Rozprávanie dát a dôležité otázky

Pokiaľ ide o rozprávanie príbehov o údajoch, je potrebné zvážiť tri dôležité faktory, aby ste sa uistili, že naša správa rozpráva správny príbeh – používateľ , kontext a riešenie . Tieto faktory sú kritické, pretože popisujú účel každej správy.

V článku sme opísali rozprávanie dát ako proces prenosu informácií danému publiku. Vďaka efektívnemu rozprávaniu môžeme získať od koncových používateľov zapojenie, ktoré hľadáme.

Ako môžeme zefektívniť naše dátové príbehy? Len sa musíme pýtať správne otázky, aby sme vedeli, aký prístup použiť pri vývoji našich prehľadov.

Obsah

• Efektívne rozprávanie údajov o porozumení používateľovi
  • Analytici verzus vedúci pracovníci
  • Dva prístupy v logike a toku
• Pochopenie kontextu rozprávania vašich údajov
• Prísť s riešením
• Záver

Efektívne rozprávanie údajov o porozumení používateľovi

Prvá otázka, ktorú by sme si mali vždy položiť, je: „Kto je publikum?

Ak sa nepodarí identifikovať koncového používateľa, znamená to, že zostavujeme správu bez toho, aby sme skutočne vedeli, aké prvky naša správa potrebuje. Starý citát hovorí: „Ak človek nevie, do ktorého prístavu sa plaví, žiadny vietor nie je priaznivý“.

Týka sa to procesu tvorby správ, konkrétne rozprávania príbehov. Správy by sme mali robiť na základe toho, čo publikum potrebuje, a nie na základe toho, čo chceme prezentovať my osobne.

Kto je publikum? Aká je ich úloha v ich organizácii? Aká je ich analytická vyspelosť? Majú preferencie a zvyky, ktoré by mali určovať spôsob prezentácie údajov? Aké nástroje používajú?

Mali by sme tiež pochopiť ich bolestivé body a ich obmedzenia. Majú zvyky, ktoré by mohli diktovať, ako budú analyzovať údaje?

Analytici verzus vedúci pracovníci

Poznanie publika nám umožňuje robiť rozhodnutia o tom, ako by sme mali zostavovať našu správu. Niektoré publiká sú úplne vizuálne a oceňujú napríklad nadmerné používanie grafov. Iní môžu potrebovať dôkladnejšie vysvetlenia ku každej časti správy.

Je tiež dôležité to pochopiťa vedúci pracovníci budú mať vždy rôzne pohľady.

Analytici majú tendenciu tráviť viac času analyzovaním problému a menej vyjadrovaním problému alebo prácou na syntéze. Vedúci pracovníci sú presnými opakmi a skočili by do vyjadrenia problému a práce na syntéze bez toho, aby si nechali veľa času na analýzu.

Pretože analytici a generálny manažment majú dva radikálne odlišné spôsoby riešenia problému, musíte sa tiež pýtať správne otázky. Aké sú ich očakávania? Čo urobia so správou? Bude slúžiť na zvýraznenie konkrétnych trendov a využitie pri rozhodovaní?

Poznať konečný cieľ projektu je mimoriadne dôležité, pretože vám to povie, ako vytvoriť príbeh, ktorý povedie k výsledkom, ktoré potrebujú. Identifikácia vášho publika ako analytika alebo manažéra (alebo kombinácia oboch) vám umožní vyladiť váš prístup na základe ich priorít.

Dva prístupy v logike a toku

Z hľadiska logiky a plynulosti príbehu existujú dva základné typy prístupu. Prvý prístup sa nazýva induktívny.

Induktívny prístup je bežnou cestou, ktorú väčšina z nás používa pri riešení problémov. Pred vykonaním analýzy začíname faktami a analyzujeme údaje. Odtiaľ prichádzame so záverom, ktorý bude primárnym základom pre naše odporúčania.

Druhý prístup sa nazýva deduktívny prístup.

Tento deduktívny prístup začína odporúčaniami o tom, čo by sa malo urobiť, skôr než sa pýtate, prečo by sa to malo robiť. Ak existuje viac otázok, je to jediný čas, kedy skočíte do analýzy a metodológie.

Tento prístup je určený hlavne pre vedúcich pracovníkov, ktorí sa menej zaujímajú o fakty a metodiku a radi by okamžite prijali opatrenia. Závery a akcie budú ich primárnym základom pri kladení otázok, ak to bude potrebné. Toto vedieť vám umožňuje byť pripravený s jasnými odpoveďami na tieto otázky.

