Opcions per a la migració de dades a Salesforce

Salesforce té un assistent fàcil d'utilitzar que us guiarà a través de la importació de les actualitzacions dels membres de la campanya, els contactes, els comptes, els contactes i els objectes personalitzats. Si sou administrador del sistema o teniu els permisos de perfil adequats, podeu realitzar aquestes tasques per als vostres usuaris.

Per a les dades heretades d'altres objectes (com ara oportunitats, casos i activitats) que voleu tenir a Salesforce, heu d'introduir informació manualment o utilitzar el carregador de dades, que és una eina d'importació i exportació de dades que inclou Enterprise i Unlimited. edicions per migrar automàticament les dades a Salesforce.

Ús de l'assistent d'importació de dades de Salesforce

L'assistent d'importació de dades per importar contactes, comptes, contactes, solucions i objectes personalitzats es troba convenientment a l'encapçalament Integracions de la configuració del Lightning Experience. Té una interfície fàcil d'utilitzar que us guiarà per importar o actualitzar registres.

Inici de l'assistent d'importació de dades de Salesforce.

Si sou administrador, també veureu un botó Importa a la secció superior dreta de les pàgines d'inici de la pestanya. Per exemple, si voleu importar els contactes de la vostra empresa, feu clic a la pestanya Contactes i, a continuació, feu clic al botó Importa, que es troba a la dreta del títol de la vista de llista que es mostra a la pàgina. Els passos i consells per utilitzar l'assistent d'importació per a diferents registres d'objectes varien:

• Importa contactes: només un usuari amb el permís d'importació de contactes pot realitzar aquesta operació.
• Importa contactes i comptes: Salesforce utilitza el mateix assistent que us pot guiar a importar contactes i/o comptes. Els usuaris individuals també tenen la possibilitat d'importar els seus contactes i comptes personals.
• Importeu nous membres de campanya o actualitzeu-los quan estiguin enllaçats a una campanya: Salesforce utilitza el mateix assistent d'importació de dades, però aquesta vegada només exposa l'objecte Campaign Member per actualitzar els estats de màrqueting per a clients potencials i contactes.

Investigant el Salesforce Data Loader

La migració de dades és un tema complicat. Data Loader és una petita aplicació de client que ajuda a importar o exportar dades massivament en format de valors separats per comes (.csv). Per accedir a aquesta eina escolliu Integracions → Carregador de dades. Amb aquesta eina, podeu moure dades dins i fora de qualsevol tipus de registre a Salesforce, incloses les oportunitats i els objectes personalitzats. Data Loader admet la inserció, l'actualització, la supressió i l'exportació de registres de Salesforce.

Com va dir alguna vegada algú famós, amb un gran poder també ve una gran responsabilitat. Utilitzeu Data Loader només si us sembla còmode entendre com es relacionen els objectes, els registres i els fluxos de treball i/o activadors. Data Loader és una eina molt potent per a usuaris no tècnics. Podeu exportar dades, importar dades, sobreescriure i eliminar accidentalment moltes dades i activar un efecte dominó de les regles de flux de treball si no aneu amb compte. Assegureu-vos sempre de fer una còpia de seguretat de les dades si teniu previst fer una actualització. És possible que no tingueu problemes sense una còpia de seguretat fins que un cop cometeu un error i no pugueu desfer els milers de camps que heu sobreescrit.

Diversos proveïdors també proporcionen eines d'extracció, transformació i càrrega (ETL) provades que us permeten migrar registres a (o des de) Salesforce, netejar i transformar automàticament les dades en funció de la lògica personalitzada que definiu i afegir aquests registres si escau.

Sense ser massa tècnics, els experts enllacen les dades mitjançant la interfície del programa d'aplicacions (API) de Salesforce per permetre als vostres tècnics accedir a les dades de manera programàtica. La plataforma Salesforce s'utilitza per personalitzar o integrar Salesforce per fer coses fins i tot més elegants que les que podeu fer amb ella des de la caixa. I abans de patir una sobrecàrrega d'argot, una plataforma és bàsicament una col·lecció de regles i ordres que els programadors poden utilitzar per dir a un programa, Salesforce, en aquest cas, que faci determinades coses. Tanmateix, per accedir a l'API de Salesforce, heu de tenir Enterprise o Unlimited Edition.

Migració de les vostres dades heretades a Salesforce

Durant la fase de preparació de la vostra implementació, necessiteu un pla ben pensat i ben documentat per a la vostra estratègia de migració de dades. Aquest pla ha d'incloure detalls sobre objectius, recursos, contingències i terminis en funció dels diferents passos del vostre pla. Aquests són alguns dels passos que hauríeu de tenir en compte.

