Metadata služby SharePoint | Úvod

V tomto blogu vám ukážeme, jak uspořádat soubory pomocí struktury složek. Také si povíme o výhodách metadat SharePointu pro snadné uspořádání a lokalizaci našich souborů ve srovnání s používáním hierarchie složek. 

Metadata SharePoint jsou další informace o vašich souborech, nikoli obsah souborů. Pomáhá uživatelům snadno najít, načíst a uspořádat váš obsah.

Správné uspořádání souborů nám pomáhá je správně najít, což je zásadní pro naši produktivitu. Na našem počítači obvykle seskupujeme naše soubory podle struktur složek nebo hierarchie.

Obsah

• Použití tradiční struktury složek na SharePointu
• Použití hierarchie složek namísto metadat SharePointu
• Výhody metadat SharePoint pro organizaci souborů
• Závěr

Použití tradiční struktury složek na SharePointu

Někteří lidé stále preferují uspořádání souborů pomocí složek. Pro tento příklad máme složku s názvem Expenses – TRADITIONAL .

Uvnitř této složky jsou ukázkové zprávy o výdajích z různých oddělení naší společnosti. Počáteční uspořádání, které jsme na těchto souborech provedli, je jejich přejmenování.

E znamená výdaj, následuje název oddělení, za co výdaj je, pak kód náhodného čísla na konci. Ve velké společnosti může být těchto zpráv každý den sto. Uspořádání podle jmen proto nebude tak užitečné. 

První věc, kterou můžeme udělat pro jejich uspořádání, je vytvoření složek a jejich rozdělení podle jejich oddělení.

Přesunuli jsme tedy všechny účetní výkazy výdajů do složky účetnictví, výkaz výdajů HR do složky HR a tak dále.

To je tedy tradiční způsob organizace našich souborů v našich knihovnách dokumentů. 

Použití hierarchie složek namísto metadat SharePointu

Používání složek nebo adresářových systémů nás však omezuje tím, že máme pouze jeden způsob seskupování našich souborů. V tomto případě nám umožňuje organizovat pouze na základě jedné kategorie, kterou je oddělení. Pokud se tedy chceme podívat na všechny zprávy týkající se cestování nebo zásob, musíme je hledat v každé složce oddělení. To není opravdu efektivní a vyhledávání souborů je stále obtížné. 

Dalším problémem s použitím pouze hierarchie složek pro organizaci souborů jsou duplikáty souborů. Můžeme chtít seskupit naše soubory podle oddělení a také podle jejich typu výdajů. Pomocí nich můžeme mít v úmyslu uložit kopii stejného souboru, ale v každé složce.

Můžeme také prohledávat naše soubory na SharePointu pomocí vyhledávacího pole. Někteří uživatelé však mohou zprávy o souborech hláskovat nesprávně. 

Výhody metadat SharePoint pro organizaci souborů

Metadata služby SharePoint poskytují další informace o našich souborech, jako je název souboru, datum vytvoření, kdo jej vytvořil, velikost souboru, typ souboru a mnoho dalších. To nám pomáhá snadno organizovat, načítat a vyhledávat naše soubory.

Na ukázkovém obrázku níže vidíme metadata prostřednictvím sloupců Název , Změněno , Změněno , Oddělení a Typ výdajů . Existuje mnoho způsobů, jak využít tyto sloupce metadat, jako je vytváření zobrazení , seskupování podle a filtrování . 

Můžeme vytvořit více sloupců metadat a upravit je podle našich potřeb. Některé sloupce metadat, jako je Změněno a Změněno uživatelem, jsou vyplněny automaticky, což znamená, že je nemůžeme změnit. 

Pro náš vzorový soubor jsme vytvořili sloupec Oddělení a Typ výdajů spolu s filtrem a seskupením podle funkce. 

Proto můžeme snadno seskupit nebo vyhledat soubory podle oddělení nebo podle typu jejich výdajů.

Metadata služby SharePoint můžeme také použít pro zabezpečení informací, jako je blokování uživatelů v prohlížení nebo úpravách některých souborů. Díky tomu můžeme bezpečně ukládat soubory, které jsou soukromé nebo citlivé v rámci naší organizace. 

Závěr

Abych to shrnul, jsme schopni pochopit rozdíl mezi organizováním souborů pomocí hierarchie složek a používáním metadat SharePointu. Mějte na paměti, že metadata SharePointu jsou informace o vašich souborech, nikoli obsah souborů.

Je zcela přizpůsobitelný v závislosti na vašich rolích a odvětví. Nejvýkonnější funkcí, kterou nám metadata poskytují, je schopnost snadno seskupovat, třídit nebo vyhledávat naše soubory. Více se o tom dozvíte, jakmile pochopíte, jak přidat sloupce metadat. 

Vše nejlepší,

Jindřich