Oprávnění SharePoint | Skupiny vs. úrovně

V tomto blogu probereme oprávnění ke službě SharePoint . Vysvětlíme, proč jsou důležité a proč byste je měli používat. Spolu s tím si povíme o rozdílu mezi oprávněními a ověřováním . Kromě toho probereme skupiny a úrovně a proč je zjištění rozdílu mezi nimi kritickým faktorem při nastavování oprávnění na webu SharePoint.

Oprávnění SharePoint je základní funkcí webu SharePoint. Udržuje web lépe organizovaný a spravovatelný. Kromě toho zajistí zabezpečení celého webu.

Obsah

• Oprávnění vs autentizace
• Význam oprávnění SharePoint
• Skupiny vs. úrovně: Přehled oprávnění služby SharePoint
  • Kategorie skupin
  • Kategorie úrovní
• Význam skupin a úrovní pro oprávnění služby SharePoint
• Závěr

Oprávnění vs autentizace

Oprávnění a ověřování jsou dvě podobné věci, ale pro každou vám mohou poskytnout výhody. Poskytnou vašemu webu bezpečnost.

Když nastavíte oprávnění ke stránce SharePoint, umožníte určité osobě nebo osobám z vaší organizace přístup ke stránce. Budou moci provést některé úpravy, přidat nebo odstranit soubor.

Na druhou stranu autentizace poskytuje další zabezpečení, protože uživatel bude muset prokázat, kdo skutečně je. Kromě zadávání hesel, když se uživatel přihlašuje, bude muset prokázat, že je tím, čím říká, že je.

Když se přihlásíte na svůj web, ověřování se provádí prostřednictvím Microsoft 365. Mějte na paměti, že ověřování se provádí mimo ověřování SharePoint. Důvodem je, že web SharePoint je stejný jako ověřování pro Outlook, Microsoft 365 nebo cokoli souvisejícího s Microsoftem.

Jednoduše řečeno, autentizace dokazuje, že jste tím, za koho se vydáváte, zatímco oprávnění jsou založena na tom, kdo jste.

Význam oprávnění SharePoint

Oprávnění SharePoint poskytují vaší organizaci výhody. Pokud nechcete, aby ostatní lidé z vaší organizace měli přístup k seznamu nebo datům nebo dokonce ke stránce samotné, oprávnění to vyřeší za vás.

Hlavní výhodou, kterou mohou oprávnění vaší organizaci poskytnout, je to, že budete moci povolit komu ve vaší skupině přístup ke které stránce a souboru.

Například chcete, aby osoba A měla přístup na stránku. Tato osoba může přidávat a upravovat data na stránce. A pokud se na stránku pokusí dostat jiní lidé, nebudou moci. Jakmile jsou však ověřeni, že jsou osobou A , mohou přistupovat ke stránce a ovládat ji.

Ale nejlepší na nastavení oprávnění na webu SharePoint je zůstatek.

Jak bylo uvedeno výše, můžete nastavit osobu ve vaší organizaci, aby měla kontrolu nad stránkou, zatímco ostatní budou mít ostatní stránky. Můžete také nastavit skupinu na stránce a mít individuální nastavení pro každého.

Například můžete dát osobě A nastavení 1, 5, 10 a 12, zatímco osobě B je nastavení 2, 6, 8. Osoba C má nastavení 11, 12, 13, 14 a ostatní členové organizace. To znamená, že Osoba A nemá přístup k dokumentu, který má Osoba C. Totéž platí pro osobu B až osobu C .

Můžete také udělit všem uživatelům oprávnění . To jim umožní mít plný přístup k celému webu. Mohli přidávat, upravovat, mazat a mnoho dalšího. Toto bychom však nedoporučovali. Vzhledem k tomu, že mají úplný přístup, mohli by omylem smazat soubor a vymazat koš.

Skupiny vs. úrovně: Přehled oprávnění služby SharePoint

SharePoint Permissions se skládá ze dvou hlavních faktorů: skupin a úrovní . V této části blogu vysvětlíme jejich rozdíly a proč jsou důležité.

