Převeďte soubory Word nebo Excel do PDF

Adobe Acrobat Creative Suite 5 obsahuje nástroje, které usnadňují převod souborů Microsoft Word a Excel do PDF. Při instalaci aplikace Acrobat do počítače vyhledá programy sady Microsoft Office. Pokud Acrobat najde Word, Excel, PowerPoint nebo Outlook, nainstaluje do těchto programů doplněk – PDF Maker – který pomáhá převádět dokumenty Microsoft Office do PDF jediným kliknutím.

Přestože jsou Microsoft Word a Excel rozšířené standardy na mnoha podnikových počítačích, nejsou vždy tou nejlepší volbou pro distribuci dokumentů.

Formátování dokumentů Microsoft Word a tabulek Excelu se mění v závislosti na písmech dostupných na počítači uživatele nebo dokonce na tiskárně, na které tisknou, zatímco soubory PDF mohou zachovat konzistentní vzhled souboru na různých typech počítačů.

Kromě toho lze soubory Microsoft Word a Excel snadno upravovat a uživatelé mohou také kopírovat a extrahovat informace z těchto souborů s několika omezeními, zatímco soubory PDF se kopírují obtížněji a lze je zabezpečit pomocí robustních možností zabezpečení.

Převod souboru aplikace Word nebo Excel do souboru PDF tato omezení překonává a je zcela jednoduchý. Vyberte si ze dvou metod:

• V aplikaci Microsoft Word nebo Excel se ujistěte, že je dokument, který chcete převést do souboru PDF, otevřený, a poté kliknutím na tlačítko Vytvořit PDF na hlavním panelu nástrojů dokument převeďte.

• V sadě Office 2003 nebo starší vyberte Adobe PDF→ Převést do Adobe PDF.

Bez ohledu na to, jakou metodu zvolíte, musíte zadat umístění vytvořeného souboru PDF a pojmenovat soubor, pokud jste nezměnili předvolby aplikace PDF Maker.

V Office 2007 klikněte na tlačítko Předvolby na kartě Acrobat nebo ve starších verzích Office vyberte Acrobat → Změnit nastavení převodu. V dialogovém okně Adobe PDF Maker zrušte výběr možnosti Dotázat se na název souboru PDF, aby se soubory PDF vygenerovaly v jednom kroku bez zadávání názvu souboru PDF.

Do dokumentů PDF, které vytvoříte, můžete přidat funkce. Pokud pracujete v Office 2007, klikněte na kartu Předvolby nebo vyberte Acrobat→Změnit nastavení převodu v dřívějších verzích Office. V zobrazeném dialogovém okně zkontrolujte následující nastavení:

• Připojit zdrojový soubor : Způsobí, že se původní dokument Office vloží do souboru PDF jako příloha. Když je soubor PDF distribuován, původní zdrojový soubor je součástí souboru PDF.

• Vytvořit záložky : Přidá interaktivní záložky, které usnadňují procházení souboru PDF. Záložky se přidávají na základě stylů aplikace Microsoft Word, jako je text ve stylu Nadpis 1. Záložky se při prohlížení PDF zobrazí v panelu Záložky.

• Přidat odkazy : Automaticky převede odkazy aplikace Word, například webové adresy, na odkazy PDF, které můžete použít při prohlížení souboru v aplikaci Acrobat nebo Adobe Reader. V dialogovém okně Předvolby aplikace PDF Maker klepněte na kartu Word, abyste získali přístup k dalším možnostem propojení, které lze zabudovat do souborů PDF vytvořených z Wordu.