Odhlásit a odevzdat soubory SharePoint

 SharePoint jako platforma pro správu dokumentů nabízí nepostradatelné funkce jako např, podívejte se a přihlaste se, které uživatelům pomohou změnit způsob jejich práce. V tomto blogu pochopíme, jak funguje funkce odhlášení a přihlášení v souborech SharePointu.

Přihlášení a odhlášení jsou běžné pojmy související se systémy správy dokumentů, včetně SharePointu. Jsou užitečné při předcházení konfliktům, když více lidí chce upravovat stejné položky nebo soubory současně. 

Kdokoli na aknihovna může otevřít soubor a zároveň provádět úpravy. Funkce přihlášení a odhlášení na SharePointu je užitečná, pokud nechceme, aby někdo otevíral nebo upravoval určitý soubor, který právě upravujeme.  

Obsah

• Jak rezervovat soubory SharePointu
• Jak zkontrolovat soubory SharePoint
• Kontrola změn v historii verzí
• Závěr

Jak rezervovat soubory SharePointu

Vyhlašování souborů maximálně využívá verzování. Termín check-out popisuje proces získání verze dokumentu nebo položky seznamu v seznamu nebo knihovně. Vyjmutím položky nebo souboru může uživatel zabránit ostatním v úpravě tohoto obsahu. Chcete-li to provést, stačí kliknout na elipsu vedle souboru. Klikněte na Více a poté na Check out . 

Tím sdělíte SharePointu, aby nikomu jinému nedovolil otevřít nebo upravit tento soubor, protože jej právě upravujeme. Jak vidíme, přidala také značku červené šipky pro soubor. 

Pokud umístíte ukazatel myši na značku červené šipky, zobrazí se výzva označující, že jsme tento soubor vyhradili, takže ostatní členové jej nemohou upravovat, přihlašovat ani odhlašovat.

Vzhledem k tomu, že jsme to my, kdo zkontroloval tento soubor, můžeme jej stále upravovat. Otevřeme tento soubor.

Pak provedeme nějaké úpravy. Zadejte například „ Moje oblíbené auto je Honda Civic “.

Po tom to zavřeme.

Znovu jej otevřeme a uvidíme, že se naše úpravy uloží. Opět platí, že pouze ti, kteří si tento soubor rezervovali, jej mohou upravovat. Ostatní členové s tímto souborem momentálně nemohou nic dělat.

Pokud jsme dokončili úpravy tohoto souboru a chceme, aby jej mohli upravovat ostatní členové, musíme soubor pouze zkontrolovat. 

Jak zkontrolovat soubory SharePoint

Termín check-in popisuje proces přidání nové nebo upravené položky nebo souboru do souboru, který nahradí předchozí verzi. Zadáním souboru SharePoint může uživatel umožnit ostatním upravovat obsah, aniž by se musel starat o přepsání změn, které provedli ostatní. Chcete-li to provést, stačí znovu kliknout na tři tečky, kliknout na Více a poté na Ohlásit se .

Soubor můžeme také odevzdat pouhým najetím na červenou značku a kliknutím na tlačítko Přihlásit .

Poté můžeme přidat několik komentářů o tom, jaké změny jsme v tomto souboru provedli. Pro tento příklad napište „ Přidán nový řádek, který všem řekne, jaké je moje oblíbené auto “. 

Poté klikněte na tlačítko Check in .

Nyní je vše zpět k normálu a už není žádná červená značka. To znamená, že kdokoli může soubor otevřít a znovu upravit současně.

Kontrola změn v historii verzí

Změny, které jsme provedli, lze také vidět v historii verzí . Otevřete jej kliknutím na tři tečky a poté vyberte Historie verzí .

Zde vidíme, že nejnovější verze má komentář. Je to komentář, který jsme přidali dříve, když jsme soubor zkontrolovali.

Závěr

Abychom to shrnuli, pokud chceme provést úpravy v souborech SharePointu a ujistit se, že nikdo jiný nemůže provádět úpravy ve stejnou dobu, můžeme soubor rezervovat, provést změny a znovu jej vrátit.

Zatímco je položka nebo soubor rezervován, ostatní uživatelé mohou vidět pouze poslední vstup. Neuvidí změny, které aktuální uživatel v souboru provedl, když byl vypůjčen.

Tato funkce se používá pro obchodní úlohy související s auditem, jako jsou smlouvy. Dvě hlavní výhody této funkce spočívají v tom, že po odhlášení nikdo jiný nemůže upravovat soubory, zatímco my je upravujeme, a při odevzdání souboru můžeme poskytnout komentář s podrobnostmi o tom, co jsme v tomto souboru změnili. 

Vše nejlepší,

Jindřich