10 съвета за работа от вкъщи с приложения на G Suite

В тази статия ви превеждам през десет съвета и техники за G Suite , които могат да помогнат на работещите от вкъщи да работят ефективно от вкъщи.

Докато пишех това през пролетта и лятото на 2020 г., целият свят почти спираше, за да спре — или поне да забави — разпространението на новия коронавирус, който се появи в края на 2019 г. Буквално за една нощ тези на ние, които бяхме свикнали да прекарваме работните си дни в оживени офиси, разположени в далечни небостъргачи, сега бяхме принудени да останем вкъщи, под карантина от нашите колеги и шефове.

Да си вкъщи означава да гледаш Netflix цял ден, нали? Дебел шанс! Не, работата ни все още изискваше да свършим, а тези колеги и шефове все още искаха нашето внимание. Същите тези ръководители, които отхвърлиха всякакви призиви за разрешаване на служителите да работят от вкъщи в Преди време, настояха, че сега всички са служители, работещи от вкъщи.

А, но работата от вкъщи не е толкова лесна, колкото звучи. Разсейванията изобилстват, работата вече не е резервирана от пътувания до и от офиса и просто е по-трудно да свършите нещата, когато хората, на които разчитате или с които си сътрудничите, са сковани в собствените си домове. За щастие G Suite ви пази тук.

Задайте работното си време

Един от най-големите проблеми с работата от вкъщи е, че работната част от деня ви няма определено начало и край. Поне когато работите в офиса, сутрешното пътуване до работното място действа като преход към работния ви ден, а пътуването до дома е сигнал за ума и тялото ви, че работната част от деня е завършена. (Да, знам, че съвременните ни работни дни наистина са 24/7, но тук ме забавляват.) Вкъщи, където „пътуването ви до работното място“ в най-добрия случай е разходка по коридора или нагоре по стълби, не го правите получите същото чувство за разделение между работния си живот и останалата част от живота си.

Още по-лошото е, че вашите колеги и мениджъри също имат същата липса на граници между професионалния и личния живот, така че в крайна сметка ви изпращат заявки за срещи и чатове, които се случват почти по всяко време на деня или нощта. Това е лудост!

Можете да се борите и да внесете малко разум в живота си, работещ от вкъщи, като зададете работното си време , което са дните от седмицата, в които работите, и часовете в тези дни, които сте отделили за работа. Всеки любител без личен живот, който се опитва да ви покани на среща в някакво безумно време сутрин или вечер, получава известие, че събитието се случва извън работното ви време, както е показано.

Календарът позволява на хората да знаят, когато се опитват да ви поканят на събитие, което се случва извън работното ви време.

Задавате работното си време с помощта на приложението Календар:

Отидете до calendar.google.com .

Изберете Меню Настройки→ Настройки от лентата с менюта.

На новата страница, която се показва, изберете Работно време от навигационното меню вляво.

Поставете отметка в квадратчето Активиране на работното време.

Премахнете отметката от иконата за всеки ден от седмицата, в който не работите.

Използвайки контролите за първия ден от работната си седмица, задайте началния и крайния час на работния си ден.

Изберете Копиране на времето за всички, за да използвате едни и същи часове във всеки от другите си работни дни. Ако работите различни часове всеки ден, пропуснете стъпка 7 и задайте началния и крайния час за всеки работен ден.

Определете работния си ден, като посочите работното си време.

За да могат членовете на вашия екип да получават известия, когато се опитат да ви вкарат в събитие, което е извън работното ви време, трябва да споделите календара си с екипа.

Покажете наличността си

Определянето на стандартното ви работно време, както описах в предишния раздел, е страхотно начало за поставяне на граници между професионалния и домашния живот. Понякога обаче трябва да излезете от домашния офис за няколко часа или дори няколко дни. В такива случаи трябва да уведомите хората, че не сте на разположение. G Suite предлага два метода, които можете да използвате:

• Настройте автоматичен отговор при отсъствие в Gmail.
• Създайте „събитие“ извън офиса в Календар.

Последното от тях е специален тип събитие, което блокира определена част от време за един или повече дни. Когато някой се опита да ви покани на среща или друго събитие през тези часове, Календар автоматично отхвърля поканата.

