В Word 2010 сливането на поща включва отваряне на един документ на Word, разбъркване в списък с имена и друга информация и след това комбиниране (сливане) на всичко. Word ви позволява да изхвърляте персонализирани имейл съобщения, като използвате опцията E-Mail за обединяване на поща. (Тази опция работи само когато сте конфигурирали програмата Microsoft Outlook на вашия компютър.)
1 Стартирайте нов, празен документ.
Можете да използвате клавишната комбинация Ctrl+N.
2 В раздела Изпращания изберете Стартиране на обединяване на поща→ Съобщения по имейл.
Word се променя в изглед на уеб оформление, използван за създаване на интернет документи в Word.
3 Създайте своето имейл съобщение, като напишете полетата в съобщението, като използвате ВСИЧКИ ГЛАВНИ ГЛАВИ.
С помощта на ВСИЧКИ ГЛАВНИ букви можете лесно да намерите частите от съобщението, които да бъдат персонализирани, като например име и местоположение на някого.
4 Запазете документа си.
Можете да запазите, като използвате клавишната комбинация Ctrl+S.
5 В раздела Изпращания, в групата Стартиране на обединяване на поща, изберете Избор на получатели→ Въведете нов списък.
Ако тази опция не е налична, значи не сте създали правилно основния документ. В противен случай ще видите диалоговия прозорец Нов списък с адреси.
Word предполага, че имате нужда от дузина полета за сливане на поща, което е глупаво, но номер, с който трябва да се справите. Така че следните стъпки премахват полетата, които не са ви необходими във вашия документ, и ги заменят с полетата, които вашият документ изисква.
6 Щракнете върху бутона Персонализиране на колони.
Появява се диалоговият прозорец Персонализиране на списъка с адреси, показващ полета, които Word предполага, че ви трябват. Такава глупост не може да се толерира.
7 Изберете поле, което не ви е необходимо и щракнете върху бутона Изтрий.
Появява се диалогов прозорец за потвърждение.
8 Щракнете върху Да в диалоговия прозорец за потвърждение.
Диалоговият прозорец се затваря и ненужното поле изчезва.
9Повторете стъпки 8 и 9 за всяко поле, от което не се нуждаете.
След като премахнете излишните полета, следващата стъпка е да добавите полетата, от които се нуждаете — ако има такива.
10За да добавите поле, което е необходимо във вашия документ, щракнете върху бутона Добавяне.
Малкият диалогов прозорец Добавяне на поле се появява в изглед.
11 Въведете името на полето и щракнете върху бутона OK.
Назовете полето, за да отразите вида на информацията в него; например Местоположение на ухапване от акула.
12Повторете стъпки 11 и 12 за всяко ново поле, което ви е необходимо в основния ви документ.
Когато приключите, прегледайте списъка. Той трябва да съвпада със списъка с полета ВСИЧКИ CAPS във вашия документ (ако сте избрали да ги създадете). Не се притеснявайте, ако не стане – можете да добавите полета по-късно, въпреки че това отнема повече време.
13 Щракнете върху OK.
Вече виждате персонализирани полета да се показват като заглавия на колони в диалоговия прозорец Нов списък с адреси.
Сега сте готови да попълните списъка с получатели.
14 Въведете данните на записа.
Въведете информацията, която е подходяща за всяко поле: име, заглавие, любимо място за суши или планета на произход, например.
15 Натиснете Tab, за да влезете в следващото поле.
След като попълните последното поле, вероятно искате да добавите още един запис.
16За да добавите нов запис, натиснете клавиша Tab, след като въведете последното поле.
Когато натиснете клавиша Tab на последното поле в записа, автоматично се създава нов запис и се добавя на следващия ред.
17 Повторете стъпки от 15 до 17, докато не въведете всички записи, които искате.
Продължавайте да попълвате данни!
18 Прегледайте работата си, когато приключите.
Можете да редактирате всяко поле във всеки запис, като го изберете с мишката.
19 Щракнете върху OK.
Появява се специален диалогов прозорец Запиши като, който ви позволява да запазите списъка с получатели.
20 Въведете име за списъка с получатели.
Описателните имена са най-добри. В крайна сметка може да използвате отново същия списък с получатели.
21 Щракнете върху бутона Save.
Връщате се към вашия документ. Следващата стъпка във вашата агония при обединяване на писма е да разбъркате полетата от списъка с получатели в основния документ.
22Изберете заместител на поле в основния документ.
Ако сте използвали заместители ALL CAPS, за да вмъкнете полета във вашия документ, трябва да можете лесно да ги намерите.
23Щракнете върху командния бутон Insert Merge Field.
Появява се менюто Insert Merge Field, показващо полета според списъка с получатели, свързан с основния документ.
24 Изберете правилното поле, което да вмъкнете във вашия текст.
Например, ако замените текста ПЪРВО в документа си с Първо поле, изберете Първото поле от менюто Вмъкване на поле за сливане. Полето се вмъква във вашия документ и заменя текста ВСИЧКИ ГЛАВНИ.
25 Продължете да добавяте полета, докато документът бъде завършен.
Повторете стъпки от 23 до 25, ако е необходимо, за да залепите всички полета във вашия документ.
26 Запазете основния документ.
Вече сте готови да изпратите множество имейл съобщения.
27 Изберете Край и обединяване→ Изпращане на имейл съобщения.
Появява се диалоговият прозорец Обединяване в имейл.
28 Изберете полето за имейл адрес от падащия списък До.
Списъкът с получатели на вашия документ трябва да включва имейл адрес, независимо дали този адрес се появява в документа или не. Ако не е така, редактирайте списъка с получатели, за да включите адреса.
29 Въведете ред за тема на съобщението и щракнете върху OK.
Изглежда, че нищо не се е случило, но съобщенията са поставени в изходящата кутия на Outlook.
30 Отворете Outlook.
След като отворите Outlook, съобщенията, които сте поставили на опашка, се изпращат (ако сте конфигурирали Outlook да изпраща чакащи съобщения, когато е отворен).