Adobe Acrobat Creative Suite 5 indeholder værktøjer, der gør det nemt at konvertere Microsoft PowerPoint-filer til PDF. Når du installerer Acrobat på din computer, søger den efter Microsoft Office-programmer. Hvis Acrobat finder Word, Excel, PowerPoint eller Outlook, installerer det et tilføjelsesprogram - PDF Maker - til disse programmer, der hjælper med at konvertere Microsoft Office-dokumenter til PDF med et enkelt klik.
Du kan konvertere dine PowerPoint-præsentationer til Adobe PDF-dokumenter med PDF Maker-tilføjelsen, der installeres med Adobe Acrobat. PDF-versioner af PowerPoint-præsentationer kan distribueres for at undgå bekymringer om, at filen redigeres eller bekymringer om, at modtageren muligvis ikke har de samme skrifttyper, som du brugte, hvilket får præsentationen til at se anderledes ud på forskellige computere.
Fra PowerPoint skal du klikke på knappen Opret PDF for at gemme filen som en PDF-fil. Sørg selvfølgelig for, at den præsentation, du konverterer, er åben, før du klikker på knappen. I ældre versioner af Office kan du også vælge Acrobat→ Konverter til Adobe PDF fra PowerPoints hovedmenu. Hvis du arbejder med en ny fil, skal du gemme den, før PDF Maker konverterer filen.
Som med Word og Excel kan du vælge muligheder i forbindelse med konvertering af dine PowerPoint-dokumenter til PDF. For at få adgang til præferencerne skal du klikke på knappen Præference på Acrobat-fanen eller i ældre versioner af Office, vælg Acrobat→Skift konverteringsindstillinger. Sammen med de konverteringsindstillinger, der påvirker kvaliteten af den resulterende PDF-fil, skal du vælge to yderligere muligheder:
-
Bevar diasovergange : Med denne mulighed kan du få de diasovergange, der blev oprettet i PowerPoint, konverteret til PDF-overgange, som vil blive brugt, når præsentationen leveres ved hjælp af Adobe Acrobats fuldskærmstilstand.
-
Konverter multimedier : Fordi Adobe PDF-filer kan indeholde integrerede lyd- og filmfiler, kan du vælge denne mulighed for at få konverteret lyde og film i en PowerPoint-fil til PDF-dokumentet.
Når du har oprettet PDF'en, kan du bruge Acrobat som værktøjet til at levere dine præsentationer, der er oprettet ved hjælp af PowerPoint. Når du har konverteret filen til PDF, skal du åbne den i Acrobat og vælge Vis → Fuldskærmstilstand. Tryk på Esc-tasten for at stoppe med at se et dokument i fuldskærmstilstand.
Du kan endda distribuere dokumentet til brugere med den gratis Adobe Reader, og de kan bruge den gratis Adobe Reader-software til at se og vise PowerPoint-præsentationsfilen.
For at distribuere et dokument, så det altid åbner i fuldskærmstilstand, skal du åbne dokumentet, vælge Fil → Dokumentegenskaber og markere afkrydsningsfeltet Åbn i fuldskærmstilstand.