MS Flow: Jak nahrávat na SharePoint e-mailem

V tomto blogu vytvoříme a analyzujeme MS Flow, který nepochází ze SharePointu . Tento postup použijeme k nahrání souborů na SharePoint tak, že je odešleme e-mailem.

Obsah

• Přehled
• Vytvoření nové knihovny dokumentů pro MS Flow
• Nastavení automatického cloudového toku
  • 1. Nastavení názvu toku a spouštěče
  • 2. Nastavení akce pro oznámení
  • 3. Nastavení akce pro nahrávání souborů
• Testování Automated MS Flow
• Závěr

Přehled

V tomto příkladu potřebujeme nastavit poštovní schránku, kam mohou lidé odesílat výkazy výdajů, účetní výkazy a další soubory. Tyto soubory budou odeslány do této poštovní schránky, kde by je měl SharePoint vzít a přidat do souboru .

Namísto toho, aby uživatel přešel do knihovny dokumentů v SharePointu a přidal tam soubory, pošle soubor e-mailem na e-mailovou adresu, jejíž předmět je název souboru. Poté by měl být automaticky přidán do knihovny dokumentů.

Když se to naučíte, můžete mít systém, kde můžete posílat své fotografie do své centrální poštovní schránky a ten přidá tyto fotografie do vaší centrální knihovny fotografií, která je vždy zálohována.

Vytvoření nové knihovny dokumentů pro MS Flow

Nejprve vytvoříme novou knihovnu dokumentů kliknutím na Nový .

Dále klikněte na Knihovna dokumentů .

Poté se zobrazí panel Vytvořit knihovnu dokumentů .

Do  textového pole Název zadejte „ Finanční zprávy “.

Poté klikněte na Vytvořit .

Prozatím by měla být nová knihovna dokumentů stále prázdná.

Nastavení automatického cloudového toku

Začněte kliknutím na Automatizovat .

Poté vyberte Power Automate .

Dále klikněte na Zobrazit toky .

Poté vás přesměruje na novou stránku.

Poté klikněte na Nový tok .

Dále klikněte na Automatizovaný tok cloudu .

Otevře se nové dialogové okno .

1. Nastavení názvu toku a spouštěče

Do textového pole Název toku zadejte „ Email to DL “.

V textovém poli Vyberte spouštěč svého toku vyberte možnost Když dorazí e-mail. Stačí zadat „ e-mail “ a zobrazí se níže uvedené spouštěče.

Zvolte Když dorazí nový e-mail (V3) .

Poté klikněte na Vytvořit .

Pamatujte, že se obvykle jedná o centralizovaný e-mail, ale pro tento příklad použijeme osobní e-mail.

Poté se objeví vyskakovací okno Když dorazí nový e-mail .

Nastavíme to pouze pro e-maily s přílohami. Klikněte tedy na Zobrazit pokročilé možnosti .

Pro pole Zahrnout přílohy nastavte hodnotu Ano .

Nastavte také pole Pouze s přílohami na Ano .

Dále klikněte na + Nový krok .

Tím se zobrazí pole Vybrat pole operace .

2. Nastavení akce pro oznámení

Pošleme si týmovou zprávu, zadejte tedy „tým“ a vyberte Microsoft Teams .

Po kliknutí na Microsoft Teams musíme nastavit Akce . V našem příkladu použijeme Odeslat zprávu v chatu nebo kanálu .

Dále nastavíme příspěvek do kanálu .

Poté nastavte Team na TestSite .

A kanál by měl být nastaven na Debug, protože to budeme používat pro účely ladění.

Poté nastavíme zprávu jako „ Byl přidán nový soubor! “.

Nakonec klikněte na Uložit .

Pokračujeme k dalšímu kroku kliknutím na + Další krok .

3. Nastavení akce pro nahrávání souborů

Vraťme se na SharePoint zadáním „ sharepoint “ do vyhledávacího pole.

Poté z výsledků vyberte SharePoint .

Do pole Akce zadejte do vyhledávacího pole „ soubor “.

Poté klikněte na Vytvořit soubor .

Chcete-li vytvořit soubor, musíme zadat adresu webu a cestu ke složce .

Adresa webu je TestSite . Pokud klikneme na rozbalovací nabídku, budete ji moci vybrat.

Klikněte na ikonu složky pro cestu ke složce .

Poté v textovém poli vyberte Finanční zprávy .

Dále nastavíme Název souboru . Můžeme jej nastavit různými způsoby, ale pro tento příklad jej nastavíme na Předmět . To znamená, že název souboru bude mít stejný název jako předmět .

Poté by měl být Obsah souboru nastaven na Obsah přílohy .

Nakonec klikněte na Uložit .

Testování Automated MS Flow

Chcete-li tok otestovat, klikněte na tlačítko Test vpravo nahoře.

Poté klikněte na Ručně .

Dále klikněte na tlačítko Test .

Poté zašleme e-mail na tuto adresu pomocí jiné e-mailové adresy. V tomto příkladu jej odešleme Henrymu, takže napíšeme „ [email protected] “.

Předmět bude „ Účetnictví_20210930 “.

Dále musíme připojit soubor. V této poštovní aplikaci klikneme na Vložit .

Poté klikněte na Soubory .

Připojíme náhodný soubor. Pro tento příklad použijeme „ Jídelní lístek “.

Poté klikněte na Odeslat .

V důsledku toho bychom měli obdržet e-mail.

Pokud se vrátíme k našemu toku, budeme moci vidět každý krok procesu.

Protože jsme zautomatizovali zprávu, když je přidán nový soubor, obdržíme upozornění na naše MS Teams .

A pokud se vrátíme do knihovny dokumentů Financial Reports , uvidíme soubor se stejným názvem jako předmět našeho předchozího e-mailu.

Závěr

Abych to uzavřel, úspěšně jsme vytvořili tok MS pro nahrávání souborů na SharePoint, což jsme provedli odesláním souborů e-mailem. Také jsme se naučili, jak nastavit správné spouštěče a akce pro tento konkrétní tok. Testovali jsme a monitorovali tok, pak jsme získali očekávané výsledky.

Tento tok se liší od použitíprotože jako spouštěč jsme nastavili přijímaný e-mail a akcí je přidaná příloha souboru do vaší knihovny dokumentů. Jedná se o vynikající způsob využití a integrace v rámci SharePointu .

Vše nejlepší,

Henry Habib