Μετατροπή αρχείων Word ή Excel σε PDF

Το Adobe Acrobat Creative Suite 5 περιλαμβάνει εργαλεία που διευκολύνουν τη μετατροπή αρχείων Microsoft Word και Excel σε PDF. Όταν εγκαθιστάτε το Acrobat στον υπολογιστή σας, αναζητά προγράμματα του Microsoft Office. Εάν το Acrobat εντοπίσει το Word, το Excel, το PowerPoint ή το Outlook, εγκαθιστά ένα πρόσθετο — το PDF Maker — σε αυτά τα προγράμματα που βοηθά στη μετατροπή εγγράφων του Microsoft Office σε PDF με ένα μόνο κλικ.

Αν και το Microsoft Word και το Excel είναι ευρέως διαδεδομένα πρότυπα σε πολλούς εταιρικούς υπολογιστές, δεν είναι πάντα η καλύτερη επιλογή για τη διανομή εγγράφων.

Η μορφοποίηση των εγγράφων του Microsoft Word και των υπολογιστικών φύλλων του Excel αλλάζει ανάλογα με τις γραμματοσειρές που είναι διαθέσιμες στον υπολογιστή των χρηστών ή ακόμα και στον εκτυπωτή με τον οποίο εκτυπώνουν, ενώ τα αρχεία PDF μπορούν να διατηρήσουν το αρχείο συνεπές σε διάφορους τύπους υπολογιστών.

Επιπλέον, τα αρχεία Microsoft Word και Excel μπορούν εύκολα να επεξεργαστούν και οι χρήστες μπορούν επίσης να αντιγράψουν και να εξάγουν πληροφορίες από αυτά τα αρχεία με λίγους περιορισμούς, ενώ τα αρχεία PDF είναι πιο δύσκολο να αντιγραφούν και μπορούν να προστατευτούν με ισχυρές επιλογές ασφαλείας.

Η μετατροπή ενός αρχείου Word ή Excel σε αρχείο PDF ξεπερνά αυτούς τους περιορισμούς και είναι αρκετά απλή. Επιλέξτε από δύο μεθόδους:

• Μέσα από το Microsoft Word ή το Excel, βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο που θέλετε να μετατρέψετε σε αρχείο PDF είναι ανοιχτό και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία PDF στην κύρια γραμμή εργαλείων για να μετατρέψετε το έγγραφο.

• Με το Office 2003 ή παλαιότερο, επιλέξτε Adobe PDF→ Convert to Adobe PDF.

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που θα επιλέξετε, πρέπει να καθορίσετε τη θέση του αρχείου PDF που δημιουργήθηκε και να ονομάσετε το αρχείο, εκτός εάν έχετε αλλάξει τις προτιμήσεις του PDF Maker.

Στο Office 2007, κάντε κλικ στο κουμπί Προτιμήσεις στην καρτέλα Acrobat ή με παλαιότερες εκδόσεις του Office, επιλέξτε Acrobat→ Αλλαγή ρυθμίσεων μετατροπής. Στο παράθυρο διαλόγου Adobe PDF Maker, καταργήστε την επιλογή Prompt for PDF Filename, έτσι ώστε τα αρχεία PDF να δημιουργούνται σε ένα βήμα, χωρίς να εισαγάγετε το όνομα αρχείου PDF.

Μπορείτε να προσθέσετε λειτουργικότητα στα έγγραφα PDF που δημιουργείτε. Κάντε κλικ στην καρτέλα Προτίμηση εάν εργάζεστε στο Office 2007 ή επιλέξτε Acrobat→ Αλλαγή ρυθμίσεων μετατροπής σε προηγούμενες εκδόσεις του Office. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, ελέγξτε τις ακόλουθες ρυθμίσεις:

• Επισύναψη αρχείου προέλευσης : Προκαλεί την ενσωμάτωση του αρχικού εγγράφου του Office στο αρχείο PDF ως συνημμένο. Όταν διανέμεται το αρχείο PDF, το αρχικό αρχείο προέλευσης περιλαμβάνεται στο αρχείο PDF.

• Δημιουργία σελιδοδεικτών : Προσθέτει διαδραστικούς σελιδοδείκτες που διευκολύνουν την πλοήγηση στο αρχείο PDF. Οι σελιδοδείκτες προστίθενται με βάση τα στυλ του Microsoft Word, όπως το κείμενο που έχει το στυλ Επικεφαλίδας 1. Οι σελιδοδείκτες εμφανίζονται στον πίνακα Σελιδοδεικτών κατά την προβολή του PDF.

• Προσθήκη συνδέσμων : Μετατρέπει αυτόματα συνδέσμους του Word, όπως διευθύνσεις Ιστού, σε συνδέσμους PDF που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά την προβολή του αρχείου στο Acrobat ή στο Adobe Reader. Στο πλαίσιο διαλόγου προτιμήσεις του PDF Maker, κάντε κλικ στην καρτέλα Word για πρόσβαση σε πρόσθετες επιλογές συνδέσμων που μπορούν να ενσωματωθούν σε αρχεία PDF που δημιουργούνται από το Word.