Съвети за съвместна работа върху споделени електронни таблици, които може да не знаете

Често ли работите върху електронни таблици, споделени с други? Тогава съветите по-долу ще ви помогнат да подобрите ефективността на работата в екип върху електронни таблици в Excel или Google Таблици .

Как да работите с електронни таблици на Excel и Google Sheets е споделено

• Променете и актуализирайте ключовете на документа
• Въведете правилните изходни данни
• Използвайте контроли на електронни таблици
• Използвайте таблици и диаграми
• Маркирайте важни стойности с цвят и форматиране

Променете и актуализирайте ключовете на документа

Когато работите съвместно върху електронна таблица, следенето на всички промени е важно, защото можете да презапишете работата на някой друг, ако не сте внимателни.

Опитайте да добавите коментари или бележки, за да запишете промени като причината за актуализиране на елемента, името на редактора, стил на работа и т.н. Можете лесно да направите това, като използвате функцията за подчертаване на промените в споделената работна книга. За да активирате тази функция, следвайте стъпките по-долу:

1. Отидете на Файл > Опции > Лента с инструменти за бърз достъп . В macOS отидете на  Excel > Предпочитания… > Лента и лента с инструменти > Лента с инструменти за бърз достъп .
2. От падащите опции изберете Всички команди .
3. Изберете Маркиране на промените и изберете дали искате или не да добавите лентата с инструменти за бърз достъп над или под лентата. Щракнете върху OK .
4. След това докоснете падащия филтър в лентата с инструменти за бърз достъп > Показване на етикети на команди . Можете да персонализирате как искате да маркирате промените във вашата електронна таблица, като щракнете върху желаната опция в падащото меню.

Можете също така да кодирате с цвят секции или раздели в споделена електронна таблица, за да можете лесно да видите промените с един поглед.

Въведете правилните изходни данни

Лесно е да направите грешки, когато въвеждате необработени данни в електронна таблица. Проблемът тук е, че ако не направите това правилно, резултатите могат да бъдат изкривени и да ви отведат в грешна посока.

За щастие има няколко съвета, които да ви помогнат да се уверите, че въвеждате правилния източник или оригинални данни във вашия Excel файл.

• Вашите данни трябва да са ясни и точни. Опитайте се да избягвате ненужните съкращения и се уверете, че форматирането на числа или дати е ясно и последователно в цялата електронна таблица.
• Не забравяйте да включите заглавие в горната част на всяка колона/ред, за да помогнете на другите потребители да интерпретират по-добре таблицата.
• Използвайте подходящата свързана формула.

Използвайте контроли на електронни таблици

Като използвате контроли за електронни таблици, можете да намалите вероятността от грешки при въвеждане на данни. Ето някои инструменти, които можете да използвате:

Валидиране на данни : Използването на инструмент за валидиране на данни ви позволява да събирате информация от множество потребители в правилния формат. Той също така гарантира еднаквост при въвеждане на данни и предотвратява случайни грешки от потребителите. Ако въвеждате данни, които принадлежат към известен набор от стойности, като Да, Не или Не може да се определи, можете да създадете падащ списък с тези опции, за да позволите на други потребители да избират от списъка с налични Опции.

Изглед на лист : Друга полезна функция, която позволява на потребителите на електронни таблици да създават персонализирани изгледи за своите работни книги и да задават свои собствени филтри за преглед на информация, без да бъдат засегнати от промените, които други са направили върху тях.

Използвайте таблици и диаграми

Всъщност електронните таблици често претоварват зрителите в началото, особено ако не са свикнали да работят с големи обеми данни. Ето защо трябва да използвате таблици, диаграми или графики, за да визуализирате данни.

Докато таблиците помагат за организиране и категоризиране на информацията, използването на диаграми или графики ще ви помогне да я представите визуално. Благодарение на тях ще бъде по-лесно да се посочват тенденции или да се сравняват разликите между групи от променливи данни във времето. Чрез това можете да идентифицирате важни връзки и тенденции в стойностите на данните.

Маркирайте важни стойности с цвят и форматиране

Чрез оцветяване на текст и заглавия можете да организирате данните по по-четлив начин.

Използвайки този метод, можете да се съсредоточите върху конкретни аспекти на данните, без да бъдете затрупани от твърде много информация. Можете също да използвате инструменти като условно форматиране , което ви позволява да маркирате конкретни клетки въз основа на критерии, като диапазон.

По-горе са дадени съвети за сътрудничество и обработка на данни в електронни таблици на Excel или Google Таблици . Надяваме се, че статията е полезна за вас.