Hlavnou výhodou tohto prístupu sú podrobné informácie poskytované v obmedzenom časovom rámci. Umožňuje vám zapojiť sa do diskusie otázok a odpovedí, ktorá pomôže publiku pochopiť vaše nápady. To vám umožní zvýrazniť kľúčové správy v optimálnych časoch.

Tento prístup má dva potenciálne výsledky. Po prvé, koncoví používatelia môžu považovať rýchly prístup k informáciám za veľmi užitočný a môžu ich utešiť, ak sa zistenia zhodujú s ich pôvodnou hypotézou. Tým sa zvýši vlastníctvo.

Na druhej strane, ak nakoniec dokážete, že ich postrehy sú nesprávne, vzbudí to záujem a bude to pre vás skvelá príležitosť upútať ich pozornosť. To by mohlo skončiť ako zlomový bod vo vašom príbehu.

Pochopenie kontextu rozprávania vašich údajov

Poznanie kontextu je ďalším kľúčom k úspešnému rozprávaniu dát. Nikdy nezabudnite, že vytvárate prehľad pre niekoho iného. To znamená, že kontext sa môže líšiť od toho, čo očakávate.

Prečo je táto správa potrebná? Spustilo niečo túto potrebu? Aké sú okolnosti?

V tomto prípade sa ako užitočné ukazujú interakcie spätnej väzby. Ukazuje vám, v čom je problém, a dáva vám možnosť pozrieť sa na väčší obraz. Umožňuje vám vytvoriť správu, ktorá by mohla potenciálne pripraviť cestu k riešeniu.

Dobré pochopenie kontextu vám tiež pomôže pochopiť, na ktoré obchodné otázky by ste mali odpovedať ako prvé. Umožňuje vám zostaviť zostavu logickým spôsobom na základe aktuálnych potrieb. Vytvára spojenie medzi problémom, očakávaniami a riešením.

Prísť s riešením

Tretím dôležitým faktorom, ktorý je potrebné zvážiť pri vymýšľaní dátového príbehu, je riešenie. Aké sú otázky, na ktoré by ste chceli získať odpovede?

Je veľa vecí, ktoré vaši koncoví používatelia nevedia, ale chceli by sa dozvedieť prostredníctvom správy, na ktorej pracujete. Všimnite si, že to nie je len o existujúcich otázkach, ktoré už majú. Pri práci s údajmi budú formulovať nové otázky. Tieto otázky vás privedú k správnej línii príbehu, ktorú treba sledovať.

Zistenie, aké riešenia poskytnúť, vám tiež pomôže určiť, či potrebujete prieskumnú správu alebo vysvetľujúcu správu. Opäť to súvisí s typom publika, ktoré máte. Ak máte ako koncového používateľa vedúcich pracovníkov, pravdepodobne budete potrebovať vysvetľujúce správy, ktoré obsahujú menej podrobností, ale pokrývajú väčší rozsah. Vašou prioritou by bolo prezentovať jasné akcie namiesto toho, aby ste sa podrobne venovali každej informácii.

Ak však vaše publikum pozostáva z ľudí pracujúcich v prevádzkach, potom by ste potrebovali prieskumnú správu, v ktorej budete prezentovať viac podrobností s obmedzeným rozsahom. Potrebovali by nástroje na interakciu, ako sú filtre, aby sa mohli v prehľade pohybovať efektívnejšie.

Je tiež dôležité pochopiť, či správa rieši novú požiadavku alebo či má nahradiť existujúce riešenie. Ak je zostava určená na nahradenie existujúceho riešenia, máte výhodu, že vidíte, čo fungovalo a čo nefungovalo v poslednom riešení, ktoré používali.

Ak ide o novú požiadavku, najlepším spôsobom, ako vytvoriť efektívnu správu, by bolo pochopiť, odkiaľ táto potreba pochádza. Má sa správa zaoberať aktuálnymi problémami alebo by sa mala správa vyvíjať, keď sa objavia nové údaje?

Čím viac budete s publikom komunikovať a pýtať sa správne otázky, tým viac spoznáte ich skutočné potreby.

Záver

Správa je komunikačný nástroj, ktorý uľahčuje pochopenie technickej analýzy. Má to svoj účel a vysiela výzvu na akciu. Vzdeláva a poskytuje informácie, ktoré pomôžu koncovým používateľom pri rozhodovaní.

To je dôvod, prečo chcete vytvoriť relevantné, intuitívne a vizuálne príjemné prostredie pre vašich koncových používateľov zakaždým, keď vytvoríte správu. Chcete zapôsobiť. To je niečo, čo môžete dosiahnuť efektívnosťou.

Všetko najlepšie,