Как да използвате Sticky Notes с Outlook за по-добра работа с имейли

Ако проверката на имейл е част от ежедневието ви, тогава не се колебайте да използвате Sticky Notes . Ето как да използвате Sticky Notes с Outlook за по-добро управление на имейлите.

Как да използвате Microsoft Sticky Notes в Outlook

Както подсказва името, това е приложение за водене на бележки, което можете да използвате за много различни цели. Въпреки това, преди да можете да пишете съдържание на Sticky Notes, първо трябва да го настроите малко.

Имайте предвид, че можете да използвате Sticky Notes само с Outlook в Windows 10 и Windows 11 . Да започна:

1. Изтеглете приложението Sticky Notes от Microsoft Store.
2. Влезте в приложението Sticky Notes с вашия акаунт в Microsoft.
3. Влезте в акаунта си в Outlook.
4. Изберете Бележки в менюто отляво.
5. Щракнете върху Нова бележка , за да създадете нова бележка.
6. Кликнете два пъти върху текущата бележка, за да я редактирате.
7. Щракнете върху иконата с 3 точки, за да изтриете или промените цвета на конкретна бележка.

Всички бележки, които създавате тук, ще бъдат синхронизирани с приложението Sticky Notes, изтеглено от Microsoft Store. Освен това, за достъп до тези бележки на вашето мобилно устройство (Android или iPhone), трябва да изтеглите Microsoft OneNote. След като настроите приложението, бележките ще се синхронизират автоматично. По този начин можете да получите достъп до тях по всяко време и навсякъде.

Сега можете да използвате Sticky Notes за много различни цели.

• Изтеглете Sticky Notes за Windows | Android | iOS

Водете си бележки, за да спестите време

Първото и най-лесно нещо, което можете да направите с това приложение, е да си водите бележки за срещи, имейли, необходима информация в имейли и др.

Освен това, ако често получавате дълги отговори в имейли и трябва да преглеждате обработената информация отново и отново, преди да изпратите проект, Sticky Notes може да ви спести значително време. Добавянето на тези коментари като списък в Sticky Notes може да бъде чудесен начин да свършите нещата.

Освен това можете също да използвате това приложение за водене на бележки, за да проследявате обратната връзка, която получавате, за да подобрите ефективността на работата си. Например, благодарение на Sticky Notes, не е нужно да преглеждате целия имейл за всеки изпратен проект, за да го прегледате.

Обобщете обратната връзка, която получавате при изпълнение на всяка задача, с няколко реда ключова информация, след което я добавете към Sticky Notes. В края на месеца ще имате пълен списък с неща, които трябва да бъдат разгледани и подобрени.

Освен това можете също да запазвате бележки за седмично изпращани имейли с информация като името и адреса на получателя и целта на имейла. След това просто трябва да зачеркнете свършената работа. Това също е начин да ви помогнем да контролирате ефективно входящата си кутия.

Добавете напомняне

Използвайте Sticky Notes, за да добавите напомняния за това, което трябва да направите днес, без да се налага да ги добавяте към графика си. Можете също да зададете напомняния за имейли, които трябва да изпратите този ден, интервюта или срещи, на които трябва да присъствате.

Отговаряйте на имейли по-бързо

Sticky Notes е идеалното място за добавяне на отделни редове, които можете да използвате, за да отговаряте на различни видове имейли. Всичко, което трябва да направите, е да копирате и поставите текста в съответното поле.

Това действие е изключително полезно, особено когато редовно получавате едни и същи въпроси в различни формуляри. Просто трябва да създадете шаблон за тях, след което да промените съответно подробностите.

Създавайте шаблони за различни цели

Освен да отговаряте на въпроси, вие също трябва да пишете имейли. Създаването на шаблони за обичайни имейли ще ви спести значително време. Просто трябва да го копирате и поставите от Sticky Notes. Ето някои работни места, за които можете да използвате предварително създадени имейли:

• Напишете извинително писмо по имейл.
• Благодаря ви шефе и колеги.
• Приемете нов проект.
• Вземете отпуск по болест.
• Поискайте удължаване.
• Проследяване на имейл.
• Поискайте актуализации на проекта от колеги.
• Запазете списък с проверени имейли

Ако сте продавач, търсите нова работа или изпълнител, изпращането на имейли до много клиенти определено е нещо, което трябва да правите всеки ден. Можете да опитате и да анализирате кои имейли носят най-добри резултати. Накрая анализирайте детайлите в тях.

Въз основа на това създайте контролен списък в Sticky Notes за това какво да включите в имейла и какво да избягвате. Можете да проверите всеки имейл, който съставяте, преди да го изпратите, за да сте сигурни, че получавате най-добрите резултати. Например:

• Темата адресира ли директно получателя?
• Поздравихте ли получателя?
• Подходящо ли беше откриването?
• Ясно ли е намерението в имейла?
• Приложихте ли всички необходими документи?

По-горе са дадени как да използвате и съвети за използване на Sticky Notes в Outlook . Надяваме се, че статията е полезна за вас.