Добавяне на нови контакти в Act! 2005 г

На най-простото ниво, основната цел на ACT! е да служи като място за съхранение на всички контакти, с които взаимодействате ежедневно. Можете да добавяте и редактирате всичките си контакти от прозореца Подробности за контакт, тъй като той съдържа цялата информация, която се отнася до един конкретен запис и ви позволява да видите всичките си полета за контакт.

Вероятно имате много контакти, които не търпете да влезете във вашата база данни, така че влезте веднага и следвайте тези стъпки:

Ако все още не сте в прозореца Подробности за контакт, отидете там, като щракнете върху иконата Контакти на ACT! Навигационна лента.

В прозореца Подробности за контакт изберете един от трите начина да добавите нов контакт към вашата база данни:

• Изберете Контакт → Нов контакт.

• Щракнете върху иконата Нов контакт в лентата с инструменти.

• Натиснете клавиша Insert на клавиатурата.

Инициирането на някоя от предходните команди води до празен запис на контакт. Вече сте готови да въведете информацията за новия контакт.

Започнете да въвеждате информация, като щракнете в полето Фирма и въведете името на фирмата на контакта.

ДЕЙСТВАЙТЕ! не прави разлика между действителни контакти и празни контакти. Неуспешното въвеждане на информация или многократното натискане на клавиша Insert води до множество празни записи за контакти, които не са от полза и служат само за запушване на базата данни. Така че, въпреки че сте свободни да напуснете което и да е от ACT! празни полета, трябва да въведете нещо, така че започнете с името на компанията.

Винаги можете да се върнете към запис по-късно и да добавите, промените или изтриете всяка информация във всяко поле.

Щракнете върху следващото поле, където искате да въведете информация и започнете да пишете.

Можете също да използвате клавиша Tab, за да преминете към следващото поле. Ако по невнимание натиснете клавиша Tab веднъж твърде често, може да откриете, че сте разширили едно твърде много полета и сте се озовали в грешното поле. Но не се притеснявайте: Натиснете и задръжте клавиша Shift и след това натиснете Tab, за да преместите курсора си в обратна посока.

Продължете да попълвате полетата.

ДЕЙСТВАЙТЕ! идва с приблизително 50 предварително програмирани полета, които отразяват нуждите на повечето потребители. Много от полетата са доста обясними (и отразяват типа информация, която вероятно очаквате да намерите във всеки адресен указател): име за контакт, име на фирма, телефон, град, щат и пощенски код. Те са удобно разположени в горната половина на прозореца с подробности за контакт. Някои от полетата са малко по-малко очевидни:

• Адрес: Ако приемете, че трите полета ДЕЙСТВАТ! предвижда, че адресът е предназначен да съхранява три алтернативни адреса, грешите! Второто и третото поле за адрес са предназначени за наистина дълги адреси. Това поле е добро място да включите име на сграда, ако е неразделна част от адреса.

• Етикетите в стил 5160, популярно използвани за масови изпращания, обикновено отпечатват четири реда информация: компания, контакт, уличен адрес и град/щат/пощенски код (всички на четвъртия ред). Ако трябва да използвате второто и третото поле за адрес, имате нужда от по-големи етикети.

• ID/Status: Полето ID/Status е по същество полето за категория и то записва всеки от вашите контакти в категории. Използвайки полето ID/Status, не е нужно ръчно да настройвате различни бази данни: една за вашите приятели, една за вашите клиенти, една за вашите доставчици и т.н. Полето ID/Status е предварително зададено с няколко дузини от най-често използваните категории, включително приятели, клиенти, доставчици и конкуренти, което прави търсенето на всяка от тези категории бързо.

• Поздрав: Това поле се отнася до името, което идва след думата Уважаеми в писмо, която се използва във вашите шаблони за писма. По подразбиране ACT!, като приятелски тип, използва първото име. Чувствайте се свободни да промените поздрава на по-официален.

• Ако предпочитате да използвате по-официалния поздрав като настройка по подразбиране, изберете Инструменти → Предпочитания и щракнете върху бутона Предпочитания за поздрав, удобно разположен в раздела Общи.

• Препоръчан от: Това поле е едно от най-често пренебрегваните в базата данни. Информацията, въведена в това поле, се използва в отчета „Източник на реферали“; неуспех при въвеждане на информация Referred By прави отчета безполезен. И така, каква е голямата работа? Да предположим, че плащате за реклама в два вестника — не би ли било хубаво да знаете кой от тях привлича най-много потенциални клиенти? Ако посещавате търговски изложения или влагате много време и усилия във вашия уеб сайт, не бихте ли искали да знаете дали усилията ви са довели до нов бизнес? И ако съществуващ клиент ви изпраща много нови възможни клиенти, няма ли да го почетете с хубава шунка на Коледа, а не с обичайната плодова торта?

• Потребител: Забележете, че няколко потребителски полета са в долната половина на прозореца с подробности за контакт. Тези полета съдържат информация, която е специфична за вашия бизнес.

• Оставете тези конкретни полета празни, докато не ги преименувате. Ако не го направите, може да се окажете с различни видове данни, въведени в едно поле.

  Винаги можете да се върнете и да добавите, промените или изтриете полето данни по всяко време!

Не се тревожете, когато ДЕЙСТВАЙТЕ! автоматично форматира някои от вашите полеви данни, когато въвеждате информация.

Добавете данните си възможно най-еднородно.

Ако е необходимо, добавете няколко записа към поле.

Като цяло най-добрата практика е да се ограничите до един елемент на поле. От време на време обаче срещате ситуация, в която контактът попада в две категории. Например, JoAnne Chamar може да бъде едновременно приятел и клиент. В тази ситуация можете да използвате падащия списък, за да въведете повече от един елемент в поле.

За да изберете няколко критерия, които да бъдат включени в едно поле, изпълнете следните стъпки:

• а. Поставете курсора в полето.

• б. Отметнете желаните от вас избори.

• ° С. Щракнете върху желаните записи от диалоговия прозорец Редактиране на списъчни стойности.

• д. Щракнете някъде извън диалоговия прозорец, за да го затворите.

  Различните записи се появяват в полето, разделени със запетая.

Когато попълвате информацията за всеки нов контакт, не забравяйте да щракнете върху различните раздели в долната част на вашето оформление.

В тези раздели ще намерите допълнителни полета. Разделът Домашен адрес е мястото, където записвате лична информация за контакт. Може да имате няколко други раздела, от които също можете да избирате.

Различните оформления показват различни раздели. Ако промените текущото си оформление, вероятно разглеждате различен набор от раздели.

Ако забравите да щракнете върху тези раздели в долната част на прозореца с подробности за контакт, може просто да пропуснете някои от полетата, които трябва да попълните важна информация. Така че, не забравяйте да щракнете върху тези раздели!

Запазете новата информация за контакт.

Теоретично не е нужно да запазвате нова информация за контакт; той се запазва, ако направите някое от следните:

• Извършете всяко друго ДЕЙСТВИЕ! команда, която включва всичко - от добавяне на бележка или възможност за продажба до насрочване на среща.

• Преминете към друг запис в базата данни.

• Щракнете върху бутона Save (представен от малката икона на флопи диск в лентата с инструменти).

• Натиснете Ctrl+S.