Как да използвате Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint заедно за сътрудничество

Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint са включени в пакета за абонамент на Microsoft 365, което ви помага да работите и да си сътрудничите ефективно дистанционно. Нека научим с Download.vn как най- добре да използваме инструментите за отдалечено сътрудничество в Microsoft 365 !

Как да комбинирате Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint

Как да използвате Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint за отдалечена работа

• Microsoft Teams
  • Обадете се, срещнете се онлайн, изпратете SMS
  • Споделяне на екрана
  • Публични и частни екипи
• OneDrive
  • Споделяйте и синхронизирайте файлове
  • Контролирайте споделянето и достъпа
  • Таг членове
  • Редактирайте в реално време
• SharePoint
  • Управление на съдържанието
  • Страница за комуникация
  • Споделяне и децентрализация

Microsoft Teams

Microsoft Teams е цялостен инструмент за комуникация и сътрудничество. Вие и вашите съотборници можете да управлявате много аспекти на вашия проект направо в Teams. От групови срещи, директни разговори, текстови съобщения, отваряне на файлове до съвместна работа, всичко е изключително удобно.

Обадете се, срещнете се онлайн, изпратете SMS

Microsoft Teams е страхотно приложение за обаждания и провеждане на групови срещи. Можете да планирате срещи в календара на Outlook за конкретна група.

Microsoft Teams автоматично ще изпраща известия до съответните членове, така че никой да не пропусне важна среща.

Когато изпращате текстови съобщения, можете да маркирате съответния човек със съобщението с @име, така че да не пропусне съдържание или задачи, които трябва да бъдат изпълнени.

Споделяне на екрана

По време на среща в Teams щракнете върху бутона Споделяне на съдържание , за да споделите ресурси на вашия компютър. Microsoft Teams ви позволява да споделяте:

• Екран за безпроблемно сътрудничество в множество прозорци, изскачащи прозорци, известия и приложения.
• Конкретен прозорец, когато трябва да се съсредоточите върху съдържание и да запазите поверителни дейностите на работния плот.
• Презентация в PowerPoint. Публиката може да се движи през слайдовете, ако желае.
• Microsoft Whiteboard за съвместен UI/UX дизайн, продукти и др.

Публични и частни екипи

Публичните екипни канали ви позволяват да си сътрудничите свободно с външни хора. Например, създайте публичен екип за графичен дизайн или разработка на приложения, където си сътрудничите с партньорски разработчици.

Когато трябва да работите извън проект с партньор, трябва да създадете частен групов канал за членове. Можете да споделяте файлове, да обсъждате идеи и да вземате решения, които са извън обхвата на решението на вашия партньор.

OneDrive

Интерфейс на OneDrive

OneDrive е услуга за облачно съхранение на Microsoft с отлична сигурност на данните. Този инструмент помага на членовете на екипа да имат лесен достъп до файловете и документите на проекта навсякъде.

Когато сформирате екип в Microsoft Teams, OneDrive става облачен инструмент по подразбиране. Можете да се възползвате от следните функции, за да си сътрудничите с отдалечени екипи:

Споделяйте и синхронизирайте файлове

Управлявайте разрешенията за споделяне в OneDrive

Можете да създавате споделени библиотеки за всеки проект. След това добавете свързани членове. Сега всички членове могат да преглеждат файловете, които създавате или качвате в тази библиотека.

Приложенията на OneDrive синхронизират вашето устройство с облака и автоматично записват най-новите файлове на вашия локален диск. Следователно вие и вашите съотборници можете да работите заедно по проектни документи, дори ако загубите интернет връзката си за известно време. Сътрудничеството в реално време обаче не се поддържа офлайн.

Контролирайте споделянето и достъпа

Вие имате пълен контрол върху данните. Ако не споделяте файлове в група или библиотека на Teams в OneDrive, вашите файлове са напълно лични. Ако трябва спешно да споделите файлове, просто плъзнете и пуснете файлове в споделена папка или група Teams.

Можете да задавате права за достъп до файлове и документи на проекта, да изпращате връзки към съдържание на някои членове, а не непременно на целия екип. След това ограничете зареждането на съдържание, само предварителен преглед или каквато искате настройка.

Таг членове

Редактори, издатели и ръководители на проекти могат да намалят работното си натоварване чрез маркиране на документи. Ако просто редактирате чернова на публикация и имате нужда някой да добави исторически данни към съдържанието, просто го споменете в документа с @име.

Маркираното лице ще получи автоматичен имейл с връзка към този файл и коментар. Тази функция помага както на вас, така и на целия ви екип да спестите значително време.

Редактирайте в реално време

Можете да намалите времето, необходимо за създаване и преглед на съдържание, като преминете към редактиране в реално време. Този метод е изключително ефективен, когато е необходимо групово сътрудничество за проекти с голямо съдържание.

Вие и вашите съотборници можете да отворите един и същ файл на Excel, Word или PowerPoint в уеб браузър. Всички сътрудници виждат всяка направена промяна.

SharePoint

Можете да използвате Microsoft SharePoint като интранет портал по подразбиране за всеки проект. SharePoint ви помага сигурно да разгръщате задачи, отчети, работни потоци и да разпространявате определени проекти онлайн, без да е необходимо да управлявате бекенд сървъри.

По-долу е даден списък с препоръчани функции на SharePoint при напълно отдалечена работа:

Управление на съдържанието

Можете лесно да управлявате проектни данни като документи, файлове, снимки, дизайнерски активи, телефонни/имейл контакти и видеоклипове в SharePoint и дори да създавате сегменти за всеки файл.

Можете да добавите търсене, базирано на метаданни, така че членовете на екипа да могат лесно да отварят файлове навсякъде. Потребителите могат също да преглеждат файлове в мобилното приложение на SharePoint.

Страница за комуникация

Страница за комуникация в SharePoint

Можете да използвате SharePoint за визуална комуникация. Например, създайте различни страници за комуникация във вашия интранет за аудитории като членове на екипа, клиенти, доставчици и т.н.

Сега можете да публикувате актуализации за проекти, продукти и услуги на подходящи страници с 1 щракване. Комуникационните страници на SharePoint също поддържат публикуване на статуси на проекти и събиране на коментари от партньори.

Сайтовете на SharePoint също ви позволяват да добавяте събития в календара, времеви линии и задачи за управление на проекти.

Споделяне и децентрализация

Можете да настроите различни нива и правила за споделяне в SharePoint. Например, присвоете права за редактиране на членове и пълни права за управление на страниците на проекти в SharePoint на партньори.

По-горе са дадени предложения как да използвате Microsoft Teams, OneDrive и SharePoint едновременно за ефективна съвместна работа . Надяваме се, че статията е полезна за вас.