Co je Sharepoint? Nejlepší vlastnosti a funkce

Už vás nebaví ztrácet přehled o důležitých dokumentech v moři e-mailů, smazaných dokumentů, složek a post-it poznámek?

Máte někdy pocit, že potřebujete GPS, abyste našli ten soubor, o který váš šéf požádal před třemi týdny? Neboj se, milý čtenáři, protože mezi námi je hrdina: Microsoft SharePoint.

SharePoint je webová platforma vyvinutá společností Microsoft, která organizacím poskytuje centralizovaný prostor pro správu, sdílení a spolupráci na různých typech obsahu, jako jsou dokumenty, kalendáře, úkoly a další.

Platforma umožňuje uživatelům vytvářet weby pro různá oddělení, projekty nebo týmy s přizpůsobitelnými uživatelskými oprávněními a pracovními postupy pro řízení přístupu, zobrazování informací a zefektivnění procesů.

Robustní funkce SharePointu lze upravit tak, aby vyhovovaly konkrétním potřebám vaší organizace, což z něj činí základní nástroj pro zvýšení produktivity a spolupráce.

Ale to je jen špička ledovce! V následujících částech se ponoříme hlouběji do historie Microsoft SharePoint, základních funkcí, dostupných verzí, integrací Microsoftu a potenciálních případů použití.

Vezměte si svůj oblíbený nápoj, posaďte se a pojďme společně prozkoumat zázraky SharePointu.

Obsah

• Co je SharePoint?
• Historie SharePointu
  • Současné SharePoint
• 6 hlavních funkcí a schopností SharePointu
  • 1. Spolupráce
  • 2. Správa obsahu
  • 3. Automatizace pracovních postupů
  • 4. Sociální rysy
  • 4. Business Intelligence
  • 5. Hledat
• SharePoint verze a ceny
  • SharePoint Online
  • SharePoint Server
  • SharePoint Foundation a SharePoint Designer
• Integrace s Microsoft Ecosystem
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Power Platform
• Případy použití Microsoft SharePoint
• Sečteno a podtrženo

Co je SharePoint?

Představte si toto: začínáte svůj pracovní den a přivítá vás přeplněná schránka, nekonečný seznam úkolů a hromada věcí, které jen tak neskončí. Zní to ohromující, že? To je místo, kde přichází Microsoft SharePoint, aby zachránil situaci!

Co je tedy SharePoint? Jednoduše řečeno, je to platforma vyvinutá společností Microsoft, která organizacím poskytuje centralizované umístění pro správu, ukládání a sdílení různých typů obsahu a úkolů prostřednictvím webových aplikací, jako jsou:

• Dokumenty : Word, Excel, PowerPoint, PDF a další

• Sdílené kalendáře : týmové plány, termíny projektů a schůzky

• Úkoly : seznamy úkolů, pracovní postupy a schvalování

• Moderní seznamy : kontakty, sdílené poštovní schránky, inventář, metadata a informace o zákaznících

Microsoft SharePoint obsahuje výkonné nástroje pro spolupráci, které uživatelům umožňují spolupracovat na obsahu v reálném čase, sdílet aktualizace a získávat zpětnou vazbu, vše na jednom místě. Navíc s možností vyhledávání je nalezení správného dokumentu nebo informací hračkou.

Ale počkat, je toho víc! V další části prozkoumáme více než dvouletou historii SharePointu, než se podíváme na základní funkce produktu.

Pokud chcete posunout produktivitu vaší organizace na další úroveň, pokračujte ve čtení a objevte plný potenciál SharePointu.

Historie SharePointu

Pojďme se projít po paměťové lince zpět do doby, kdy byly v módě vyklápěcí telefony, MySpace byla oblíbená sociální síť a SharePoint byl jen záblesk v očích Microsoftu.

To je pravda, mluvíme o počátku 2000, době, kdy byl internet ještě v plenkách a svět teprve začínal chápat důležitost spolupráce a správy obsahu.

