Čo je Power Automate? - Konečný sprievodca

Hľadáte jednoduchší spôsob, ako rýchlo a efektívne zvládnuť všetky svoje únavné, rutinné úlohy? Ak áno, potom Power Automate môže byť riešením, ktoré ste hľadali.

Táto príručka k Power Automate poskytuje všetky informácie a príklady, ktoré potrebujete na využitie plného potenciálu automatizovaných pracovných postupov Power Automate.

Vytvorte jednoduché roboty počas procesu zadávania údajov a vytvorte zložité toky, ktoré organizujú komplexné podnikové riešenia – Power Automate môže spôsobiť revolúciu vo vašom podnikaní, ak sa to urobí správne!  

Obsah

• Čo je Microsoft Power Automate?
• Ako funguje Power Automate s aplikáciami Microsoft 365?
• Význam automatizácie v podnikových procesoch
• Bežné využitie Power Automate v rôznych priemyselných odvetviach
• Kľúčové vlastnosti Power Automate 
• Ako vytvoriť a nastaviť účet Power Automate 
• Terminológia Power Automate: Kľúčové pojmy a definície
• Pripojenie k externým zdrojom údajov a službám 
• Typy pracovných postupov, ktoré vám pomôžu začať
  • Toky obchodných procesov
  • Toky na pracovnej ploche
  • Cloud Flows
    • 1. Automatizované toky
    • 2. Okamžité toky
    • 4. Plánované toky
  • Výber správneho cloudového toku
• Úloha spúšťačov a akcií v Power Automate
• Pokročilé techniky Power Automate 
  • Používanie premenných a výrazov v službe Power Automate
• Implementácia podmienenej logiky a slučiek
• Vytváranie vlastných konektorov a rozhraní API
• 2 Praktické aplikácie Power Automate v scenároch reálneho sveta
  • Príklad 1: Odosielanie hromadných e-mailov pomocou funkcie Instant Cloud Flow v službe Power Automate
  • Príklad 2: Migrácia údajov programu Excel do zoznamu Sharepoint 
• 6 osvedčených postupov pre Power Automate
  • 1. Riadenie tokov a automatizačných procesov
  • 2. Pracovné postupy testovania a ladenia 
• Power Automate verzus iné nástroje automatizácie
• 3 úžasné výhody Power Automate
• 3 Obmedzenia používania Microsoft Power Automate
• Power Automate či nie Power Automate?

Čo je Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (predtým Microsoft Flow) je výkonný automatizačný nástroj, ktorý vám pomôže automatizovať opakujúce sa a manuálne úlohy užívateľsky príjemným spôsobom.

Vďaka intuitívnemu rozhraniu drag-and-drop je Power Automate ideálny pre programátorov aj nekódovačov, čo vám umožňuje vytvárať pracovné postupy založené na pravidlách a šetriť čas pri rutinných úlohách.

Ak chcete začať s automatizáciou procesu, môžete začať vizualizáciou toku procesu pomocou vývojového diagramu. Tento vývojový diagram obsahuje rôzne prvky, ako sú kroky, premenné, cykly a podmienky. Tento vývojový diagram potom môžete replikovať na Microsoft Power Automate, aby ste zautomatizovali svoj proces.

Ponúka tiež veľkú flexibilitu, pokiaľ ide o implementáciu – jednoducho prispôsobte existujúce šablóny alebo vytvorte vlastné riešenie od začiatku.

S Microsoft Power Automate teda môžete automatizovať širokú škálu úloh, čo z neho robí výkonný nástroj pre firmy.

V tejto komplexnej príručke poskytneme prehľad o službe Microsoft Power Automate a pokryjeme jej súčasti. Prevedieme vás aj procesom vytvárania pracovného toku a poskytneme reálne príklady toho, ako to funguje a ako ho použiť na automatizáciu rôznych aspektov pracovných tokov. 

Power Automate podporuje viac ako 900 populárnych aplikácií a služieb , ako sú Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive a ďalšie, vďaka čomu je všestranným nástrojom pre mnohé odvetvia a podniky. Navyše sa integruje s ďalšími produktmi spoločnosti Microsoft, ako sú SharePoint, Dynamics 365 a PowerApps, takže môžete vytvárať výkonnejšie a prispôsobenejšie pracovné toky s malým množstvom kódu.

Ako funguje Power Automate s aplikáciami Microsoft 365?

Microsoft Office 365 je balík aplikácií nevyhnutný pre prevádzku tisícok firiem na celom svete.

Tieto aplikácie zahŕňajú Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive a ďalšie produkty spoločnosti Microsoft. Každá aplikácia plní svoju špecifickú funkciu, ale vo všeobecnosti fungujú nezávisle a navzájom neinteragujú.

To bolo dovtedy, kým sa do obrazu nedostal Power Automate.

Po zavedení Power Automate môžu teraz tieto aplikácie zhromažďovať údaje, komunikovať medzi sebou a vykonávať akcie na základe spúšťačov z iných aplikácií. Táto integrácia zvyšuje produktivitu a efektivitu automatizáciou predtým manuálnych úloh.

Napríklad e-maily prijaté v programe Outlook môžu spúšťať akcie v Exceli alebo OneDrive na zefektívnenie pracovných postupov a zníženie rizika chýb. 

