Inventurní list pro maloobchod nemusí být složitý, aby byl užitečný. Pro malou prodejnu, pop-up shop, sklad nebo inventuru oddělení může dobře strukturovaný list v Excelu poskytnout zaměstnancům konzistentní místo pro záznam toho, co by mělo být na skladě podle systému, co bylo fyzicky spočítáno a kde je třeba vyšetřit rozdíly.
Cílem není proměnit Excel v plnohodnotnou platformu pro správu zásob. Cílem je vytvořit spolehlivý inventurní dokument, který je snadno použitelný za reálných podmínek v prodejně, snadno přezkoumatelný afterwards a dostatečně jednoduchý na to, aby ho zaměstnanci neobcházeli. Dobrý výsledek by vám měl umožnit rychle odpovědět na čtyři otázky: Jaká položka byla spočítána? Kde byla spočítána? Jaké bylo očekávané versus nalezené množství? Jaká akce je nutná pro jakoukoli odchylku?
Pro většinu inventur začněte s jedním řádkem pro kombinaci SKU a umístění. Pokud je stejné SKU uloženo na prodejní ploše a ve skladu, použijte samostatné řádky, pokud váš proces záměrně tyto lokace neslučuje. To usnadňuje sledování nesrovnalostí.
| Sloupec | Účel | Doporučený záznam |
|---|---|---|
| SKU | Jedinečný identifikátor položky | Text, včetně úvodních nul, pokud vaše SKU používají |
| Název položky | Čitelný popis produktu | Krátký, ale konkrétní popis |
| Kategorie | Seskupuje podobné produkty | Oblečení, Obuv, Potraviny, Doplňky atd. |
| Umístění | Ukazuje, kde je položka počítána | Ulička, regál, zóna skladu, výloha nebo box |
| Jednotka | Upřesňuje jednotku počítání | Kus, balení, karton, pár, láhev atd. |
| Očekávané množství | Množství ze systému zachycené pro porovnání | Číslo ze systému pro správu zásob nebo POS v dohodnutém okamžiku uzávěrky |
| Spočítané množství | Fyzicky nalezené množství | Celé číslo pro počítání kus po kusu |
| Rozdíl | Ukazuje nedostatek nebo přebytek | Vypočítané pole |
| Jednotková cena | Volitelný finanční kontext | Používejte pouze, pokud jsou k tomu zaměstnanci oprávněni |
| Hodnota odchylky | Volitelná hodnota nesrovnalosti | Vypočítané pole |
| Poznámky | Dokumentují výjimky | Příklady: poškozené, špatně umístěné, vyžaduje přepočítání |
Udržujte sešit dostatečně malý, aby ho zaměstnanci pochopili bez školení na desítkách karet. Praktické rozložení je:
Pokud je inventura rozsáhlá, rozdělte práci podle fyzických zón místo vytváření mnoha nesouvisejících verzí tabulky. Jeden řízený sešit je obvykle snazší na vyúčtování než několik kopií s různými vzorci nebo pořadím sloupců.
Zadejte záhlaví a ukázkové řádky, vyberte rozsah a použijte Domů > Formátovat jako tabulku nebo Vložení > Tabulka. Microsoft dokumentuje, že tabulky Excelu seskupují a analyzují data, nesou záhlaví s daty a podporují vestavěné filtrování. Pro inventurní list to usnadňuje filtrování podle kategorie, umístění nebo položek s nesrovnalostmi. Viz návod Microsoftu Vytváření a formátování tabulek.
Pojmenujte tabulku něčím jasným, například InventoryCount. Vyhněte se chytrým názvům, kterým rozumí pouze tvůrce sešitu.
Pokud jsou záhlaví vaší tabulky Očekávané množství a Spočítané množství, sloupec Rozdíl může použít vzorec se strukturovaným odkazem, jako je:
=[@[Spočítané množství]]-[@[Očekávané množství]]
Při této konvenci znamená negativní výsledek, že bylo nalezeno méně jednotek, než se očekávalo, nula znamená, že inventura odpovídala, a pozitivní výsledek znamená, že bylo nalezeno více jednotek.
Pokud zahrnete Jednotkovou cenu, volitelný vzorec pro Hodnotu odchylky je:
=[@Rozdíl]*[@[Jednotková cena]]
Udržujte tyto vzorce viditelné pro osobu, která se stará o sešit. Pokud výsledek vypadá špatně, recenzent by měl být schopen zkontrolovat vzorec, místo aby považoval tabulku za černou skříňku.
