Πώς να κάνετε εισαγωγή και εξαγωγή στο Acrobat

Αν και μερικές φορές εισάγετε και εξάγετε αρχεία από και προς το Adobe Acrobat, είναι κατά κύριο λόγο ένα εργαλείο για την κοινή χρήση ολοκληρωμένων εγγράφων — θα ολοκληρώσετε τις περισσότερες εργασίες κατασκευής και επεξεργασίας εγγράφων σε άλλα προγράμματα, όπως το InDesign ή το Illustrator.

Εισαγωγή στο Acrobat

Μπορείτε να εισάγετε πολλά είδη δεδομένων σε έγγραφα PDF και μπορείτε να κάνετε κάποια δημιουργικά πράγματα όταν τοποθετείτε δεδομένα και σε αρχεία PDF:

• Σχόλια: Τα πιο χρήσιμα και κοινά στοιχεία για εισαγωγή σε ένα αρχείο Adobe PDF είναι σχόλια που γίνονται χρησιμοποιώντας τα εργαλεία αναθεώρησης και σήμανσης που παρέχονται από το Adobe Acrobat. Με την εισαγωγή σχολίων σε ένα αρχείο PDF, μπορείτε να ενοποιήσετε προτάσεις και στοιχεία από πολλούς αναθεωρητές (άτομα που επεξεργάζονται ένα έγγραφο) σε ένα μόνο έγγραφο. Αυτή η δυνατότητα βοηθά στην ενοποίηση της διαδικασίας ελέγχου όταν πολλά άτομα εργάζονται σε ένα μόνο έγγραφο.

  Για να εισαγάγετε τα σχόλια κάποιου σε ένα PDF, επιλέξτε Σχόλια→ Εισαγωγή σχολίων. Εάν εξετάζετε ένα έγγραφο, μπορείτε επίσης να εξαγάγετε μόνο τα σχόλια αντί να στείλετε στον κάτοχο του εγγράφου ολόκληρο το αρχείο PDF.

• Δεδομένα φόρμας: Μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα φόρμας σε ένα έγγραφο PDF επιλέγοντας Φόρμες→Διαχείριση δεδομένων φόρμας→Εισαγωγή δεδομένων. Τα δεδομένα που εισάγετε μπορούν να δημιουργηθούν εξάγοντας τα δεδομένα της φόρμας από άλλη φόρμα PDF ή μπορεί να προέρχονται από ένα οριοθετημένο αρχείο κειμένου. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε δεδομένα φόρμας μεταξύ φορμών ή από μια βάση δεδομένων.

• Αξιόπιστες ταυτότητες: Εάν μοιράζεστε ψηφιακά υπογεγραμμένα αρχεία ή ασφαλή αρχεία με άλλον χρήστη του Acrobat, μπορείτε να εισαγάγετε τη δημόσια έκδοση του αρχείου υπογραφής αυτού του ατόμου στη λίστα αξιόπιστων χρηστών με τους οποίους μοιράζεστε αρχεία. Για να εισαγάγετε την ταυτότητα ενός χρήστη, επιλέξτε Advanced→ Manage Trusted Identities και στο παράθυρο διαλόγου Manage Trusted Identities που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί Add Contacts.

• Αρχεία πολυμέσων: Αν είχατε ποτέ την επιθυμία να προσθέσετε μια ταινία ή ένα αρχείο ήχου στα έγγραφά σας PDF, είστε τυχεροί.

  Χρησιμοποιώντας το εργαλείο ήχου ή το εργαλείο ταινίας, μπορείτε να προσδιορίσετε τη θέση στη σελίδα όπου θέλετε να εμφανίζεται το αρχείο και, στη συνέχεια, να επιλέξετε εάν θα ενσωματώσετε το αρχείο πολυμέσων (συμβατό με το Acrobat 6 ή μεταγενέστερο) ή αν θα δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο προς το αρχείο (συμβατό με το Acrobat 5 και παλαιότερα).