За да насрочите събитие извън офиса, Календар предлага няколко начина да започнете:

• За еднодневно събитие извън офиса, придвижете се до датата, превключете към изглед „Ден“ и след това щракнете в областта на часовата зона. Друга възможност е да преминете към изглед за месец, да отидете до месеца на събитието и след това да щракнете върху датата на събитието.
• За многодневно събитие извън офиса, придвижете се до датите, превключете към изглед за седмицата и след това щракнете и плъзнете в областта на часовата зона за всеки ден от събитието. Като алтернатива, превключете към изглед за месец и след това щракнете и плъзнете през всеки ден от събитието.

Календар създава ново събитие и вие следвате тези стъпки, за да завършите събитието извън офиса:

Изберете раздела Извън офиса. Календарът преминава към показания интерфейс.

Използвайте раздела Извън офиса, за да настроите събитие извън офиса в Календар.

Ако началното и/или крайното време извън офиса са неправилни, щракнете всеки път и след това или го редактирайте до правилния час, или изберете часа, който искате от списъка.

Ако не искате Календар да отхвърля покани вместо вас, премахнете отметката от квадратчето Автоматично отхвърляне на нови и съществуващи срещи.

Ако сте се подиграли на Стъпка 3 (добре за вас!), използвайте текстовото поле Съобщение, за да посочите съобщението, което Календар изпраща обратно на организаторите на срещата.

Изберете Запиши. Ако сте оставили отметката в квадратчето Автоматично отхвърляне на нови и съществуващи срещи, Календар ви моли да потвърдите, че искате приложението да отхвърля срещи от ваше име.

Изберете Запиши и отхвърли. Календар добавя събитието Извън офиса към областта Събития.

Кажете на чата да се охлади за известно време

Едно от уникалните предизвикателства на работата от вкъщи е, че често ви се налага да изпълнявате други задачи из къщата през работното време: изпразнете съдомиялната машина, напълнете съдомиялната, поставете пране, депиляйте кучето с кола маска и т.н.

Ако вашите колеги са бъбриви, вероятно не искате да се появяват шепа известия за чат, докато се грижите за чифлика. За да заглушите известията за чат за известно време, изпълнете следните стъпки:

Насочете се към chat.google.com да отворен чат.

Изберете менюто Известия, което се показва вдясно от логото на чата. Чат показва списъка за заглушаване на известията, както е показано.

Използвайте списъка за заглушаване на известията, за да посочите колко дълго искате да включите „Не безпокойте“.

Изберете времето, през което искате блажена тишина. Чатът активира режима „Не безпокойте“ за избрания от вас период и променя състоянието ви от Активно на „Не безпокойте“ (логото на луната), както е показано.

След като заглушите известията, Chat променя състоянието ви на „Не безпокойте“.

Поддържайте комуникацията лице в лице

Когато сте вкъщи и всеки, с когото имате работа всеки ден, е някъде някъде, може да бъде лесно да попаднете в капана да отговаряте на искания, въпроси и дискусии, използвайки текстови комуникационни канали като имейл, съобщения, и чат. Тези методи са удобни и бързи, но имат значителен недостатък: когато сте извън полезрението, вие сте извън ума. Тоест, общуването с колеги само чрез писмената дума може бързо да разруши вашите взаимоотношения и може да накара всичките ви комуникации да се чувстват все по-безлични и официални.

Как предотвратявате по този начин работните ви взаимоотношения да се развиват на юг? Лесно: Свързвайте се чрез видео толкова често, колкото можете (или толкова често, колкото ви е удобно). Няма заместител на разговора лице в лице като начин да останете в течение, да поддържате отношенията приятелски и сърдечни и да отговаряте емпатично (защото можете да четете израженията на лицето и да чувате тона на гласа).

За щастие G Suite прави видео срещата безпроблемна, благодарение на лесните настройки на Google Meet за видео срещи.

Знайте кои комуникационни инструменти да използвате

G Suite ви дава много начини да се свържете с колегите си, но не всеки инструмент за комуникация е подходящ за всяка задача. В крайна сметка не бихте използвали чук, за да обелите портокал. (Поне мисля, че не бихте.)