Pro fyzické počty položek, které musí být celá čísla, použijte ověřování dat Excelu ve sloupci Spočítané množství. Aktuální pokyny Microsoftu umožňují omezit buňky na celá čísla, desetinná čísla, seznamy, data, časy, délku textu nebo vlastní pravidla. Přejděte na Data > Ověřování dat a vyberte pravidlo vhodné pro vaši inventuru. Viz Použití ověřování dat v buňkách.
Nepoužívejte pravidlo celých čísel, pokud vaše firma legitimně počítá zlomková množství, jako je zboží prodávané na váhu nebo délku. Pravidlo ověřování by mělo odrážet jednotku, kterou skutečně kontrolujete.
Podmíněné formátování je nejužitečnější, když upoutává pozornost na problém. Například aplikujte pravidlo na sloupec Rozdíl, aby nenulové hodnoty byly vizuálně odlišné. Microsoft uvádí, že podmíněné formátování může vyhodnocovat hodnoty buněk nebo vzorce a může být aplikováno na rozsahy a tabulky Excelu. Viz Použití podmíněného formátování ke zvýraznění informací v Excelu.
Vyhněte se duze stavových barev. Pokud je zvýrazněna každá podmínka, zaměstnanci ztratí vizuální vodítko, které je důležité: které řádky vyžadují vyšetření nebo přepočítání.
Pokud seznam má stovky řádků, zamkněte oblast záhlaví. V Excelu Zobrazení > Zamknout okna udržuje vybrané řádky nebo sloupce viditelné při posouvání. Microsoft vysvětluje, že Zamknout okna uzamkne řádky nad a sloupce vlevo od vybrané buňky. Viz Zamknutí oken pro uzamčení řádků a sloupců.
Pro jednoduchý inventurní list je obvykle dostatečné zamknout řádek záhlaví. Zamkněte další sloupce pouze v případě, že SKU nebo Umístění musí zůstat viditelné při kontrole polí dále vpravo.
Nepřepisujte jednoduše první počet, pokud vaše firma potřebuje auditní stopu. Přidejte volitelné sloupce, jako jsou 1. počet, 2. počet a Finální počet, nebo zachovejte první počet v samostatné uzamčené kopii před zadáním ověřeného výsledku.
Užitečné pravidlo je přepočítávat na základě rizika, nikoli pouze na základě toho, zda je odchylka velká v jednotkách. Deset chybějících levných doplňků a jedna chybějící drahá položka mohou vyžadovat velmi odlišnou pozornost. Pokud sledujete Jednotkovou cenu, Hodnota odchylky může pomoci priorizovat přezkum, ale neměla by nahrazovat provozní úsudek.
Některé obchody preferují papír v uličkách a Excel pro vyúčtování. Pokud je to váš proces, navrhněte list pro tisk před dnem inventury. Použijte orientaci na šířku, pokud máte mnoho sloupců, odstraňte pole, která počítající nepotřebují, a náhledněte výstup, aby množství a štítky SKU zůstaly čitelné.
Excel může tisknout vybranou oblast listu a desktopový Excel může opakovat určené řádky v horní části každé tištěné stránky. Microsoft dokumentuje Rozložení stránky > Tiskové záhlaví pro opakování řádků záhlaví. Viz Opakování konkrétních řádků nebo sloupců na každé tištěné stránce a Tisk listu nebo sešitu.
Pokud budou počítající zapisovat množství ručně, nechte dostatečnou výšku řádku a jasně ohraničený sloupec Spočítané množství. Výtisk, který vypadá elegantně na obrazovce, ale nedává zaměstnancům prostor pro psaní, není dobrý inventurní list.
Pokud produkt existuje na regálu, koncovém regálu, vozíku na vrácení a policovém regálu ve skladu, jeden kombinovaný řádek může skrýt, kde k odchylce došlo. Použijte samostatné řádky umístění, pokud je důležitá kontrola na úrovni umístění.
Pokud se Očekávané množství neustále mění, zatímco lidé počítají, sloupec Rozdíl přestává reprezentovat jeden jasný časový bod. Definujte uzávěrku nebo postup pohybu před začátkem inventury.
Rozdíl a Hodnota odchylky by měly být obvykle vypočítávány, nikoli ručně zadávány. Zvažte ochranu sloupců se vzorci po otestování sešitu, zatímco buňky pro zadávání počtů a poznámky zůstanou editovatelné.
