Microsoft SharePoint | Prehľad

V tomto návode budeme mať prehľad o . Budeme tiež diskutovať o jeho použití a prečo je dôležité sa o ňom dozvedieť.

SharePoint je webový nástroj na spoluprácu pre organizáciu , ktorý umožňuje používateľom komunikovať a zdieľať informácie na webe. 

Obsah

• Pochopenie Microsoft SharePoint
• Použitie Microsoft SharePoint
  • 1. Sofistikovaná knižnica na uchovávanie dokumentov vašej organizácie
  • 2. Novinky a aktualizácie pre váš tím
  • 3. Microsoft SharePoint ako databáza
  • 4. Udržiavajte bežné pracovné postupy v podnikoch
  • 5. Jednotné kontaktné miesto pre podniky
• Funkcie Microsoft SharePoint
• Dôležitosť učenia sa Microsoft Sharepoint
• Záver

Pochopenie Microsoft SharePoint

SharePoint môže používať každý v organizácii, pretože pomáha tímom spolupracovať.

Môže to byť aj váš osobný intranet . Internet je spojením webových stránok a zdrojov, ktoré môže navštíviť ktokoľvek. Intranet, na druhej strane, je zbierka webových stránok a zdrojov, ktoré môžu navštíviť iba ľudia v organizácii.

Pomocou intranetu môžeme mať niekoľko stránok, ktoré sú podobné tým, ku ktorým máme prístup cez internet. Pre našu organizáciu môžeme mať rôzne lokality, ku ktorým majú prístup len ľudia v našej organizácii pre konkrétny projekt.

SharePoint je navyše spôsob, ako zdieľať a spravovať obsah a znalosti v rámci tímu . Ako organizácia môžeme mať veľa obsahu a vedomostí, ako napríklad predloženie správy o výdavkoch, kto sú naši zákazníci alebo náš obchodný tím alebo ako sa dostať do konkrétnej kancelárie. 

SharePoint tiež umožňuje tímu mať „ jednotné kontaktné miesto “ pre všetky informácie. Všetky informácie môžu byť na jednom mieste a môžu byť tiež ľahko dostupné.

Možno stále používame starý proces, aj keď už existuje aktualizovaný proces. Preto je SharePoint užitočný ako spôsob zdieľania a správy obsahu a znalostí v rámci nášho tímu. 

A napokon, SharePoint umožňuje tímovú prácu pomocou lokalít . Poskytuje priestor na spoluprácu, ktorý umožňuje tímom spolupracovať, sledovať pokrok a spravovať obsah alebo povolenia pomocou webových stránok. 

Je tiež veľmi prístupný a intuitívny. Je to jedna z tých zručností, ktoré sa dajú ľahko naučiť a pochopiť.

Použitie Microsoft SharePoint

SharePoint je flexibilný nástroj. Môžete robiť rôzne veci alebo môžete robiť len jednu alebo dve z týchto vecí. Je len na vás, ako ho chcete použiť. Pri používaní SharePointu môžete zatiaľ používať jednoduché nástroje a potom ich rozširovať na bohatšie funkcie, keď vaša organizácia rastie. 

1. Sofistikovaná knižnica na uchovávanie dokumentov vašej organizácie

SharePoint je sofistikovaná knižnica na uchovávanie dokumentov vašej organizácie . Je to podobné ako OneDrive alebo Disk Google. Je to spôsob, ako mať všetky svoje dokumenty na jednom mieste. 

Jednou z funkcií SharePointu, ktorú OneDrive a Disk Google neponúkajú, je, že k týmto dokumentom môžete priradiť metadáta. Takže namiesto typickej štruktúry priečinkov, ako uchovávate svoje dokumenty, môžete priradiť aj metadáta a zoskupiť ich na základe rôznych vecí.

Niektoré výkonné organizácie napríklad neumiestňujú svoj zdieľaný obsah do štruktúry podobnej priečinkom, pretože s tým môže nastať veľa problémov. Zvyčajne majú zoznam súborov s metadátami.

Týmto spôsobom môžu ľahko sledovať, zoskupovať rôzne veci, ktoré chcú, a udržiavať metadáta. Ak sa veci aktualizujú, nemusia sa pohybovať po priečinkoch, pretože potrebujú iba aktualizovať metadáta. 