Ето основните комуникационни приложения на G Suite, заедно с някои предложения за това кога е подходящо да използвате всяко от тях:

• Чат: Полезно за кратки разговори, чувствителни към времето актуализации, спешни съобщения и бърза обратна връзка.
• Видеообаждане: Полезно за разговори, които се състоят от чувствителни теми, конструктивна критика или друг въпрос, където израженията на лицето са важни.
• Групи: Полезно за повечето ежедневни комуникации, сесии с въпроси и отговори, актуализации на състоянието и т.н.
• Запознайте се: Полезно за по-дълги дискусии, по-големи групи или ad hoc срещи за обсъждане на проблеми, твърде сложни за публикации в групи.
• Gmail: Полезно за по-дълги, по-внимателни и по-малко чувствителни към времето съобщения и отговори.

Добавете часови зони във вашия календар

Ако имате колеги, клиенти или доставчици, които работят в различна часова зона, често е важно да знаете точното време в тази зона. Например, вероятно няма да имате много късмет да се обадите на някого на работа в 9 сутринта по ваше време, ако този човек живее в часова зона, която е три часа зад вас. По същия начин, ако знаете, че бизнес колега напуска работа в 17:00 часа и този човек работи в часова зона, която е седем часа пред вас, вие знаете, че всички обаждания, които извършвате до този човек, трябва да се извършват преди 10 часа сутринта по вашето време.

Ако трябва да сте сигурни за текущото време в друга часова зона, можете да персонализирате дисплея на Календар да показва не само текущото ви време, но и един или повече световни часовници , всеки от които показва текущото време в друга часова зона. Следвайте тези стъпки, за да добавите един или повече световни часовници към Календар:

Накарайте уеб браузъра си да покаже calendar.google.com .

Изберете Меню Настройки→ Настройки.

В секцията Световен часовник поставете отметка в квадратчето Покажи световния часовник.

Щракнете върху бутона Добавяне на часова зона. Календар добавя списък с часови зони.

Използвайте списъка с часови зони, за да изберете часова зона, която искате да покажете във вашия световен часовник.

За да добавите още световни часовници, повторете стъпки 4 и 5, ако е необходимо. Календарът автоматично записва вашите настройки.

Следващата фигура показва Календар с няколко световни часовника в движение.

Календар, люлеещ няколко световни часовника.

Познаването на текущото време другаде е чудесно, но не е от голяма полза, когато става въпрос за организиране на събития и срещи. За щастие, Календар може да помогне, като показва втора часова зона в изглед за ден и изглед за седмицата. Ето как да настроите това:

Помолете вашия уеб браузър да ви отведе до calendar.google.com .

Изберете Меню Настройки→ Настройки.

В секцията Часова зона поставете отметка в квадратчето Показване на вторична часова зона.

Използвайте текстовото поле Етикет вдясно от списъка с основна часова зона, за да въведете кратко име за вашата основна часова зона. Докато сте на това, проверете отново дали списъкът с основна часова зона е настроен на вашата часова зона.

Използвайте списъка с вторична часова зона, за да изберете друга часова зона, която искате да покажете.

Използвайте текстовото поле Етикет вдясно от списъка с вторична часова зона, за да въведете кратко име за втората часова зона.

Следващата фигура показва секцията Часова зона с вторична часова зона, която е настроена и готова за работа.

Настройките на часовата зона на календара с добавена вторична часова зона.

Следващата фигура показва как двете часови зони се появяват в Календар (в този случай в изглед за седмица). Календар запазва настройките ви автоматично.

Как се показват двете часови зони в седмичен изглед.

Конфигурирайте Календар за бързи срещи

Най-големият проблем с работата от вкъщи е не само, че имате няколко шапки, които да носите – освен работната си шапка, може да имате и шапка за съпруга, шапка за родител, готварска шапка, шапка за изнасяне на боклука и много повече — но също така често трябва да превключвате от една шапка на друга през целия ден. Това е животът в големия град, но можете да си дадете малко повече време да смените шапките, като конфигурирате Календар да планира малко по-кратки срещи по подразбиране. Използвайки настройките за бързи срещи, Календар автоматично планира срещи, както следва:

• Когато създадете 30-минутна среща, Календар планира срещата само за 25 минути. Например, ако създадете „30-минутна“ среща, която да започне в 15:00 ч., Календар планира срещата да приключи в 15:25 ч.
• Когато създадете среща, по-дълга от 30 минути, Календар задава крайния час с 10 минути по-малко от това, което сте избрали. (Например, ако изберете 60-минутна среща, Календар я планира само за 50 минути.)