Význam automatizácie v podnikových procesoch

Nástroj na automatizáciu obchodných procesov, ako je Power Automate, poskytuje užívateľsky prívetivé rozhranie, ktoré používateľom umožňuje vytvárať a spravovať komplexné pracovné postupy bez potreby kódovania alebo technických znalostí.

Globálny trh s automatizáciou robotických procesov je na vzostupe s predpokladaným ročným rastom 38,2 % od roku 2022 do roku 2030.

Táto technológia mení spôsob, akým podniky fungujú, so softvérovými robotmi, ktoré dokážu automatizovať každodenné úlohy v rôznych odvetviach

Výhody automatizácie sú početné a výkonné, vrátane:

• Šetrí čas a umožňuje zamestnancom vykonávať úlohy vyššej úrovne, ktoré pridávajú podniku väčšiu hodnotu.  
• Zvyšuje efektivitu udržiavaním konzistentnej rýchlosti procesov. 
• Znižuje náklady na prácu vykonávaním mimoriadne zložitých úloh, čím uvoľňuje peniaze, ktoré možno použiť inde.
• Odstraňuje chyby, najmä pri úlohách manuálneho zadávania údajov, čo môže zabrániť nákladným chybám pre vaše podnikanie. 

Nakoniec zlepšuje služby klientom poskytovaním rýchlej a efektívnej komunikácie, čo vám umožňuje budovať lepšie vzťahy bez toho, aby ste museli investovať veľa času

Pozrime sa na niektoré kľúčové použitia Power Automate.

Bežné využitie Power Automate v rôznych priemyselných odvetviach

Power Automate je všestranný automatizačný nástroj, ktorý možno použiť v širokej škále odvetví a prípadov použitia. Tu je niekoľko príkladov toho, ako sa Power Automate používa v rôznych odvetviach:

• Zdravotníctvo : Zdravotnícky priemysel je jedným z najdôležitejších odvetví s nevyhnutnou potrebou automatizácie. S Power Automate môžu zdravotnícke organizácie automatizovať úlohy a pracovné postupy, ktoré sa predtým vykonávali manuálne, čím šetria čas a zvyšujú efektivitu.
  
  Tieto úlohy a pracovné postupy zahŕňajú plánovanie stretnutí prostredníctvom integrácie so systémami elektronických zdravotných záznamov. Môže tiež automatizovať fakturáciu za lekársku starostlivosť, spracovanie nárokov a správu zásob, čím sa zníži počet chýb a zlepší sa doba obratu. 
• Financie : Power Automate sa vo financiách často používa na správu záväzkov a pohľadávok, tvorbu cien, schvaľovacie procesy a zadávanie údajov. Automatizáciou týchto procesov je možné rýchlo spracovať a zaplatiť faktúry a zosúladiť údaje, čím sa zníži riziko chýb a oneskorených platieb.
  
  Pomocou Power Automate je možné údaje automaticky importovať a zosúladiť, čím sa zníži potreba manuálneho zadávania údajov a nepresnosti.
• Výroba : Výrobný priemysel je už dlho známy manuálnymi, pracovne náročnými procesmi, ktoré sú pomalé a ťažko spravovateľné.
  
  Používanie automatizačných technológií, ako je napríklad Microsoft Power Automate, je nevyhnutné pre výrobcov, ktorí chcú zlepšiť efektivitu, znížiť náklady a udržať si konkurenčnú výhodu. 
  
  Power Automate môže zlepšiť efektivitu výroby jednoduchou automatizáciou opakujúcich sa úloh a ich integráciou s existujúcimi systémami. Môže pomôcť zefektívniť výrobné procesy a správu objednávok, zlepšiť prevádzku strojov, zjednodušiť spracovanie údajov a dokumentov a bezproblémovo sa integrovať s riešeniami ERP.
  
  Okrem toho môže Power Automate uľahčiť automatické generovanie správ a optimalizovať údržbu zariadení. 
• Maloobchod : Power Automate môže poskytnúť maloobchodníkom konkurenčnú výhodu automatizáciou časovo náročných úloh a ich integráciou so systémami. Pomocou umelej inteligencie, systémov ERP, internetu vecí, softvéru POS a automatizácie procesov v oblasti robotiky môžu maloobchodníci zefektívniť procesy a zlepšiť služby zákazníkom, čo šetrí čas a peniaze.
  
  Power Automate pomáha manažérom spravovať inventár, automatizovať plnenie objednávok, odosielanie a sledovanie údajov o predaji a zároveň poskytuje jej panely KPI. 

Kľúčové vlastnosti Power Automate 

Ako už viete, Microsoft Power Automate poskytuje širokú škálu funkcií, ktoré používateľom umožňujú vytvárať vlastné pracovné postupy, integrovať aplikácie a zlepšovať spoluprácu. 

Poďme sa do nich ponoriť trochu hlbšie.

Automatizácia pracovného toku

Pomocou vizuálnych vývojových diagramov môžu používatelia navrhnúť vlastné pracovné postupy na spracovanie úloh, ako je odosielanie upozornení, správa schválení alebo aktualizácia záznamov. Platforma podporuje množstvo konektorov, ktoré umožňujú bezproblémovú integráciu s obľúbenými službami, ako sú SharePoint, Dynamics 365 a Outlook.

