Typy toků Power Automate a kdy je použít

Jste zmateni typy toků Power Automate? V tomto blogu procházíme podobnosti a rozdíly mezi různými typy toků a určujeme, kdy každý tok použít. Procházíme jednoduchým rozhodovacím procesem, který vám pomůže se rozhodnout. Toto je první krok, kterým musíte projít při vytváření toku. Celé video tohoto tutoriálu si můžete prohlédnout ve spodní části tohoto blogu.

Power Automate je součástí Power Platform. Používá se k automatizaci toků, které jsou pouhými vizuálními reprezentacemi úkolů. Spousta začátečníků používá Power Automate v tom, že nevědí, jaký tok pro jejich situaci použít.

Na pravé straně je 5 toků a při prvním spuštění se vás Power Automate zeptá, jaký typ toku chcete vytvořit. Můžete vybrat Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud a Scheduled Cloud. To je pro začátečníka hodně, protože v závislosti na úkolu, který máte, si můžete vybrat postup pro stolní počítače nebo můžete zvolit Plánovaný cloud.

Takže v tomto tutoriálu jsem vám jednoduše nakreslil rozhodovací proces nebo diagram, kterým projdete s úkolem, který vám vždy řekne, jaký tok pro váš úkol použít.

Vymyslete tedy úkol, který chcete automatizovat. Může to být cokoli opakovatelného a nekreativního, co děláte každý den, týden po týdnu nebo měsíc. To je jedno. S ohledem na to musíte odpovědět na tři otázky.

Obsah

• Jak si vybrat, které typy toku Power Automate vytvořit
• Závěr

Jak si vybrat, které typy toku Power Automate vytvořit

První otázka zní: Vyžaduje úloha více komplexních kontaktních bodů a souvisí data s úlohou ve výchozí tabulce v Dataverse?

Pokud nevíte, co je Dataverse, pak automaticky přejdete do závorky NO a můžete pokračovat. Ale pokud vaše společnost používá Dataverse a pokud je úkol, který chcete automatizovat, spojen s jednou z tabulek v Dataverse, můžete automatizaci napříč velmi zjednodušit pomocí. Toky obchodních procesů se používají ve spojení s tabulkami Dataverse, aby uživatele provedly vícekrokovými procesy.

Další věc, na kterou se musíte zeptat, za předpokladu, že jste zde odpověděli NE (což mám pocit, že více než 99 % lidí pravděpodobně bude), je jaký druh akce chcete automatizovat .

Zde jsou dvě odpovědi. Buď chcete pouze automatizovat akce spojené s konektory , nebo chcete navíc automatizovat akce na ploše nebo na webu .

Co jsou konektory Power Automate? Jsou to jednoduše konektory třetích stran, které Power Automate používá k automatizaci akcí .

Například Power Automate Connector je outlook. Akce spojené s konektorem aplikace Outlook vám umožňují odeslat e-mail. Umožňuje vytvořit skupinu. Umožňuje vám odpovědět na e-mail, přeposlat e-mail, uh, zjistit, zda byl e-mail přijat do vaší schránky nebo ne.

Všechny tyto akce jsou tedy součástí konektoru aplikace Outlook. Pokud všechny vaše akce zahrnují akce, které již jsou s Power Automate Connectorem, můžete jít touto cestou a je to mnohem jednodušší. Pokud však máte akci, která není konektorem Power Automate, musíte zvolit postup na ploše , protože pak bude pokryt přes plochu nebo web.

Power Automate má tisíce konektorů, které nainstalovali. To jsou věci, které lidé běžně dělají. Pokud chcete provést jakoukoli akci na serveru SQL nebo na Twitteru nebo například na 12 Trello nebo na slacku, pak je pro vás již vytvořen Power Automate Connector.

Více než 90 % úkolů, které byste chtěli dělat, je tu pro vás konektor. Jen to musíte najít. A nejlepší způsob, jak to udělat, je přejít na tuto adresu URL a pouze tam hledat konektory.

Chcete například automatizovat přesun složky z jednoho souboru do druhého v počítači. Nebo řekněme, že pokud máte v počítači nějaký proprietární software, který nemá konektor Power Automate, musíte pro něj použít tok Desktop.

Poslední otázka, na kterou chcete odpovědět, je: jak vlastně spustíte tok? Jinými slovy, jak víte, kdy tok skutečně začíná ?

Existují tři různé typy: Událost, Kliknutí a Čas.

První z nich je událost ( Automated Cloud flow ). Chcete, aby byl tok spuštěn na základě události, která se stane ? Řekněme tedy, že pokud je vaším úkolem vytvořit pro sebe akci úkolu pokaždé, když dostanete e-mail od svého šéfa, je to označeno jako velmi důležité. No, skutečná akce je nastavení správného úkolu, ale spouštěč je založen na události. Je to založeno na události, která se odehrává, a událostí je, že dostanete tento e-mail. Takže byste měli zvolit Event.

Pak máme Click ( Instant Cloud flow ), což znamená, že chcete spustit akci, aby se stala, kdykoli budete chtít . Pokud tedy kliknete na tlačítko, akce se skutečně stane. Některé způsoby, jak jsem to viděl, je například, řekněme, že chcete vytvořit tok ve Slacku, který po velké schůzi řídícího výboru, kterou jste měli, pošle blahopřání všem.

Namísto toho, abyste chodili do Slacku a posílali zprávy všem jednotlivě a všem ostatním, můžete vytvořit tok, který je založen na kliknutí na tlačítko. Stačí přejít do Power Automate, kliknout na tlačítko a ono prostě odešle blahopřání všem ve vaší skupině Slack nebo všem na schůzce nebo všem, které určíte. Ale spouštěčem je kliknutí na tlačítko, které závisí na tom, kdy to chcete udělat.

Nakonec můžete mít toky založené na čase ( plánovaný tok cloudu ). Toto jsou typy toků, které chcete spustit. Například každý týden, každý den, každou hodinu, každý měsíc, dvakrát za měsíc, třikrát za měsíc, čtyřikrát za rok, čtvrtletně atd.

Chcete například na konci každého týdne odeslat e-mail, který shrnuje všechny zákazníky, které jste za posledních 10 dní zaregistrovali. Takže byste použili e-mailový konektor a také byste použili konektor SharePoint, protože vaše data by v té době pravděpodobně byla na SharePointu.

Závěr

Tak určíte, jaký tok použít na základě úlohy, kterou chcete skutečně automatizovat. Znovu se ptáte sami sebe, vyžaduje tok více komplexních kontaktních bodů, nebo jsou vaše data ve výchozí tabulce? A Dataverse jakou akci chcete automatizovat? A jak chcete tok spustit?

Nejobtížněji se vytvářejí toky obchodních procesů, po nich následují toky pro stolní počítače a následují zbývající tři toky.

Doufám, že to všechno dávalo smysl. Pokud ne, zanechte mi prosím komentář a zeptejte se mě. Podívejte se na celé video níže tohoto tutoriálu pro další podrobnosti

Vše nejlepší!

Jindřich