Microsoft CRM conté informes i gràfics predefinits separats en quatre categories principals: vendes, serveis, administratius i màrqueting. Cadascuna d'aquestes categories conté informes que mostren informació relacionada amb aquesta àrea específica de Microsoft CRM. Tingueu en compte que alguns informes es poden amagar per a determinats usuaris, depenent de les seves funcions de seguretat, i alguns simplement no estan assignats a una categoria o entitat:
- Informes de vendes: recull totes les activitats associades a una venda, des del client potencial fins a la venda real. Aquests informes també poden proporcionar informació estadística sobre comptes, fonts potencials, competidors i productes.
- Informes de servei: proporcionen informació estadística relacionada amb contractes i casos i resums d'articles de la base de coneixement. Aquests informes proporcionen anàlisis ràpides de quins productes requereixen més assistència i on els representants del servei passen més temps.
- Informes administratius: proporcioneu informació resumida sobre els usuaris de Microsoft CRM. Aquesta secció és un lloc lògic per emmagatzemar informes personalitzats relacionats amb la informació de tota l'empresa, com ara una llista de tots els empleats que participen en el vostre pla 401 (k).
- Informes de màrqueting: Descriu els comptes, les campanyes, l'eficàcia de les fonts potencials i altres àrees d'interès per al departament de màrqueting. Els informes proporcionen informació resumida i detallada de comptes, campanyes i fonts potencials.
El vostre administrador del sistema, consultor o distribuïdor de valor afegit pot crear informes personalitzats i fer que un informe estigui disponible en una o més categories, així com des de formularis per a tipus de registre relacionats o de llistes per a tipus de registre relacionats.
Els informes també es poden assignar a una entitat (cas, contacte, compte, activitat, etc.) i es poden veure des d'aquesta entitat fent clic al botó Informes de la barra d'eines.
Si el vostre perfil de seguretat us impedeix accedir a les dades de Microsoft CRM, no podreu veure aquestes dades en cap informe que executeu. La funció d'informe respecta la configuració de seguretat.
La configuració del vostre perfil de seguretat determina quins informes podeu veure. Aquesta és una altra àrea on Microsoft CRM destaca, ja que us permet configurar l'accés de seguretat multicapa per al vostre personal. Per exemple, només podeu donar accés al vostre departament de Recursos Humans als informes que contenen informació confidencial, com ara salaris i comissions. O potser els administradors del vostre sistema podrien restringir l'accés als informes que requereixen molts recursos per evitar que els informes s'iniciïn per error durant el dia, quan el sistema ja està ocupat.
Podeu accedir als informes a la finestra Informes o, per als informes enllaçats a entitats específiques tal com s'ha indicat, des de les entitats.
A continuació s'explica com s'obtenen els resultats de la cerca de l'informe (que és molt útil per a les cerques amb agulla al paller):
1. A la part inferior del panell de navegació, feu clic al botó Lloc de treball. A continuació, a la part superior del panell, feu clic a Informes (a La meva feina).
Apareix la finestra Informes. Recordeu que només veureu els informes que us permeti veure el vostre perfil de seguretat.
2. Ompliu el quadre Cerca i feu clic al botó Cerca.
Aquest és el primer mètode que utilitzem per reduir la mida de la llista. Si introduïu text al quadre Cerca, només apareixeran els informes amb aquest text en qualsevol lloc de la pantalla (és a dir, a la columna Nom de l'informe, Tipus d'informe, Modificat activat o Descripció).
3. Feu clic a la fletxa que hi ha al costat del quadre Categoria i seleccioneu una categoria.
Aquesta és una altra manera de reduir els informes enumerats i és útil si sou una empresa amb molts informes.
4. Feu clic a la fletxa que hi ha al costat del quadre Entitat i seleccioneu una entitat.
Escollir una entitat us permet trobar informes connectats a aquesta entitat. Podeu triar entre comptes, casos, respostes de campanyes, llistes de màrqueting, pressupostos i molt més.
5. Quan trobeu l'informe que esteu cercant, feu-hi clic per ressaltar-lo.
6. Per executar l'informe que acabeu de ressaltar, feu clic a Més accions a la barra d'eines de la finestra i trieu Executar informe.
Això obre la pantalla del Visualitzador d'informes, on veureu una notificació que s'està generant el vostre informe. Llavors veuràs el propi informe.