Bezproblémová integrácia a prispôsobenie

Bezproblémová integrácia s aplikáciami Microsoft 365 umožňuje používateľom vytvárať automatizované pracovné postupy a spúšťať úlohy priamo z aplikácií, ako sú SharePoint, Excel a Microsoft Teams. Na zjednodušenie vytvárania pracovných postupov poskytuje Power Automate vopred vytvorené šablóny pre bežné úlohy, ktoré si používatelia môžu prispôsobiť svojim špecifickým potrebám.

Okrem toho môže Power Automate integrovať aplikácie a služby tretích strán, ako sú Salesforce, Google Sheets, Mailchimp, a rozsiahlu knižnicu s viac ako 900 konektormi, čo z neho robí všestranný a výkonný nástroj na automatizáciu úloh a procesov naprieč platformami. stať sa nástrojom. 

Aby toho nebolo málo, Power Automate môžete použiť aj na uverejňovanie príspevkov na sociálnych sieťach a plánovanie niekoľkých tweetov, ale to je už iný príbeh na iný deň.

Robotická automatizácia procesov (RPA)

Power Automate Desktop predstavuje funkcie Robotic Process Automation (RPA), ktoré používateľom umožňujú automatizovať úlohy na ich stolných počítačoch. RPA je obzvlášť užitočná na automatizáciu procesov zahŕňajúcich staršie systémy, lokálne súbory alebo zoškrabovanie obrazovky.

Používatelia môžu zaznamenávať svoje akcie a používať Power Automate Desktop na vytváranie robotov, ktoré tieto akcie automaticky replikujú.

Mobilná aplikácia

Mobilná aplikácia Power Automate umožňuje používateľom spravovať a monitorovať svoje pracovné postupy na cestách. Aplikácia podporuje okamžité toky, čo používateľom umožňuje spúšťať akcie manuálne pomocou tlačidiel toku. Okrem toho môžu používatelia sledovať stav svojich tokov, dostávať upozornenia push a schvaľovať požiadavky priamo zo svojich mobilných zariadení.

Bezpečnosť a súlad

Power Automate je v súlade s prísnymi štandardmi zabezpečenia a dodržiavania noriem spoločnosti Microsoft, aby bola zabezpečená ochrana údajov a súkromia. Platforma podporuje zásady prevencie straty údajov (DLP), ktoré organizáciám umožňujú kontrolovať tok citlivých informácií medzi aplikáciami. Okrem toho je Power Automate v súlade s rôznymi priemyselnými štandardmi, ako sú GDPR, HIPAA a FedRAMP.

Dobre, teraz je čas, aby ste sa rozbehli.

Ako vytvoriť a nastaviť účet Power Automate 

Ak chcete začať s Power Automate, navštívte oficiálnu webovú stránku Power Automate

Po prihlásení sa dostanete na domovskú stránku, ktorá slúži ako centrálny rozbočovač pre správu vašich pracovných postupov a konektorov

Teraz, než začnete čokoľvek robiť, poďme sa rýchlo dostať k niekoľkým kľúčovým konceptom.

Terminológia Power Automate: Kľúčové pojmy a definície

Keď sa ponoríte hlbšie do sveta Power Automate, je nevyhnutné, aby ste sa zoznámili s terminológiou používanou v rámci platformy.

Pochopenie týchto podmienok vám uľahčí vytváranie, správu a optimalizáciu vašich tokov.

Tu je komplexný zoznam výrazov Power Automate s jasnými vysvetleniami, ktoré vám pomôžu s istotou navigácie na platforme:

Tok: Tok sa vzťahuje na rôzne typy pracovných tokov, ktoré vyhovujú rôznym obchodným potrebám. Tieto toky sú sériou automatizovaných krokov, akcií a podmienok, ktoré definujú váš automatizovaný proces.

Konektor: Vopred vytvorená integrácia, ktorá umožňuje komunikáciu medzi Power Automate a externými aplikáciami alebo službami.

Konektory vám umožňujú pristupovať k údajom a vykonávať akcie v rámci pripojených služieb.

Šablóna: Sú to vopred zabalené toky, ktoré obsahujú súbor spúšťačov, akcií a podmienok na automatizáciu konkrétnej úlohy alebo procesu. Šablóny možno použiť ako východiskový bod na vytváranie vlastných tokov, čo vám ušetrí čas a námahu.

Alternatívny text: Šablóny Microsoft Power Automate

Spúšťač: Udalosť alebo podmienka, ktorá iniciuje tok. Spúšťače môžu byť založené na konkrétnych udalostiach, ako je napríklad prijatie e-mailu, alebo môžu byť naplánované tak, aby sa spúšťali vo vopred určených intervaloch.

Akcia: Jedna operácia alebo úloha vykonaná v rámci toku. Akcie môžu zahŕňať odosielanie e-mailov, aktualizáciu záznamov alebo vytváranie nových položiek v zozname.

Podmienka: Prvok rozhodovania v rámci toku, ktorý hodnotí špecifikované kritériá a vykonáva rôzne akcie na základe toho, či sú kritériá splnené (pravda) alebo nie (nepravda).

Slučka: Štruktúra riadenia toku, ktorá opakuje postupnosť akcií pre každú položku v kolekcii alebo kým nie je splnená špecifická podmienka. Slučky vám umožňujú vykonávať dávkové operácie alebo aplikovať operácie na viacero prvkov.