Determinació de les fonts de dades

La majoria de les empreses solen tenir algun tipus d'eina de gestió de contactes existent, una varietat de fulls de càlcul amb altres dades dels clients i, sovint, informació de contacte que viu a les bústies d'entrada de correu electrònic dels usuaris i aplicacions de productivitat (per no parlar de documents de Word i notes adhesives).

A mesura que us prepareu, avalueu quina i quanta informació cal que hi hagi a Salesforce. Aquests són alguns consells per a aquest pas:

• Escombraries dins, escombraries fora. Quan us mudeu a una casa nova, normalment mireu els armaris de la vostra antiga casa i decidiu què portar i què llençar. El moviment de dades requereix el mateix tipus d'avaluació.
• Fer una llista. Catalogeu les diferents fonts de dades, incloent quins tipus de registres, quin rang i quants.
• Dissenyar un pla d'emmagatzematge. Treballeu amb el vostre equip de projecte de gestió de relacions amb els clients (CRM) per determinar on hauria d'anar la informació diferent i per què.
• Penseu en el moment i la seqüència de la importació. Per exemple, moltes empreses creen primer registres d'usuari, després importen comptes i contactes i, finalment, migren i afegeixen oportunitats.
• Feu-ho senzill, si és possible. Com més complicada faci la migració, més gran serà l'impacte en la vostra línia de temps. Avaluar el nivell d'esforç versus el valor potencial de l'esforç.

Preparant les vostres dades per a la migració a Salesforce

Netegeu-lo ara o netegeu-lo més tard. A alguns equips de projecte els agrada "fregar" les dades abans d'importar-les a Salesforce. Identificar i combinar duplicats facilita la recerca del registre adequat. La correcció d'incoherències a les vostres dades, com ara assegurar-vos que tots els camps d'estat/província continguin abreviatures de dos caràcters, fa que els informes siguin més precisos.

Si el vostre sistema heretat no facilita la neteja, potser preferiu portar tots els registres a Salesforce primer i després utilitzar les eines de gestió de dades de Salesforce per netejar les dades més tard. El risc és que les persones amb les millors intencions encara puguin sucumbir a la naturalesa humana i no vulguin centrar-se en l'esforç de neteja un cop les dades ja estiguin al nou sistema.

Independentment de quan ho feu, netejar les dades no és un treball glamurós, però s'ha de fer i s'ha de fer de manera regular. Aquests són alguns consells a mesura que prepareu les vostres dades:

• Exporta a un format senzill. Sovint, és més fàcil exportar dades a aplicacions com Microsoft Access o Excel, amb les quals podeu suprimir columnes, ordenar files i fer canvis globals.
• Esforçar-se per utilitzar les convencions de denominació estàndard. Si diferents fonts de dades fan referència als comptes amb diferents noms (per exemple, IBM versus International Business Machines), ara és un bon moment per estandarditzar la denominació. Això pot ajudar a evitar la creació de registres duplicats.
• Editeu o afegiu camps a Salesforce per donar suport a la migració. Per exemple, si els informes del vostre pipeline fan un seguiment del marge per oportunitat, heu de crear un camp d'oportunitat personalitzat per donar suport a les dades del marge.
• Si la vostra font de dades existent té identificadors de registre únics, migra aquests identificadors a un camp personalitzat de només lectura. Sempre podeu suprimir o amagar el camp en una fase posterior. Això no només us pot ajudar a verificar la precisió de la vostra migració, sinó que aquests identificadors també poden ser útils per a la integració (especialment si no teniu previst tancar l'altra font de dades).
• Assigna les teves columnes de dades als noms de camps a Salesforce. Per exemple, el camp Empresa a Microsoft Outlook normalment s'assigna al camp Compte de Salesforce. Alguns administradors del sistema fins i tot canvien el nom de les capçaleres de columna dels fitxers de migració perquè coincideixin exactament amb els noms de camps a Salesforce. Fer això minimitza la bogeria migratòria.
• Conformeu les vostres dades perquè s'ajustin als estàndards de Salesforce (o al revés). Cada camp de Salesforce té certes propietats que poden incloure limitacions de mida, punts decimals, formats de data, etc.
• Afegiu una columna Font de dades al fitxer d'importació i assigneu-lo a un camp personalitzat a Salesforce. En fer això, podeu defensar d'on provenen les dades.
• Assigna els propietaris correctes als registres sempre que sigui possible. Si no teniu tots els registres assignats, el propietari predeterminarà l'administrador que estigui executant la migració.
• Obteniu l'acceptació de les parts interessades dels fitxers que heu preparat. Almenys si els ofereixes l'oportunitat de revisar, evitaràs sorpreses.