• Κουμπιά: Η δημιουργία κουμπιών για να γυρίσετε σελίδες, να εκτυπώσετε ένα έγγραφο ή να μεταβείτε σε έναν ιστότοπο κάνει τα αρχεία PDF σας πιο εύκολα στη χρήση. Η προσθήκη εικόνων προσαρμοσμένων κουμπιών, όπως εικόνες βελών ή εικονίδιο εκτυπωτή, κάνει το έγγραφό σας μοναδικό.

  Χρησιμοποιήστε το εργαλείο Κουμπί για να δημιουργήσετε τη θέση του κουμπιού και, στη συνέχεια, επιλέξτε το αρχείο γραφικών που θα χρησιμοποιηθεί ως εικόνα στο κουμπί. Το αρχείο εικόνας που χρησιμοποιείτε πρέπει πρώτα να μετατραπεί σε γραφικό PDF.

• Πληροφορίες πριν από την πτήση : Εάν δημιουργείτε ένα αρχείο PDF που θα αποσταλεί σε έναν εμπορικό εκτυπωτή για αναπαραγωγή, μπορεί να θέλετε να κάνετε προκαταρκτική πτήση του αρχείου για να βεβαιωθείτε ότι πληροί τις προδιαγραφές και τις ανάγκες του εκτυπωτή και ότι έχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία (όπως γραμματοσειρές και εικόνες) που πρέπει να εκτυπώσει σωστά.

  Εάν ο εκτυπωτής σας έχει παράσχει ένα προφίλ προκαταρκτικής πτήσης για το Acrobat, μπορείτε να εισαγάγετε το προφίλ για να βεβαιωθείτε ότι το Acrobat ελέγχει τα στοιχεία που έχει ζητήσει ο εκτυπωτής σας, όπως ορισμένους τύπους γραμματοσειρών ή προδιαγραφές χρώματος.

  Εισαγάγετε ένα προφίλ πριν από την πτήση επιλέγοντας Advanced→Print Production→Preflight και στο παράθυρο Preflight που ανοίγει, επιλέξτε Options→Import Preflight Profile.

Εξαγωγή περιεχομένου Acrobat

Το Acrobat σάς επιτρέπει να εξάγετε ορισμένα μέρη ενός εγγράφου PDF στο οποίο εργάζεστε. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δεδομένα φόρμας — δεδομένα που συμπληρώνονται σε μια φόρμα που αποτελείται από πεδία κειμένου και ούτω καθεξής — σε ένα από τα αρχεία σας.

Μπορείτε να εξαγάγετε αυτά τα δεδομένα από το Acrobat και να τα στείλετε online, κάτι που είναι χρήσιμο επειδή τα έγγραφα PDF τείνουν να είναι αρκετά μεγάλα για τον Ιστό. Επομένως, μόνο ένας μικρός όγκος μορφοποιημένων δεδομένων αποστέλλεται στο διαδίκτυο, όχι ένα τεράστιο αρχείο PDF.

Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε τμήματα ενός εγγράφου Acrobat για χρήση σε άλλα προγράμματα. Μπορείτε να εξαγάγετε σχόλια σε ένα PDF σε ένα αρχείο Microsoft Word που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του PDF επιλέγοντας Σχόλια→Εξαγωγή σχολίων στο Word.

Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε σχόλια σε ένα αρχείο AutoCAD (υποθέτοντας ότι χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του PDF). Και στις δύο περιπτώσεις, χρειάζεστε το αρχικό έγγραφο που χρησιμοποιήθηκε για τη δημιουργία του αρχείου PDF για να εισαγάγετε με επιτυχία τα σχόλια.

Ομοίως, μπορείτε να εξαγάγετε όλα τα σχόλια από ένα αρχείο PDF επιλέγοντας Σχόλια→ Εξαγωγή σχολίων σε αρχείο δεδομένων και στη συνέχεια να τα εισαγάγετε σε άλλη έκδοση του ίδιου εγγράφου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιλογή για να ενοποιήσετε σχόλια από πολλούς αναθεωρητές ή να επικαλύψετε σχόλια από ένα πρόχειρο με μια τελική έκδοση για να επιβεβαιώσετε ότι ολοκληρώθηκαν όλες οι επεξεργασίες.