Питам ви: Кой не обича по-кратките срещи? Ако обичате звука на всичко това, следвайте тези стъпки, за да конфигурирате Календар да планира автоматично по-кратки срещи:

Накарайте уеб браузъра си да отиде на calendar.google.com .

Изберете Меню Настройки→ Настройки.

В секцията Настройки на събитието поставете отметка в квадратчето Бързи срещи. Календарът автоматично записва новата настройка.

Четете имейл от друг акаунт

Когато работите от вкъщи, може да се наложи да наблюдавате имейл съобщения от един или повече акаунти, освен вашия Gmail акаунт. Обикновено наблюдението на друг имейл акаунт означава конфигуриране на имейл клиент или достъп до уебсайт, където този акаунт е конфигуриран. Можете обаче да избегнете всички тези проблеми, като конфигурирате Gmail да проверява за съобщения от този акаунт. Ако Gmail намери някакви съобщения на другия сървър, той услужливо ги импортира във вашата входяща кутия на Gmail за спокойно четене.

За да настроите Gmail да проверява поща от друг акаунт, ето кратко описание на информацията, която трябва да имате на една ръка разстояние:

• Имейл адресът на акаунта.
• Потребителското име и паролата за имейл акаунта. (Обърнете внимание, че в повечето случаи потребителското име е имейл адресът на акаунта.)
• Адресът, използван от сървъра за входяща поща на доставчика на електронна поща. Този адрес често приема формуляр поща. доставчик .com или pop. доставчик .com, където доставчик е името на доставчика на имейл. Gmail нарича този адрес POP сървър, където POP е съкращение от Post Office Protocol.

А пощенски сървър е компютър, който вашият доставчик употреби, за да съхраняват и изпращат по имейл съобщенията.

• Дали вашият доставчик на електронна поща изисква защитена връзка, за да проверява и извлича поща. Сигурните връзки се обработват чрез протокол, наречен Secure Sockets Layer (SSL).
• Дали доставчикът на имейл изисква да използвате специален номер на порт за входяща поща. Можете да мислите за порт като за комуникационен канал, а Gmail и вашият доставчик трябва да са настроени на един и същ канал, за да работят нещата. Ако нямате информация за това, вашият доставчик вероятно използва стандартния номер на порт: 110, ако не използвате SSL; 995, ако използвате SSL.

С цялата тази информация на една ръка разстояние, следвайте тези стъпки, за да добавите другия акаунт към Gmail:

Отидете до mail.google.com .

Изберете Настройки→ Настройки. Gmail отваря своите настройки.

Изберете раздела Акаунти.

В секцията Проверка на имейл от други акаунти изберете Добавяне на имейл акаунт. Gmail отваря прозореца Добавяне на имейл акаунт.

Въведете адреса на акаунта в текстовото поле Имейл адрес и след това щракнете върху Напред. Gmail ви моли да въведете настройките за акаунта. Имайте предвид, че Gmail прави няколко предположения за информацията, повечето от които трябва да са точни или близки до нея.

В текстовото поле Потребителско име въведете потребителското име на акаунта (обикновено имейл адреса).

В текстовото поле Парола въведете паролата за акаунт.

В текстовото поле Pop Server въведете адреса на сървъра, който вашият доставчик използва за входяща поща.

В списъка Порт изберете номера на порта, който вашият доставчик използва за входяща поща. Отново, това е 110, ако вашият доставчик не изисква SSL (вижте Стъпка 11 в този списък); ако вашият доставчик иска да използвате SSL, изберете 995 в списъка Портове.