Microsoft SharePoint byl poprvé představen v roce 2001, kdy si svět ještě zvykal na myšlenku používat internet k více než pouhému odesílání e-mailů a procházení kočičích videí.

Počáteční verze tohoto MS projektu byla základní webová aplikace, která umožňovala týmům sdílet dokumenty a spolupracovat na projektech. Nebyla to zrovna změna hry, ale položila základy toho, co mělo přijít.

V průběhu let se platforma SharePoint dále vyvíjela a přidávala nové funkce a schopnosti, díky nimž se stala nepostradatelným nástrojem pro podniky a organizace všech velikostí.

V roce 2003 společnost Microsoft vydala SharePoint Portal Server, který umožňoval pokročilejší správu obsahu a funkce vyhledávání.

A v roce 2006 byl uveden na trh Microsoft Office SharePoint Server 2007, který představil sociální funkce a možnosti business intelligence.

Současné SharePoint

Teprve po vydání SharePoint Serveru 2010 se platforma skutečně začala prosazovat.

Díky vylepšenému uživatelskému rozhraní a novým výkonným funkcím, jako je spoluvytváření dokumentů a automatizace pracovních postupů, se SharePoint 2010 rychle stal platformou pro spolupráci a správu obsahu.

Dnes je SharePoint výkonnou platformou, která nabízí širokou škálu funkcí a možností, od správy dokumentů a obchodního rozhodování až po sociální spolupráci a funkce vyhledávání.

Všechno to ale začalo jednoduchou myšlenkou: potřebou týmů sdílet informace a spolupracovat na projektech.

V další části se blíže podíváme na funkce, díky kterým je SharePoint tak mocným nástrojem pro firmy a organizace.

6 hlavních funkcí a schopností SharePointu

Microsoft SharePoint není jen nudný starý systém správy dokumentů. Je to platforma nabitá funkcemi, která může firmám a organizacím pomoci spolupracovat, automatizovat procesy a dokonce činit rozhodnutí na základě dat.

V této části se blíže podíváme na některé klíčové funkce a možnosti, díky kterým je SharePoint tak výkonným nástrojem pro digitální pracoviště.

1. Spolupráce

Začněme spoluprací. Microsoft SharePoint nabízí širokou škálu nástrojů, které pomáhají týmům sdílet informace a efektivněji spolupracovat v prostředí SharePointu.

Můžete vytvářet týmové weby pro různá oddělení nebo projekty a používat je k ukládání a organizaci dokumentů, sledování úkolů a sdílení aktualizací v reálném čase.

A díky funkcím, jako je správa verzí a spoluvytváření , můžete zajistit, že všichni pracují na stejné verzi dokumentu, a vyhnout se tak bolestem hlavy z nekonečných e-mailových řetězců.

Funkce spolupráce SharePointu umožňují spoluvytváření a umožňují uživatelům vytvářet weby SharePoint, přistupovat ke sdíleným dokumentům, rychle sdílet aktualizace a poskytovat zpětnou vazbu.

Platforma také nabízí přizpůsobitelná nastavení oprávnění, takže můžete řídit, kdo má přístup ke konkrétním dokumentům na vašem webu SharePoint.

2. Správa obsahu

Pomocí webu SharePoint mohou uživatelé snadno vytvářet, nahrávat a ukládat dokumenty v centralizované knihovně dokumentů. Uživatelé mohou také využít integraci s MS Teams k dalšímu zlepšení komunikace.

Domovská stránka SharePoint nabízí také správu verzí, takže můžete sledovat změny a zajistit, aby všichni pracovali s nejaktuálnějšími informacemi.

3. Automatizace pracovních postupů

Web SharePoint je více než jen systém správy dokumentů. Nabízí také výkonné funkce automatizace obchodních procesů, které vám umožní zefektivnit pracovní postupy a automatizovat opakující se úkoly.