2. Novinky a aktualizácie pre váš tím

SharePoint možno použiť aj na jednoduché poskytovanie noviniek a aktualizácií pre váš tím . Okrem možnosti nastaviť lokality, ktoré obsahujú informácie, môžete na svojej lokalite vytvoriť aj stránky, aby ste svojmu tímu poskytli informácie o určitých veciach.

Povedzme napríklad, že máte apre váš tím. Potom je tu nový proces predaja, ktorý chcete zaviesť. Namiesto odosielania e-mailom ho môžete jednoducho uverejniť ako novú stránku na svojom SharePointe.

Vďaka tomu má každý prístup k tejto stránke, ktorú môže komentovať. Ak ste napríklad urobili chybu, môžete ju z času na čas zmeniť alebo aktualizovať.

3. Microsoft SharePoint ako databáza

SharePoint možno použiť ako databázu na uchovávanie informácií o čomkoľvek . Existujú organizácie, ktoré vytvárajú zoznam SharePoint obsahujúci údaje o zákazníkoch, údaje o transakciách, údaje o objednávkach a mnoho ďalších. Je tiež výkonný a veľmi flexibilný, pretože dokáže prakticky uchovávať akýkoľvek typ údajov, ako sú prílohy, používatelia a profily. 

Je tiež intuitívnejšia ako iné databázy. Excel by ste napríklad nepoužili na ukladanie údajov, pretože ich chcete zdieľať medzi mnohými ľuďmi a chcete, aby boli na rovnakom mieste. Chcete mať pravidlá overovania, kde niektorí ľudia môžu pridávať iba zákazníkov, ktorí majú určité podmienky a sú platné. 

Nechceli by ste používať SQL, Salesforce alebo inú komplikovanú databázu, pretože sa musíte naučiť jazyk SQL, aby ste to mohli používať. SharePoint je teda dobrý nástroj na použitie ako databáza a tiež dobrá alternatíva k Microsoft Dataverse. 

4. Udržiavajte bežné pracovné postupy v podnikoch

SharePoint sa tiež používa na udržiavanie bežných pracovných tokov vo vašej firme s cieľom efektívnosti . Keď máte databázu v SharePointe, môžete využiť jej možnosti pracovného toku na správu určitých bežných obchodných úloh.

Povedzme napríklad, že máte pracovný postup súvisiaci s vypĺňaním výkazu výdavkov. Za starých čias sme museli prejsť na náš e-mail a vyhľadať výkaz výdavkov, aby sme ho vyplnili ručne. Potom musíme poslať prílohu manažérovi na schválenie a vykonať ďalšie komplikované procesy.

Tento proces môžete urobiť oveľa jednoduchšie, ak necháte pracovný tok úplne spustený v SharePointe. K dispozícii bude databáza na uchovávanie všetkých výdavkov. Potom môžete vytvoriť nový záznam a odoslať ho do SharePoint manažéra na schválenie.

Po schválení prejde priamo na účty splatné v SharePointe. Nakoniec to schvália, aby ste mohli dostať svoju platbu. Nie je potrebné posielať e-maily tam a späť a je tiež sledovateľný a auditovateľný. 

5. Jednotné kontaktné miesto pre podniky

Celkovo vzaté, je to jediné kontaktné miesto pre všetko vo vašej firme . Všetko sa deje na ich platforme, vďaka čomu je veľmi efektívna. So službou SharePoint nemusíte mať rôzne zdroje databázy. Tiež nie je potrebné mať skutočne zložité pracovné postupy, ktoré sú čisto manuálne.

Tu sú funkcie SharePointu, ktoré chcem, aby ste si ich neskôr vyskúšali. 

Funkcie Microsoft SharePoint

SharePoint je systém na správu obsahu, v ktorom môžete jednoducho vyhľadávať. Má tiež niektoré funkcie sociálnych sietí, ktoré umožňujú zamestnancom spolupracovať. Môžete napríklad vkladať diskusné príspevky, často kladené otázky, informačné kanály o tom, čo ľudia robia a podobne. Do vašej organizácie prináša aspekt sociálnych sietí. 

Má tiež vynikajúcu integráciu s aplikáciami Office 365.