Ако искате Gmail да остави копие на всяко импортирано съобщение на оригиналния сървър, поставете отметка в квадратчето Оставете копие на извлеченото съобщение на сървъра. Ако все пак искате да получите достъп до съобщенията на акаунта чрез друг имейл клиент, отметката на квадратчето Оставете копие на извлеченото съобщение на сървъра е добра идея. Ако ще имате достъп до съобщенията само в Gmail, оставете квадратчето за отметка премахнато, така че след като Gmail извлече съобщенията ви, да изтрие съобщенията от оригиналния сървър.

Ако вашият доставчик на електронна поща изисква входящите пощенски връзки да бъдат защитени, поставете отметка в квадратчето Винаги използвайте защитена връзка (SSL) при извличане на поща.

Добра идея е да маркирате съобщенията в акаунта по някакъв начин, така че поставете отметка в квадратчето Етикет на входящи съобщения. По подразбиране Gmail обозначава съобщенията с имейл адреса на акаунта. Ако предпочитате да използвате различен етикет, използвайте падащия списък, за да изберете Нов етикет, въведете етикета в диалоговия прозорец, който се показва, и след това щракнете върху OK.

Ако искате Gmail да заобиколи входящата кутия и да изпраща входящите съобщения на акаунта направо до етикета, който сте посочили в стъпка 12 (или до етикета Цяла поща, ако сте пропуснали стъпка 12), поставете отметка в квадратчето Архивиране на входящи съобщения. Фигурата показва попълнена версия на прозореца Добавяне на имейл акаунт.

За да импортирате входящи съобщения от друг акаунт, попълнете настройките в прозореца Добавяне на имейл акаунт.

Щракнете върху бутона Добавяне на акаунт. Gmail добавя акаунта и след това пита дали искате да можете да изпращате имейли от акаунта. Уви, тази функционалност не е налична чрез работни акаунти в G Suite.

Щракнете върху бутона за избор Без и след това щракнете върху Напред. Gmail вече редовно проверява вашия акаунт за съобщения.

Работете с документи на Microsoft Office

Тъй като сте пълноценен потребител на G Suite, има голям шанс вашата организация да е решила да вложи всичко с Документи, Таблици и Презентации за приложения за продуктивност. Това прави обмена на файлове с колегите ви по-лесен, но когато работите от вкъщи, може да се наложи да се справите с хора, които не са преминали изцяло на Google и все още използват служителите на Microsoft за продуктивност на Microsoft: Word, Excel и PowerPoint. За щастие G Suite разбира това и с удоволствие работи с документи на Office. Ето трите основни техники, които трябва да знаете:

• Отваряне на документи на Office: G Suite ви дава няколко различни начина да отваряте документи на Office в съответните им приложения на Google:
  • В приложение на Google изберете Файл→ Отвори от лентата с менюта, изберете документа на Office и след това щракнете върху Отвори. Това отваря предварителен преглед на документа на Office и след това избирате Отваряне с приложението Google (където приложението е Документи, Таблици или Презентации, в зависимост от типа на файла).

От визуализацията на документа на Office изберете Отваряне с приложението Google.

• • Ако получите документ от Office като прикачен файл по имейл, изберете иконата Редактиране с Google App на прикачения файл (където Приложението е Документи, Таблици или Презентации, в зависимост от типа на файла).
• Ако документът на Office е в Диск, изберете документа, щракнете върху иконата Още опции (трите вертикални точки), изберете Отвори с от менюто, което се показва, и след това изберете приложението Google, което работи с типа файл.

Който и метод да използвате, документът на Office се появява в приложението Google. За да ви напомня, че това е файл на Office, а не на собствен файл на Google, виждате разширението на файла на документа на Office до името на документа. Например, тази фигура показва документ на Word, отворен в Документи, така че виждате разширението на файла .DOCX.

Google показва разширението на файла на Office до името на документа, за да ви напомня, че работите с документ на Office.