Pripojenie k externým zdrojom údajov a službám 

Pripojenie k externým zdrojom údajov a službám je kľúčovou výhodou používania Power Automate.

Na pripojenie k externému zdroju údajov alebo službe musia používatelia poskytnúť poverenia alebo kľúč API na overenie pripojenia. Po overení poskytuje konektor prístup k údajom a umožňuje používateľovi vykonávať akcie v rámci pripojenej služby.

Táto funkcia nielenže robí Power Automate všestrannejším, ale tiež zjednodušuje proces integrácie rôznych aplikácií a služieb s cieľom vytvoriť efektívnejšie a efektívnejšie pracovné postupy. 

Vytvorenie potrebnej dátovej infraštruktúry pre obchodné poznatky však môže byť nákladné aj časovo náročné, a to z dôvodu množstva použitých dátových technológií, rozhraní API a bezpečnostných modelov.

Okrem toho je často ťažké nájsť skúsených vývojárov s odbornými znalosťami v nasadzovaní, konfigurácii, správe a integrácii týchto technológií a ich prenájom je drahý.

Dataverse rieši tieto výzvy tým, že ponúka dostupnú, spravovateľnú, kompatibilnú, bezpečnú, škálovateľnú a globálne dostupnú dátovú službu SaaS. 

Microsoft Dataverse, predtým známy ako Common Data Service (CDS), je všestranná dátová platforma, ktorá podnikom poskytuje bezpečné, škálovateľné a ľahko použiteľné riešenie na správu a integráciu údajov v rámci širokej škály aplikácií a služieb.

Jedinečné schopnosti Dataverse umožňujú podnikom vytvárať vlastné aplikácie, automatizovať procesy a vytvárať prehľadné zostavy pomocou Power Apps, Power Automate a

Využitím výkonu Dataverse v Power Automate môžu používatelia vytvárať a automatizovať pracovné postupy, ktoré pristupujú k údajom uloženým v Dataverse a manipulujú s nimi. 

Teraz sa pozrime na rôzne typy pracovných postupov, aby ste sa mohli rozhodnúť, na čo sa musíte zamerať.

Typy pracovných postupov, ktoré vám pomôžu začať

Existuje niekoľko rôznych typov tokov, z ktorých každý je navrhnutý pre špecifický scenár automatizácie. Pochopenie rôznych typov tokov a ich ideálneho prípadu použitia vám pomôže naplno využiť potenciál Power Automate.

Poďme sa ponoriť.

Toky obchodných procesov

Toky obchodných procesov poskytujú riadenú používateľskú skúsenosť, ktorá používateľov prevedie konkrétnym procesom.

Tieto toky sú organizované do etáp a krokov v rámci každej fázy. Pri vytváraní toku obchodného procesu by sa používatelia mali rozhodnúť pre voľbu „ Tok obchodného procesu“ pri spustení nového toku.

To vám umožňuje definovať rôzne fázy procesu a určiť akcie, ktoré sa majú vykonať v každej fáze.

Business Process Flows sú špeciálne navrhnuté pre Dataverse a možno ich použiť iba s tabuľkami Dataverse, Dynamics 365 alebo aplikáciami riadenými modelmi.

Okrem štandardných licencií Microsoft 365 vyžadujú dodatočné licencie.

Toky na pracovnej ploche

Desktop Flows využíva robotickú procesnú automatizáciu (RPA) na automatizáciu úloh na stolnom počítači používateľa.

Na vytvorenie Desktop Flows si používatelia musia stiahnuť a nainštalovať aplikáciu Power Automate Desktop. Tieto toky sú vhodné na automatizáciu úloh zahŕňajúcich starší softvér, hárky programu Excel alebo zoškrabovanie obrazovky.

Bezplatná verzia Power Automate Desktop je k dispozícii pre používateľov Windows a Mac, ale niektoré scenáre môžu vyžadovať inováciu na prémiovú licenciu.

Cloud Flows

V Power Automate sa „cloudové toky“ týkajú tokov, ktoré sú navrhnuté a spustené výlučne v prostredí cloudu. Tieto toky nevyžadujú žiadnu lokálnu infraštruktúru ani zdroje a možno k nim ľahko pristupovať a spravovať ich odkiaľkoľvek s internetovým pripojením.

Interakcie používateľov, ako je stlačenie tlačidla na webovej stránke alebo v mobilnej aplikácii, alebo dokonca vopred definované plány, ako napríklad beh každý deň v konkrétny čas, môžu tiež slúžiť ako spúšťače týchto tokov. 

Existujú tri typy cloudových tokov:

1. Automatizované toky

Automatizované toky sú najbežnejším typom toku v Power Automate. Tieto toky automaticky spúšťajú pracovné toky, keď sa vo vašom zdroji údajov vyskytnú udalosti.

Pracovný tok možno spustiť napríklad pri pridaní položky do zoznamu SharePointu alebo odovzdaní súboru do knižnice dokumentov SharePointu.

Automatizované toky fungujú s viac ako 900 rôznymi konektormi a nevyžadujú žiadny manuálny zásah.

Alternatívny text: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Okamžité toky

Na rozdiel od automatizovaných tokov vyžadujú okamžité toky interakciu používateľa na spustenie pracovného toku.