SharePoint je navyše veľmi prispôsobiteľný nielen z hľadiska dizajnu, ale aj z funkčného hľadiska. Prostredníctvom zoznamov SharePointu môžete vytvoriť ľubovoľný pracovný postup alebo údaje, ktoré chcete. Môžete mať aj systém knižnice dokumentov založený na priečinkoch alebo metadátach. Môže dokonca umožniť používateľom mať stránky v rámci stránok alebo jednu celú stránku. 

SharePoint má vlastnú databázu. Je dostatočne komplikovaný na to, aby obsahoval veľmi zložité dátové typy, ale zároveň je dostatočne intuitívny, aby ho mohol používať ktokoľvek bez znalosti akéhokoľvek kódovania. 

V SharePointe sú tiež dobré funkcie business intelligence. Potom, čo budete mať svoje údaje v SharePointe, môžete spravovať, čo sa mení a ako sa to mení. Môžete mať zobrazenia, informačné panely a ďalšie podobné veci. 

SharePoint má jeden z najlepších oprávnení a bezpečnostných systémov. Povolenia môžete spravovať veľmi jednoducho a podrobne. Povolenia môžete nastaviť na úrovni bio, na úrovni aplikácie, na úrovni databázy, na úrovni stĺpca alebo na úrovni celej lokality. 

Namiesto typických systémov, kde sa povolenia riešia na úrovni používateľa, sa to rieši na úrovni skupiny. Určitým skupinám teda pridelíte povolenia a do týchto skupín potom priradíte používateľov. 

Napokon, Microsoft robí SharePoint veľmi jednoduchým, intuitívnym a prístupným pre všetky úrovne organizácie bez ohľadu na úroveň zručností.

Dôležitosť učenia sa Microsoft Sharepoint

Existuje mnoho dôvodov, prečo sa musíme naučiť SharePoint. Jedným z hlavných dôvodov je, že používateľom umožňuje zvýšiť spoluprácu, zlepšiť tímovú prácu a zvýšiť efektivitu v organizácii. 

Umožňuje tiež používateľom vytvoriť jednotné kontaktné miesto pre všetkých súčasných a budúcich zamestnancov. Môžete mať napríklad zaregistrovaného zamestnanca alebo nových zamestnancov, ktorí zmeškali správy alebo dôležité e-maily z histórie. Je lepšie, ak sú všetky tieto informácie obsiahnuté v SharePointe, aby títo noví zamestnanci mohli vidieť celú históriu v samotnom SharePointe. 

Posledným dôvodom, prečo by sme sa to mali naučiť, je zamestnať sa. SharePoint sa v organizáciách používa natoľko, že je to jedna z vecí, ktoré ľudia hľadajú, keď vás najímajú. Podobne ako kancelárske zručnosti, SharePoint je tiež veľmi dôležitý, najmä ak si môžete vytvoriť vlastnú stránku.

Používateľ SharePointu sa líši od vývojára SharePointu. Ak vo svojom životopise uvediete, že ste vývojár SharePointu, je to veľmi dôležité, pretože váš šéf by vedel, že môžete automatizovať jeho pracovné postupy a viete, ako vytvoriť jednotné kontaktné miesto pre všetkých jeho zamestnancov.

Záver

Aby sme to zhrnuli, je dôležité naučiť sa používať SharePoint, pretože pre vašu organizáciu poskytuje množstvo výhod. Je to dôležité najmä pre tímy, ktoré používajú LuckyTemplates, pretože medzi sebou bezproblémovo spolupracujú a dopĺňajú si funkcie.

Môžete odomknúť ďalšiu hodnotu a funkcie SharePointu, ktoré môže vaša organizácia používať. So zoznamami SharePointu, systémami povolení, správou pracovného toku, históriou verzií a mnohými ďalšími môžete robiť veľa vecí. 

Je to tiež niečo, čo môže každý v organizácii ľahko použiť bez toho, aby bol preťažený. Pre používateľa sa to veľmi ľahko používa, ale môže byť ťažké ho zvládnuť a rozvíjať. Ale akonáhle sa toho chopíte, pomôže vám to zefektívniť vaše obchodné pracovné postupy.

Všetko najlepšie,

Henry