• Преобразуване на документ на Office във формат на Google: Ако някога използвате само приложения на Google, но имате куп документи на Office, трябва да конвертирате тези файлове в техните еквивалентни на Google формати, за да улесните работата с файловете. За да конвертирате документ на Office, първо го отворете в съответното приложение на Google: Документи за документ на Word; Листове за електронна таблица в Excel; или Слайдове за презентация на PowerPoint. Изберете File–>Save As Google App (където App е Документи, Sheets или Slides, в зависимост от типа на файла) от лентата с менюта.
• Споделяне на файл на Google като файл на Office: Ако сте създали файл с помощта на приложение на Google, но искате да изпратите този файл на потребител на Office, нямате късмет, нали? не. Всъщност можете да прикачите файла на Google като файл на Office, което позволява на вашия получател да преглежда и работи с файла - няма проблем. За да споделите файл по този начин, отворете файла в родното му приложение на Google и след това изберете Файл–> Изпратете имейл като прикачен файл от лентата с менюта. В диалоговия прозорец Изпращане като прикачен файл използвайте списъка Прикачване като, за да изберете формата на Office (като Microsoft Excel за файл с електронна таблица на Sheets). Попълнете полетата До, Тема и Съобщение по обичайния имейл и след това щракнете върху Изпращане.

Настройте вашето видеоконферентно пространство

Провеждането на видео срещи в офиса е достатъчно лесно, защото почти винаги разполагате с подходящото оборудване, правилното пространство и подходящата среда. Провеждането на видео срещи у дома, от друга страна, е доста по-трудно. Завършвам тази глава с няколко съвета, породени от трудно спечеления опит с домашни видео срещи.

Първо, ето някои неща, които трябва да имате предвид по отношение на оборудването:

• За да сведете до минимум смущенията за другите в домакинството си, помислете за носене на слушалки или слушалки. Това не само предотвратява изтичането на шумове от срещи в други стаи в къщата ви, но също така има допълнителни предимства, като ви предоставя най-доброто аудио изживяване и предотвратява потенциално ехо.
• Почти сигурно ще си водите бележки по време на срещата, така че за да избегнете подлагането на приятелите си от срещата на шума от писането, не забравяйте да изключите микрофона си, когато не говорите.
• Какво е това? Често ли пишете, докато говорите? Уау, браво на теб! В този случай обаче трябва да помислите за използването на външен микрофон вместо вградения на компютъра микрофон, за да сведете до минимум шумовете при писане.
• Добре, така че сега, когато сте на пазара за външен микрофон, трябва да вземете безжичен микрофон или слушалки, нали? Не толкова бързо. Безжичните микрофони са удобни и по-лесни за управление в разгара на разговора, но качеството на звука често не е толкова добро. За най-добро аудио изберете кабелни слушалки или микрофон.
• Уверете се, че Meet използва микрофона и камерата, които предпочитате.

Сега се заредете с тези съвети за настройка на вашата домашна среда:

• Помещението, което използвате, трябва да има добро осветление - за предпочитане естествена светлина от близкия прозорец.
• Не седнете със светлината зад вас, която превръща главата и горната част на тялото ви в силует. Опитайте се да се позиционирате така, че светлината да е пред вас.
• Не разчитайте на вашата камера, за да прецените вашето осветление и позиция. Накарайте колега или приятел да проведе тестово обаждане, за да видите как наистина изглеждат нещата.
• В идеалния случай стената или пространството зад вас трябва да са празни или поне да не отвличат вниманието.
• Уверете се, че всяка част от стаята, която хората виждат, е спретната и подредена. Все пак това е бизнес разговор.
• В идеалния случай пространството, което използвате, трябва да има малко или никакъв околен шум. Не – повтарям – не пускайте музика и не говорете по радио по време на срещата.
• Ако не можете да избегнете шума или ако шумът винаги е потенциална опасност (родители с деца под 10 години кимат съзнателно глави), не забравяйте да изключите микрофона си, когато не говорите.

И накрая, ето няколко идеи за най-доброто представяне на видео:

• Свържете компютъра си към вашия интернет рутер директно с Ethernet кабел, ако е възможно.
• Ако трябва да използвате Wi-Fi, опитайте се да седнете възможно най-близо до безжичната точка за достъп.
• За най-добра Wi-Fi производителност използвайте 5 GHz мрежа, ако имате такава.
• Учтиво помолете другите членове на вашето семейство да се откажат от тежки интернет дейности (като стрийминг на видео или онлайн игри) за времето на срещата. Бъдете готови да купите на всички пица като компенсация.