Tie je možné spustiť manuálne z Power Automate, Power Apps alebo iných aplikácií, ako sú SharePoint, OneDrive alebo Microsoft Teams.

Okamžité toky môžu byť spúšťané aj požiadavkami HTTP a používané s Power Virtual Agents.

Príkladmi spúšťačov okamžitého toku sú tlačidlá toku, vybraté položky v SharePointe, akcie správ v Teams a vybraté riadky v Exceli.  

4. Plánované toky

Nakoniec sme naplánovali Flows. Tieto toky prebiehajú podľa vopred definovaného plánu v rozsahu od sekúnd po dni. Sú užitočné pri úlohách, ako je odosielanie automatických pripomienok alebo upozornení.

Používatelia môžu definovať frekvenciu a čas začiatku pre tieto toky, ktoré potom vykonávajú zodpovedajúce akcie na základe plánu.

Výber správneho cloudového toku

Keď otvoríte Power Automate, zobrazí sa výzva na výber z troch možností cloudového toku.

Ak chcete určiť, ktorý typ najlepšie vyhovuje vašim potrebám, zvážte nasledujúce:

• Ak automatizujete úlohy na základe udalostí v cloudových službách, rozhodnite sa pre automatizovaný cloudový tok.
• Ak požadujete manuálne spustenie pre opakujúce sa úlohy, zvoľte okamžitý cloudový tok.
• Ak potrebujete, aby sa vaša automatizácia spúšťala pravidelne na základe plánu, vyberte naplánovaný cloudový tok.

Ak chcete získať podrobné vysvetlenie a príklady každého typu toku, odporúčame vám pozrieť si náš predtým publikovaný článok „“, ktorý rozdeľuje každý typ toku a ponúka cenné informácie o tom, kedy ich implementovať do vašej cesty automatizácie.

Teraz prejdime k spúšťačom a akciám.

Úloha spúšťačov a akcií v Power Automate

Spúšťače a akcie sú stavebnými blokmi pracovných postupov v Microsoft Power Automate. Podmienky spúšťania sú udalosti alebo podmienky, ktoré spúšťajú tok, a akcie sú úlohy, ktoré tok vykonáva, keď nastane spúšťač.

V Power Automate je k dispozícii veľa spúšťacích podmienok, napríklad keď do vašej poštovej schránky príde nový e-mail alebo keď sa do zoznamu SharePointu pridá nová položka.

Akcie zahŕňajú odosielanie e-mailov s odpoveďou, ukladanie e-mailových príloh do OneDrive, odosielanie upozornení, aktualizáciu polí položiek zoznamu a ďalšie.

Power Automate vám tiež umožňuje vytvárať vlastné spúšťače a akcie pomocou funkcií Azure alebo HTTP Webhooks. Ak chcete vytvoriť tok v Power Automate, najprv vyberte spúšťač a pridajte akcie, ktoré sa majú spustiť, keď sa spúšťač spustí. Môžete tiež pridať podmienky, slučky a ďalšie prvky na riadenie toku automatizácie. 

Pokročilé techniky Power Automate 

Pozrime sa na niekoľko pokročilých techník.

Používanie premenných a výrazov v službe Power Automate

Premenné a výrazy sú základnými komponentmi v Power Automate, ktoré umožňujú používateľom ukladať, manipulovať a opätovne používať údaje v rámci svojich tokov. Takto môžete používať premenné a výrazy v Power Automate:

• Iniciovanie premennej: Pomocou akcie „Inicializovať premennú“ definujte premennú a zadajte jej názov, typ a počiatočnú hodnotu. Ak chcete napríklad vytvoriť premennú s názvom „ count “ s počiatočnou hodnotou 0 , použite nasledujúcu akciu:
  
  Akcia: Inicializácia premennej
  
  Názov: počet
  
  Typ: Celé
  
  číslo Hodnota: 0
• Nastavenie alebo úprava hodnoty premennej: Ak chcete aktualizovať hodnotu premennej počas vykonávania toku, použite akciu „ Nastaviť premennú “.
• Využitie výrazov: Výrazy možno použiť v rôznych akciách a podmienkach na vykonávanie výpočtov, manipuláciu s textom alebo vyhodnocovanie údajov. Môžete napríklad použiť funkciu „addDays“ na výpočet budúceho dátumu alebo „concat“ na spojenie reťazcov.
• Referenčné premenné a výrazy: Ak chcete odkazovať na premennú alebo výraz, jednoducho vložte jej názov zabalený do syntaxe „@{}“ do príslušného poľa.

Implementácia podmienenej logiky a slučiek

Podmienená logika a slučky prinášajú flexibilitu a kontrolu tokom Power Automate, čo vám umožňuje vytvárať dynamickejšie a prispôsobivejšie pracovné postupy:

• Podmienená logika: Akciu „Podmienka“ použite na vyhodnotenie výrazu a vykonanie rôznych akcií na základe výsledku. Akciu „Prepnúť“ možno použiť aj na zvládnutie viacerých možných výsledkov.
• Slučky: Akcia „Použiť na každú“ vám umožňuje prechádzať kolekciou položiek a vykonávať akcie pre každú položku. V prípade zložitejších scenárov opakovania použite akciu „Do kým“ na vykonanie súboru akcií, kým nie je splnená zadaná podmienka.

