Jak vytvořit personalizované hromadné e-maily pomocí hromadné korespondence pro Gmail

Musíte poslat stejný e-mail mnoha lidem s personalizovaným obsahem pro každého? Možná budete chtít pozdravit každého příjemce jeho jménem, ​​použít jeho poštovní adresu nebo uvést jeho členské číslo.

Hromadná korespondence je funkce, která vám umožňuje vytvářet více kopií dopisů a e-mailů, které chcete odeslat svým kontaktům. Každý dopis nebo e-mail může obsahovat standardní i vlastní personalizovaný obsah. Informace, které používáte k přizpůsobení každého dopisu nebo e-mailu, jsou převzaty z vašeho zdroje dat, jako je seznam kontaktů.

Pokud používáte Gmail jako hlavního e-mailového klienta, není zde žádná integrovaná funkce hromadné korespondence. Pro Tabulky Google je však k dispozici doplněk hromadné korespondence, který se propojí s vaším účtem Gmail. Ukážeme vám, jak pomocí doplňku Hromadná korespondence pro Gmail s přílohami personalizovat dávku stejných e-mailů a odesílat je.

Nainstalujte si hromadnou korespondenci pro Gmail s doplňkem příloh

Před instalací a používáním doplňku Hromadná korespondence se přihlaste k účtu Gmail, který chcete použít.

Poté nainstalujte doplněk Hromadná korespondence pro Tabulky Google.

Kliknutím na Pokračovat v dialogovém okně Začínáme udělte doplňku Hromadná korespondence oprávnění ke spuštění.

Jsou uvedena různá oprávnění vyžadovaná doplňkem. Kliknutím na Povolit udělíte doplňku Hromadná korespondence oprávnění k přístupu k vašemu účtu Gmail.

Zobrazí se Průvodce hromadnou korespondencí – Začínáme . Klepnutím na X zavřete dialogové okno.

Vytvořte slučovací šablonu

Doplněk Hromadná korespondence otevře novou tabulku bez názvu v Tabulkách Google na nové kartě.

Přejděte na Doplňky > Hromadná korespondence s přílohami > Vytvořit šablonu sloučení .

V tabulce Bez názvu se vytvoří prázdná šablona hromadné korespondence obsahující povinné sloupce, jako je Jméno , Příjmení a E-mailová adresa .

Importujte nebo zadejte své kontakty

Nyní musíte do této tabulky přidat kontakty, které chcete použít. Chcete-li to provést, přejděte do části Doplňky > Hromadná korespondence s přílohami > Importovat kontakty Google .

Import kontaktů je nejrychlejší způsob, jak je přidat. Informace o příjemcích však můžete do tabulky zadat také ručně.

Pokud máte určité skupiny příjemců, kterým posíláte hromadné e-maily; možná budete chtít vytvořit skupiny v Kontaktech Google.

Vyberte z rozevíracího seznamu skupinu obsahující e-mailové adresy, které chcete použít, a klikněte na Importovat kontakty . Dialogové okno se automaticky nezavře, takže klikněte na X v pravém horním rohu dialogového okna.

Přidejte přílohu pro kontakt

Jednou z položek, které si můžete v každém e-mailu přizpůsobit, je příloha. Ke každému e-mailu můžete připojit jiný soubor pomocí odkazu na soubor ve svém účtu Disku Google.

Chcete-li to provést, otevřete novou kartu a přihlaste se na Disk Google. Poté nahrajte soubor, který chcete připojit k e-mailu. Soubor můžete nahrát přetažením do okna prohlížeče.

Dále klikněte pravým tlačítkem na nahraný soubor a klikněte na Získat odkaz ke sdílení .

Ve vyskakovacím dialogovém okně se ujistěte, že je zapnutý posuvník Sdílení odkazu na (zelený).

Pokud je sdílení odkazu již zapnuto, adresa URL se automaticky zkopíruje, když vyberete možnost Získat odkaz ke sdílení . Pokud se vám nezobrazila zpráva, že odkaz byl zkopírován do schránky, vyberte v dialogovém okně adresu URL a zkopírujte ji.

Vraťte se do tabulky Hromadná korespondence a vložte adresu URL do sloupce Přílohy souboru osoby, které chcete tento soubor odeslat. Každému kontaktu ve vašem seznamu můžete poslat jiný soubor.

Můžete také zahrnout více adres URL příloh souborů oddělených čárkami.

Naplánujte datum a čas odeslání e-mailu

Sloupec Naplánovaná data vám umožňuje zadat datum a čas odeslání e-mailu, který se může pro každou osobu lišit.

Chcete-li naplánovat e-mail, zadejte požadované datum a čas ve formátu dd/mm/rrrr hh:mm do sloupce Naplánované datum pro požadovaný kontakt.

Nechte buňky ve sloupci Naplánované datum prázdné, aby se e-maily odeslaly ihned po jejich nastavení.

