Jak nechat vyniknout důležité e-maily v Outlooku

Téměř každý zaměstnanec kanceláře se někdy musí vypořádat s nepraktickou e-mailovou schránkou. Naštěstí mohou uživatelé aplikace Microsoft Outlook využívat různé funkce navržené tak, aby důležité e-maily vynikly.

Patří mezi ně podmíněné formátování a kategorie barev pro přidání různých písem a barev do vašich e-mailů. Zde je návod, jak používat tyto funkce v aplikaci Outlook.

Použití podmíněného formátování v aplikaci Outlook

Podmíněné formátování umožňuje nastavit pravidla formátování pro e-maily aplikace Outlook. Můžete nastavit různé barvy, písma a styly e-mailových zpráv, které se zobrazují ve vaší doručené poště. Chcete-li začít, budete muset vytvořit nové pravidlo podmíněného formátování.

V Outlooku klikněte na  Zobrazit > Nastavení zobrazení v kategorii Aktuální zobrazení . V  okně Upřesnit nastavení zobrazení klikněte na Podmíněné formátování .

Vytvoření nového pravidla podmíněného formátování

Outlook již používá pravidla podmíněného formátování pro konkrétní scénáře, jak uvidíte v okně nastavení podmíněného formátování . Nepřečtené e-maily se například zobrazí s modrým textem pomocí písma uživatelského rozhraní Segoe.

Chcete-li přidat vlastní pravidlo podmíněného formátování, klikněte na tlačítko Přidat .

Dejte svému pravidlu vhodný název a poté kliknutím na  Písmo nastavte možnosti formátování, jako je písmo, barva a velikost.

Klepnutím na  OK  potvrďte nastavení písma.

Jakmile nastavíte styl formátování pro vaše pravidlo, klikněte na  tlačítko Podmínka .

Zde můžete nastavit pravidlo, aby se automaticky vztahovalo na e-maily obsahující určitá klíčová slova nebo na e-maily odeslané na nebo z určitých e-mailových adres.

Formátování podle e-mailové adresy

Chcete-li přidat pravidlo, které se vztahuje na e-maily od určitého odesílatele, zadejte e-mailovou adresu do pole Od a více e-mailových adres oddělte středníkem. Toto můžete použít pro všechny e-maily odeslané z jednoho webu zadáním @domena.com , přičemž doména.com nahradíte správným názvem domény.

Můžete to také provést pro e-maily, které odesíláte, nikoli přijímáte, zadáním e-mailové adresy do pole Odeslat .

Formátování pomocí vyhledávání klíčových slov

Chcete-li použít pravidlo podmíněného formátování na e-maily, které obsahují slova, zadejte klíčové slovo (nebo klíčová slova) do pole Hledat slova .

Vyberte možnost Pouze pole Předmět v rozevírací nabídce níže, chcete-li v poli předmětu hledat pouze vybraná klíčová slova, nebo možnost Pole Předmět a tělo zprávy, chcete-li prohledat celý e-mail.

Pokročilá pravidla podmíněného formátování

Další složitá pravidla formátování můžete vytvořit na kartách Další možnosti a Pokročilé . Odtud můžete své nové pravidlo aplikovat na e-maily podle jejich stavu přečtení, důležitosti, příznaku sledování, velikosti a dalších.

Chcete-li například nastavit pravidlo tak, aby se vztahovalo pouze na nepřečtené e-maily, zaškrtněte políčko Pouze položky, které jsou na kartě Další možnosti a poté z rozbalovací nabídky vyberte možnost Nepřečtené .

Na  kartě Upřesnit můžete vytvořit konkrétní hledání pro vaše pravidlo pomocí téměř všech dostupných dat aplikace Outlook. Kliknutím na možnost Pole získáte na výběr stovky možností. Nejběžnější pole jsou uvedena v kategorii Často používaná pole .

Kliknutím na  Přidat do seznamu přidáte tato kritéria pokročilého vyhledávání do pravidla formátování. Níže uvedený příklad ukazuje pokročilé vyhledávání pro všechny e-maily, které obsahují „Ben“ v  poli Předmět .

Jakmile budete s pravidlem spokojeni,  potvrďte jej  kliknutím na tlačítko OK a poté na tlačítko OK zavřete  okno nastavení podmíněného formátování .

