Com utilitzar la pestanya Documents a Salesforce

Abans d'afegir contingut de Salesforce, podríeu emmagatzemar fitxers a Salesforce a la pestanya Documents. Tot i que no és tan robusta com el Contingut, la pestanya Documents encara està disponible i és útil de moltes maneres. Per exemple, podeu allotjar imatges a les quals es fa referència en plantilles de correu electrònic, aplicacions personalitzades, camps i fins i tot llocs de Force.com a la pestanya Documents. Normalment, aquests fitxers no canvien sovint i definitivament no cal col·laborar-hi, de manera que podeu continuar emmagatzemant-los fent clic a la pestanya Documents.

També podeu pensar en la pestanya Documents com un lloc on els administradors del sistema allotgen fitxers. Tanmateix, si necessiteu la possibilitat de previsualitzar fitxers, col·laborar-hi amb Chatter o emmagatzemar fitxers més grans, aquests fitxers pertanyen a Salesforce Content.

Creació de carpetes a la biblioteca de documents

Per crear una carpeta de documents, primer heu de tenir el permís Gestiona documents públics. (Si no esteu segur de tenir-lo, podeu esbrinar ràpidament si heu passat el pas 1 a la llista següent. Si no podeu superar el pas 1, demaneu ajuda al vostre administrador.) Per continuar , aneu a la pestanya Documents i seguiu aquests passos:

Feu clic a l'enllaç Crea una carpeta nova sota l'encapçalament Carpetes de documents. Apareix una pàgina Carpeta de document nova.

Escriviu un nom per a la carpeta al camp Carpeta del document.

Utilitzeu la llista desplegable Accés a la carpeta pública per seleccionar els drets d'accés.

Feu clic als botons d'opció per seleccionar qui ha de tenir accés a la carpeta.

Quan hàgiu acabat, feu clic a Desa. Apareix la pàgina Documents de nom de carpeta i podeu començar a afegir nous documents a la vostra carpeta nova.

Afegir documents

Abans que els representants puguin començar a utilitzar documents a Salesforce, primer heu d'afegir els documents a la Biblioteca de documents, vosaltres o algú de la vostra empresa.

Quan carregueu documents, el límit de mida del fitxer per a qualsevol fitxer individual és de 5 MB. Per a algunes empreses, aquesta pot ser la mida mitjana d'una presentació de PowerPoint o d'un fitxer PDF amb gràfics, així que planifiqueu en conseqüència.

Per afegir un document i carregar-ne el fitxer, inicieu sessió a Salesforce i seguiu aquests passos:

Feu clic al signe més a la part superior a la dreta de les pestanyes i, a continuació, seleccioneu Documents. Apareix una pàgina Carrega un document nou.

Escriviu un nom per al fitxer al camp Nom del document. Si voleu que el nom del document coincideixi exactament amb el nom del fitxer, deixeu aquest camp en blanc. Després de seleccionar el fitxer, el nom del fitxer omple automàticament el camp de nom del document buit.

Marqueu la casella Només per a ús intern només si voleu que aquest document sigui confidencial. Si seleccioneu aquesta casella de selecció, no modifiqueu l'accés al document, però marqueu als vostres usuaris finals que no enviïn el fitxer fora de l'empresa.

Seleccioneu la casella de selecció Imatge disponible externament només si esteu penjant una imatge que enviareu en plantilles de correu electrònic HTML a persones que l'haurien de veure sense haver d'iniciar sessió a Salesforce per veure-la. Per exemple, els logotips o els peus de pàgina haurien de tenir aquesta casella seleccionada.

Utilitzeu la llista desplegable Carpeta per seleccionar una carpeta. Si encara no heu creat la carpeta adequada, o si no teniu accés de lectura i escriptura a la carpeta correcta, primer podeu emmagatzemar el fitxer a la carpeta Els meus documents personals. i tornar a presentar el document més tard.

Al camp Descripció, escriviu una breu descripció del document.

Al camp Paraules clau, escriviu paraules clau que ajudaran els vostres usuaris finals a trobar el document. Salesforce ofereix una eina de cerca de documents a la pàgina d'inici de Documents, de manera que hauríeu de seleccionar les paraules clau que creieu que introduiran els vostres usuaris. Per exemple, si afegiu un cas pràctic, podeu introduir paraules clau que incloguin productes rellevants, noms de clients, etc. reptes, i així successivament que els representants de vendes podrien utilitzar per fer referències creuades.

Sota el pas Selecciona el fitxer, el botó d'opció Introduïu el camí està seleccionat de manera predeterminada, de manera que només cal que feu clic al botó Navega per seleccionar el fitxer desitjat. Apareix un quadre de diàleg Tria fitxer.

Seleccioneu un fitxer de les carpetes de l'ordinador i feu clic a Obre. Es tanca el quadre de diàleg i s'introdueix la ruta del document al camp Fitxer per carregar.

Quan s'ha completat la càrrega, la pàgina de registre del document reapareix en mode desat amb informació sobre el document i un enllaç per visualitzar-lo.

Ús de documents

Després de crear documents a Salesforce, podeu utilitzar-los de diverses maneres durant la venda. Podeu cercar documents des de la pàgina d'inici de Documents o navegar per les carpetes de documents. Podeu aprofitar una imatge que s'ha penjat des de la pestanya Documents, a Plantilles de correu electrònic. Si sou administrador, també podeu personalitzar el logotip a l'extrem superior esquerre de Salesforce amb una imatge penjada, sempre que tingui 20 KB com a màxim i 300 píxels d'ample per 55 píxels d'alçada.