Odesílejte e-maily pomocí platformy LuckyTemplates a Power Automate

Dnes vám ukážeme, jak se připojita platforma Power Automate. Jedním z jednoduchých případů použití je, pokud máte sestavu LuckyTemplates, která uvádí zákazníky, klienty a členy vašeho vlastního týmu v seznamu, a chcete mít možnost procházet každým z nich a udělat něco pro každého zákazníka, klienta nebo tým. člen.

Chcete jim například poslat e-mail. LuckyTemplates můžete připojit k Power Automate a zvýraznit záznamy, u kterých chcete, aby k této akci došlo. Když kliknete na tlačítko, v podstatě se spustí skript Power Automate, který buď odešle e-mail, nebo vytvoří soubor pro každého zákazníka, klienta nebo člena týmu.

Když jsme to s Timem poprvé řešili, bylo to docela snadné. Ale chyba, se kterou jsme přišli, je, když máte uživatele, kteří kliknou na tlačítko předtím, než budou skutečně filtrovat dva konkrétní záznamy.

Řekněme, že jste součástí společnosti s 10 000 zaměstnanci a máte seznam všech členů svého týmu ve vaší organizaci. Nechcete posílat e-maily 10 000 lidem. Ve skriptu Power Automate musíte mít práh nebo filtr; jinak budete posílat tisíce zbytečných e-mailů, což blokuje váš systém Outlook.

Zde je dobrý příklad opravdu jednoduché tabulky. V mém příkladu uvádím pouze šest jmen, ale ve vaší zprávě můžete mít v této tabulce stovky nebo tisíce záznamů.

Skvělá věc na Power Automate je použití funkce automatického odesílání e-mailů namísto ručního odesílání.

Můžete však narazit na některé potenciální problémy. Řekněme, že musíme poslat e-mail našim obchodním zástupcům na východě: Melisse a Samovi. Mámetlačítko, které je připojeno k našemu přehledu.

Pouze spustíme odeslání e-mailu. V této situaci jsem si nechal poslat e-mail jen proto, abych to mohl ukázat. V mé doručené poště jsou zde dva e-maily, které byly spuštěny ze zpráv Power Automate a LuckyTemplates. Je zřejmé, že tyto by také připadly uživateli.

Obsah

• Některé potenciální problémy platformy Power Automate
• Odeslání e-mailu pomocí platformy Power Automate
• Inicializace proměnné
• Přidání podmíněného prohlášení
• Testování toku na platformě Power Automate
• Přidání limitu záznamu pomocí řezače
• Závěr

Některé potenciální problémy platformy Power Automate

Než vás provedu nastavením e-mailového procesu a zavedením podmíněného opatření stop mezery, chci upozornit na několik problémů, se kterými jsem se setkal .

První z nich je, když máte tabulku, která má stovky nebo tisíce záznamů, může to ucpat váš e-mailový systém.

Druhá věc, které si lidé nemusí být vědomi, je, že pokud má vaše tabulka skrytý filtr, který není stejný jako v tlačítku platformy Power Automate, můžete mít nepředvídatelné výsledky.

Odeslání e-mailu pomocí platformy Power Automate

Nejprve si projdu, jak nastavit a odeslat e-mail, a poté přihodím techniku, kterou používám, abych zabránil průchodu mnoha e-mailů.

Zde je moje tabulka v Power Automate, což by měl být standardní vizuál, který se zobrazí ve vizuálním podokně.

Pokaždé, když Power Automate přetáhnete, první věc, na kterou se zeptá, jsou pole . Nyní to nemusí být všechna pole, která máte ve svých vizuálech, ale pouze data, která potřebujete pro svůj tok. V mém případě potřebuji e-mailovou adresu , jméno a titul .

Do vizuálu přidám své jméno a titul. Kliknu na elipsy a poté na Upravit . Tato akce mě přesměruje do Power Automate.

Jedna věc, kterou je třeba si také uvědomit, je, že pro přístup k polím zde musíte mít přístup k toku, jakmile jej uložím do samotné aplikace Power Automate. Je obtížnější skutečně přistupovat k dynamickým polím v LuckyTemplates, a proto mám tendenci dělat hodně svého vývoje zde. Ale abyste věděli, můžete udělat obojí.

Toto je prostředí Power Automate v rámci LuckyTemplates a je mnohem jednodušší vyvinout tok zde, než otevřít webový prohlížeč Power Automate a dělat to tam.

Několik toků již mám nastaveno, ale pojďme do toho a vytvořte nový. Klikněte na Nový , poté na Začít ze šablony a poté na Okamžitý cloudový tok .

Automaticky přidá tlačítko LuckyTemplates, na které jste klikli . Pak půjdu do svého konektoru a vyberu operátora. Když napíšu poslat e-mail , zobrazí se V2 a V3.

Chápu a mám zkušenost s V3 je, že to bude odesláno ze samotné služby Power Automate, zatímco V2 bude ve skutečnosti pocházet od uživatele, který tok vytvořil. Přijde z jejich e-mailové schránky.

Jedna věc, kterou je třeba si uvědomit, je, že když odešlete e-mailové upozornění prostřednictvím Power Automate, budete omezeni na 100 e-mailů denně. Pokud však chcete, aby e-mail přišel od vás, musíte samozřejmě použít přístup odeslání e-mailu (V2).

