Filtrování metadat v souborech SharePoint

Metadata pomáhají udržovat knihovny dokumentů organizované. K našim souborům můžeme přidat metadata přidáním nových sloupců. Po přidání do našich souborů je můžeme použít k třídění, filtrování nebo seskupování našich souborů. V tomto blogu probereme, jak můžeme provádět filtrování metadat v našich souborech SharePoint a jeho výhody.

Díky filtrování metadat je filtrování souborů/dokumentů v seznamech SharePoint a knihovnách dokumentů logičtější a přizpůsobitelné.

Pro tento příklad jsme přidali dva sloupce metadat, jmenovitě Oddělení a Typ výdajů . Pomocí nich můžeme třídit, filtrovat nebo seskupovat podle oddělení.

Obsah

• Filtrování souborů SharePoint pomocí metadat
• Seskupování našich souborů SharePoint pomocí metadat
• Závěr

Filtrování souborů SharePoint pomocí metadat

Chcete-li filtrovat naše soubory podle tohoto sloupce, stačí kliknout na Filtrovat podle .

Poté vyberte oddělení, které chceme vidět. Chceme například filtrovat naše soubory podle účetnictví a prodeje. Pojďme je tedy vybrat a kliknout na tlačítko Použít .

Jak vidíme, nyní jsou zobrazeny pouze soubory  Účetnictví a Prodej .

Toto je lepší způsob seskupování nebo organizace našich souborů ve srovnání s použitím hierarchie složek. Pomocí metadat s filtrem nebo seskupením podle funkce můžeme vidět soubory Účetnictví i Prodej najednou. Při použití složek musíme otevřít jejich složku jednotlivě, abychom viděli nebo našli soubory, které potřebujeme.  

Chcete-li filtr odstranit, klikněte znovu na Filtrovat podle , zrušte zaškrtnutí u svých výběrů nebo klikněte na tlačítko Vymazat vše a klikněte na tlačítko Použít . 

Seskupování našich souborů SharePoint pomocí metadat

Další skvělá věc s našimi metadaty je použití funkce Seskupit podle . Díky tomu můžeme seskupit naše soubory podle oddělení nebo typu výdajů. Stačí kliknout na Seskupit podle oddělení a podívat se, jak to bude vypadat.

Jak vidíme, naše soubory jsou nyní seskupeny podle typu oddělení. Soubory pod účetním oddělením jsou seskupeny, stejně jako Prodej a tak dále.

Díky tomu je velmi snadné kategorizovat naše soubory. Můžeme také využít rozevírací seznamy ke snadnému zobrazení našich souborů v případě, že jich máme stovky. Můžeme je sbalit podle skupiny a zobrazit pouze skupinu, kterou chceme vidět.

Technicky bychom mohli udělat podobné věci se strukturou složek. Zde však metadata skutečně pomáhají, protože to můžeme udělat také pomocí jiných sloupců metadat, jako je náš sloupec Typ výdajů . 

Pokud se nestaráme o oddělení souborů a potřebujeme je místo toho seskupit nebo filtrovat podle typu výdajů, mohli bychom udělat totéž v tomto sloupci Typ výdajů . Například filtrujme naše soubory podle typu cestovních výdajů.

Poté uvidíme soubory týkající se cestovních výdajů bez ohledu na jejich oddělení.

Můžeme také provádět filtrování a seskupování současně. Například, pokud chceme vidět všechna oddělení kromě marketingu, pak vynechme marketing. 

Poté můžeme tyto soubory seskupit a nechat je filtrovat pouhým kliknutím na Seskupit podle oddělení . 

Můžeme také vytvořit filtry pro sloupec Oddělení i Typ výdajů současně. Můžeme například zobrazit pouze výdaje na cestu a zásoby v rámci účetního oddělení.

Závěr

Abychom to shrnuli, jakmile přidáme metadata do našich souborů, můžeme snadno uspořádat naše soubory, jak chceme, což vytváří efektivitu v organizaci.

Tento mechanismus filtrování a seskupování umožňuje uživatelům dynamicky filtrovat a vyhledávat obsah v knihovnách dokumentů. Dává to smysl, pokud svou knihovnu nakonfigurujete pomocí vlastních metadat/sloupců. Pokud nemáte nastavena vlastní metadata, budete mít k dispozici pouze filtry, které ve výchozím nastavení existují v jakékoli knihovně.

Vše nejlepší,

Jindřich