφο ξεχωριστά. Εάν η μορφοποίηση χαλάσει κατά την επόμενη επεξεργασία, έχετε ακόμα ένα αντίγραφο αναφοράς.

Τελικός κατάλογος ελέγχου ποιότητας

Πριν στείλετε ή αντικαταστήσετε το αρχικό, συγκρίνετε το PDF και το έγγραφο Word δίπλα δίπλα:

• Όλες οι σελίδες υπάρχουν και στη σωστή σειρά;
• Οι τίτλοι χρησιμοποιούν τη σωστή ιεραρχία και αρίθμηση;
• Οι πίνακες είναι πλήρεις, με τις σωστές σχέσεις γραμμών και στηλών;
• Οι υποσημειώσεις, οι υποσημειώσεις τέλους, οι λεζάντες και οι παραπομπές είναι ακόμα νόηματες;
• Οι κεφαλίδες, τα υποσέλιδα, οι αριθμοί σελίδας και οι αλλαγές ενότητας είναι σωστά;
• Οι εικόνες και οι λεζάντες ανήκουν ακόμα μαζί;
• Έχουν υποκατασταθεί οι γραμματοσειρές;
• Οι υπερσύνδεσμοι είναι ακόμα έγκυροι;
• Για έγγραφα OCR, έχουν ελεγχθεί ονόματα, αριθμοί, ημερομηνίες και ποσά χαρακτήρα προς χαρακτήρα;
• Η Προεπισκόπηση Εκτύπωσης του Word φαίνεται αποδεκτά κοντά στο αρχικό PDF;

Εάν το μετατρεπόμενο έγγραφο αποτύχει σε πολλούς από αυτούς τους ελέγχους, αλλάξτε μεθόδους αντί να ξοδέψετε ώρες επισκευάζοντας μια κακή μετατροπή. Ένα PDF με προτεραιότητα το κείμενο μπορεί να μετατραπεί καλύτερα στο Word· ένα σάρωση ή ένα PDF με πολύπλοκη διάταξη μπορεί να πάει καλύτερα μέσω του Acrobat με ρυθμίσεις OCR και διάταξης· και ένα έγγραφο με ακραία σχεδιαστική πολυπλοκότητα μπορεί να είναι πιο γρήγορο να αναδομηθεί επιλεκτικά.

Τελικό συμπέρασμα

Δεν υπάρχει μετατροπέας που να μπορεί να υποσχεθεί ένα επεξεργάσιμο έγγραφο Word με μηδενική απώλεια μορφοποίησης για κάθε PDF. Η ίδια η Microsoft εξηγεί γιατί: το PDF αποθηκεύει ένα σταθερό οπτικό αποτέλεσμα, ενώ το Word χρειάζεται επεξεργάσιμη δομή εγγράφου. Η καλύτερη ροή εργασίας είναι επομένως να επιλέξετε τη μέθοδο που ταιριάζει στην πηγή.

Χρησιμοποιήστε το αρχικό αρχείο Word εάν υπάρχει. Χρησιμοποιήστε το Word για υπολογιστή για PDF κυρίως κειμενικά. Χρησιμοποιήστε το Acrobat όταν χρειάζεστε OCR ή ισχυρότερο έλεγχο στη μετατροπή διάταξης σελίδας έναντι ρέοντος κειμένου. Στη συνέχεια, επισκευάστε τη δομή του Word, επαληθεύστε το αποτέλεσμα έναντι του αρχικού PDF και κρατήστε και τα δύο αρχεία μέχρι το μετατρεπόμενο έγγραφο να περάσει από έλεγχο σελίδα προς σελίδα.