Funkcia SharePoint Automate | Predstavenie

V tomto návode si povieme, ako môžeme použiť funkciu automatizácie na vytváranie pracovných postupov .

Funkcia „automatizovať“ v SharePointe vám môže pomôcť pri mikromanažovaní používateľov SharePointu, knižníc, zoznamov a pracovných postupov.

Predtým, než prejdeme priamo k našej hlavnej téme, poďme si najprv prediskutovať pracovné postupy . Týmto spôsobom budete môcť jasne pochopiť, ako funguje funkcia „ automatizovať “ pri vytváraní pracovných postupov.

Obsah

• Pracovný postup v SharePointe
• Vytvorenie pracovného postupu pomocou funkcie SharePoint Automate
• Kontrola a testovanie pracovného toku v SharePointe
• Vytvorenie pracovného toku s podmienkami pomocou SharePoint Automate
• Testovanie stavu pracovného toku
• Záver

Pracovný postup v SharePointe

Pracovný postup je jednoducho vizuálna reprezentácia akejkoľvek úlohy. a akčná zložka. Spúšťač je ten, ktorý je zodpovedný za vykonanie pracovného postupu . Na druhej strane, akcia je udalosť alebo stav, ktorý sa vyskytuje v pracovnom toku.

SharePoint sa používa pri obchádzaní pracovných postupov. S pomocou Power Automate budete môcť . Predstavte si, že máte pracovný tok, kde spúšťačom je, keď niekto vykoná zmeny v položke v zozname a akcia by dostala e-mailové upozornenie.

Tento pracovný postup je podobný tomu, čo v SharePointe nazývame „ Upozornenie “. Neskôr sa pokúsime znova vytvoriť niektoré z upozornení pomocou Power Automate . Upozorňujeme, že Power Automate možno využiť v rôznych aplikáciách. V tomto návode sa však zameriame len na jeho používanie v SharePointe.

Vytvorenie pracovného postupu pomocou funkcie SharePoint Automate

Ak chcete vytvoriť pracovný postup a využiť funkciu „automatizovať“ v SharePointe, prejdite na svoje „ Zoznamy “ a kliknite na tlačidlo „ Prejsť “ v zozname zákazníkov .

Po otvorení zoznamu by ste mali vidieť funkciu „ Automatizovať “ priamo v hornej časti zoznamu zákazníkov.

Upozorňujeme, že táto funkcia funguje v akomkoľvek type zoznamu, ktorý má stĺpec typu používateľa. V tomto prípade máme stĺpec Sales Associate . Teraz začnime vytvárať pracovný postup, v ktorom, ak sa položka pridá do zoznamu zákazníkov , nám bude zaslané e-mailové upozornenie.

Ak to chcete urobiť, kliknite na rozbaľovaciu ponuku „ Automatizovať “ a potom vyberte možnosť „ Vytvoriť pravidlo “.

Po výbere možnosti „Vytvoriť pravidlo“ sa zobrazí okno Vytvoriť pravidlo . Toto okno obsahuje rôzne podmienky, z ktorých si môžete vybrať. Každá z týchto podmienok alebo pravidiel funguje ako spúšťač . Pre tento príklad zvolíme podmienku „ Vytvorí sa nová položka “.

Potom budete musieť prispôsobiť stav. Pre toto pravidlo však nemusíme, pretože neexistuje žiadna podmienka, ktorú by sme museli meniť. V tomto prípade upravíme iba to, kto bude upozornený na vytvorenie novej položky.

Priraďme e-mailovej adrese hodnotu kliknutím na ňu. Potom z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť „ Ja “. To znamená, že vždy, keď sa v zozname zákazníkov vytvorí nová položka, budeme upozornení e-mailom .

Potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť a dokončite prispôsobenie pravidla.

Potom sa uistite, že toto pravidlo je aktívne prepnutím prepínača do polohy „ Zapnuté “. Potom zatvorte okno.

Kontrola a testovanie pracovného toku v SharePointe

Ak chcete skontrolovať, či je pracovný postup vytvorený správne, môžete kliknúť na funkciu „ Automatizovať “ a vybrať možnosť „ Spravovať pravidlá “.

Ak to urobíte, dostanete sa späť do rovnakého okna, ktoré ste videli po vytvorení pracovného postupu. Toto je miesto, kde môžete ovládať pracovné postupy, ktoré vytvoríte, ich zapínaním a vypínaním.

Po dokončení kontroly nedávneho pracovného postupu, ktorý ste vytvorili, zatvorte toto okno. Začnime testovať pracovný postup kliknutím na tlačidlo „ Nový “.

