Jednoduchá šablona inventurního listu v Excelu pro maloobchodní prodejny: Pole, vzorce a postup inventury

Inventurní list pro maloobchod nemusí být složitý, aby byl užitečný. Pro malou prodejnu, pop-up shop, sklad nebo inventuru oddělení může dobře strukturovaný list v Excelu poskytnout zaměstnancům konzistentní místo pro záznam toho, co by mělo být na skladě podle systému, co bylo fyzicky spočítáno a kde je třeba vyšetřit rozdíly.

Cílem není proměnit Excel v plnohodnotnou platformu pro správu zásob. Cílem je vytvořit spolehlivý inventurní dokument, který je snadno použitelný za reálných podmínek v prodejně, snadno přezkoumatelný afterwards a dostatečně jednoduchý na to, aby ho zaměstnanci neobcházeli. Dobrý výsledek by vám měl umožnit rychle odpovědět na čtyři otázky: Jaká položka byla spočítána? Kde byla spočítána? Jaké bylo očekávané versus nalezené množství? Jaká akce je nutná pro jakoukoli odchylku?

Co by měl jednoduchý inventurní list pro maloobchod obsahovat?

Pro většinu inventur začněte s jedním řádkem pro kombinaci SKU a umístění. Pokud je stejné SKU uloženo na prodejní ploše a ve skladu, použijte samostatné řádky, pokud váš proces záměrně tyto lokace neslučuje. To usnadňuje sledování nesrovnalostí.

Doporučená struktura listu

Udržujte sešit dostatečně malý, aby ho zaměstnanci pochopili bez školení na desítkách karet. Praktické rozložení je:

• Inventurní list: pracovní seznam používaný během fyzické inventury.
• Pokyny: krátké vysvětlení času uzávěrky, pravidel počítání, kdo schvaluje a jak se řeší přepočty.
• Seznamy: volitelné řízené hodnoty pro rozevírací seznamy Kategorie, Umístění, Jednotka a Stav inventury.

Pokud je inventura rozsáhlá, rozdělte práci podle fyzických zón místo vytváření mnoha nesouvisejících verzí tabulky. Jeden řízený sešit je obvykle snazší na vyúčtování než několik kopií s různými vzorci nebo pořadím sloupců.

Jak nastavit list v Excelu

1. Převeďte rozsah inventury na tabulku Excelu

Zadejte záhlaví a ukázkové řádky, vyberte rozsah a použijte Domů > Formátovat jako tabulku nebo Vložení > Tabulka. Microsoft dokumentuje, že tabulky Excelu seskupují a analyzují data, nesou záhlaví s daty a podporují vestavěné filtrování. Pro inventurní list to usnadňuje filtrování podle kategorie, umístění nebo položek s nesrovnalostmi. Viz návod Microsoftu Vytváření a formátování tabulek.

Pojmenujte tabulku něčím jasným, například InventoryCount. Vyhněte se chytrým názvům, kterým rozumí pouze tvůrce sešitu.

2. Používejte jednoduché vzorce pro odchylky

Pokud jsou záhlaví vaší tabulky Očekávané množství a Spočítané množství, sloupec Rozdíl může použít vzorec se strukturovaným odkazem, jako je:

=[@[Spočítané množství]]-[@[Očekávané množství]]

Při této konvenci znamená negativní výsledek, že bylo nalezeno méně jednotek, než se očekávalo, nula znamená, že inventura odpovídala, a pozitivní výsledek znamená, že bylo nalezeno více jednotek.

Pokud zahrnete Jednotkovou cenu, volitelný vzorec pro Hodnotu odchylky je:

=[@Rozdíl]*[@[Jednotková cena]]

Udržujte tyto vzorce viditelné pro osobu, která se stará o sešit. Pokud výsledek vypadá špatně, recenzent by měl být schopen zkontrolovat vzorec, místo aby považoval tabulku za černou skříňku.

3. Omezte buňky pro zadávání množství

Pro fyzické počty položek, které musí být celá čísla, použijte ověřování dat Excelu ve sloupci Spočítané množství. Aktuální pokyny Microsoftu umožňují omezit buňky na celá čísla, desetinná čísla, seznamy, data, časy, délku textu nebo vlastní pravidla. Přejděte na Data > Ověřování dat a vyberte pravidlo vhodné pro vaši inventuru. Viz Použití ověřování dat v buňkách.

