Zvýšte svoju produktivitu práce v programe Outlook pomocou týchto tipov

Pre začiatočníkov alebo profesionálov obsahuje Microsoft Outlook mnoho funkcií, ktoré môžete použiť na zvýšenie produktivity. Tu je niekoľko základných tipov na zlepšenie pracovného postupu a produktivity pomocou Outlooku pre Mac, Office 365 alebo webových verzií.

Pravidlá nastavenia

Pravidlá vám môžu pomôcť automatizovať správu vašich správ, či už ide o blokovanie nevyžiadanej pošty alebo presun konkrétnych správ do priečinka. Môžete napríklad presunúť všetky správy od svojho šéfa do konkrétneho priečinka, aby ste ich nikdy nezmeškali. S plnou verziou Outlooku môžete vytvárať pomerne zložité pravidlá.

Tu je jednoduché pravidlo, kde presúvam správy z priečinka príjemcu. Vyberte správu od príjemcu, kliknite na kartu Domov a kliknite na Pravidlá > Vytvoriť pravidlo .

Začiarknite políčko Od príjemcu a potom začiarknite políčko Presunúť položku do priečinka. Vyberte existujúci priečinok alebo vytvorte nový. Vyberte ho a kliknite na tlačidlo OK. Pravidlo môžete spustiť ihneď alebo neskôr. Môžete nastaviť pravidlá na prijímanie upozornenia, keď dostanete e-mail od konkrétneho príjemcu  alebo správy s určitými slovami. Zistite, ako presunúť nové správy do konkrétneho priečinka .

Pred niekoľkými rokmi boli do služby Outlook.com pridané aj rozšírené pravidlá.

Použite farebné kategórie a vlajky

Použite funkciu Farba a kategórie, ktorá vám pomôže určiť priority a zamerať sa na to, čo je dôležité. Vyberte správu a kliknite na ponuku Kategorizovať, potom vyberte vhodnú farbu. Tieto farby môžete prispôsobiť konkrétnemu významu. Kliknite na Kategórie > Všetky kategórie > vyberte farbu a potom Premenovať. Môžete tiež priradiť príkazy klávesnice, aby ste mohli rýchlo označiť správu.

Príznak sledovania vám tiež pomôže zapamätať si správy, ktoré si potrebujete pozrieť, keď budete mať čas. Keď označíte e-mailovú správu, zobrazí sa vo vašom zozname úloh a zoznamov úloh, aby ste si nezabudli venovať pozornosť.

Naplánujte pomocou oneskoreného doručenia

Outlook vám umožňuje odložiť doručenie e-mailu na konkrétny čas dňa. Táto funkcia je užitočná, ak viete, že príjemca sa k vašej správe nedostane až do určitého času. Ak viete, že používateľ kontroluje e-mail okolo 3:00, vytvorte novú správu a potom kliknite na tlačidlo Odložiť doručenie v časti Možnosti . Vykonajte príslušné úpravy možností doručenia, ako napríklad Nedoručiť pred dátumom a časom.

Vytvorte priečinok vyhľadávania

Priečinok vyhľadávania je účinný spôsob, ako triediť správy a vniesť do doručenej pošty trochu zdravého rozumu. Môžete napríklad vytvoriť priečinok vyhľadávania pre poštu, ktorú chcete sledovať, alebo označiť správy od konkrétnych ľudí, skupín alebo zoznamov.

Kliknite na kartu Priečinok , kliknite na položku Nový priečinok vyhľadávania a v rámci jednej zo skupín vyberte typ priečinka vyhľadávania, ktorý chcete vytvoriť. Vyberte poštový priečinok a kliknite na tlačidlo OK. Na navigačnej table sa vytvorí priečinok vyhľadávania. Všetky správy, ktoré sa rozhodnem sledovať, tam budú k dispozícii, keď ich budem potrebovať.

Nastavte úroveň filtra nevyžiadanej pošty

Nevyžiadaná pošta môže spomaliť množstvo produktívnych e-mailov, ktoré môžete dostať počas dňa. Pomocou filtra nevyžiadanej pošty v Outlooku môžete minimalizovať jeho vplyv. Kliknite na kartu Domov, kliknite na ponuku Nevyžiadaná pošta v skupine Odstrániť a kliknite na Možnosti nevyžiadanej pošty.

Odporúčam najprv začať s nastavením Low a uvidíte, ako vám to bude fungovať. Ak sú nevyžiadané správy príliš agresívne, môžete prejsť na vyššiu možnosť. V prípade, že filter omylom označí dôležitú správu, ponechám možnosť Trvale odstrániť nezaškrtnutú.