Ptá se mě na jméno, které bude pocházet z mého dynamického obsahu . Potřebuji pouze dvě e-mailové adresy: e-mail uživatele (výchozí, ke kterému budu mít přístup později) a datové pole , které jsem přidal.

Takže jen pro upřesnění, první dynamický údaj je e-mailová adresa uživatele nebo osoba, která skutečně klikne na tlačítko, zatímco druhý je datový e-mail LuckyTemplates, což je e-mail v tabulce a ten, který budeme používat.

A protože data pocházející ze sestavy LuckyTemplates mají více záznamů, automaticky je převede na Použít pro každý ovládací prvek .

Přidal jsem svůj předmět , který je Toto je e - mail pro a do těla jsem napsal Vážený . Poté kliknu na Uložit a použít .

Toto je základní princip a vše, co potřebujete vědět, abyste si mohli nastavit e-mail. Takže pokud toto uložíme a použijeme, když se vrátíme a spustíme tyto testy, odešle e-mail. Ale pokud máte tisíc řádků, projde to pomocí Apply na každou funkci tisíckrát.

Chci být schopen říct toku, že pokud je nad prahem tří, nezastaví tok a nepošle e-mail uživateli. K tomu vytvoříme proměnnou.

Inicializace proměnné

Prvním krokem je inicializace proměnné. Dovolte mi to nazvat, zvolte typ Integer a začněte 0.

Nyní, když mám proměnnou inicializovanou, dalším krokem je inkrementace proměnné. To mi pomůže určit, kolik záznamů bylo vybráno, když jsem kliknul na tlačítko LuckyTemplates. Snadný způsob, jak toho dosáhnout, je přidat akci .

A protože chci procházet všechny, použiji na každý ovládací prvek Apply.

Poté přidejte akci a inkrementujte moji proměnnou.

Pro svou proměnnou vyberu RecordCount , kterou jsem dříve inicializoval, a chci ji zvýšit o hodnotu jedna.

Toto bude procházet každý jednotlivý záznam v mé datové sadě a zvýší se o 1. Na konci budu mít celkový počet záznamů, které mohu použít ve svém podmíněném příkazu .

Přidání podmíněného prohlášení

Dalším krokem je přidání podmínky. Vytáhnu svou proměnnou Počet záznamů , vyberu menší nebo rovnou třem, protože mám pouze šest záznamů.

Pokud je menší nebo roven třem, pak tok půjde po cestě ano . Odešle e-mail a vše bude v pořádku.

Pokud ne, pak to půjde dolů necestou , kde tok zruším. Pokud je tato proměnná větší než tři, provede dvě věci. Nejprve tok upozorní uživatele prostřednictvím e-mailu. Opět zvolím V2.

Toto je pole, které se hodí, protože to je to, kdo spustil tok.

Napíšu sem, že tok byl zrušen a vytáhnu svou proměnnou. Poté kliknu na Uložit a použít .

Testování toku na platformě Power Automate

Ujistíme se, že tento tok běží, takže se vrátíme do sestavy, vybereme zde dva záznamy a spustíme tok.

Protože to říká, že tok byl spuštěn, pojďme do mé doručené pošty. Můžeme vidět dva e-maily odeslané tokem.

Nyní, když vybereme vše, spustí se podmínka, která zruší můj tok. Jak vidíte, mám e-mail s informací, že tok byl zrušen.

Přidání limitu záznamu pomocí řezače

Řekněme, že vaši uživatelé nemají přístup k toku, ale chcete jim dát možnost vybrat si limit záznamu. V tomto příkladu máme slicer.

Ukážu vám, jak jsem to vložil do toku a vytvořil další proměnnou pro vytvoření tohoto sliceru. Vytvořil jsem tuto jednoduchou tabulku a nazval jsem ji Max Selection Count, což je to, co používám pro svůj slicer.

Poté jsem vytvořil míru, nazval ji Selected Max Records a použil . Musíte se pouze ujistit, že je převeden na přepínač, aby jej uživatel mohl vybrat. Dalším krokem je přidání této míry do toku.

Zde je první proměnná, kterou jsem inicializoval, a druhá proměnná, kterou jsem změnil na celé číslo.

A teď dělám další smyčku, ale místo inkrementace dělám jen proměnnou set . Vše, co dělám, je nastavení této proměnné a pokaždé to projde stejnou věcí. Teď můjje nastaven na míru, kterou jsem právě vytvořil.

Pokud jde o podmínku, místo toho, abych ji měl pevně zakódovanou, pouze zapojím svou proměnnou Max Records , aby byla dynamická, a poté ji přidám do svého e-mailu.

Závěr

Pro dnešek jsme se naučili, jak posunout naše sestavy LuckyTemplates na další úroveň pomocí platformy Power Automate. Konkrétně můžete mít tabulku a kliknout na tlačítko, které v podstatě spustí proces, kterým je v tomto příkladu odeslání e-mailu každému záznamu. Toto je nová technika, kterou můžeme začít dělat, a doufejme, že ji lidé shledají užitečnou při vytváření vlastních přehledů.

Jindřich