Jak vytvořit rozevírací seznamy pomocí ověřování dat v aplikaci Microsoft Excel

Ověření dat vám umožňuje provádět věci, které zahrnují komplikovaná vlastní nastavení, jako je výzva uživatelům k výběru možnosti ze seznamu nebo omezení buněk na určité typy dat. Je to výhodné, když potřebujete zachovat konzistentní a standardizovaná data aplikace Microsoft Excel.

Dnes vám ukážu, jak vytvořit rozevírací seznam v buňce pomocí ověření dat. Přestože snímky obrazovky pořizujem pomocí aplikace Excel 2016, postup je stejný, pokud používáte starší verze. Kroky jsou také stejné v moderních verzích Excelu v sadě Microsoft 365 (dříve O365) .

Vytvořte tabulku dat a seznam možností

Nejprve nastavte základní datovou tabulku. Data můžete buď zadat ručně, nebo je zkopírovat a vložit z jiného zdroje.

Dále vstoupíme do seznamu možností pro rozevírací seznam. Můžete to udělat, když definujete ověření dat nebo definujete seznam v jiném umístění na stejném listu nebo jiném listu.

V tomto příkladu uvedeme seznam možností pro rozevírací seznam na jiném listu, takže klikněte na jednu z karet listu ve spodní části okna aplikace Excel.

Zadejte každou možnost do sloupce (nebo řádku), jednu možnost do buňky. Poté se vraťte do listu s vašimi daty.

Zapněte ověření dat pro vybrané buňky

V tomto příkladu chceme přidat rozevírací seznamy do sloupce Hodnocení nebo do sloupce B . Vyberte buňky, do kterých chcete přidat rozevírací seznamy. V našem případě jsme zvolili B2 až B10 .

Poté klikněte na kartu Data .

V části Datové nástroje klikněte na tlačítko Ověření dat .

Přidejte k vybraným buňkám rozevírací seznam

Zobrazí se dialogové okno Ověření dat . Na kartě Nastavení můžete nechat Excel omezit položky ve vybraných buňkách na data, čísla, desetinná místa, časy nebo určitou délku.

V našem příkladu vyberte Seznam z rozevíracího seznamu Povolit a vytvořte rozevírací seznam v každé z vybraných buněk.

Vyberte Zdroj pro možnosti rozevíracího seznamu

Nyní musíme určit zdroj možností v každém rozevíracím seznamu. Můžete to udělat dvěma způsoby. První metoda zahrnuje ruční zadání možností do pole Zdroj oddělené čárkami. To může být časově náročné, pokud máte dlouhý seznam položek.

Dříve v tomto článku jsme vytvořili seznam položek na samostatném listu. Tento seznam nyní použijeme k naplnění rozevíracího seznamu v každé z vybraných buněk. Tato druhá metoda se snadno ovládá. Při distribuci sešitu uživatelům můžete také skrýt list obsahující možnosti (klikněte pravým tlačítkem na kartu listu a vyberte Skrýt ).

Chcete-li přidat seznam ze samostatného listu do rozevíracího seznamu, klikněte na šipku nahoru na pravé straně pole Zdroj .

Dialogové okno Ověření dat se zmenší pouze na pole Zdroj a z tohoto dialogového okna můžete přistupovat ke svému sešitu. Klepněte na kartu listu obsahujícího možnosti rozevíracího seznamu.

Dále vyberte buňky obsahující možnosti. Název listu a oblast buněk s možnostmi se přidají do pole Zdroj v dialogovém okně Ověření dat .

Klepnutím na šipku dolů na pravé straně pole Zdroj přijměte zadání a rozbalte dialogové okno.

Přidejte vstupní zprávu

Do rozevíracího seznamu můžete přidat volitelnou zprávu. Možná budete chtít zobrazit nápovědu nebo tip. Je dobré, aby zpráva byla krátká.

Chcete-li přidat zprávu, která se zobrazí, když je vybrána buňka obsahující rozevírací seznam, klikněte na kartu Vstupní zpráva . Dále do polí zadejte název a vstupní zprávu .

Přidejte upozornění na chybu

Další možností v rozevíracím seznamu je chybová zpráva, která se zobrazí, když se uživatel pokusí zadat data, která neodpovídají nastavení ověření. V našem příkladu se chybová zpráva zobrazí, když někdo zadá do buňky možnost, která neodpovídá žádné z přednastavených možností.

Chcete-li přidat chybovou zprávu, klepněte na kartu Upozornění na chybu . Výchozí možnost pro styl chybové výstrahy je Zastavit . Můžete také vybrat Varování nebo Informace . V tomto příkladu přijměte výchozí možnost Zastavit v rozevíracím seznamu Styl .

Zadejte název a chybovou zprávu pro upozornění na chybu . Nejlepší je, aby chybová zpráva byla krátká a informativní. Klepněte na tlačítko OK .

Použijte svůj nový rozevírací seznam

Nyní, když kliknete na buňku, do které jste přidali seznam ověření dat, zobrazí se rozevírací seznam a můžete vybrat možnost.

Pokud jste do rozevíracího seznamu přidali vstupní zprávu , zobrazí se, když vyberete buňku obsahující rozevírací seznam.

Pokud se pokusíte zadat možnost, která neodpovídá žádné z přednastavených možností, v dialogovém okně se zobrazí nastavené upozornění na chybu .

Jak jste využili rozevírací seznamy v Excelu? Dejte nám vědět do komentářů. Podívejte se také na naše další tipy pro Microsoft Office  a náš výukový program pro vytváření rozbalovacích nabídek v Tabulkách Google .