Vytváranie vlastných konektorov a rozhraní API

Vlastné konektory a API rozširujú možnosti Power Automate a umožňujú používateľom integrovať svoje toky s externými službami a aplikáciami.

Vlastné konektory: Vytvorte si vlastný konektor na pripojenie Power Automate k externej službe alebo aplikácii. To vám umožňuje pristupovať a využívať funkcie externej služby v rámci vašich tokov.

Môžete napríklad vytvoriť vlastný konektor pre interné rozhranie API vašej spoločnosti, čo umožní bezproblémovú integráciu s Power Automate.

Vylepšenia poháňané AI: Integrácia nástrojov AI, ako sú ChatGPT a DALL-E 2, môže ešte viac obohatiť vaše pracovné postupy Power Automate. Microsoft Dynamics 365 Copilot , virtuálny asistent poháňaný AI, je jedným z príkladov toho, ako môže AI zlepšiť používateľskú skúsenosť a zvýšiť efektivitu na platforme Dynamics 365.

Tento inovatívny nástroj využíva spracovanie prirodzeného jazyka a algoritmy strojového učenia na interpretáciu používateľských dopytov a poskytovanie relevantných odpovedí.

Teraz sa pozrime na niekoľko praktických príkladov.

2 Praktické aplikácie Power Automate v scenároch reálneho sveta

Aby sme ilustrovali potenciál Power Automate, pouvažujme o niekoľkých príkladoch, ako ho možno použiť v rôznych podnikových scenároch.

Viac takýchto pracovných postupov prípadov použitia v reálnom svete nájdete na stránke .

Príklad 1: Odosielanie hromadných e-mailov pomocou funkcie Instant Cloud Flow v službe Power Automate

V tomto príklade vás prevedieme procesom používania Instant Cloud Flow na odoslanie e-mailu 50 používateľom súčasne, čo vám ušetrí čas a námahu.

Krok 1: Nastavte si okamžitý cloudový tok

1. Prejdite na svoj ovládací panel Power Automate a na ľavej strane vyberte položku Moje toky. Kliknite na tlačidlo „+Nový tok“ a v časti Nový tok vyberte možnosť „Instant Cloud Flows“.

1. Pomenujte svoj tok (napr. „Vlastná pošta“) a ako možnosť spustenia vyberte „Manuálne spustiť tok“. Kliknite na „Vytvoriť“.

1. Pokračujte ďalším krokom kliknutím na „Ďalší krok“. Teraz vyhľadajte výraz „premenná“ a vyberte možnosť „Inicializovať premennú“.

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

V tejto príručke vám ukážeme, ako pomocou Power Automate previesť excelovú tabuľku na zoznam SharePointu.

Krok 1: Nastavte okamžitý tok

1. Nastavte typ toku na „Okamžitý“ a použite možnosť „Manuálne spustiť tok“.

1. Pridajte akciu „Zoznam riadkov v tabuľke (Excel Online Business)“. Táto akcia vykoná dotaz na riadky z tabuľky v súbore Excel.

Krok 2: Nahrajte súbor Excel do OneDrive alebo SharePointu

1. Nahrajte svoj excelový súbor do OneDrive alebo SharePointu a zadajte umiestnenie vo vlastnosti „Umiestnenie“ akcie „Zoznam riadkov v tabuľke (Excel Online Business)“. V tomto príklade sme odovzdali súbor do knižnice „Kniha“ lokality SharePoint, ktorá obsahuje náš zoznam.

Krok 3: Nakonfigurujte tok na pridávanie položiek do zoznamu SharePoint

1. Ak chcete opakovať každý riadok vrátený akciou „Zoznam riadkov prítomných v tabuľke (Excel Online Business)“, použite akciu „Použiť na každú (Podmienku)“.

1. V rámci akcie „Použiť na každú (Podmienku)“ pridajte akciu „Vytvoriť položku (SharePoint)“, aby ste vytvorili položku v zozname požiadaviek.

1. Po vykonaní potrebných zmien v súbore znova spustite postup.

Krok 5: Overte úspešnú migráciu

1. Po úspešnom dokončení postupu prejdite do zoznamu SharePoint a zobrazte všetky novovytvorené položky zoznamu.

Teraz by ste už mali mať dobrú predstavu o tom, čo Power Automate dokáže. Rovnako ako pri všetkom, čo robíte, je dôležité porozumieť osvedčeným postupom.

Poďme si ich pozrieť.

6 osvedčených postupov pre Power Automate

Ak chcete z Power Automate vyťažiť maximum, pri vytváraní a správe tokov je dôležité dodržiavať osvedčené postupy.

Tu sú niektoré z nich:

1. Riadenie tokov a automatizačných procesov

Naplánujte a navrhnite svoj tok

Pri automatizácii úloh pomocou Power Automate je lákavé začať budovať toky hneď, (verte mi), ale plánovanie je kľúčom k úspešnej implementácii.

V prípade veľkých projektov vám plánovanie môže pomôcť vyhnúť sa obmedzeniam platformy, problémom s údržbou a výkonom.

Skôr než začnete, je dôležité zhromaždiť všetky potrebné informácie, ako napríklad typ licencie, objem spustenia a zložitosť obchodného procesu.