Používání e-mailových kategorií

I když je možné kategorizovat e-maily aplikace Outlook pomocí vyhledávacích složek , dalším způsobem, jak zdůraznit důležité e-maily, je použít kategorii. Kategorie mají samostatný název a barevnou značku, což vám umožňuje zobrazit je samostatně.

Systém barev zeleno-žluto-červený vám může pomoci například upřednostnit nejdůležitější e-maily. Ve výchozím nastavení nabízí Outlook kategorie v modré, zelené, oranžové, fialové, červené a žluté barvě. Můžete je upravit nebo vytvořit vlastní pomocí alternativních barev a jmen.

Vytváření nebo úprava kategorií

Chcete-li vytvořit novou kategorii nebo upravit existující, klikněte na Domů > Kategorizovat > Všechny kategorie .

Klepnutím na tlačítko  Nový vytvořte novou kategorii. Vyberte barvu kategorie z rozbalovací nabídky a pojmenujte ji v poli Název výše.

Klepnutím na  OK uložte kategorii.

Ruční použití kategorie na e-maily aplikace Outlook

Chcete-li ručně použít kategorii na e-mail aplikace Outlook, vyberte ji v zobrazení složek aplikace Outlook. Klikněte na Domů > Kategorizovat a poté klikněte na svou kategorii.

Vaše kategorie se ve výchozím zobrazení složky Outlooku zobrazí jako barevný čtverec nad časem a datem přijetí. Název vaší kategorie se zobrazí pod předmětem e-mailu v zobrazení e-mailu.

Chcete-li zobrazit e-maily podle kategorie, klikněte na  Zobrazit > Kategorie a přejděte do příslušné sekce pro vaši kategorii.

Automatické použití kategorií aplikace Outlook

Můžete také použít pravidla aplikace Outlook k automatickému použití kategorií na určité e-maily. Chcete-li to provést, klikněte na Soubor > Informace > Spravovat pravidla a upozornění .

V  záložce Pravidla e-mailu v nabídce Pravidla a upozornění  klikněte na tlačítko Nové pravidlo .

Před kliknutím na tlačítko  Další vyberte možnost  Použít pravidlo na zprávy, které obdržím .

Vyberte kritéria vyhledávání pro pravidlo kategorie barev. Chcete-li například pravidlo použít na e-maily z určité e-mailové adresy nebo názvu domény, zaškrtněte políčko Od lidí nebo veřejné skupiny .

V  oblasti Krok 2 níže klikněte znovu na kritéria (podtržené modře). Vedle  možnosti Od v dolní části zadejte svou e-mailovou adresu nebo název domény.

Pokud Outlook dokáže najít e-mailovou adresu ve vaší stávající poštovní schránce, vyberte ji ze seznamu, který se zobrazí, a klikněte na  OK . Pokud to nejde, klikněte na  Storno . Bez ohledu na to bude pravidlo vytvořeno. Pokračujte kliknutím na  Další .

V další fázi můžete nastavit akci pro vaše pravidlo. Kliknutím povolte možnost „ Přiřadit do kategorie kategorie “ v části Krok 1 .

Vyberte kategorii, kterou chcete přiřadit k tomuto pravidlu, kliknutím na kategorii v  části Krok 2 níže, před kliknutím na OK a poté  na Další.

Další fáze vám umožňuje vybrat jakékoli výjimky z tohoto pravidla. Vyberte je, jak je uvedeno výše, nebo  pokračujte kliknutím na Další .

V poslední fázi pojmenujte své pravidlo kategorie barev a poté zaškrtněte  políčko Spustit toto pravidlo nyní pro zprávy, které jsou již ve složce „Doručená pošta“, abyste jej zpětně použili na všechny své stávající e-maily.

Klikněte na  Dokončit pro vytvoření a spuštění pravidla. Kategorie barev bude použita na vaše e-maily podle vámi vybraných kritérií.

Nenechte si ujít důležité e-maily z Outlooku

Použití kategorií barev a pravidel podmíněného formátování je skvělý způsob, jak v Outlooku vyniknout důležitým e-mailům, které odesíláte a přijímáte. Nezapomeňte ještě více zvýšit svou produktivitu Outlooku pomocí dalších pravidel Outlooku a následných příznaků, abyste měli přehled o e-mailových řetězcích a důležitých úkolech.

Můžete také použít Rychlé části v Outlooku k rychlému přidání běžných prohlášení do vašich e-mailových odpovědí.