Šablony SharePoint pro knihovny dokumentů

Šablony jsou předpřipravené návrhy, které můžeme použít ke standardizaci určitého rozvržení. V tomto kurzu si povíme, jak přidat a používat vlastní šablony SharePoint na . 

Šablony dokumentů lze ukládat a opakovaně používat ke standardizaci procesů a zajištění konzistence v rámci organizace. Obvykle jsou předem naformátovány způsobem, který informuje o použití dokumentu.

Obsah

• Důležitost používání šablon dokumentů v SharePointu
• Nahrávání šablon dokumentů na SharePoint
• Použití šablon SharePoint pro dokumenty
• Závěr

Důležitost používání šablon dokumentů v SharePointu

Hlavním důvodem použití šablony dokumentu v SharePointu je, že šetří čas jeho uživatelů. Namísto toho, abychom museli trávit čas formátováním typu dokumentu pokaždé, když jej použijeme, můžeme šablonu dokumentu pouze uložit a poté ji znovu použít. Použití šablon může navíc zajistit jednotnost, protože zachová vše správně naformátované. 

Pokud jsme například automobilka, obvykle máme pro prodejce soubor Excel s nabídkou. V tomto příkladu máme složku Citáty .

Uvnitř této složky máme několik vzorových souborů s nabídkami Excelu pro Honda a Ford . 

Když otevíráme tyto soubory nabídek, můžeme vidět, že mají různé formáty, což může být matoucí pro toho, kdo je chce zkontrolovat nebo vytvořit nový soubor nabídek pro jinou automobilku. 

Navíc, pokud jiný uživatel potřebuje vytvořit soubor s nabídkou, může mít jiný způsob, jak to udělat. 

Můžeme poskytnout šablonu, kterou mohou uživatelé prodeje použít pokaždé, když potřebují vytvořit cenovou nabídku. Pak to můžeme nahrát na náš SharePoint. 

Nahrávání šablon dokumentů na SharePoint

Pro tento tutoriál jsem vytvořil vzorovou šablonu nabídky, kterou chci, aby uživatelé používali pokaždé, když vytvoří nabídku. Na tuto šablonu jsem přidal název společnosti, slogan, nabídku, datum a tak dále. 

Chcete-li nahrát šablonu na SharePoint, stačí kliknout na tlačítko Nový a poté na Přidat šablonu .

Poté vyberte šablonu, kterou jste vytvořili. Pro tento příklad jsem vytvořil šablonu s názvem Šablona cenové nabídky .

Zobrazí se upozornění, že naše šablona již byla nahrána.

Uživatelé nyní mohou tuto šablonu používat. Stačí jim kliknout na tlačítko Nový .

Poté uvidíme, že šablona nabídky, kterou jsme nahráli, byla přidána do seznamu. Opět je to užitečné, protože pokud uživatelé přidávají uvozovky, můžeme jim říci, aby nevytvářeli soubor Excel s citací vlastním způsobem a místo toho použili tuto šablonu, kterou jsme poskytli. 

Pro tento příklad vymažu tyto dva ukázkové soubory citací, které nemají stejný formát. 

Použití šablon SharePoint pro dokumenty

Chcete-li použít šablonu, kterou jsme přidali, stačí kliknout na tlačítko Nový a poté kliknout na šablonu. 

Jak vidíme, namísto prázdného excelového souboru a vytváření nabídky od začátku máme nyní šablonu nabídky, kterou stačí vyplnit.

Po zadání potřebných údajů pro tuto nabídku ji nyní můžeme přejmenovat. Toto je ukázkový citát pro Ford , tak jsem ho pojmenoval jako Ford .

Pokaždé, když uživatel potřebuje vytvořit cenovou nabídku, může použít naši šablonu nabídky. Díky tomu můžeme mít také šablony pro cenové nabídky, telefonní seznamy, poznámky ze schůzek a mnoho dalších. Všimněte si, že to můžeme udělat také pro soubory Word nebo PowerPoint.

Ale co když už nechceme, aby si uživatelé vytvářeli vlastní excelový sešit nebo dokument Word? To také umíme. Nejprve klikněte na tlačítko Nový a poté na nabídku Upravit nový . 

Zrušte zaškrtnutí možností, které mohou uživatelé použít při přidávání nového souboru. Pokud máme například šablonu pro excelový sešit, pak zde můžeme zrušit zaškrtnutí excelového sešitu. 

Můžeme také uspořádat naše možnosti. Pokud chceme, můžeme například přetáhnout naši šablonu nabídky a umístit ji nahoru.

Pro uložení změn stačí kliknout na Uložit .

Pokud pak znovu klikneme na tlačítko Nový , uvidíme, že sešit aplikace Excel v seznamu nebyl a naše šablona nabídky je nyní nahoře. 

Pokud chceme, můžeme sešit Excel snadno vrátit. Jednoduše přejděte znovu do nabídky Úpravy a zaškrtněte políčko sešit Excel. Nezapomeňte uložit pokaždé, když provedete nějaké změny.

Pokud chceme odstranit určitou šablonu, stačí kliknout na elipsy a poté kliknout na Odstranit .

Závěr

Na závěr, šablony SharePointu poskytují skvělou příležitost pro zefektivnění naší práce, zejména procesu vytváření dokumentů. V tomto kurzu jste se mohli naučit nahrávat a používat vlastní šablony dokumentů na SharePoint.

Tato funkce na SharePointu je velmi výkonná, protože nutí naše uživatele organizovat a vytvářet soudržné formáty dokumentů. Doufejme, že jste byli schopni pochopit jeho použití a důležitost.

Vše nejlepší,

Jindřich