Pracovní postupy SharePointu jsou přizpůsobitelné a mohou automatizovat úkoly a zefektivnit procesy. Můžete například nastavit pracovní postup pro schvalování dokumentů, odesílání oznámení, přijímání zaměstnanců nebo shromažďování zpětné vazby.

A díky jeho integraci s Power Automate (dříve Microsoft Flow) můžete dokonce automatizovat procesy mimo váš web SharePoint a napříč různými aplikacemi a službami.

4. Sociální rysy

SharePoint také nabízí sociální funkce pro vytváření komunikačních webů, na kterých se můžete spojit s kolegy a sdílet znalosti v celé organizaci.

Pomocí sociálních nástrojů můžete vytvářet prostředí SharePoint, která fungují jako komunity praxe, kde mohou zaměstnanci sdílet nápady a osvědčené postupy a spolupracovat na projektech.

4. Business Intelligence

A nesmíme zapomenout na business intelligence! Pomocí SharePointu můžete vytvářet výkonné řídicí panely a sestavy, které vám pomohou rozhodovat se na základě dat na více serverech.

Můžete použít integrované analytické a reportovací nástroje SharePointu a také integrovat svůj projektový server a vytvářet interaktivní vizualizace a přehledy.

5. Hledat

Výkonné možnosti vyhledávání SharePointu umožňují uživatelům rychle najít obsah, který potřebují, ať už se jedná o konkrétní dokument, stránku projektu nebo profil kolegy.

To je jen několik základních funkcí, díky kterým je SharePoint nezbytným nástrojem pro moderní pracoviště. Věděli jste však, že jsou k dispozici různé verze SharePointu, z nichž každá má jiné možnosti?

V další části prozkoumáme různé verze SharePointu, od SharePoint Online po SharePoint Server, abyste mohli zjistit, která je pro vaši organizaci ta pravá.

SharePoint verze a ceny

Tato část se zabývá různými verzemi SharePointu a tím, jak uspokojují různé organizační potřeby.

K dispozici je celá řada verzí, ale dvě, které jsou v aktivním vývoji, jsou online a místní verze: SharePoint Online a SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online je cloudová verze platformy, která je součástí plánů předplatného Microsoft Office 365 a lze k ní přistupovat prostřednictvím mobilní aplikace SharePoint.

Je ideální pro organizace, které chtějí využívat výhod SharePointu bez potíží se správou vlastních serverů SharePoint.

Pomocí SharePoint Online mohou uživatelé přistupovat ke všem funkcím SharePointu z jakéhokoli zařízení (včetně mobilních zařízení) s připojením k internetu a webovým prohlížečem, což z něj činí flexibilní a pohodlnou možnost pro moderní pracoviště.

Mezi výhody SharePoint Online patří:

• Přístupné z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu

• Není třeba spravovat vlastní servery nebo webové části

• Automatické aktualizace a nové funkce

• Integrace s dalšími aplikacemi Microsoft Office 365

SharePoint Online je k dispozici jako součást předplatného Microsoft Office 365 . Cena se liší v závislosti na zvoleném plánu předplatného, ​​ale SharePoint Online je součástí všech plánů kromě základního plánu Microsoft Office 365 Business Basic.

SharePoint Server

SharePoint Server je místní verze SharePointu, kterou lze nainstalovat na servery vaší organizace.

Nabízí všechny funkce SharePoint Online plus další možnosti přizpůsobení a kontrolu nad ukládáním dat a dalšími ovládacími prvky zabezpečení.

Používání místního SharePointu je ideální pro organizace, které potřebují úplnou kontrolu nad svým prostředím SharePoint nebo vytvářejí webové stránky se specifickými požadavky na zabezpečení a shodu.

Některé výhody SharePoint Serveru jsou:

• Plná kontrola nad ukládáním dat, knihovnami dokumentů a zabezpečením

• Další možnosti přizpůsobení pro weby SharePoint

• Integrace s dalšími místními systémy SharePoint

• Více flexibility v možnostech nasazení

SharePoint Server 2019 je licencován na server a na uživatele nebo zařízení přistupující k serveru. K dispozici jsou dva modely licencování : Standard CAL (Client Access License) a Enterprise CAL.

