Adobe Acrobat Creative Suite 5 indeholder værktøjer, der gør det nemt at konvertere Microsoft Word- og Excel-filer til PDF. Når du installerer Acrobat på din computer, søger den efter Microsoft Office-programmer. Hvis Acrobat finder Word, Excel, PowerPoint eller Outlook, installerer det et tilføjelsesprogram - PDF Maker - til disse programmer, der hjælper med at konvertere Microsoft Office-dokumenter til PDF med et enkelt klik.
Selvom Microsoft Word og Excel er udbredte standarder på mange virksomhedscomputere, er de ikke altid det bedste valg til at distribuere dokumenter.
Formatering af Microsoft Word-dokumenter og Excel-regneark ændres afhængigt af de tilgængelige skrifttyper på brugernes computer eller endda printeren, som de udskriver med, mens PDF-filer kan holde filen til at se ensartet ud på forskellige computertyper.
Derudover kan Microsoft Word- og Excel-filer nemt redigeres, og brugere kan også kopiere og udtrække information fra disse filer med få begrænsninger, hvorimod PDF-filer er sværere at kopiere fra, og de kan sikres med robuste sikkerhedsmuligheder.
Konvertering af en Word- eller Excel-fil til en PDF-fil overvinder disse begrænsninger og er ret ligetil. Vælg mellem to metoder:
-
Inde fra Microsoft Word eller Excel skal du sørge for, at det dokument, du vil konvertere til en PDF-fil, er åbent, og klik derefter på knappen Opret PDF på hovedværktøjslinjen for at konvertere dokumentet.
-
Med Office 2003 eller tidligere skal du vælge Adobe PDF→ Konverter til Adobe PDF.
Uanset hvilken metode du vælger, skal du angive placeringen af PDF-filen, der er oprettet, og navngive filen, medmindre du har ændret PDF Maker-indstillingerne.
I Office 2007 skal du klikke på knappen Indstillinger på fanen Acrobat, eller med tidligere versioner af Office skal du vælge Acrobat→ Skift konverteringsindstillinger. I dialogboksen Adobe PDF Maker skal du fravælge indstillingen Spørg om PDF-filnavn, så PDF-filer genereres i ét trin uden at indtaste PDF-filnavnet.
Du kan tilføje funktionalitet til de PDF-dokumenter, du opretter. Klik på fanen Præferencer, hvis du arbejder i Office 2007, eller vælg Acrobat→ Skift konverteringsindstillinger i tidligere versioner af Office. Gennemgå følgende indstillinger i dialogboksen, der vises:
-
Vedhæft kildefil: Får det originale Office-dokument til at blive integreret i PDF-filen som en vedhæftet fil. Når PDF-filen distribueres, er den originale kildefil inkluderet i PDF-filen.
-
Opret bogmærker : Tilføjer interaktive bogmærker, der gør det nemt at navigere i PDF-filen. Bogmærker tilføjes baseret på Microsoft Word-typografier, f.eks. tekst, der er formateret som overskrift 1. Bogmærkerne vises i panelet Bogmærker, når PDF-filen vises.
-
Tilføj links : Konverterer automatisk Word-links, såsom webadresser, til PDF-links, som du kan bruge, når du ser filen i Acrobat eller Adobe Reader. I dialogboksen PDF Maker-indstillinger skal du klikke på fanen Word for at få adgang til yderligere linkindstillinger, der kan indbygges i PDF-filer, der er oprettet fra Word.