L'Outlook 2011per a Mac té una carpeta especial dins del Cercador de Mac OS X anomenada Identitats d'Office 2011 . Tal com sembla, aquesta carpeta especial conté tot sobre les vostres activitats d'Outlook. Dins de la carpeta Identitats d'Office 2011, Outlook emmagatzema una carpeta per a cada identitat individual. El nom de la carpeta és el nom de la identitat.
Cada carpeta d'Identitat emmagatzema el vostre correu electrònic, informació del compte, esdeveniments del calendari, tasques i notes en una base de dades per a cada identitat.

Per a l'Outlook 2011, l'estructura d'una carpeta d'identitat és completament nova. Outlook ara tracta cada element d'una identitat com un fitxer discret. Cada correu electrònic, esdeveniment de calendari o tasca s'emmagatzema com a fitxer propi. Això significa que les còpies de seguretat de Time Machine per a la vostra identitat poden trigar una fracció de segon en lloc de diversos minuts o més, com passava de vegades a Entourage. La cerca de focus es millora molt com a efecte secundari beneficiós.
De manera predeterminada, l'Outlook us crea una identitat anomenada Identitat principal, que emmagatzema la informació del vostre primer compte de correu electrònic. És una bona idea saber on es troba la carpeta d'Identitat, si no és per cap altre motiu, perquè sàpigues no eliminar-la ni moure-la. Utilitzeu l'aplicació Mac OS X Finder (al vostre Dock) per navegar pel vostre sistema de fitxers.
Tingueu en compte que quan actualitzeu o afegiu un compte de correu electrònic, un calendari, una tasca o una nota, la informació s'emmagatzema dins d'una identitat.
Aquests escenaris il·lustren moments en què és desitjable tenir més d'una identitat:
-
Separació dels comptes de correu electrònic de la vida laboral i privada: el vostre treball pot requerir que tingueu un compte IMAP, un compte de Gmail i un compte d'Exchange, però voleu conservar els vostres comptes de correu electrònic personal, contactes, tasques i notes de barrejant-se amb les seves activitats empresarials. Utilitzeu una identitat per a la feina i una altra per a la vostra vida privada.
-
Mantenir les feines independents: potser treballeu dues o més feines i no voleu barrejar correu, calendaris, etc. Fer una identitat per a cada feina us pot ajudar a evitar que les vostres feines es creuin.
-
Suport a l'organització: si us encarregueu del correu electrònic d'un club o organització, feu una identitat per separat per mantenir aquest correu segregat.
-
Esdeveniment especial: si gestioneu un esdeveniment especial, com ara una conferència, un seminari web o un col·loqui, iniciar un nou compte d'Identitat i correu electrònic per a l'esdeveniment és la manera perfecta de gestionar les coses.