Potom vyplňte polia pre novú položku.

Po vyplnení polí kliknite na „ Uložiť “ pre dokončenie vytvárania položky.

Ak chcete nájsť novú položku, prejdite nadol na úplný koniec zoznamu.

Nakoniec prejdite do svojej doručenej pošty a skontrolujte, či ste dostali e-mail týkajúci sa novej položky vytvorenej v tomto zozname.

Po skontrolovaní môjho programu Outlook som dostal automatický e-mail zo služby SharePoint Online s textom „Henry Legge pridal adresu [email protected]“ do zoznamu zákazníkov . To znamená, že pracovný postup, ktorý sme vytvorili, funguje správne.

Pokiaľ je pracovný postup aktívny, dostanete e-mail vždy, keď niekto vytvorí novú položku v zozname zákazníkov. Len pre objasnenie, v tomto príklade spúšťač pracovného toku, ktorý sme zvolili, je, keď je „ Vytvorená nová položka “ a akcia je, že dostaneme e-mail .

Vytvorenie pracovného toku s podmienkami pomocou SharePoint Automate

V predchádzajúcom príklade sme vytvorili pracovný postup bez prispôsobenia podmienok. Tentoraz vytvoríme ďalší pracovný postup , ale s podmienkami. Začnime kliknutím na „ Automatizovať “ a výberom možnosti „ Vytvoriť pravidlo “.

c

Potom zo zoznamu pravidiel vyberte možnosť „ Zmeny stĺpca “.

Pomocou tejto možnosti teraz môžete prispôsobiť spúšťač vášho stavu. Napríklad nastavím spúšťač, keď sa zmení stĺpec Sales Associate . Akciou bude odoslanie e-mailu a nastavím ho na Sales Associate. Kliknutím na tlačidlo „ Vytvoriť “ vytvoríte pracovný postup.

V tomto príklade je každá položka v zozname zákazníkov pripojená k obchodnému partnerovi. Ak však dôjde k zrušeniu obchodného spolupracovníka, manažér je povinný priradiť zákazníka k novému obchodnému spolupracovníkovi. Potom by mal novo pridelený obchodný partner dostať e-mail týkajúci sa tejto záležitosti.

Po vytvorení pracovného postupu sa zobrazí okno „Spravovať pravidlá“ a uvidíte, že sú k dispozícii 2 pravidlá, ktoré zahŕňajú pracovný postup, ktorý sme vytvorili predtým, a posledný.

Po dokončení kontroly stavu pravidiel zatvorte okno. 

Testovanie stavu pracovného toku

Aby som otestoval našu kondíciu, vyberiem zo zoznamu Jasona Zeleniu a začnem upravovať jeho záznam kliknutím na tlačidlo Upraviť .

Po kliknutí na tlačidlo Upraviť prejdite nadol zo zoznamu záznamov, kým nenájdete pole Predajca .

V tomto prípade zmením obchodného partnera z Jamieho Crusta na Brada Pitta .

Potom kliknutím na tlačidlo Uložiť uložte zmeny.

Nakoniec skontrolujeme, či pracovný postup funguje správne, a to prostredníctvom e-mailu Brada Pitta .

Keďže Brad Pitt je novým obchodným partnerom priradeným k [email protected], e-mail bol odoslaný jemu. V e-maile môžete kliknutím na tlačidlo „ Prejsť na položku “ prejsť priamo na upravenú položku a vypnúť upozornenie kliknutím na „ Prečo dostávam toto upozornenie? odkaz.

Toto je jeden z komplexných pracovných postupov, ktoré môžete vytvoriť v SharePointe pomocou funkcie automatizácie.

Záver

Aby som to zhrnul, dozvedeli ste sa, čo je to pracovný postup a jeho súčasti, ktoré sú spúšťačom a akciou. Tiež ste mohli pochopiť, ako funguje funkcia automatizácie na SharePointe. Funkcia „automatizovať“ v SharePointe je výnimočná z hľadiska upozorňovania ľudí vo vašej organizácii. Vďaka tomu nemusíte niekomu posielať e-mail manuálne, keď sa niečo zmení v zozname alebo knižnici.

S funkciou automatizácie môžete robiť viac vecí, takže si nájdite čas a preskúmajte o nej viac. Ak sa chcete dozvedieť viac o tejto téme a inom súvisiacom obsahu, určite si môžete pozrieť zoznam relevantných odkazov nižšie.

Všetko najlepšie,

Henry