Standardní licence CAL poskytuje základní funkce služby SharePoint, zatímco licence Enterprise CAL zahrnuje pokročilejší funkce, jako je business intelligence a podnikové vyhledávání.

SharePoint Foundation a SharePoint Designer

Tito dva si zaslouží čestné uznání. Oba jsou to bezplatné nástroje, které již nejsou aktivně vyvíjeny a mohou dokonce deaktivovat funkce produktu nalezené v budoucích verzích; některé verze však stále fungují na moderních operačních systémech.

SharePoint Designer obvykle používají pokročilí uživatelé nebo vývojáři, kteří chtějí nad SharePointem vytvářet vlastní pracovní postupy a řešení.

SharePoint Foundation je na druhé straně bezplatná základní verze SharePoint, kterou lze použít pro základní sdílení dokumentů, správu a spolupráci.

Je to skvělý výchozí bod pro začátečníky a malé organizace, které nepotřebují všechny funkce SharePoint Online nebo SharePoint Server, ale přesto chtějí využívat výhod, jako je sdílení souborů.

Některé výhody SharePoint Foundation zahrnují:

• Zdarma k použití

• Základní možnosti správy dokumentů a spolupráce

• Snadné nastavení a použití

Nyní, když jsme probrali různé verze a cenové možnosti, pojďme prozkoumat další důležitý aspekt SharePointu: jeho integraci s dalšími produkty Microsoftu.

SharePoint lze integrovat s produkty, jako jsou Teams, OneDrive a Power Platform, což může výrazně zlepšit jeho funkčnost.

V další části se blíže podíváme na to, jak se SharePoint integruje s těmito produkty a jak může zlepšit produktivitu a spolupráci vaší organizace. Takže, pojďme se ponořit!

Integrace s Microsoft Ecosystem

Integrace s dalšími produkty společnosti Microsoft je hlavní výhodou, protože poskytuje bezproblémovou spolupráci, zjednodušené pracovní postupy a moderní prostředí.

V této části se blíže podíváme na některé klíčové produkty společnosti Microsoft, které se integrují se službou SharePoint.

Microsoft Office 365

Jako součást ekosystému Office 365 se SharePoint hladce integruje s dalšími nástroji produktivity, jako jsou , Word a . To vám umožní přistupovat k dokumentům a sdílet je v reálném čase a zajistit, že váš tým zůstane na stejné stránce.

Začleněním SharePointu do sady služeb Office 365 mohou firemní uživatelé vaší organizace těžit z:

• Centralizované úložiště souborů s bezpečným řízením přístupu

• Společná a efektivní týmová komunikace

• Flexibilní a přizpůsobitelný design týmových stránek

Microsoft Teams

Microsoft Teams je platforma pro spolupráci, která umožňuje týmům chatovat, sdílet soubory a spolupracovat na projektech v reálném čase. Teams se integruje se SharePointem a umožňuje uživatelům přistupovat k souborům a dokumentům SharePointu přímo z rozhraní Teams.

Integrací s Microsoft Teams můžete:

• Získejte snadný přístup k aktuálním dokumentům sdíleným s vaším týmem

• Spolupracujte na dokumentech současně s ostatními členy týmu

• Sledujte revize a udržujte historii verzí

Power Platform

SharePoint spolupracuje s , jako jsou Power Apps a . Využitím možností Power Platform můžete na své komunikační weby SharePoint přidat vlastní automatizaci, řešení aplikací a vizualizaci dat.

Díky integraci Power Platform můžete:

• Vytvářejte automatizované pracovní postupy mezi SharePointem a dalšími aplikacemi a službami

• Vytvářejte vlastní aplikace pro správu a zobrazování dat SharePointu

• Vytvářejte výkonné vizualizace dat pomocí LuckyTemplates

Integrace s ekosystémem Microsoft vám umožňuje odemknout plný potenciál SharePointu a vytvořit nekonečné možnosti pro spolupráci a inovace ve vaší organizaci.

