Можете да използвате информация от програмата Outlook, също част от Microsoft Office, за да работите като списък с получатели за обединяване на поща в Word. Този трик обаче работи най-добре, когато сте в компютърна среда, която включва Microsoft Exchange Server. В противен случай, карането на Outlook и Word да си сътрудничат помежду си може да бъде разочароващо начинание.
Типичното сливане на поща включва пет стъпки:
1 Изградете основния документ.
Можете да създадете няколко типа документи за сливане на поща:
Писмо: Традиционният документ за сливане на поща е писмо, което е просто документ в Word.
Съобщения по електронна поща: Word може да създава персонализирани имейл съобщения, които се изпращат по електронен път, а не отпечатани.
Пликове: Можете да използвате сливане на поща, за да създадете партида персонализирани пликове, всеки отпечатан със собствен адрес.
Етикети: Word ви позволява да отпечатвате листове с етикети, всеки от които е персонализиран с конкретна информация от сливането на пощата.
Указател: Директорията е списък с информация, като например каталог или адресна книга.
2 Решете кои полета са необходими за основния документ.
Трябва да знаете какъв вид информация е необходима за списъка с получатели, преди да го създадете.
3 Създайте списък с получатели — данните за обединяването на пощата.
Списъкът с получатели е база данни, състояща се от редове и колони. Всяка колона е поле, част от документа за попълване на празните места. Всеки ред е запис в базата данни, представляващ лице, което получава свое собствено персонализирано копие на документа.
4Вмъкнете полета, посочени в списъка с получатели, в основния документ.
Полетата са заместители за информация от списъка с получатели.
5 Обединете информацията от списъка с получатели в основния документ.
Последният процес на сливане на поща създава персонализираните документи. След това те могат да бъдат запазени, отпечатани, изпратени по електронна поща или третирани, както желаете.
Можете също да използвате Word Mail Merge Wizard, за да ви помогне да работите с всяка стъпка на обединяване на поща.