Potom identifikujte potrebné spúšťače, akcie a podmienky a načrtnite celkovú štruktúru toku. Táto počiatočná fáza plánovania vám pomôže vyhnúť sa potenciálnym problémom a zabezpečiť plynulejší proces vytvárania toku.

Využite vstavané šablóny

Power Automate ponúka širokú škálu vstavaných šablón, ktoré môžete použiť ako východiskové body pre svoje toky. Preskúmajte tieto šablóny a nájdite tú, ktorá najlepšie vyhovuje vašim potrebám, a podľa toho ju prispôsobte.

Šablóny vám šetria čas a pomáhajú vám naučiť sa osvedčené postupy z vopred vytvorených postupov.  

Využite spracovanie chýb a upozornenia

Ak chcete, aby boli vaše toky robustnejšie a odolnejšie voči chybám, implementujte mechanizmy spracovania chýb, ako je použitie akcií „Rozsah“ na zoskupenie súvisiacich akcií a spracovanie chýb alebo výnimiek.

Okrem toho zvážte pridanie upozornení (napr. e-mailov alebo správ aplikácie Teams), ktoré vás upozornia, keď sa vyskytnú chyby, čo vám umožní rýchlo riešiť problémy.

Optimalizujte prietokový výkon

Power Automate ukladá určité limity a obmedzenia na bežiace toky. Aby ste zabezpečili optimálny výkon, vezmite do úvahy nasledovné:

• Minimalizujte počet akcií vo svojom toku, aby ste znížili riziko dosiahnutia týchto limitov.
• Použite možnosti „Filtrovať dopyt“ v akciách ako „Získať položky“ alebo „Získať riadky“, aby ste získali len požadované údaje, čím znížite zaťaženie vášho toku a zlepšíte jeho efektivitu.

Udržujte svoje toky organizované a udržiavateľné:

S rastúcou zložitosťou vašich tokov je dôležité, aby boli organizované a udržiavateľné. Na dosiahnutie tohto cieľa použite nasledujúce tipy:

• Poskytnite jasné a popisné názvy akcií, premenných a konektorov.
• Pomocou komentárov vysvetlite účel konkrétnych akcií alebo sekcií vo svojom toku.
• Zoskupte súvisiace akcie v rámci akcií „Rozsah“, aby ste vytvorili modulárnu a organizovanú štruktúru.

2. Pracovné postupy testovania a ladenia 

Testovanie a ladenie pracovných tokov v Power Automat je nevyhnutné na zabezpečenie toho, aby váš tok fungoval správne a dosahoval zamýšľaný účel.

Power Automate poskytuje niekoľko nástrojov a techník na testovanie a ladenie vašich tokov.

1. Použitie prostredí: Využite rôzne prostredia v rámci nájomníka vašej organizácie na oddelenie fáz vývoja, testovania a produkcie. Tento postup pomáha redukovať chyby a zabezpečuje plynulejší vývojový proces.
   
   Ak používate prémiové licencovanie pre Power Apps, využite túto funkciu. 

1. Monitor: Nástroj Monitor v Power Apps vám pomáha diagnostikovať problémy s aplikáciami a sledovať sieťové požiadavky a reakcie v reálnom čase.
   
   Poskytuje prehľad o názve, ovládaní a vlastnostiach vzorca, kde sa problém vyskytuje v aplikácii, podrobnostiach požiadavky a odpovede. 

1. Funkcia sledovania: Pomocou funkcie sledovania v spojení s nástrojom Monitor môžete zaznamenávať vlastné správy a získať prehľad o výkone a problémoch vo vašej aplikácii. Táto funkcia vám pomôže pochopiť fungovanie aplikácie a identifikovať potenciálne úzke miesta alebo problémové oblasti.

1. Power Apps Test Studio: Je to funkcia navrhnutá tak, aby uľahčila testovanie a overovanie vašej aplikácie počas procesu vývoja. Poskytuje prostredie na vytváranie a spúšťanie testovacích prípadov pre vašu aplikáciu na plátne, čím zaisťuje, že vaša aplikácia bude fungovať podľa očakávania pred jej nasadením pre vašich koncových používateľov.
   
   Testovacie štúdio nájdete na portáli Power Apps Maker tak, že prejdete do ponuky v časti Rozšírené nástroje vľavo. 

Power Automate verzus iné nástroje automatizácie

V neustále sa rozširujúcom prostredí automatizačných nástrojov vyniká Microsoft Power Automate ako výkonné a všestranné riešenie, no nie je to jediná dostupná možnosť.

Konkurenčné platformy ako Automation Anywhere, UiPath a Zapier tiež ponúkajú robustné možnosti automatizácie, pričom každá má svoje silné stránky a schopnosti.

Power Automate vyniká bezproblémovou integráciou s produktmi Microsoft 365, ľahko použiteľným rozhraním a širokou škálou vstavaných konektorov. Na druhej strane, Automation Anywhere a UiPath sú známe svojimi pokročilými možnosťami automatizácie robotických procesov (RPA), komplexnejšími potrebami a rozsiahlou aplikovanou podnikovou automatizáciou.

Pri výbere správneho automatizačného nástroja pre vás alebo vašu firmu je dôležité zvážiť faktory, ako sú konkrétne potreby, váš existujúci softvérový ekosystém a úroveň zložitosti procesu, ktorý chcete automatizovať.  