Skupiny (někdy nazývané týmy ) a úrovně mají kategorie.

Kategorie skupin

• Vlastníci. Jsou to oni, kdo vlastní stránky a mají plnou kontrolu. Tím je v podstatě majitel a ve většině případů jejich pravá ruka nebo někdo, komu plně důvěřují.
• členové. Jsou přímo relevantní pro web SharePoint.
• Návštěvníci. To jsou všichni lidé ve vaší organizaci. Nemusí být přímo relevantní pro web SharePoint.

Musíte však mít na paměti, že můžete přidat i další skupiny. Pokud máte velkou organizaci, můžete je pojmenovat podle jejich kanceláře nebo umístění. Dalšími příklady jsou „ Senior Management “, „ Tenured “, „ Cisco Members “ a mnoho dalších.

Kategorie úrovní

• Plná kontrola. Zde mají lidé ve skupině plný přístup. Tuto úroveň má především skupina Owners .
• Design. Skupiny mohou přidat stránku a navrhnout ji. Mohou také přidávat nové stránky, upravovat konstrukce tabulek, upravovat sloupce tabulky a měnit formátování sloupců
• Upravit. Tato úroveň má nižší úroveň než Návrh , protože uživatelé na této úrovni nemohou přidávat stránky ani data na web SharePoint.
• Přispět. Skupiny na této úrovni mohou přidávat položky do seznamu, upravovat jejich strukturu nebo přidávat komentáře. Nebudou moci přidávat nové stránky.
• Číst. Toto je nejnižší výchozí úroveň. Mohou pouze číst data a nemohou upravovat žádné položky.

Podobně jako ve Skupinách můžete přidat další úrovně. Můžete například vytvořit úroveň nazvanou „ Schválení “ a ta bude mít oprávnění pouze schvalovat věci, nikoli věci upravovat, pouze je schvalovat. Můžete mít další úroveň oprávnění nazvanou čtení tabulek, která uživatelům umožňuje pouze číst tabulky na vašem webu a nic jiného.

Význam skupin a úrovní pro oprávnění služby SharePoint

Hlavní výhodou skupin a úrovní je sladění oprávnění . Můžete nastavit, kdo ve vaší organizaci bude ve skupině Vlastníci a v dalších skupinách na odpovídající úrovni.

Ale nejlepší na tom je, že kromě výchozích můžete přidat nové skupiny a úrovně . Díky tomu se můžete snadno rozhodnout, kdo má konkrétní oprávnění, protože můžete kombinovat úrovně. Navíc můžete specifikovat, co mohou dělat.

Máme například novou skupinu a nazveme ji Skupina X . Poté udělejme další úrovně oprávnění a budeme to nazývat Úroveň 1 a Úroveň 2 . Skupiny na úrovni 1 mohou upravovat stránku, zatímco skupiny na úrovni 2 mohou měnit záhlaví sloupce tabulky. A pokud zarovnáme Skupinu X jak s úrovní 1 , tak s úrovní 2 , budou mít oprávnění k oběma.

Mějte na paměti, že pokud je uživatel součástí více skupin, zdědí obě jejich oprávnění. Uživatel může být například součástí skupiny návštěvníků a skupiny X . To znamená, že uživatel bude mít úroveň čtení a zároveň úroveň 1 a úroveň 2 . 

Můžete také kombinovat oprávnění na úrovních pro úplné přizpůsobení.

Závěr

Abychom vše shrnuli, dozvěděli jste se, o čem jsou oprávnění SharePoint a proč jsou velmi důležitá. Také jste se dozvěděli rozdíl mezi skupinami a úrovněmi spolu s jejich kategoriemi.

Důrazně se doporučuje používat oprávnění na SharePointu, protože poskytuje zabezpečení. Také to dělá organizaci systematičtější, protože každý může mít svá vlastní oprávnění .

Doufám, že to bylo užitečné. Chcete-li se o tomto tématu a dalším souvisejícím obsahu dozvědět více, určitě se můžete podívat na seznam relevantních odkazů níže. 

Vše nejlepší,

Jindřich