Přidat vlastní obsah

Kromě standardních polí obsažených v šabloně hromadné korespondence můžete přidat další vlastní pole. Možná budete chtít přidat informace, jako je e-mailová adresa a členské číslo každého příjemce. Chcete-li tyto informace uložit, můžete do tabulky přidat sloupce.

Pro náš příklad přidáme něco jednoduchého. V každém e-mailu chceme použít příjmení příjemce, před kterým bude uveden jeho titul (pan, paní nebo paní). Přidáme tedy sloupec Název .

Chcete-li přidat sloupec do tabulky hromadné korespondence, přesuňte ukazatel myši na záhlaví posledního vyplněného sloupce. Klikněte na tlačítko se šipkou dolů, které se zobrazí, a poté klikněte na Vložit 1 vpravo .

Klikněte do modré buňky záhlaví a změňte název sloupce na odpovídající název. Toto jméno budete používat v konceptu e-mailu v Gmailu, abyste později vložili hodnotu do každého e-mailu.

Poté zadejte příslušnou hodnotu pro každý kontakt do buněk pod názvem sloupce.

Vytvořte koncept e-mailu v Gmailu

Nyní je čas vytvořit koncept e-mailu, který chcete odeslat svým kontaktům v tabulce hromadné korespondence, a pomocí variabilních polí přizpůsobit každý e-mail.

Otevřete novou kartu a přihlaste se ke stejné adrese Gmail, kterou jste použili pro tabulku hromadné korespondence. Vytvořte nový e-mail a zadejte předmět a tělo e-mailové zprávy. Do konceptu e-mailu můžete také přidat formátování RTF a vložené obrázky.

Chcete-li do e-mailu zahrnout variabilní pole, například Titul a Příjmení , vložte názvy polí pomocí zápisu {{název pole}} . Do našeho e-mailu jsme například přidali {{Title}} {{Příjmení}} . Do předmětu můžete také přidat variabilní pole. Pokud jste do tabulky hromadné korespondence přidali adresy URL příloh souborů, nemusíte do e-mailu přidávat toto pole proměnné. Budou automaticky zahrnuty do e-mailů.

NEKLIKNĚTE na tlačítko Odeslat .

Nakonfigurujte hromadnou korespondenci

Vraťte se do tabulky hromadné korespondence a přejděte na Doplňky > Hromadná korespondence s přílohami > Konfigurovat hromadnou korespondenci .

Zadejte informace pro e-mailovou zprávu, jako je Celé jméno odesílatele , Adresa kopie a adresa Skrytá kopie . Pokud se e-mailová adresa odesílatele liší od adresy Gmail, pod kterou jste se přihlásili, vyberte e-mailovou adresu z rozevíracího seznamu. Přihlášená e-mailová adresa se také používá jako adresa pro odpověď , ale můžete ji změnit.

Klikněte na Pokračovat .

Odeslat zkušební e-mail

Z prvního rozevíracího seznamu vyberte Použít existující koncept zprávy Gmailu jako šablonu . Poté z rozevíracího seznamu Vybrat koncept Gmailu vyberte koncept, který chcete použít .

Hromadnou korespondenci je vhodné otestovat, takže klikněte na Odeslat zkušební e-mail .

Zkušební e-mail obdržíte na účet, ke kterému jste se přihlásili v tabulce hromadné korespondence. Použijí se hodnoty polí proměnných z prvního kontaktu v importovaném seznamu. Všechny adresy URL příloh, které jste přidali, se přidají na konec zprávy. Soubor si můžete buď stáhnout z odkazu, nebo uložit na svůj účet na Disku Google.

Spusťte hromadnou korespondenci

Vraťte se do tabulky hromadné korespondence a kliknutím na Spustit hromadnou korespondenci začněte odesílat e-maily. Pokud jste přidali data a časy do sloupce Naplánované datum pro některý nebo všechny kontakty, e-maily budou odeslány. E-maily kontaktům bez naplánovaného data a času budou odeslány okamžitě.

Po dokončení hromadné korespondence klikněte na Hotovo .

Přejmenujte tabulku hromadné korespondence

Tabulka hromadné korespondence se automaticky uloží jako výchozí název Tabulka bez názvu . Pokud budete chtít tuto tabulku znovu použít, možná ji budete chtít pojmenovat lépe.

Chcete-li změnit název tabulky hromadné korespondence, klikněte na název v levém horním rohu tabulky.

Zadejte nový název. Tento nový název se zobrazí v tabulce.

Nový název, který jste zadali, se také použije jako název souboru ve vašem účtu Disku Google. Nyní můžete tuto hromadnou korespondenci znovu použít a podle potřeby ji změnit.

Hromadná korespondence je také integrovaná funkce ve Wordu pro Windows , Wordu pro Mac a Outlooku 2013 nebo 2016 ve Windows .

Používáte hromadnou korespondenci? Našli jste nějaké další způsoby hromadné korespondence v Gmailu nebo způsoby hromadné korespondence v jiných e-mailových službách? Dejte nám vědět své zkušenosti v komentářích.