Popisy mohou být duplikovány nebo změněny. Udržujte SKU nebo jiný stabilní identifikátor položky jako klíčové pole a použijte popis k pomoci lidem rozpoznat produkt.
Prázdné pole může znamenat „nepočítáno“, zatímco nula může znamenat „spočítáno a nic nenalezeno“. To jsou různé provozní stavy. Rozhodněte, kterou konvenci váš tým bude používat, a zdokumentujte ji na listu Pokyny.
| Situace | Vhodnost inventurního listu v Excelu |
|---|---|
| Malý obchod s periodickými ručními inventurami | Dobrá volba, pokud je sešit řízen a kontrolován |
| Cyklické inventury podle uličky nebo zóny skladu | Dobrá volba pro strukturované inventurní seznamy a přezkum odchylek |
| Více obchodů upravujících stejné zásoby současně | Možné, ale procesní kontrola se stává důležitější |
| Pohyb zásob v reálném čase, příjem, převody a integrace prodejů | Použijte systém pro správu zásob/POS jako systém záznamu |
| Pracovní postupy skladu řízené čárovými kódy nebo vysoký objem transakcí | Věnovaný software pro správu zásob nebo sklad je obvykle vhodnější |
Excel zde funguje nejlépe jako řízený nástroj pro počítání a vyúčtování. Stává se špatnou náhradou, když potřebujete kontrolu transakcí v reálném čase, automatické doplňování, sériově evidované zásoby, složitá oprávnění nebo několik umístění zaznamenávajících pohyby zásob ve stejnou dobu.
Před uložením sešitu jako vašeho standardního inventurního listu pro maloobchod ho otestujte na malém vzorku z reálného světa. Použijte deset až dvacet SKU z různých kategorií a umístění. Zadejte odpovídající počet, nedostatek, přebytek, nulový počet a přepočet. Poté ověřte, že:
Pokud tyto kontroly projdou, šablona plní svou hlavní úlohu: činí fyzické počítání konzistentním a usnadňuje vyšetřování výjimek. Přidávejte funkce pouze tehdy, když řeší konkrétní opakující se problém. Inventurní list pro maloobchod, který je jednoduchý, řízený a správně používán, je obvykle cennější než složitý sešit, který zaměstnanci nemohou spolehlivě dodržovat.
Vytvořte si přehlednou výroční zprávu neziskové organizace v PowerPointu s bezplatnou šablonou, praktickou strukturou snímků, metrikami dopadu, finančními údaji a tipy na prezentaci připravenou pro dárce.
Vytvořte si v PowerPointu prezentaci pro investory z čistého technologického startupu s praktickou strukturou snímků, sdělením zaměřeným na důkazy, přístupným designem a menším počtem rušivých elementů.
Pomocí této jednoduché šablony matice delegování úkolů ve Wordu můžete přiřadit vlastníky, limity rozhodování, termíny a kontrolní body, aniž byste příliš komplikovali malý tým.
Použijte tento jednoduchý tisknutelný docházkový list pro domácí péči o děti, se jmény dětí, časy příchodu/odchodu, podpisy a tipy pro dodržování předpisů.
Použijte tuto šablonu marketingové strategie na jednu stránku, kterou si můžete vytisknout, k definování místního publika, nabídky, kanálů, rozpočtu, týdenních akcí a měřitelných cílů.
Zabraňte Excelu v převodu hodnot jako 1/2, 11-53 nebo JAN1 na data. Naučte se spolehlivá řešení pro psaní, vkládání, import CSV a již převedené buňky.
Build a polished real estate listing PowerPoint for free with a practical slide plan, photo, branding, accessibility, compliance, and export tips.
Opravte Outlook, když můžete přijímat e-maily, ale nemůžete je odesílat. Zkontrolujte složku K odeslání, offline režim, přihlášení, nastavení SMTP, profily a změny v Microsoft 365.
Vytvořte jednoduchou šablonu pro sledování dvouměsíční výplaty v Excelu pro malý tým, včetně hodin, výplat, odpočtů, kontrolních příznaků, souhrnů a pokynů pro vedení záznamů.
Vytvořte nebo si upravte šablonu kontrolního seznamu a rozpočtu pro plánování akcí k tisku v aplikaci Microsoft Word s praktickými částmi, kompromisy a tipy pro porovnání Wordu a Excelu.
