Как лесно да добавяте листове на Excel и документи на Word в слайдове на PowerPoint?

Методи за вмъкване на данни от Excel в PowerPoint

Има три основни метода за пренасяне на данни от Excel в слайдове на PowerPoint:

Поставете връзката

Това вмъква данните като жив обект на Excel, който остава свързан с оригиналната електронна таблица. Всички промени, направени във файла на Excel, ще се актуализират автоматично в PowerPoint.

Поставяне на стойности

Това поставя статично копие на данните в PowerPoint, прекъсвайки връзката към Excel. Данните не могат да се редактират след вмъкване.

Поставяне на снимка

Това поставя селекцията на Excel като изображение в PowerPoint. Губите възможностите за форматиране, но получавате опции за редактиране на изображения.

Вмъкване на цяла електронна таблица в Excel

За да вмъкнете цяла електронна таблица като редактируем обект на Excel:

• В PowerPoint отидете на  раздела Вмъкване  и щракнете върху Обект.
• Сега от  Object > Create from File .
• Прегледайте и изберете Excel файла.
• Поставете отметка  в квадратчето Връзка към файл  .
• Щракнете  OK .

Това вгражда електронната таблица като обект, който можете да преоразмерите или щракнете двукратно, за да редактирате в Excel по-късно. Всички направени промени ще се актуализират автоматично.

Свързване на частични Excel данни

Вместо да вмъквате цялата електронна таблица, може да искате да свържете само определен диапазон от клетки или диаграма.

За да свържете част от Excel файл:

• В Excel копирайте диапазона или диаграмата, която искате да вмъкнете.
• В PowerPoint поставете селекцията.

• Изберете  Поставяне на връзка  и изберете  Обект на работен лист на Microsoft Excel  или  Обект на диаграма на Microsoft Excel  в диалоговия прозорец.
• Щракнете  OK .

Сега това съдържание ще остане динамично свързано с изходния Excel файл.

Вмъкване на Excel данни без връзки

Ако не се нуждаете от връзка на живо, можете да вградите или поставите данни от Excel в PowerPoint, без да ги свързвате:

• Копирайте и поставете само стойности, за да премахнете всички формули и форматиране.
• Копирайте и поставете като картина, за да вмъкнете екранна снимка на селекцията.
• Копирайте и поставете, като използвате „Запазване на форматирането на източника“, за да запазите форматирането на Excel.
• Щракнете двукратно върху свързан обект и изберете „Прекъсване на връзката“, за да прекъснете връзката му с Excel.

Тези методи ви позволяват да използвате повторно данни на Excel без актуализации. Стойностите, форматирането и визуалните елементи ще останат статични след вмъкването им.

Съображения за форматиране

Когато вмъквате данни от Excel в PowerPoint, можете да изберете да запазите форматирането на източника от Excel или да приемете форматирането на темата на PowerPoint:

• За да накарате вмъкнатото съдържание да се слее с вашата тема на PowerPoint и дизайн на слайд, поставете с помощта на „Използване на целевата тема“ или го форматирайте след вмъкването.
• За да запазите цялото форматиране на Excel, като цветове, шрифтове, граници, поставете с „Запазване на форматирането на източника“.

Помислете коя опция прави данните от Excel да се интегрират най-безпроблемно във вашата презентация.

Промяна на диаграми на Excel след вмъкване

Ако искате да коригирате компоненти на диаграмата на Excel в PowerPoint, щракнете с десния бутон върху вмъкнатата диаграма и изберете  Редактиране на данни  , за да отворите електронната таблица на Excel. От тук можете:

• Променете източника на данни и изберете повторно клетки.
• Превключете данните от ред или колона, използвани за осите на диаграмата.
• Променете етикети, легенди и други елементи на диаграмата.
• Актуализирайте цветове, запълвания и стилове.

След редактиране запишете файла на Excel, за да видите промените, приложени във вашия слайд на PowerPoint.

Регулиране на размери и позициониране

Веднъж вмъкнат в слайда, можете да преоразмерите, завъртите или преместите обект на Excel като всеки друг елемент на PowerPoint.

• Вземете ъглова дръжка за оразмеряване, за да го направите по-голям или по-малък.
• Щракнете и плъзнете, за да преместите позицията му.
• Завъртете обекта, като щракнете върху зеления кръг над него и плъзнете.

Уверете се, че таблиците с данни и диаграмите са с подходящ размер, така че членовете на аудиторията да могат ясно да интерпретират информацията.

Отстраняване на проблеми с интегрирането на Excel

Ако връзките прекъснат или данните от Excel не се импортират правилно, ето някои неща, които трябва да проверите:

• Уверете се, че изходният Excel файл не е вече отворен в друго приложение като Excel. Затворете всички отворени екземпляри.
• За връзки се уверете, че оригиналната електронна таблица е запазена след извършване на промени за актуализации, които да се отразят в PowerPoint.
• Проверете дали препратките към клетки и именуваните диапазони не са се променили в работната книга на Excel. Свържете отново, ако е необходимо.
• Опитайте да копирате и поставите само стойности, за да премахнете сложно форматиране и формули на Excel.
• Ако поставяте големи набори от данни, преминете към таблици на Excel, за да поддържате препратки към клетки.

Имайки предвид тези съвети, можете умело да интегрирате данни от Excel във вашите презентации на PowerPoint. Импортирането на фигури, стойности и таблици от Excel улеснява визуализирането на ключова информация от електронни таблици във вашите слайдове.