3 úžasné výhody Power Automate

Na Power Automate je toho veľa, čo sa nám páči, ale tu sú 3 veci, ktoré na ňom milujeme.

1. Rozsiahla knižnica konektorov : Power Automate ponúka najkomplexnejší zoznam konektorov, pričom v súčasnosti je k dispozícii viac ako 900 konektorov. Okrem toho platforma každý mesiac pridáva 10 až 30 nových konektorov , čím zaisťuje, že zostane aktuálna s najnovšími aplikáciami a službami.
   
   Toto neustále pridávanie nových konektorov ďalej zvyšuje všestrannosť platformy, vďaka čomu je spoľahlivou voľbou pre podniky všetkých veľkostí.
2. Jednoduché použitie:   Power Automate je navrhnutý tak, aby bol užívateľsky prívetivý, s rozhraním drag-and-drop, ktoré používateľom uľahčuje vytváranie pracovných postupov bez akýchkoľvek znalostí kódovania. Ponúka tiež širokú škálu šablón, ktoré si používatelia môžu prispôsobiť podľa svojich špecifických potrieb, čím sa proces automatizácie ešte viac zjednoduší.
3. Nový nástroj Power Automate AI Builder : Keďže používanie generatívnej AI v tomto odvetví narastá, AI Builder je cenným nástrojom, ktorý spoločnostiam poskytuje konkurenčnú výhodu. Spoločnosti môžu ušetriť čas a zdroje automatizáciou zložitých procesov pri súčasnom zlepšení presnosti a presnosti. Intuitívne rozhranie AI Builder a vopred vytvorené šablóny uľahčujú používateľom vytváranie vlastných modelov strojového učenia bez znalosti kódovania.
   
   Táto demokratizácia AI umožní spoločnostiam všetkých veľkostí využívať výhody strojového učenia a AI bez investícií do drahých tímov pre vedu o údajoch.

AI Builder sa navyše bezproblémovo integruje s inými produktmi spoločnosti Microsoft, čo používateľom umožňuje ďalej automatizovať ich pracovné postupy.

Príkladom je, že firmy môžu použiť AI Builder na extrahovanie údajov z faktúr a potvrdení a použiť Power Automate na odoslanie týchto informácií do iných aplikácií, ako sú Dynamics 365 a Excel.

Táto integrácia pomáha spoločnostiam zefektívniť procesy, znížiť chyby a v konečnom dôsledku zvýšiť efektivitu a produktivitu.

3 Obmedzenia používania Microsoft Power Automate

1. Náklady sa sčítavajú s platenými plánmi: Power Automate ponúka bezplatný plán, ale s obmedzeniami, ako je maximálna frekvencia toku 15 minút.
   
   Organizácie s komplexnejšími pracovnými postupmi a vyššou potrebou automatizácie môžu potrebovať prejsť na platený plán. Náklady na Power Automate sa líšia podľa plánu a použitia. Prémiové plány začínajú na 40 USD na používateľa mesačne. Tieto platené plány prichádzajú s pokročilými funkciami a možnosťami s vyšším tokom, ktoré sú dôležité pre podniky s vysokými potrebami automatizácie.
   
   Náklady na plán sa však môžu rýchlo zvýšiť, najmä vo veľkých organizáciách s mnohými používateľmi. Preto je dôležité, aby organizácie starostlivo zhodnotili svoje potreby a využitie automatizácie skôr, ako sa zaviažu. 
2. Vplyv na výkon v dôsledku zložitých pracovných postupov: Power Automate môže zaznamenať značný pokles výkonu pri vykonávaní zložitých pracovných postupov.
   
   To môže ovplyvniť efektivitu a rýchlosť programu, čo vedie k oneskoreniam a zníženiu produktivity.
3. Žiadna paralelizácia: Power Automate podporuje iba sekvenčné pracovné toky, čo znamená, že akcie sa vykonávajú v pevnom poradí. To môže byť obmedzenie pre podniky, ktoré vyžadujú paralelné alebo podmienené pracovné toky.

Power Automate či nie Power Automate?

To je otázka…

Stručne povedané, Microsoft Power Automate je neoceniteľný nástroj pre podniky, ktoré chcú zefektívniť operácie a zvýšiť efektivitu. 

Power Automate pomáha organizáciám šetriť čas, znižovať ľudské chyby a zlepšovať celkovú produktivitu automatizáciou opakujúcich sa úloh a integráciou s rôznymi službami a aplikáciami.

Vďaka bohatej knižnici konektorov, ľahko použiteľnému rozhraniu a výkonným funkciám je Power Automate všestranným riešením pre spoločnosti v rôznych odvetviach.

Využitím osvedčených postupov, začlenením vylepšení a porozumením dostupným typom pracovných tokov môžu organizácie využiť plný potenciál Power Automate a priniesť revolúciu do svojich operácií. 

Keď začnete svoju cestu automatizácie, nezabudnite plánovať, testovať a optimalizovať svoje pracovné postupy, aby ste zaistili úspech a maximalizovali výhody tohto výkonného automatizačného nástroja.

Chcete sa dozvedieť viac o Power Automate? Začnite sa učiť s našimi a zlepšite svoje zručnosti v oblasti údajov okamžite!