Prova de la importació a Salesforce

Proveu abans d'executar la migració final. Sovint, descobreixes coses que t'has perdut o que podries millorar. Per exemple, els camps es poden assignar de manera incorrecta, o és possible que només en necessiteu crear-ne de addicionals. Aquí teniu un parell de consells:

• Seleccioneu una petita mostra de registres significatius. Com més alt sigui el perfil dels registres, millor, sobretot quan els revisa una part interessada.
• Recordeu desactivar els fluxos de treball. No voleu molestar els altres usuaris avisant-los innecessàriament quan les dades de prova flueixen a través de les regles del flux de treball. Alguns de vosaltres potser penseu que és útil mantenir determinades regles de flux de treball, sobretot si s'han creat per evitar que arribin dades dolentes. Això no és cert. Fes la feina amb antelació i prepara bé les dades abans d'importar-les.
• Revisa el disseny de la pàgina. Penseu en ajustar els dissenys de pàgina per facilitar la validació de la importació de dades. Col·loqueu camps a Salesforce en ubicacions de pantalla similars a les dels vostres sistemes antics .

Anàlisi dels resultats de les dades de la prova

Quan les vostres dades de prova estiguin a Salesforce, compareu-les acuradament amb el fitxer de prova per garantir la precisió i la integritat. Aquests són alguns consells sobre com analitzar de manera productiva els resultats de les dades de la prova:

• Creeu un informe personalitzat que us permeti consultar les dades del registre de manera col·lectiva.
• Obriu un registre, si cal, i compareu-lo amb el fitxer d'importació. Confirmeu que els camps del registre mostren el que creieu que haurien de mostrar.
• Creeu una vista personalitzada des de la pàgina d'inici d'una pestanya rellevant per veure les vostres dades importades distribuïdes en columnes d'una pàgina de llista. Els usuaris podrien anar a un informe, però una vista els manté centrats.
• Valideu les dades amb les parts interessades seleccionades per obtenir els seus comentaris i donar suport a que els resultats de les dades de la prova semblin correctes. No n'hi ha prou que creieu que la importació de prova era precisa. Els vostres usuaris finals són la prova definitiva.
• Ajusteu el vostre procés o feu canvis al fitxer d'importació o a Salesforce en funció dels resultats de la importació de prova. Per exemple, potser us heu oblidat d'assignar un camp o les dades no s'han importat correctament a causa de les propietats d'un camp.

Migració de les dades finals

Després d'analitzar correctament els resultats de les dades de la prova, ja esteu preparat per importar els vostres fitxers. Sí, això és una simplificació del que podria ser un conjunt complicat de tasques, però el procés global és provat i cert.

Aquí teniu alguns suggeriments per a aquest pas:

• Comunica les expectatives amb els teus usuaris. Si esteu passant d'un sistema a un altre, és possible que tingueu un lapse en què les dades s'han d'actualitzar abans de començar a funcionar.
• Feu-ho durant el temps d'inactivitat. Si teniu dades importants, penseu a executar la migració durant les hores no laborables. Sobretot si el sistema ja està en funcionament per a alguns grups d'usuaris, això pot evitar confusions.
• Deseu els fitxers de registre dels registres que no s'han importat correctament. Els missatges d'error són força intuïtius i normalment es poden veure els motius de rebuig habituals pels quals no s'han importat determinats registres. Assegureu-vos de dedicar temps a determinar si el rebuig és causat per un problema de format de dades o de qualitat en lloc d'una regla de flux de treball molesta que no teníeu intenció d'activar.
• Construeix-te un coixí per a errors. No intenteu executar la migració el dia abans de la formació de vendes. Pot passar alguna cosa imprevista que impedeix la finalització correcta.

Validació i ampliació de les vostres dades

De manera similar a l'anàlisi dels resultats de les dades de la prova quan les dades s'han carregat, executeu informes per validar un mostreig creuat de registres per garantir la precisió i la integritat. Si podeu, compareu les pantalles de Salesforce amb les del vostre sistema heretat.

Assegureu-vos que les dades s'emmagatzemen als camps correctes i que els valors tinguin sentit. Si veieu una adreça en un camp de telèfon, heu de netejar les vostres dades o arreglar el mapa de camps. Esforceu-vos per obtenir dades perfectament importades, però també espereu menys que això.

Abans de llançar Salesforce, feu el pas addicional d'actualitzar manualment o automàticament alguns registres per sorprendre els usuaris i aconseguir més èxit. Quan feu una demostració o una formació, mostreu als usuaris aquests exemples completament introduïts i feu-los saber el potencial de Salesforce.

Un cop ho tingueu tot a Salesforce, comença la diversió!