Nepoužívejte pravidlo celých čísel, pokud vaše firma legitimně počítá zlomková množství, jako je zboží prodávané na váhu nebo délku. Pravidlo ověřování by mělo odrážet jednotku, kterou skutečně kontrolujete.

4. Zvýrazňujte výjimky, nikoli každý řádek

Podmíněné formátování je nejužitečnější, když upoutává pozornost na problém. Například aplikujte pravidlo na sloupec Rozdíl, aby nenulové hodnoty byly vizuálně odlišné. Microsoft uvádí, že podmíněné formátování může vyhodnocovat hodnoty buněk nebo vzorce a může být aplikováno na rozsahy a tabulky Excelu. Viz Použití podmíněného formátování ke zvýraznění informací v Excelu.

Vyhněte se duze stavových barev. Pokud je zvýrazněna každá podmínka, zaměstnanci ztratí vizuální vodítko, které je důležité: které řádky vyžadují vyšetření nebo přepočítání.

5. Udržujte záhlaví viditelné během dlouhých inventur

Pokud seznam má stovky řádků, zamkněte oblast záhlaví. V Excelu Zobrazení > Zamknout okna udržuje vybrané řádky nebo sloupce viditelné při posouvání. Microsoft vysvětluje, že Zamknout okna uzamkne řádky nad a sloupce vlevo od vybrané buňky. Viz Zamknutí oken pro uzamčení řádků a sloupců.

Pro jednoduchý inventurní list je obvykle dostatečné zamknout řádek záhlaví. Zamkněte další sloupce pouze v případě, že SKU nebo Umístění musí zůstat viditelné při kontrole polí dále vpravo.

Rychlý kontrolní seznam dne inventury

• Zvolte čas uzávěrky inventury a ujistěte se, že všichni vědí, zda mohou prodeje, příjmy, převody a vrácení pokračovat během inventury.
• Exportujte nebo zkopírujte očekávaná množství v tomto okamžiku uzávěrky; neobnovujte je uprostřed, pokud to váš postup výslovně nevyžaduje.
• Před začátkem zaměstnanců potvrďte, že každý řádek má SKU, popis a umístění.
• Přiřaďte fyzické zóny, aby dva lidé nevědomky nepočítali stejnou zásobu.
• Zadejte fyzické počty do Spočítaného množství, nikoli do Očekávaného množství.
• Zkontrolujte každý nenulový Rozdíl.
• Před úpravou systému pro správu zásob přepočítejte podstatné nebo neobvyklé odchylky.
• Zaznamenejte krátký důvod v Poznámky, když je příčina známa.
• Uložte nedotčenou kopii dokončeného inventurního listu před provedením oprav po inventuře.

Jak byste měli řešit přepočty?

Nepřepisujte jednoduše první počet, pokud vaše firma potřebuje auditní stopu. Přidejte volitelné sloupce, jako jsou 1. počet, 2. počet a Finální počet, nebo zachovejte první počet v samostatné uzamčené kopii před zadáním ověřeného výsledku.

Užitečné pravidlo je přepočítávat na základě rizika, nikoli pouze na základě toho, zda je odchylka velká v jednotkách. Deset chybějících levných doplňků a jedna chybějící drahá položka mohou vyžadovat velmi odlišnou pozornost. Pokud sledujete Jednotkovou cenu, Hodnota odchylky může pomoci priorizovat přezkum, ale neměla by nahrazovat provozní úsudek.

Jak učinit list praktickým pro počítání na papíře

Některé obchody preferují papír v uličkách a Excel pro vyúčtování. Pokud je to váš proces, navrhněte list pro tisk před dnem inventury. Použijte orientaci na šířku, pokud máte mnoho sloupců, odstraňte pole, která počítající nepotřebují, a náhledněte výstup, aby množství a štítky SKU zůstaly čitelné.

