Komentáre SharePointu: Jeho použitie a dôležitosť

V tomto blogu budeme diskutovať o sekcii SharePoint Comments v zozname SharePoint. Využitie tejto funkcie je skvelý spôsob, ako sledovať všetko, čo sa deje s údajmi.

Pomocou SharePoint Comments môžete komunikovať s ostatnými používateľmi, ako aj spomenúť a upozorniť konkrétnych členov v skupine alebo organizácii.

Majte na pamäti, že nemáte prístup k sekcii Komentáre zo zoznamu SharePointu.

Obsah

• Pridávanie komentárov do sekcie komentárov SharePointu
• Výhody používania SharePoint komentárov
  • 1. Môžete spomenúť konkrétne osoby v skupine
  • 2. Aktualizujte ľudí o zmenách, ktoré boli vykonané
  • 3. Sledujte údaje
• Záver

Pridávanie komentárov do sekcie komentárov SharePointu

Najprv vyberte údaje, ku ktorým chcete pridať komentáre. V našom príklade pridáme komentáre o Core .

Potom kliknite na položku Upraviť .

Potom sa zobrazí panel Komentáre .

Do poľa Komentáre môžete pridať poznámky .

V našom príklade napíšeme „ Táto zákazníčka prišla do kancelárie v Dallase 10. augusta a požiadala nás, aby sme sa pozreli na jej auto, a nemala dobrú náladu. “

Ďalšia vec, ktorú môžete urobiť v sekcii SharePoint Comments, je, že môžete spomenúť konkrétne osoby vo vašej organizácii a upozorniť ich na to. V našom príklade spomenieme niekoho v našej organizácii.

Ak chcete niekoho spomenúť, stačí napísať „ @ “ a za ním meno osoby, ktorú chcete spomenúť. V tomto blogu spomenieme „ Luke “, takže napíšeme „ @Luke “.

Potom si všimnete, že v dolnej časti sa zobrazí návrh.

Kliknite na ten, ktorý chcete spomenúť, čo je v tomto prípade „ Luke “.

Potom môžeme poskytnúť konkrétne pokyny o týchto údajoch alebo zákazníkovi. V tomto príklade napíšeme „ Mohli by ste jej prosím poslať priateľský e-mail? “

Potom kliknite na tlačidlo Odoslať a pridajte komentár k položke.

Potom dostanete okno s upozornením.

Nakoniec kliknite na Zdieľať a upozorniť .

Toto oznámi „Lukovi“, že bol spomenutý v komentári v údajoch „Cora“. Takže, keď sa do toho dostane, uvidí komentár a pomôže vám s pokynmi.

Výhody používania SharePoint komentárov

Komentáre ponúkajú množstvo výhod, ktoré môžu zefektívniť prístup k vašim údajom. Nižšie sú uvedené niektoré z jeho bežne známych výhod v SharePointe.

1. Môžete spomenúť konkrétne osoby v skupine

Ak chcete, aby niekto pracoval na údajoch, ktoré máte vo svojom zozname, jeho uvedenie v sekcii Komentáre vám to môže uľahčiť. Nemusíte posielať e-mail alebo volať danej osobe, pretože pokyny môžete poskytnúť v sekcii.

2. Aktualizujte ľudí o zmenách, ktoré boli vykonané

Keď aktualizujeme alebo upravujeme informácie v konkrétnej položke v zozname, môžeme použiť sekciu komentárov, aby sme ostatným dali vedieť, aké zmeny boli vykonané. Ak aktualizujete telefónne číslo určitého zákazníka, keď osoba z vašej organizácie skontroluje údaje, bude vedieť, že to nebolo pôvodné telefónne číslo zákazníka.

3. Sledujte údaje

Ďalšou efektívnou funkciou, kde môžete použiť sekciu Komentáre , je sledovanie údajov. Hoci ste neboli spomenutí, po kliknutí na údaje sa vám zobrazia komentáre dostupné pre všetkých. Ak sa chcete spýtať na niečo, čo s tým súvisí, môžete jednoducho pridať komentár k danej konkrétnej položke v zozname SharePoint.

Záver

Aby sme to zhrnuli, naučili sme sa pridávať komentáre do zoznamov SharePointu. Diskutovali sme aj o tom, ako môžete spomenúť a upozorniť konkrétnych ľudí z vašej skupiny alebo organizácie.

Komentáre SharePointu môžu byť jednoduchým nástrojom pre váš zoznam SharePointu, ale určite poskytujú množstvo výhod. Preto vám navrhujem využiť túto funkciu a správne ju využiť, aby bolo sledovanie údajov efektívnejšie.

Všetko najlepšie,

Henry