Exportujte zoznamy SharePoint do súboru Excel alebo CSV

V tomto blogu budeme diskutovať o tom, ako exportovať zoznamy SharePoint dvoma spôsobmi: exportovaním do súboru Excel a súboru CSV . Je to efektívny spôsob, ako poslať zoznam alebo údaje inej osobe mimo vašej organizácie.

Poznanie rozdielu medzi exportom do Excelu alebo súboru CSV vám pomôže rozhodnúť sa, ktorá metóda exportu je ideálna v rôznych situáciách.

Obsah

• Ako exportovať zoznamy SharePointu do Excelu
• Ako exportovať zoznamy SharePoint do CSV
• Rozdiel medzi exportom do Excelu a CSV
• Záver

Ako exportovať zoznamy SharePointu do Excelu

Najprv kliknite na Exportovať .

Uvidíte dve možnosti: Exportovať do a Exportovať do súboru CSV.

Ak uvažujete o čase, súbor CSV sa exportuje oveľa rýchlejšie, pretože je statický. Ak však uvažujete o dynamickom, najlepšou voľbou je súbor Excel .

Zatiaľ však zvolíme Export do Excelu .

Tým sa v skutočnosti stiahne súbor dotazov , v podstate súbor Power Query v Exceli . Pred exportom sa prihláste do svojho účtu SharePoint alebo účtu 365 v Exceli . Môžete sa tiež prihlásiť, keď otvoríte stiahnutý súbor Power Query .

Potom otvorte stiahnutý súbor dotazu v Exceli , aby ste videli exportované údaje.

Stĺpec Tag je stĺpec s viacerými možnosťami výberu, takže voľby sú oddelené bodkočiarkou a hashtagom (;#) .

Možnosti môžete zobraziť aj kliknutím na tlačidlo rozbaľovacej ponuky v stĺpci . V tomto príklade je to stĺpec Značky .

Potom uvidíte dostupné možnosti.

Ak chcete filtrovať údaje, ktoré si prezeráte, môžete kliknúť na stĺpce, ktoré chcete použiť na filtrovanie. V tomto príklade klikneme na stĺpec Office .

Potom v dialógovom okne začiarknite políčko Dallas .

Potom kliknite na tlačidlo OK .

Výsledkom je, že váš Excel zobrazí položky, ktoré majú kanceláriu v Dallase .

Majte na pamäti, že v prípade súborov Power Query by ste mali najprv skopírovať údaje, ak ich plánujete poslať osobe mimo vašej organizácie alebo spoločnosti. Skopírovaný súbor bude ten, ktorý by ste mali odoslať.

Ako exportovať zoznamy SharePoint do CSV

Najprv kliknite na Exportovať a potom na Exportovať do CSV .

Týmto sa stiahne súbor CSV . Najlepšie na tom je, že sa už nemusíte prihlasovať.

A uvidíte statickú verziu zoznamu.

Majte na pamäti, že keď sa rozhodnete exportovať do CSV , sťahujete si najnovšiu aktualizovanú verziu zoznamu. Keďže je statický, pri aktualizácii zoznamu SharePointu ho musíte znova stiahnuť.

Zatiaľ čo v súbore Power Query sa pri každej aktualizácii zoznamu SharePointu automaticky vykoná to isté, pretože ide o súbor Power Query .

Rozdiel medzi exportom do Excelu a CSV

Toto sú hlavné rozdiely medzi týmito dvoma:

• Súbor Power Query je ako rozšírenie zoznamu SharePoint, čo znamená, že všetky zmeny vykonané v zozname SharePoint sa prejavia v súbore Power Query .
• Ak pošlete súbor Power Query osobe mimo vašej organizácie, musíte súbor skopírovať a prilepiť na iný hárok a odoslať skopírovaný súbor.
• Súbor CSV je statický. Ak ho pošlete inej osobe mimo vašej organizácie, nemusíte si robiť jeho kópiu. Môžete ho poslať priamo danej osobe.
• Na prístup k exportovanému súboru CSV sa nemusíte prihlásiť .
• Ak sa po exportovaní zoznamu do súboru CSV vykonajú zmeny, v súbore CSV sa to neprejaví, pokiaľ ho znova nestiahnete.

Záver

Aby som to zhrnul, naučili ste sa exportovať zoznam SharePointu do Excelu a CSV . Ak chcete odoslať údaje mimo vašej organizácie, môžete si vybrať medzi týmito dvoma. Ak sa však zameriavate na rýchly, export zoznamu do CSV je najlepšou voľbou.

Keď sa naučíte rozdiel medzi týmito dvoma, budete sa môcť ľahko rozhodnúť, ktorá metóda exportu je ideálna v rôznych situáciách. Ak sa chcete dozvedieť viac o tejto téme a inom súvisiacom obsahu, určite si môžete pozrieť zoznam relevantných odkazov nižšie.

Všetko najlepšie,

Henry