Excel může tisknout vybranou oblast listu a desktopový Excel může opakovat určené řádky v horní části každé tištěné stránky. Microsoft dokumentuje Rozložení stránky > Tiskové záhlaví pro opakování řádků záhlaví. Viz Opakování konkrétních řádků nebo sloupců na každé tištěné stránce a Tisk listu nebo sešitu.

Pokud budou počítající zapisovat množství ručně, nechte dostatečnou výšku řádku a jasně ohraničený sloupec Spočítané množství. Výtisk, který vypadá elegantně na obrazovce, ale nedává zaměstnancům prostor pro psaní, není dobrý inventurní list.

Běžné chyby, které činí inventurní listy nespolehlivými

Míchání více umístění do jednoho řádku

Pokud produkt existuje na regálu, koncovém regálu, vozíku na vrácení a policovém regálu ve skladu, jeden kombinovaný řádek může skrýt, kde k odchylce došlo. Použijte samostatné řádky umístění, pokud je důležitá kontrola na úrovni umístění.

Změna očekávaných množství během inventury

Pokud se Očekávané množství neustále mění, zatímco lidé počítají, sloupec Rozdíl přestává reprezentovat jeden jasný časový bod. Definujte uzávěrku nebo postup pohybu před začátkem inventury.

Nechání zaměstnanců přepisovat vzorce

Rozdíl a Hodnota odchylky by měly být obvykle vypočítávány, nikoli ručně zadávány. Zvažte ochranu sloupců se vzorci po otestování sešitu, zatímco buňky pro zadávání počtů a poznámky zůstanou editovatelné.

Používání popisů místo SKU jako primárního klíče

Popisy mohou být duplikovány nebo změněny. Udržujte SKU nebo jiný stabilní identifikátor položky jako klíčové pole a použijte popis k pomoci lidem rozpoznat produkt.

Ignorování nulových nebo prázdných počtů

Prázdné pole může znamenat „nepočítáno“, zatímco nula může znamenat „spočítáno a nic nenalezeno“. To jsou různé provozní stavy. Rozhodněte, kterou konvenci váš tým bude používat, a zdokumentujte ji na listu Pokyny.

Kdy stačí Excel a kdy byste měli použít jiný systém?

Excel zde funguje nejlépe jako řízený nástroj pro počítání a vyúčtování. Stává se špatnou náhradou, když potřebujete kontrolu transakcí v reálném čase, automatické doplňování, sériově evidované zásoby, složitá oprávnění nebo několik umístění zaznamenávajících pohyby zásob ve stejnou dobu.

Jednoduchá kontrola kvality před opětovným použitím šablony

Před uložením sešitu jako vašeho standardního inventurního listu pro maloobchod ho otestujte na malém vzorku z reálného světa. Použijte deset až dvacet SKU z různých kategorií a umístění. Zadejte odpovídající počet, nedostatek, přebytek, nulový počet a přepočet. Poté ověřte, že:

• filtry fungují podle očekávání;
• ověřování množství přijímá legitimní záznamy a odmítá neplatné;
• Rozdíl se správně vypočítává pro každý testovací případ;
• podmíněné formátování upoutává pozornost na výjimky;
• tištěná záhlaví se správně opakují, pokud používáte papírové inventury;
• nikdo nemusí upravovat buňky se vzorci k dokončení inventury;
• list je pochopitelný pro počítajícího, který ho nevytvořil.

Pokud tyto kontroly projdou, šablona plní svou hlavní úlohu: činí fyzické počítání konzistentním a usnadňuje vyšetřování výjimek. Přidávejte funkce pouze tehdy, když řeší konkrétní opakující se problém. Inventurní list pro maloobchod, který je jednoduchý, řízený a správně používán, je obvykle cennější než složitý sešit, který zaměstnanci nemohou spolehlivě dodržovat.

Oficiální odkazy na Excel

• Podpora Microsoftu: Vytváření a formátování tabulek
• Podpora Microsoftu: Použití ověřování dat v buňkách
• Podpora Microsoftu: Použití podmíněného formátování ke zvýraznění informací
• Podpora Microsoftu: Zamknutí oken pro uzamčení řádků a sloupců
• Podpora Microsoftu: Opakování řádků nebo sloupců na každé tištěné stránce