V další části se blíže podíváme na některé potenciální reálné případy použití SharePointu. Pojďme!

Případy použití Microsoft SharePoint

Jak nyní víte, SharePoint je všestranná platforma se širokou škálou případů použití v různých odvětvích a je oblíbená v mnoha organizacích. Níže jsou uvedeny některé z nejčastějších případů použití SharePointu:

1. Správa dokumentů : Možnosti systému správy dokumentů SharePointu patří mezi jeho nejoblíbenější funkce. Organizace mohou používat SharePoint k ukládání, organizování a správě dokumentů z různých zdrojů dat, což zajišťuje, že členové týmu mohou snadno přistupovat k nejnovější verzi dokumentu a spolupracovat na něm. Funkce správy verzí a přihlašování/odhlašování služby SharePoint pomáhají předcházet konfliktům a zajišťují, že členové týmu vždy pracují, ať už na místě nebo online, s nejnovější verzí dokumentu.

2. Intranet a portály : SharePoint lze také použít k vytváření samostatných intranetových webů a portálů pro interní komunikaci, sdílení informací, moderní webové části a spolupráci. Intranetové stránky lze upravit tak, aby zahrnovaly novinky, události, wiki a důležitá oznámení, stejně jako firemní zásady a postupy. Jeho vestavěné možnosti vyhledávání usnadňují koncovému uživateli rychle najít citlivé informace uložené v místě.

3. Správa projektů: Možnosti správy projektů služby SharePoint mohou týmům pomoci řídit projekty od začátku do konce. Týmy mohou pomocí SharePointu vytvářet stránky webu projektu, přiřazovat úkoly, sledovat průběh, upravovat strukturu webu a spolupracovat na dokumentech projektu na jediném serveru. Jeho integrace s dalšími produkty Office 365 a aplikacemi Office, jako jsou MS Teams a Planner, může také zlepšit možnosti řízení projektů.

4. Automatizace obchodních procesů: Integrace SharePointu s (dříve známým jako Microsoft Flow) umožňuje uživatelům automatizovat opakující se úlohy a procesy. Farmu SharePoint můžete použít společně s Power Automate k automatizaci pracovních postupů, jako jsou procesy schvalování dokumentů, s podporou velkých souborů.

SharePoint má širokou škálu případů použití a to je jen několik příkladů. Bez ohledu na potřeby vaší organizace může platforma spolu s doplňky SharePoint pomoci zlepšit produktivitu a cílení na publikum a zefektivnit pracovní postupy.

Sečteno a podtrženo

SharePoint je výkonná a všestranná platforma, která pomáhá organizacím a službám podnikového připojení zlepšit produktivitu a zlepšit spolupráci.

Díky svým intranetovým a portálovým funkcím, integracím aplikací Office 365, nástrojům pro řízení projektů, webovým částem a přístupovým službám a možnostem automatizace obchodních procesů představuje SharePoint komplexní řešení pro organizace všech velikostí a odvětví.

Integrace SharePointu s dalšími produkty Office 365 a službami Office, jako jsou MS Teams, OneDrive, Outlook a Power Automate, z něj navíc dělá ještě cennější webovou aplikaci pro vylepšení vašeho pracovního postupu.

A díky různým cenovým možnostem a dostupným modelům nasazení může být přizpůsoben tak, aby vyhovoval potřebám a rozpočtu jakékoli organizace.

Ať už jste malý podnik, který chce zefektivnit obchodní procesy, nebo velký podnik, který chce zlepšit týmovou práci, interní komunikaci a spolupráci napříč odděleními a lokalitami, SharePoint je platforma, která stojí za zvážení.

Chcete-li se dozvědět více o výhodách používání SharePointu jako webové aplikace, podívejte se na níže uvedený výukový program: