Výhody SharePointu při vývoji sestav LuckyTemplates

Chci mluvit o třech hlavních výhodách SharePointu. Budeme hovořit o třech zastřešujících výhodách a podrobně se podíváme na to, co tyto výhody znamenají a jak funkce SharePointu umožňují, aby se tyto výhody projevily. Celé video tohoto tutoriálu si můžete prohlédnout ve spodní části tohoto blogu.

Obsah

• Výhoda služby SharePoint 1: Správa obsahu a doručování
• Knihovny dokumentů
• SharePoint seznamy
• Týmový web
• SharePoint Benefit 2: Pracovní postupy obchodních procesů
• SharePoint a Power Automate
• SharePoint a Power Apps
• SharePoint a LuckyTemplates
• SharePoint Benefit 3: Spolupráce
• Závěr

Výhoda služby SharePoint 1: Správa obsahu a doručování

První z výhod SharePointu je to, co rád nazývám správa a doručování obsahu . Tato oblast byla vždy klíčovým problémem na pracovištích po celém světě.

Odhaduje se, že asi 30 % vašeho času strávíte odesíláním, odpovídáním a organizováním e-mailů a dat. SharePoint může pomoci vašim zaměstnancům i vám získat část času zpět.

Mimochodem, to jsou asi 2,6 až 3 hodiny denně, které byste mohli potenciálně získat zpět pomocí SharePointu. Lidé používají SharePoint k ukládání dokumentů podobně, jako to dělají pro OneDrive. Ale výhodou ukládání dokumentů pomocí SharePointu je, že ke každému dokumentu můžete připojit metadata .

Řekněme například, že máte účetní složku, kde máte všechny soubory rozdělené nejprve podle roku a poté podle samotného účtu.

Chcete-li najít daňový soubor zaměstnanců za rok 2017, musíte nejprve kliknout na složku za rok 2017, poté kliknout na daně zaměstnanců a poté najít skutečnou osobu, pro kterou chcete daně.

To je velmi komplikovaný systém, zvláště pokud chcete vidět všechny soubory pro určitou osobu, že? Všechny soubory pro určitou osobu nebo všechny daňové soubory pro každý rok jsou umístěny v různých složkách, takže je těžké to udělat v tradičním formátu OneDrive nebo stolního počítače.

Knihovny dokumentů

SharePoint tedy vytvořil knihovny dokumentů , kde jsou všechny vaše soubory v seznamu a ke svým dokumentům můžete připojit metadata .

V našem příkladu máme metadata s názvem Rok , další metadata s názvem Typ účtu a další metadata s názvem Osoba .

Pokud se chcete podívat na všechny soubory pro konkrétní osobu, stačí přejít na tato metadata a filtrovat podle této osoby. Uvidíte všechny soubory za všechny roky. Pokud se chcete vrátit k původnímu způsobu a jen se podívat na všechny soubory pro určitý rok, pak byste přešli na tato metadata a filtrovali tento rok.

Metadata představují další úroveň organizace vaší knihovny dokumentů.

Jsem tak překvapen, že to nedělá více společností. Když to udělají, uvidí zvýšenou produktivitu při hledání dokumentů, které potřebují.

To je také velmi škálovatelné. Můžete mít například knihovnu dokumentů pro své smlouvy, jinou knihovnu dokumentů pro své účetnictví a další knihovnu dokumentů pro vaše HR. Mohou být drženy odděleně, aby někdo z HR nemohl kontrolovat doklady v účetnictví.

SharePoint seznamy

Další funkcí, která umožňuje poskytování robustní správy obsahu, je prostřednictvím seznamů . V tomto příkladu máme přizpůsobenou databázi, kterou někdo vytvořil, aby obsahovala data, která jsou pro něj relevantní.

Toto je seznam itinerářů akcí. Každý záznam zde představuje konkrétní událost v itineráři dané události. Pořádáme Breakfast meet & greet Welcome & Introduction a tak dále.

Tato osoba vytvořila sloupce, které jsou pro ni relevantní. Takže pro každou relaci mají kód, typ, popis, reproduktory, čas začátku a čas konce.

Na seznamech SharePoint je skvělé to, že vám poskytují všestrannost robustní databáze a pro pracovníka je snadné je skutečně zaměstnat. Je velmi snadné vytvořit si vlastní seznamy a typy sloupců. Můžete mít sofistikované typy sloupců, jako jsou výběrové sloupce (např. Typ relace) nebo uživatelské sloupce (např. Speakers).

Po vytvoření seznamu SharePoint můžete dělat mnoho věcí. Je také škálovatelný, protože jej můžete vytvořit pro mnoho věcí. Můžete si vytvořit jeden pro výdaje místo toho, abyste to dělali v náhodném souboru aplikace Excel, který je velmi obtížně přístupný. Každý k němu má přístup a může jej aktualizovat. Pokud dojde ke změnám, můžete vyžadovat schválení těchto změn a přidat drobné pracovní postupy.

Tyto seznamy lze také upravovat pomocí příloh. Toto je například seznam článků blogu, kde každý z nich je skutečný soubor. Jedná se tedy o mix knihoven dokumentů a seznamů SharePoint, kde někdo vytvořil knihovnu dokumentů s metadaty a sloupci ze seznamu SharePoint.

I zde tedy můžete hodně kombinovat. To je mnohem lepší, než když jsou vaše data v nějakém náhodném skladu nebo na OneDrive nebo e-mailech.

SharePoint je all-in-one místo pro všechna vaše data, ať už jde o knihovnu dokumentů nebo seznam SharePointu.

Týmový web

Poslední funkcí pro SharePoint je, že jde o týmový web . Je to interní týmový web, kde mají všichni vaši zaměstnanci přístup k informacím, které potřebují. Můžete mít týmový web pro celou vaši organizaci pro věci, jako jsou zprávy, blogové příspěvky, kalendáře, rychlé odkazy a externí zdroje, které vaši zaměstnanci používají.

Například, pokud chci najít své HR zásady, nemusím personalistovi posílat e-mail. Mohu přejít na týmový web a najít sekci HR, kde najdu všechny dokumenty, které potřebuji.

Je také opravdu důležité, že když máte SharePoint, týmový web vaší organizace je vaší domovskou stránkou. Jakmile tedy někdo otevře Chrome nebo Průzkumníka, může vidět nejnovější zprávy a aktivity společnosti.

Můžete mít také týmové weby specifické pro skupinu. Můžete mít jeden týmový web pro celou organizaci a další týmový web, který je soukromý pro váš tým, takže jim budou poskytovány pouze informace, které jsou pro zaměstnance relevantní.

Můžete vytvářet vlastní weby SharePoint a seznamy SharePoint. Pro každého je velmi snadné jej vytvořit, protože není potřeba žádné kódování a vše probíhá přetahováním.

SharePoint Benefit 2: Pracovní postupy obchodních procesů

Jedna z důležitých výhod SharePointu se týká pracovních postupů obchodních procesů . Toto je příklad velmi jednoduchého pracovního postupu obchodního procesu pro organizaci.

Část dokumentu dorazí do e-mailové schránky, která je přesměrována k recenzentům. Poté prochází několika fázemi recenzentů. Pokud to schválí, je to přijato; pokud ne, je zamítnuto.

Tento proces zahrnuje několik e-mailů, že? Máte e-mail, který přichází do skutečné schránky. Poté je třeba poslat e-mail Anně a Seanovi, aby provedli kontrolu. Anna a Sean si pravděpodobně pošlou e-mail, aby si to přečetli. A pak konečně další e-mail, který vyjadřuje souhlas nebo nesouhlas.

Nyní, pokud jsou použitá data skutečně v SharePointu, lze tento pracovní postup automatizovat. Můžeme například vytvořit seznam SharePoint, který bude obsahovat všechny tyto dokumenty. Dokument dorazí a před přijetím jej musí zkontrolovat buď Sean, nebo Anna.

Namísto e-mailového procesu může osoba, která chce schválení, nahrát jej do seznamu SharePoint nebo do knihovny dokumentů, která pak automaticky odešle e-mailové upozornění Seanovi a Anně. To lze provést prostřednictvím obounebo interní systém workflow SharePoint.

E-mail může také obsahovat odkaz na dokument služby SharePoint v knihovně dokumentů služby SharePoint, takže Anna obdrží e-mail, že osoba nahrála nový dokument. Anna poté dokument zkontroluje a klikne buď na Schválit nebo Zamítnout .

Totéž platí pro Seana; a pokud oba kliknou na Schválit , odešle se původnímu odesílateli další e-mail, který říká, že Sean a Anna oba schválili. Dále automaticky aktualizuje stav tohoto dokumentu na Schválit a veškeré sledování tohoto stavu se provádí v rámci SharePointu.

SharePoint a Power Automate

Ve skutečnosti jsme udělali systém schvalování výdajů v naší sérii YouTube, kde jsme hovořili o tom, jak používat Power Automate se SharePointem k automatizaci tohoto systému.

Zde je jednoduché schvalování výdajů, které jsem udělal pro organizaci, která dříve přijímala asi 7 nebo 8 e-mailů a měla příliš mnoho bolestivých bodů. Dříve byl zaměstnanec, který předkládal výdaje, držen mimo kruh a neexistoval způsob, jak vše následně uspořádat.

SharePoint a systém pracovních postupů, jako je Power Automate, to mohou skutečně vyřešit. Jakmile budete mít svá data, procesy a SharePoint, je velmi snadné, aby vstoupily další aplikace a zlepšily tento proces.

SharePoint a Power Apps

Hovořili jsme o tom, jak lze SharePoint a Power Automate použít k automatizaci pracovních procesů v obchodních procesech. Ale totéž lze říci o SharePointu a Power Apps. Řekněme, že nechcete, aby Sean a Anna vůbec přistupovali k SharePointu.

Můžete vytvořit aplikaci pro Seana a Annu, kde mohou přejít na webovou stránku, která jim ukáže smlouvy, které si potřebují jednu po druhé prohlédnout. Nedostávají žádné e-maily, pouze se přihlásí do aplikace. A opět, nejlepší věc na Power Apps je, že to není žádný kód.

SharePoint a LuckyTemplates

SharePoint je také velmi výkonný s LuckyTemplates. Řekněme například, že máte systém schvalování výdajů na SharePointu. To také znamená, že sledujete všechna data pro tento proces. Sledujete, kdo předkládá výdaje, kolik jich stojí a jak dlouho trvá, než vše zkontrolujete. Jednou z výhod SharePointu je, že data můžete použít k vytvoření sestavy a řídicího panelu na .

SharePoint umožňuje pracovní postupy, ale integrace s jinými aplikacemi Power Platform jej skutečně posouvá na další úroveň.

SharePoint Benefit 3: Spolupráce

Třetí z výhod SharePointu je spolupráce. To je jeden z důvodů, proč většina organizací ospravedlňuje nákup SharePoint za účelem zvýšení jejich produktivity. Existuje mnoho výhod a funkcí SharePointu, které umožňují prostředí pro spolupráci. Velmi rychle projdu každou.

Kontrola verzí vám umožňuje zajistit, aby byly vaše dokumenty aktuální, a pokud jsou v dokumentech provedeny nějaké změny, můžete se vždy vrátit k předchozí verzi.

Schválit a zkontrolovat je jako to, o čem jsme hovořili v pracovních postupech obchodních procesů. Můžete mít nastaven systém knihovny dokumentů, kde někdo odešle dokument a někdo jiný musí tento dokument schválit nebo zamítnout.

All-in-one banka je filozofie, kde by všechny informace vaší organizace měly být na jednom místě. Nemělo by tedy být opakovatelné a snadno dohledatelné pro každého, kdo jej potřebuje najít.

Rozšíření lze vytvářet v rámci SharePointu a importovat pro zlepšení spolupráce. Věci jako sledovač úkolů, widgety a nástěnky Kanban jsou něco, co se na stránkách SharePointu hojně využívá ke zlepšení spolupráce.

Oprávnění vám umožňují vybrat určité skupiny lidí, kteří budou mít přístup k informacím. Někdy společnosti trpí přetížením informacemi. Nechcete, aby měli všichni přístup ke všemu, a pokud máte velmi citlivá data, musíte zajistit, aby je skutečně viděli jen ti lidé, které chcete vidět.

Škálovatelnost je další velkou výhodou. Pokud nevyužíváte místní službu SharePoint, ale používáte službu SharePoint v cloudu, můžete se rozšířit z 10 lidí až na milion lidí na serveru Microsoft. Zaměstnání je velmi snadné a musíte hrát pouze paušál na osobu.

Sociální funkce jsou dostupné také prostřednictvím blogových příspěvků a stránek. Můžete je také komentovat, lajkovat a sdílet. Pokud máte oprávnění, můžete také sdílet určité seznamy položek.

Existuje také silná integrace s Office 365 , protože je vytvořena stejnou mateřskou společností Microsoft. Pokud máte soubory ve formátu , Word nebo PowerPoint, můžete je skutečně upravovat online na SharePointu, místo abyste je stahovali a upravovali.

Závěr

V tomto příspěvku jsme diskutovali o třech klíčových výhodách SharePointu. Mluvili jsme o tom, jak je SharePoint velmi dobrý ve správě obsahu , pracovních postupech obchodních procesů a spolupráci .

Jindřich