Vytvorte zálohy súboru PST

Outlook je systém a aj ten môže zlyhať. Udržiavanie zdravého zálohovania vášho osobného priečinka môže zabezpečiť hladké obnovenie v prípade poškodenia, zlyhania systému alebo akéhokoľvek iného nepredvídaného problému.

Dátové súbory Outlooku (.pst) vytvorené pomocou Outlooku 2013 alebo Outlooku 2016 (alebo novšieho) sú uložené vo vašom počítači v priečinku Documents\Outlook Files . Ak ste inovovali na Outlook na PC alebo Mac, ktorý už mal dátové súbory vytvorené v Outlooku 2007 alebo staršom, tieto súbory sa uložia na iné miesto v skrytom priečinku C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook .

Offline dátový súbor Outlooku (.ost) je tiež uložený v C:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook . Väčšina údajov zostáva na serveri; všetky položky, ktoré sú uložené lokálne, by sa však mali zálohovať. Napríklad Kalendár, Kontakty, Úlohy a všetky priečinky označené Len lokálne. Ďalšie informácie o vytváraní a zálohovaní priečinkov PST nájdete v nasledujúcich článkoch:

• Ako vytvoriť priečinok PST v programe Outlook
• Vytvorte priečinok PST v programe Outlook 2013
• Čo sú priečinky Outlook PST a ako ich používať
• Opravte poškodený priečinok PST v programe Outlook

Tiež by vás mohlo zaujímať, ako nájsť dočasný priečinok Outlook OLK .

Nastavte odpovede mimo kancelárie

Či už budete väčšinu dňa mimo kancelárie alebo mesiac na dovolenke, nastavením odpovede Mimo kancelárie môžete svojim kontaktom oznámiť, že ste nedostupní. Používanie asistenta mimo kancelárie  zníži množstvo hluku vo vašej doručenej pošte, keď sa vás pokúšajú zastihnúť bez okamžitej odpovede. Zníži to aj prácu s upratovaním doručenej pošty, keď sa vrátite. Kliknite na Súbor > Informácie > Automatické odpovede .

Začiarknite políčko Odoslať automatické odpovede a potom definujte obdobie, kedy chcete túto konkrétnu správu odoslať. Túto správu môžete poslať aj kolegom v rámci organizácie alebo mimo nej.

Ak používate Outlook pre iOS, klepnite na Nastavenia, potom na svoj Exchange Server a potom na Automatické odpovede . Zapnite automatické odpovede a napíšte prispôsobenú správu.

Správa upozornení

Upozornenia na pracovnej ploche programu Outlook môžu byť ohromujúce a rozptyľovať vás. Jednou z možností, ktorú máte, je zakázať ich. Ak ich chcete stlmiť, kliknite pravým tlačidlom myši na ikonu programu Outlook v oblasti oznámení na paneli úloh a potom kliknite na položku Zobraziť upozornenie na novú poštu na pracovnej ploche. V prípade starších verzií Outlooku si prečítajte náš článok o tom, ako vypnúť upozornenia programu Outlook na pracovnej ploche .

Tipy pre aplikáciu Outlook Mobile

Ak používate mobilnú verziu Outlooku, tu je niekoľko tipov, ktoré vám pomôžu zostať produktívni na cestách.

Prepínajte medzi osobným a pracovným kalendárom.

Klepnite na kartu Kalendár, potom klepnite na ponuku hamburgerov a potom klepnite na svoj pracovný alebo osobný kalendár.

Naplánujte si Skype hovor s Outlookom pre iOS

Klepnite na Kalendár, vytvorte nový párny a potom zadajte názov udalosti. Klepnite na Ľudia a potom pridajte ľudí, ktorých chcete pozvať. Potiahnite prstom nadol a prepnite na položku Skype Call, potom klepnite na prepojenie Skype Call, zadajte popis a potom klepnite na Hotovo . Dokončite klepnutím na Uložiť.

Odoslať dostupnosť

Vytvorte novú správu a klepnite na udalosť v kalendári.

Klepnite na možnosť Odoslať dostupnosť, vyberte vhodný čas a potom Hotovo.

Pošlite správu.

Nedávne aktualizácie programu Outlook pre Windows alebo Mac pridali niekoľko nových funkcií. Viac informácií o tom, ako môžete využiť tieto nové funkcie, nájdete v našom článku. Prečítajte si tiež náš článok so  zoznamom príkazov klávesnice programu Outlook pre používateľov počítačov Mac.